Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 03.07.2024

1.     Дії роботодавця, якщо основне місце роботи працівника не відоме 

Працівник вільний вибирати місце роботи. Він може працювати в одного або водночас у декількох роботодавців, якщо іншого не передбачають законодавство, колдоговір або угода сторін (ч. 2 ст.  1 Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Одне з цих робочих місць має бути основним, решта — сумісництво. Адже сумісництвом вважають іншу оплачувану роботу (окрім основної) на умовах трудового договору у вільний від основ­ної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у роботодавця — фізичної особи (ст. 102-1 КЗпП).

КЗпП не визначає, як працівник має ідентифікувати своє основ­не місце роботи. Відповідь на це знаходимо в пункті 12 частини першої статті 1 Закону про ЄСВ. Основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначає як основне за поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що їх обліковують у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру (далі — Реєстр) на її підставі.

Тому місце роботи ідентифікується як основне або сумісництво за заявою, яку подає працівник. Найчастіше — у заяві про прийняття на роботу¹.

¹ Лист Мінсоцполітики від 25.05.2015 № 198/06/186-15; лист Мінекономіки від 07.10.2021 № 4712-06/49022-07.

Під час укладання трудового договору отримайте від працівника трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Проте за їх відсутності не можете відмовити працівникові у працевлаштуванні. Таку відмову розцінюють як порушення законодавства про працю. Тож доводиться покладатися на слово працівника-новачка.

Основне місце роботи визначайте за заявою працівника

На підставі поданої заяви роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, в якому зазначає ознаку місця роботи: основ­не чи сумісництво.

Чи мусить роботодавець перевіряти наявність основного місця роботи

Трудове законодавство не передбачає обов’язку:

• роботодавця — перевіряти укладання та припинення трудового договору за основним місцем роботи;
• працівника — повідомляти, де він працює за сумісництвом, чи звільнився з основного місця роботи.

До того ж фахівці профільних міністерств підтверджують, що роботодавець не відповідає за те, що:

• його сумісник не повідомив про звільнення з основного місця роботи;
• прийняв на основне місце роботи працівника, який вже має інше основне місце роботи.

Немає відповідальності і в працівника, який, маючи основне місце роботи, подав роботодавцеві заяву, у якій зазначив, що це місце роботи буде його основним.

Звісно, можете попрохати працівника надати (за наявності):

• довідку про його основну роботу в іншого роботодавця із зазначенням графіка роботи;
• копію трудової книжки або відомості з Реєстру.

Обґрунтуйте таке прохання тим, що працівникові за сумісництвом:

• не виплачують лікарняних коштом ПФУ;
• не індексують зарплату за відсутності довідки з проінде­ксованою сумою зарплати за основним місцем роботи;
• не зараховують повний страховий стаж, якщо він працює неповний робочий час та його заробіток менший за мінімальну зарплату;
• не оплачують окремі види відпусток.

Окрім того, виникають проблеми, якщо сумісника потрібно направити у відрядження.

Якщо працівник подав документи про основне місце роботи — оформте як зовнішнього сумісника.

Коли працівник не надає таких документів або повідомляє, що не має іншого місця роботи, не надає трудової книжки (відомостей із Реєстру), доводиться оформлювати його на основне місце роботи. Звісно, за умови що у поданій заяві він просить прийняти його саме так.

Іноді працівник не надає документів, але усно повідомляє, що має інше місце роботи, де залишилася трудова книжка. У такій ситуації часто опиняються внутрішньо переміщені особи, коли втратили зв’язок із попереднім роботодавцем, а документи знищені або залишилися на окупованій території.

Тоді працівник подає заяву про прийняття його на роботу за сумісництвом.

Як інформація про місце роботи потрапляє до Реєстру

Інформацію про основне місце роботи включають до персональної електронної облікової картки, яку ПФУ веде на кожну застраховану особу (пп. 2 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ). Із таких карток і формується Реєстр.

Інформація про місце роботи з наказу про прийняття працівника на роботу потрапляє до Реєстру з різних джерел.

1. Повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення)

У його графі 5 «Категорія особи» позначте цифрами:

• 1 — найманих працівників за основним місцем роботи;
• 2 — працівників за сумісництвом.

2. Податковий розрахунок

У Додатку Д5 Податкового розрахунку у графі 07 «Категорія особи» позначте цифрами:

• 1 — найманих працівників (із трудовою книжкою);
• 2 — найманих працівників (без трудової книжки).

У Додатку Д1 у графі 21 «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» проставте відповідну позначку, коли відображаєте виплати, що нарахували працівникові.

Тобто як прийняли працівника на роботу і відзвітували, так його ідентифікують у Реєстрі.

Щоб змінити відомості в Реєстрі, подайте нову звітну інформацію. Для цього потрібно мати підстави — оформили сумісника на основне місце роботи або навпаки.

Як змінити статус сумісника на основного працівника і навпаки

Єдиний варіант — звільніть сумісника і заново прийміть на роботу вже як основного працівника (або навпаки).

Для цього доведеться:

• отримати заяву про звільнення працівника і видати відповідний наказ;
• провести остаточний розрахунок, у т. ч. виплатити компенсацію за невикористану щорічну відпустку;
• видати працівникові копію наказу про звільнення, письмово повідомити про суми, нараховані та виплачені під час звільнення;
• на вимогу працівника зробити запис до трудової книжки;
• отримати заяву про прийняття на роботу (за сумісництвом або основним місцем);
• видати наказ про прийняття на роботу та повідомити ДПС.

КЗпП не передбачає можливості перевести працівника із сумісництва на основне місце роботи або навпаки. Переведення — це зміна місця роботи (посади). В описаній ситуації цього не відбувається.

Держпраці підтверджувала, що в разі зміни роботи за основ­ним місцем на роботу за сумісництвом змінюється суть трудового договору, але не змінюється посада (робота), у зв’язку з чим переведення неможливе.

Мінекономіки пропонувало варіант, аби працівник відкликав свою попередню заяву про визначення місця роботи як основного. У такий спосіб місце роботи стане сумісництвом. Свою позицію чиновники обґрунтовують тим, що:

• основне місце роботи визначають за заявою, яку подав працівник, — до її відкликання (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ);
• працівник зобов’язаний повідомляти роботодавця за основ­ним місцем роботи про визначення такого місця роботи як основ­ного за поданою заявою (до її відкликання) (п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону № 1058).

За логікою міністерства, із дати заяви про відкликання ознака основного місця роботи змінюється на сумісництво. При цьому у зворотному напрямі (сумісництво → основне місце роботи) цей механізм не спрацьовує. Адже відкликання заяви передбачили саме для основного місця роботи.

На практиці ці дії не спрацьовують через відсутність затвердженої форми такої заяви та механізму взаємодії між роботодавцями і ПФУ, за якого подають звітну інформацію про цей факт.

Тобто такий варіант має ризики. До того ж його неможливо втілити:

• у Додатку Д5, у якому зазначають дати саме прийняття, переведення та звільнення, а не зміни ознаки місяця роботи за заявою працівника;
• повідомленні, адже роботодавець не зобов’язаний коригувати дані, коли статус основного працівник змінюється на сумісника або навпаки;
• трудовій книжці, яку ведуть за основним місцем роботи і в якій нові записи роблять на підставі наказів про прийняття, переведення та звільнення працівників.

Тому коли працівник відкликав заяву про визначення основного місця роботи, його дані в Реєстрі не змінюються. ПФУ й надалі вважатиме працівника сумісником або основним працівником, доки його не звільнять і не приймуть на роботу заново.

Тож не радимо вдаватися до цього варіанта. Щоб змінити статус працівника: сумісник → основний або навпаки — звільніть його і прийміть на роботу заново.

Як сумісництво впливає на сплату ЄСВ та призначення виплат від ПФУ

ЄСВ нараховуйте на фактичну суму зарплати зовнішнього сумісника. ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску для нього не донараховуйте (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ).

Якщо місячна зарплата зовнішнього сумісника менша за мінімальну, нараховуйте ЄСВ в сумі, меншій за мінімальний страховий внесок. Тоді страховий стаж враховують пропорційно до сплати ЄСВ за формулою з частини 3 статті 14 Закону № 1105.

Не донараховуйте ЄСВ до мінімального внеску для зовнішніх сумісників.

Страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності призначають і проводять за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105). Однак лікарняні і декретні працівникам надають або за основним місцем роботи (діяльності), або за місцем роботи за сумісництвом. Тому лікарняні й декретні сумісникові призначать лише тоді, коли е-лікарняний не оплатили за основним місцем роботи. А допомогу на поховання коштом ПФУ виплачують лише за основним місцем роботи.

Коли формується е-лікарняний, зважають на інформацію про основне місце роботи застрахованої особи за даними Повідомлення. Однак е-лікарняний надсилають усім роботодавцям працівника (за основним місцем роботи і за сумісництвом) через кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ (п. 2 розд. ІІ Порядку № 1234).

Хто контролює наявність основного місця роботи працівника?

ПФУ, в т. ч. спільно з податковими органами, контролює достовірність відомостей про осіб, які підлягають загальнообов’яз­ковому державному соціальному страхуванню (п. 3. ч. 1 ст. 12 Закону про ЄСВ).

Водночас ДПС контролює збирання та облік ЄСВ за страхувальниками, а не за застрахованими особами (ЗІР, підкатегорія 201.06.01). Проте податкові органи теж мають доступ до Реєстру (ч. 1 ст. 20 Закону про ЄСВ).

Сумісництво або основне місце роботи ідентифікують за даними з Реєстру. ПФУ передає до ДПС дані про страхувальників, які у звітному місяці порушили вимоги частини 5 статті 8 Закону про ЄСВ (п. 2 розд. IV Порядку № 11-1). Саме ця норма вимагає нараховувати не менше ніж мінімальний страховий внесок ЄСВ для працівників за основним місцем роботи. А ПФУ може ідентифікувати всі робочі місця застрахованої особи.

Також саме ПФУ за результатами перевірки виявляє недостовірні відомості страхувальників про застрахованих осіб. Це може стати підставою скласти припис для страхувальника щодо усунення цих порушень. Якщо роботодавець не виконує такий припис у місячний строк, відповідні зміни протягом 10 днів вносять до Реєстру (п. 5 розд. IV Положення № 10-1).

Щоб убезпечитися, апелюйте до того, що саме працівник визначає у поданій заяві ознаку свого робочого місця та надає відомості про трудову діяльність. Рішення про оформлення трудових відносин приймаєте на їх основі. Змінювати цю ознаку на свій розсуд роботодавець не може. 

 

2. Працівника у відрядженні забрали до ТЦКСП: що робити роботодавцю 

Працівник (чоловік) направлений у відрядження з 3 по 5 червня 2024 року. 4 червня 2024 року його зупинили на вулиці співробітники ТЦКСП та відвезли для уточнення даних до «військкомату». Що у цій ситуації робити роботодавцю?

«Мобілізаційні» вимоги

Нагадаємо, що з 18.05.2024 :

— громадяни України чоловічої статі віком від 18 до 60 років у період дії військового стану повинні мати при собі військово-обліковий документ разом із документом, що засвідчує особу, та пред'являти їх на вимогу уповноваженого представника районного (міського) ТЦКСП;

— усі громадяни, які перебувають на військовому обліку, мають уточнити свої персональні дані .

У зв'язку з цим, відправляючи працівника-чоловіка у відрядження, роботодавець повинен заздалегідь переконатися, що такий працівник має військово-обліковий документ і оновив свої персональні дані.

Попереджаємо: якщо відомості, зазначені у військово-обліковому документі, не відповідатимуть відомостям, які містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов'язаних та резервістів:

- такий військово-обліковий документ вважається недійсним ( п. 3 Порядку № 559 *);

- співробітники ТЦКСП мають право затримати особу для уточнення даних ( абз. 5 п. 54 Порядку № 560 **).

* Порядок оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов'язаних та резервістів та форми такого документа, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 .

** Порядок проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації на особливий період, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 560 .

Тому, щоб уникнути «раптової» поїздки у супроводі співробітників ТЦКСП, відрядженому працівникові потрібно заздалегідь оновити свої персональні дані. Ну а для повного захисту — бути заброньованим, або мати відстрочку від призову під час мобілізації.

Але що робити, якщо відрядженого робітника все одно відвезли на уточнення даних? Тут усе залежатиме від наслідків такої подорожі.

Тимчасова затримка 

Нагадаємо, що головним документом, що регулює відносини між підприємством та працівником, спрямованим у відрядження, є КЗпП . Більш спеціальним документом щодо відрядження є Інструкція №59 *.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 № 59 .

Водночас вимоги Інструкції № 59 поширюються лише на бюджетників (державні органи та підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів). Комерційні підприємства розробляють Положення про відрядження самостійно. Такий документ може як враховувати норми Інструкції № 59 , так і відрізнятиметься від неї.

Проте більшість роботодавців все ж таки орієнтується саме на Інструкцію № 59 . Тому далі ми посилатимемося на її норми. Якщо ж у Вашому Положенні про відрядження прописані інші правила, керуйтеся ними.

Відповідно до п. 1 розд. І Інструкції № 59 службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи та організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення.

Такий термін (дату вибуття у відрядження та дату прибуття з відрядження) обов'язково вказують у наказі (розпорядженні) про відрядження.

Якщо працівник вимушено (з не залежних від нього причин) затримується у відрядженні, то термін відрядження може бути продовжений ( п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59 ):

- з дозволу керівника підприємства, установи, організації;

- за наявності підтверджуючих документів.

Інакше кажучи, якщо працівник не встигає своєчасно повернутися з відрядження через те, що його затримали співробітники ТЦКСП (для уточнення даних, проходження військово-лікарської комісії тощо), керівник підприємства цілком може продовжити термін його перебування у відрядженні.

Не зайвим буде закріпити такі правила у внутрішньому Положенні про відрядження, спираючись на п. 10 розд. ІІ Інструкції №59 .

Підставою для продовження відрядження будуть:

-       доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника;

-       порядок денний, виданий працівникові для уточнення облікових даних*.

* Окремої повістки на проходження військово-лікарської комісії немає. Це відбувається в межах оновлення облікових даних.

Рішення про продовження відрядження оформлюють відповідним наказом (розпорядженням) . У цьому документі зазначають:

-       причину продовження відрядження з посиланням на документи, що підтверджують шанобливість затримки працівника у службовій поїздці;

-       необхідність перерахувати працівнику додаткову суму на відрядження (на проживання, добові тощо). Врахуйте, такі дії не вважатимуться порушенням, оскільки надання додаткових коштів у цьому випадку здійснюється в межах одного відрядження ( лист МФУ від 14.03.2011 № 31-18030-07-10/6681 );

-       термін, на який продовжено відрядження.

Зверніть увагу! Видати наказ (розпорядження) про продовження відрядження керівника підприємства, установи, організації може:

- або відразу, як тільки стало відомо про затримку працівника у відрядженні;

або після прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.

Якщо після видання наказу (розпорядження) про продовження відрядження додаткових коштів працівник не отримував, то після повернення добові, витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні повинні бути відшкодовані йому на загальних підставах .

Для цього працівник повинен подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт разом із документами, що підтверджують витрати, понесені у відрядженні.

Працівника мобілізовано 

Якщо співробітники ТЦКСП не обмежилися тимчасовою затримкою працівника (йому було видано «бойовий» порядок денний), то продовжувати службове відрядження вже немає сенсу. У такому разі роботодавець має:

1) відкликати працівника з відрядження.

Зауважте, тут йдеться саме про відкликання, а не про відміну відрядження. Адже службова поїздка скасовується, якщо потреба в ній зникає ще до того, як працівник відбув у відрядження (хоча він уже отримав аванс, придбав квитки та забронював номер у готелі). У цьому випадку працівник вирушив у поїздку і навіть поніс певні витрати;

2) звільнити працівника від роботи на період військової служби .

Як це зробити? На жаль, чинне законодавство не регулює порядок відкликання працівника з відрядження. Тому кожен роботодавець має визначити його самостійно у внутрішніх документах підприємства, установи, організації (зокрема, у Положенні про відрядження).

У будь-якому разі керівник підприємства, установи, організації має видати відповідний наказ (розпорядження) (див. рис. 2). Підставою для цього будуть:

1) доповідна записка працівника чи його безпосереднього керівника;

2) документ, що підтверджує факт його мобілізації. Наприклад:

-       копія військового квитка (з відповідним записом про зарахування працівника до лав ЗСУ);

-       контракт;

-       витяг із наказу / довідка про зарахування до списків військової частини тощо.

Після цього керівник підприємства, установи, організації видає наказ (розпорядження) про звільнення працівника з роботи у зв'язку з мобілізацією.

Зверніть увагу! Саме наказ (розпорядження) про відкликання з відрядження (разом із наказом (розпорядженням) про направлення у відрядження) стане підставою для:

-       відшкодування працівникові витрат на таке відрядження;

-       виплати добових та оплати роботи працівника за дні відрядження (до дня мобілізації).

На це вказував Мінфін у своєму листі від 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972 .

Однак для цього працівник має спочатку:

-       подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт разом із документами, що підтверджують витрати, понесені у відрядженні;

-       повернути залишок підзвітних грошей.

Адже в Інструкції № 59 немає норм, які звільняли б від таких дій працівника, якщо його було мобілізовано під час відрядження.

Зверніть увагу! Якщо працівник не поверне у встановлені законодавством строки залишок коштів, виданих йому на відрядження, ці суми слід включити до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу.

Нагадаємо, такий дохід обкладають ПДФО за ставкою 18% . Базу оподаткування ПДФО визначають з урахуванням «натурального» коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ . При ставці ПДФО 18% його величина становить 1,219512 .

Крім того, з такого доходу утримують ЗС за ставкою 1,5 % ( п. 16 ¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ ). Причому за утримання ВС «натуральний» коефіцієнт не застосовують (категорія 126.05 БЗ).

Суми ПДФО та ЗС роботодавець утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати ПДФО та ЗС.

ВИСНОВКИ

• Якщо працівник вимушено (через необхідність оновити персональні дані) затримується у відрядженні, то термін відрядження може бути продовжений: з дозволу керівника підприємства, установи, організації та за наявності документів, що підтверджують.
• Якщо відрядженого працівника мобілізовано, то роботодавець повинен спочатку відкликати працівника з відрядження, а потім звільнити його від роботи на період військової служби, оформивши відповідні накази (розпорядження). 

 

3.  Грошова компенсація за невикористані відпустки

У працівниці накопичилися невикористані за кілька років дні щорічних відпусток. Чи має право отримати за ці дні грошову компенсацію?

Вимоги статті 24 Закону України «Про відпустки», відповідно до яких, у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I  групи.

Якщо ж працівник звільнятися не збирається, за його бажанням частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією, але при цьому тривалість використаних щорічної та додаткових відпусток не повинна бути меншою, ніж 24 календарних дні за кожен відпрацьований рік.

По материалам: Південно-Східне міжрегіональне управління Держпраці

 

4. Відпустка без збереження заплати для тимчасового виїзду за кордон

Працівниця хоче піти у відпустку без збереження зарплати на 45 календарних днів, написавши заяву у зв’язку із воєнним станом і на час відпустки поїхати за межі України. Чи може роботодавець надати працівниці таку відпустку без збереження зарплати?

Відповідно до ч. 4 ст. 12 Закону №2136 у період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше ніж 90 к. днів, без зарахування часу перебування у відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.

Тобто ця норма стосується тих працівників, які вже виїхали та перебувають за кордоном. Оскільки в даній ситуації працівник працював і перебував в Україні, лише має намір взяти відпустку без збереження зарплати на 45 календарних днів, то потрібно скористатися нормою ч. 3 ст. 12 Закону №2136, за якою роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати на періоду дії воєнного стану без обмеження строку та  без зарахування часу перебування у такій відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Працівник може скористатися цією нормою та написати заяву на відпустку без збереження зарплати на час воєнного стану, а роботодавець видати відповідний наказ.

Звертаємо увагу, що у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення) (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

Отже, якщо працівник не підпадає під категорію осіб, визначених ч. 2 ст. 12 Закону № 2136, то роботодавець має законні підстави, визначені ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, надати працівнику за його заявою відпустку без збереження зарплати на час воєнного стану на 45 календарних днів.

 

5. Працівник не вийшов на роботу після відпустки: як звільнити? 

У працівника закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3 років, проте вона не приступила до роботи. На зв'язок не виходить і ніхто не знає, що з ним. Чи можна його звільнити?

У загальному випадку останнім днем ​​відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку є день, коли дитині виповниться 3 роки. Наступного після цього робочого дня працівник, який перебував у такій відпустці, має вийти на роботу.

Чи можна звільнити за прогул? Якщо працівник не приступив до роботи після завершення відпустки і не відомо, в чому причина, поспішати зі звільненням за прогул не варто. Чому? Справа в тому, що (див. п. 24 постанови пленуму ЗСУ від 06.11.92 № 9 ) прогулом вважається відсутність на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше 3 годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин

Тобто для звільнення за прогул роботодавець повинен насамперед дізнатися від працівника про причину його відсутності та отримати від нього письмові пояснення або оформити акт про відмову в їх наданні. Після цього роботодавець визначає, чи є причини відсутності поважними.

Якщо причини поважні, працівник розпочинає роботу. А от у разі визнання причин неповажними у роботодавця виникає право звільнити його за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КзпП .

Зараз хтось скаже: «Ну так на працівника можна роками чекати, поки він дасть про себе знати і з'явиться на роботі». Можна очікувати, а можна скористатися іншою основою для звільнення. Про неї далі.

Звільнення через відсутність понад 4 місяці. Пункт 83 ^ч . 1 ст. 36 КЗпП дозволяє припинити трудовий договір через відсутність працівника на роботі та інформацію про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль .

Увага! Держпраці у листі від 12.08.2022 № 3055/4/4.1-22а зазначає, що для звільнення за наведеною підставою обидві умови , а саме більше 4 місяців поспіль немає ні працівника, ні інформації про причини його відсутності, мають бути виконані одночасно . Якщо не виконано одне з них, наприклад, працівник доведе, що протягом 4 місяців він зв'язувався з роботодавцем та пояснював причини своєї відсутності, суд може визнати звільнення працівника незаконним (див. ухвалу Одеського апеляційного суду від 27.02.2024 у справі № 522/17083) /22 ).

А от у разі, коли роботодавець має достатню доказову базу правомірності своїх дій, суди займають бік роботодавця (див. рішення Святошинського районного суду м. Києва від 06.02.2024 у справі № 759/13201/23 та рішення Червоногвардійського районного суду м. Дніпра) 17.01.2024 у справі № 204/15342/23 ).

Як діємо зараз? Тепер маємо наступний план дій.

1. Документально підтверджуємо факт відсутності на роботі. Тут знадобляться:

-       доповідна записка безпосереднього начальника відсутнього працівника;

-       акти про відсутність працівника на робочому місці, підписані комісією, що складається не менше ніж із 3 осіб;

-       позначки в табелі обліку робочого часу про відсутність працівника з нез'ясованих причин - "НЗ".

2. Надсилаємо на останню відому адресу працівника рекомендованим листом з повідомленням про вручення вимогу з'явитися на роботу та поінформувати про причини відсутності. Якщо це зробити неможливо, наприклад місто, у якому проживав працівник, окупований, періодично телефонуємо працівникові на відомі номери. Якщо не бере трубку, складаємо про це акт. Також можна надіслати вимогу з'явитися на роботу та надати пояснення за допомогою месенджерів. Зберігайте роздруковані знімки екрана таких повідомлень, з яких буде зрозуміло, кому і в які дати вони відправлялися.

3. Перевіряємо на порталі ПФУ, чи не з'явився е-лікарняний на працівника. Адже, у разі наявності лікарняного, вже не можна вважати, що причини відсутності невідомі.

4. Якщо працівник:

— з'явиться на роботу до завершення періоду на чотири місяці або повідомить про себе, вимагаємо надати письмові пояснення про причини відсутності. Визначаємо поважність цих причин та подальшу долю працівника – продовження роботи або звільнення за прогул;

— не з'явився та немає інформації про причини відсутності понад 4 місяці поспіль, приймаємо рішення про його звільнення на підставі п. 8 ³ ч. 1 ст. 36 КзпПр . Перед цим не зайвим буде надіслати на останню відому адресу працівника лист із повідомленням про вручення з попередженням про звільнення на цій підставі.

 

6. Щорічна відпустка лише у вихідні: чи законно?

Чи може працівник піти у відпустку лише на вихідні? Кому це вигідно? Чи не буде проблем у роботодавця при такому його наданні?

Право на відпустку 

Правила надання відпусток регулює Закон про відпустки *. Фізособи, які працюють за трудовим договором, мають право на відпустку.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР .

Відпустка – це законодавчо встановлена ​​гарантія для працівників. Роботодавці зобов'язані реалізувати право своїх працівників на відпустку.

При цьому роботодавець повинен дотримуватись вимог щодо:

-       збереження місця роботи (посади) та заробітної плати на період відпустки;

-       заборони на заміну відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, прямо передбачених ст. 24 Закону про відпустки .

Відпустка та вихідні дні 

Тривалість відпусток визначають Закон про відпустки, інші закони та підзаконні нормативно-правові акти. Розраховують відпустки у календарних днях незалежно від режимів та графіків роботи ( ст. 5 Закону про відпустки ).

Святкові та неробочі дні у тривалість щорічної (основної та додаткових) відпустки не враховуються ( ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки ). Тобто, якщо святкові або неробочі дні припадають на період відпустки, то вони не оплачуються і на ці дні відпустка продовжується (у період дії військового стану святкових та неробочих днів немає).

Усі інші календарні дні, що припадають на період щорічної відпустки, підлягають сплаті, у тому числі й вихідним.

Отже, для цілей оплати днів щорічної відпустки не важливо, чи є конкретний день відпустки вихідним або робітником згідно з графіком роботи. У будь-якому випадку він має бути оплачений.

Як бачите, вихідні дні, на які припадає відпустка, є відпусткою та підлягають оплаті.

Робимо висновок, що відпустка може як починатися, так і закінчуватися вихідним днем.

І це не суперечить чинному законодавству. Адже воно не містить вимог про обов'язковий початок щорічної відпустки з робочого дня або його закінчення напередодні вихідного дня.

Переходимо до його поділу шматками лише у вихідні дні. Чи можна при графіку роботи зі стандартної п'ятиденки використовувати всю відпустку лише у вихідні щотижня з суботи по неділю (по 2 дні)?

Поділ відпустки 

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше ніж 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відраховується з дня укладання трудового договору ( ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки ).

За бажанням працівник може використовувати його повну тривалість, а може використовувати його частинами за погодженням з роботодавцем. Тобто поділити його. Правила поділу відпустки регулює ст. 12 Закону про відпустки .

При розподілі відпустки на частини є особлива умова.

Основна безперервна частина відпустки має становити не менше 14 календарних днів.

Це пряма норма ч. 6 ст. 79 КЗпП та ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки .

При розподілі щорічної основної відпустки на частини:

— на прохання працівника обов'язково згода роботодавця. Тобто працівник сам визначає, як хоче розділити відпустку. Але роботодавець має право відмовити працівникові щодо запропонованого останнім поділу. Натомість, з урахуванням виробничих потреб, запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не ділити її взагалі;

— законодавством не встановлено черговості використання основної частини відпустки. Тобто не обов'язково, щоб основна неподільна частина відпустки була використана першою;

— невикористані частини щорічної відпустки можуть бути надані працівникові з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в якому з днів тижня закінчилася попередня використана його частина. Тобто заборони початку кожної з розділених частин відпусток з вихідного дня немає.

Надаємо відпустку, аналізуємо вигоду та ризики 

Отже, ми з'ясували, що чинним законодавством не встановлено заборони використання щорічної відпустки у вихідні дні. Головне, щоб при розподілі відпустки основна його частина була не менше ніж 14 днів.

Таким чином, на прохання працівника та за згодою роботодавця, щорічна відпустка може бути розділена, наприклад, так: 2 + 2 + 2 + 2 + 2 + 14 = 24 (календарні дні). І всі частини відпустки можуть починатися з будь-якого дня тижня, зокрема, з вихідного дня.

Кому це вигідно? Якщо говорити про працівника, то при використанні відпустки у вихідні дні працівник:

— отримає більше зарплати за місяць, у якому таку відпустку використано. Наприклад, працівник за повністю відпрацьовані робочі дні місяця отримає зарплату та за 10 вихідних днів (усі суботи та неділі місяця) отримає відпускні (див. приклад нижче);

— ніби монетизує дні відпустки. Бо у вихідні працівник і так відпочиває.

Щодо компенсації відпустки без звільнення*, то в загальному випадку її можна отримати, якщо відпустка за один робочий рік перевищує 24 календарні дні. Тоді за залишені дні відпустки компенсація надається за заявою працівника після використання ним не менше 24 календарних днів щорічної відпустки за відповідний робочий рік (див. лист Мінекономіки від 03.05.2023 № 4706-05/20086-09 ).

Але водночас працівник втратить дні відпочинку, закладені у суті відпустки.

Що ж виграє роботодавець:

-       виконає законодавчо встановлений обов'язок з надання відпустки працівнику;

-       не накопичить невикористаних днів відпустки, які при звільненні працівника потрібно компенсувати;

-       не буде змушений шукати заміну працівникові, який перебуває у відпустці.

Приклад. Працівник, використавши у травні 2024 року 14 днів основної безперервної частини, решту днів відпустки хоче використати у вихідні. А саме 10 днів у вихідні червня у суботу та неділю (1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 29 та 30 червня). Роботодавець не проти. Оклад працівника 16000 грн. Червень відпрацьований повністю, доплат, надбавок, премій немає. Середньоденна відпускна для червневої відпустки становить 523,20 грн.

Роботодавець повинен виплатити працівникові відпускні на початок відпустки. І зробити це він може, наприклад, напередодні кожної частини відпустки (перед кожним вихідним) 5 разів. Тобто за кожні два вихідні червня по 1046,40 грн (523,20 х 2).

Також не буде порушенням, якщо роботодавець виплатить працівникові відпускні одразу за всі частини відпустки напередодні 1 червня (до початку першої частини відпустки). Відповідно за 10 червня вихідних сума відпускних складе 5232,00 грн (523,20 х 10).

Обчислимо загальну суму зарплати, нарахованої працівникові за червень:

16000,00 + 5232,00 = 21232,00 (грн).

Розбиваючи лише на вихідні неосновну частину відпустки, роботодавець не порушує законодавство. Але ми не прихильники такого поділу і не радимо робити так.

Ризики. Працівник-трудоголік у такому разі ризикує лише своїм здоров'ям та вільним часом.

Щодо роботодавця, то тут можуть виникнути питання, наприклад, у Держпраці. Якщо таким чином відпустка надаватиметься масово, це можна розцінити як приховану виплату компенсації за дні відпустки.

ВИСНОВКИ

• За бажанням працівник може використати відпустку повної тривалості, а може поділити її на частини за згодою з роботодавцем.
• Основна безперервна частина відпустки становитиме щонайменше 14 календарних днів. Інші дні за бажанням працівника та згодою роботодавця можуть бути використані хоч по одному дню.
• Чинне законодавство не містить вимог щодо обов'язкового початку щорічної відпустки (будь-якої її частини) з робочого дня. Також немає заборони на надання частини щорічної відпустки у вихідні дні.
• Якщо працівник за згодою з роботодавцем використовує неосновну частину відпустки лише у вихідні дні, фактично він отримає компенсацію відпустки без звільнення, але втратить дні відпочинку.

 

7. Електронні трудові книжки: звільняємо працівника

Працівник звільняється. Його паперова трудова книжка (далі - ТК) знаходиться у роботодавця. Чи повинен роботодавець відсканувати та завантажити паперову ТК у ПФУ перед звільненням?

Ні, не винен. Такого обов'язку законодавство не містить.

Пунктом 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 1217 * передбачено, що власник чи уповноважений ним орган зобов'язаний у день звільнення видати належним чином оформлену ТК працівникові , який працевлаштований до 10.06.2021 та звільняється до завершення процедури включення до РЗЛ відсутніх відомостей.

* Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" від 05.02.2021 № 1217-IX .

Тобто, якщо паперова ТК ще не відсканована, а працівник звільняється, то роботодавець повинен видати її працівникові в загальному порядку. Нагадайте працівникові, що може сам оцифрувати свою ТК.

Звісно, ​​роботодавець може оцифрувати паперову ТК працівника . Але не радимо застрибувати в останній вагон поїзда, що йде, сканувати і відправляти паперову ТК до ПФУ за день-два до звільнення. Адже варіант з оцифровкою через завантаження скан-копій на Портал ПФУ є найбільш часозатратним. І під час обробки документа фахівцями ПФУ можуть виникнути уточнення, які не вдасться виправити, бо особа вже не буде вашим працівником.

Чи потрібно вносити до ЕТК відомості про звільнення?

Ні не потрібно . Адже вони потрапляють до ЕТК із Об'єднаного звіту.

Але роботодавець може це зробити за допомогою функції «Додати запис». Причиною може бути, наприклад, те, якщо дані не підтягнулися з технічних причин. Також це варто зробити для того, щоб прискорити процес додавання інформації про застраховану особу в РЗЛ. Адже Об'єднаний звіт подається раз на квартал.

Наприклад, якщо цього не зробити, то може виникнути питання: а як працівник підтвердить звільнення нового роботодавця? Тут є кілька варіантів:

1) якщо в нього є паперова ТК, може попросити старого роботодавця внести запис про звільнення до неї;

2) доказом є копія наказу про звільнення, яку роботодавець має видати йому у день звільнення згідно з приписом ст. 47 КЗпП ;

3) працівник може сам оцифрувати дані про звільнення на підставі копії наказу через особистий кабінет застрахованої особи на Порталі ПФУ.

Чи можна видати працівникам відскановані паперові ПК без звільнення?

Це можна зробити.  І навіть не чекаючи на закінчення 5-річного перехідного періоду.

Приписом п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 1217 передбачено таким: включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі — РЗЛ) відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Закон № 1217 набрав чинності 10.06.2021. Таким чином, включення ПФУ даних до РЗЛ проводиться до 10.06.2026.

Не зовсім зрозуміло було, який саме термін мали на увазі законодавці, кажучи, що паперові ТК потрібно роздати «після завершення цих робіт»: вже після того, як відсканували, завантажили та отримали підтвердження від ПФУ, що дані включені до РЗЛ, чи слід дочекатись повного переходу на ЕТК (10.06.2026)? Із цим питанням ми звернулися до фахівців Держпраці. І на їхню думку, довго чекати не варто. Якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до РЗЛ, то ТК можна видати працівникові до закінчення п'ятирічного терміну .

Лист Держпраці від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а 

ВИСНОВКИ

• Якщо паперова ТК працівника зберігається у роботодавця і працівник звільняється, то роботодавець ні сканувати ТК перед звільненням.
• Роботодавець не повинен вносити дані про звільнення до РЗЛ. Така інформація має підтягнутись з Об'єднаного звіту.
• Оцифровані паперові ТК, дані з яких внесені до РЗЛ, можна роздати працівникам під їх підпис, не чекаючи 10.06.2026.

 

8. Навчання працівника: пільга з ПДФО

Підприємство хоче заплатити за навчання працівника в аспірантурі у вітчизняному ВНЗ. Через це виникло декілька наведених нижче запитань щодо оподаткування.

Оподаткування ПДФО, ВЗ

Оплачують навчання фізособи (майбутнього працівника) на підставі рішення керівника підприємства про оплату навчання та укладеного договору з ВНЗ.

До розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається сума, сплачена будь-якою юридичною або фізичною особою на користь вітчизняних вищих та професійно-технічних навчальних закладів за здобуття освіти, за підготовку чи перепідготовку платника податку, але не вище від трикратного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року за кожний повний або неповний місяць навчання, підготовки чи перепідготовки такої фізособи (пп. 165.1.21 ПКУ).

У 2024 році трикратний розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року за кожний повний або неповний місяць навчання, становить 21 300,00 грн (7 100,00 грн х 3 місяці).

Тобто з огляду на вищезазначені вимоги від сплати ПДФО звільняється оплата за навчання у ВНЗ фізособи, незалежно від того, перебуває вона у трудових відносинах підприємством чи ні, за умови що не перевищується наведений вище розмір.

Зазначена сума витрат на навчання не включається і до бази оподаткування ВЗ (пп. 1.2 та 1.7 пп. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ).

Як упевнитися, що цей заклад відповідає всім критеріям для звільнення від оподаткування. Чим можна підтвердити цю відповідність?

Заклад вищої освіти — це окремий вид установи, яка є юрособою приватного або публічного права, діє згідно з виданою ліцензією на провадження освітньої діяльності на певних рівнях вищої освіти, провадить наукову, науково-технічну, інноваційну та/або методичну діяльність, забезпечує організацію освітнього процесу і здобуття особами вищої освіти, післядипломної освіти з урахуванням їхніх покликань, інтересів та здібностей (п. 7 ч. 1 ст. 1 Закону про вищу освіту).

Отже, ВНЗ мусить мати ліцензію на здійснення освітньої діяльності згідно зі ст. 24 Закону про вищу освіту, яку зазвичай можна переглянути на офіційному сайті цього закладу. Крім того, він мусить мати акредитацію та сертифікат про акредитацію, який дає право на видачу диплома за фахом, що визначено ч. 7 ст. 25 Закону про вищу освіту. Своєю чергою, акредитація має відповідати критеріям оцінювання якості освітньої програми, встановленим Положенням про акредитацію освітніх програм.

Чи має значення пов’язаність навчання з виробничою діяльністю підприємства, скажімо, працівник працює слюсарем, а вчиться на економіста?

Ні, це значення не має.

Чи має підприємство обов’язково платити безпосередньо навчальному закладу, чи може компенсувати працівникові кошти, які той сплатив за навчання? Які документи повинен надати працівник і яким документом оформити таку компенсацію?

Відшкодування самому працівникові вартості навчання не звільняється від оподаткування, на відміну від оплати за його навчання безпосередньо навчальному закладу. Якщо підприємство відшкодує вартість навчання не навчальному закладу, а працівникові, то це для нього буде звичайним додатковим благом відповідно до пп. «г» або «ґ» пп. 164.2.17 ПКУ.

Як відобразити плату за навчання у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Суму, сплачену за навчання працівника, відображають у додатку 4ДФ за ознакою доходу «145».

А у додатку 1 вартість навчання відображати не потрібно, бо витрати на навчання не включаються до бази оподаткування ЄСВ (пп. 3.10 Інструкції №5 та п. 9 розділу ІІ Постанови №1170).

Чи є інші податкові наслідки за оплату навчання працівникам для підприємства — платника ПДВ та податку на прибуток, що визначає податкові різниці?

Від оподаткування ПДВ звільняється постачання послуг зі здобуття вищої, середньої, професійно-технічної та дошкільної освіти навчальними закладами, зокрема навчання аспірантів і докторантів, навчальними закладами, що мають ліцензію на постачання таких послуг (пп. 197.1.2 ПКУ). Тож оплата освітніх послуг не спричиняє вхідного ПДВ, і запитань щодо ПК не виникає.

Об’єктом оподаткування податком на прибуток є прибуток, який визначають шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінансового результату до оподаткування, визначеного у фінансовій звітності підприємства відповідно до П(С)БО або МСФЗ, на податкові різниці у разі їх застосування (пп. 134.1.1 ПКУ). Але у разі витрат на навчання працівника у підприємства податкових різниць не виникатиме, бо це не передбачено розділом ІІІ ПКУ.

 

 

9. Коли не оподатковувати подарунки працівникам у натуральній формі

До оподатковуваного ПДФО доходу не включайте частину вартості дарунків, що не перевищує 25% однієї мінімальної зарплати (в розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 Податкового кодексу України; ПК). У 2024 році — 1775 грн. Аналогічне звільнення від оподаткування діє і для військового збору.

Це звільнення стосується також призів переможцям і призерам спортивних змагань.

Проте в цій нормі ПК не пояснюється:

• як часто можна її застосовувати для одного працівника впродовж року;
• як оподатковувати подарунки, що їх видаєте працівникові та його дитині одночасно.

Ці моменти пояснили податківці¹.

¹ Індивідуальна податкова консультація (ІПК) ДПС від 20.05.2024 № 2783/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК.

Щомісячні подарунки та ПДФО

Дарунком можуть бути рухомі речі, в т. ч. гроші та цінні папери, а також нерухомі речі (ст. 718 Цивільного кодексу України). Проте звільнення від оподаткування за підпунктом 169.1.39 ПК не діє щодо дарунків у грошовій формі. Воно стосується дарунків у формі рухомих або нерухомих речей. До них належать і подарункові сертифікати, які дають обдарованому право отримати речі в майбутньому (за винятком грошових сум).

По визначення «подарунок» ДПС звернулася до статті 1 Закону № 1700. Отже, подарунком є грошові кошти або інше майно, переваги, пільги, послуги, нематеріальні активи, що їх надають/одержують безоплатно або за ціною, нижчою за мінімальну ринкову ціну. При цьому призи або заохочення, що їх надають за умовами рекламних та інших заходів, податківці дарунками не вважають.

Від оподаткування звільняйте вартість подарунків окремо за кожним місяцем. Такого висновку ДПС доходила й раніше. Тобто можете дарувати працівникові подарунки кілька разів на рік (у різних місяцях) і щоразу застосовувати їх неоподатковувану межу.

Із частини вартості подарунка, яка перевищує неоподатковуваний розмір, утримуйте ПДФО як із додаткового блага¹. Тоді до суми перевищення, що становитиме базу оподаткування ПДФО, застосовуйте натуральний коефіцієнт (пп. «е» пп. 164.2.17, п. 164.5 ПК). Для військового збору базу оподаткування на натуральний коефіцієнт не збільшуйте.

¹ ІПК ДПС від 04.01.2021 № 11/ІПК/99-00-04-03-03-06; від 21.01.2022 № 83/ІПК/99-00-04-03-03-06; від 04.01.2021 № 11/ІПК/99-00-04-03-03-06.

Податківці не відповідають прямо на запитання, за чий рахунок сплачують до бюджету ПДФО та військовий збір із суми подарунків, розмір якої перевищує неоподатковувану. Натомість згадують обов’язок податкового агента, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, утримати податок із суми такого доходу за його рахунок (пп. 168.1.1 ПК). Тому роботодавці утримують ПДФО і військовий збір із суми доходу, що нарахували (виплатили) на користь працівника.

У ситуації, коли працівник отримує дарунок, оподатковуваним доходом є зарплата й інші оподатковувані виплати.

Незалежно від того, чи оподатковуєте вартість подарунка, його суму включайте до Додатка 4ДФ Податкового розрахунку. Коли отримувач подарунка є працівником, у графі 2 Додатка 4ДФ зазначайте його реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або серію та номер паспорта.

Суму подарунка, яка не перевищує неоподатковуваної межі, показуйте з ознакою доходу «160». Сума перевищення є додатковим благом, його ознака доходу «126».

Подарунки працівникові та члену сім’ї одночасно

Дізнайтеся РНОКПП дитини працівника, якій надаєте подарунок

Якщо в одному місяці надаєте подарунок у натуральній формі і працівнику, і його дитині, неоподатковувану суму застосуйте для них окремо. Але податківці висувають умову — обидвох фізичних осіб відобразіть у Податковому розрахунку як отримувачів доходу із РНОКПП кожної.

Коли дитина не має РНОКПП, скористатися звільненням від оподаткування неможливо. Видаєте подарунок дитини працівника — застосуйте неоподатковувану межу до сумарної вартості подарунків, що надали працівникові протягом місяця.

ЄСВ з вартості подарунків

База нарахування ЄСВ — основна і додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, в т. ч. в натуральній формі, що їх роботодавець виплачує працівникові (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). Для класифікації таких виплат користуйтеся Інструкцією № 5.

Подарунки до ювілею - фонд додаткової зарплати

Одноразові заохочення працівникам, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних і пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі), відносите до фонду додаткової зарплати (пп. 2.3.2 Інструкції № 5). Тому на вартість таких подарунків працівникам нараховуйте ЄСВ (ЗІР, категорія 201.03).

Такого висновку податківці доходять і стосовно подарунків працівникам з інших подій, окрім як з нагоди ювілейних і пам’ятних дат. Додатковий аргумент — дохід у вигляді подарунка не визначений у Переліку № 1170 як виплата, звільнена від нарахування ЄСВ.

Але коли даруєте подарунок дитині працівника, ЄСВ не нараховуйте. Адже дитина не перебуває у трудових відносинах із підприємством. Окрім того, вартість подарунків до свят для дітей працівників не входить до фонду оплати праці (п. 3.23 Інструкції № 5).

Вартість подарунка, на яку нарахували ЄСВ, показуйте у складі зарплати працівникові у Додатку Д1 до Податкового розрахунку.

 

10. Чи є базою нарахування ЄСВ вартість подарунків, наданих працівникам?

Вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі), є базою нарахування ЄСВ лише у разі перебування їх у трудових відносинах з роботодавцем

ДПС у Дніпропетровській області звертає увагу, що відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» зі змінами та доповненнями (далі – Закон №2464) платниками єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі – єдиний внесок) є роботодавці, зокрема, підприємства, установи та організації, які використовують працю ФО на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з ФОПом, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, відповідно до відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань).

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону №2464 базою нарахування єдиного внеску для зазначених платників є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» із змінами та доповненнями (далі – Закон №108/95-ВР).

Статтею 1 розд. 1 Закону №108/95-ВР визначено, що заробітна плата – це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому вираженні, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстатистики від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5).

Так, згідно з пп. 2.3.2 розд. 2 Інструкції №5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі), відносяться до фонду додаткової заробітної плати.

Вартість подарунків до ювілейних та пам’ятних дат, безоплатно переданих роботодавцем працівникам, які не перебувають у трудових відносинах з підприємством, відноситься до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці, а саме: є сумою благодійної допомоги, виплаченої особам, які не перебувають у трудових відносинах з підприємством (п. 3.32 розд. 3 Інструкції №5).

Таким чином, вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі), є базою нарахування єдиного внеску лише у разі перебування їх у трудових відносинах з роботодавцем.