Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 04.01.2024

1. 11 змін у відпустках і не тільки: огляд Закону № 3494

Зміни в законодавстві щодо відпусток

22 листопада 2023 року ВРУ ухвалила Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» № 3494-IX (далі — Закон № 3494). Деякі зміни суттєво урізають права працівників.

Зміни одночасно внесли до КЗпП і до Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Щоб не обтяжувати статтю, ми переважно посилатимемося лише на зміни до КЗпП.

Закон № 3494 набрав чинності  24 грудня 2023 року.

 

І. Перенесення вихідних та робочих днів — без рекомендацій КМУ

Норма:

Перенесення вихідних та робочих днів, крім випадків, встановлених цим Кодексом, визначається трудовим та/або колективним договором. У разі відсутності відповідного положення у трудовому та/або колективному договорі перенесення вихідних та робочих днів здійснюється за наказом (розпорядженням) роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а в разі відсутності первинної профспілкової організації — з вільно обраними та уповноваженими представниками (представником) працівників (ч. 4 ст. 67 КЗпП).

Що змінилося. Раніше роботодавці, які хотіли зробити подовжені вікенди працівникам, наприкінці кожного року чекали розпорядження Кабміну з рекомендаціями, які суботи зробити робочими замість днів поряд зі святами. Часто Кабмін видавав розпорядження із запізненням, і роботодавці через це не встигали видати наказ за два місяці й вчасно повідомити працівників про нові робочі дні.

Як застосовувати. Якщо колдоговір чи трудовий договір не регулює, як переносити вихідні та робочі дні, роботодавцю достатньо видати наказ і погодити його з профспілкою, а якщо її немає — з уповноваженим представником працівників. Строк видання наказу — до перенесення днів.

 

ІІ. Щорічні додаткові відпустки — за колдоговором чи трудовим договором

Норма:

Тривалість щорічних додаткових відпусток, умови та порядок їх надання встановлюють нормативно-правові акти України, а також трудовий та/або колективний договір (ч. 2 ст. 76 КЗпП). Тривалість відпусток визначають цей Закон, інші закони та нормативно-правові акти України, а також трудовий та/або колективний договір. Тривалість відпусток розраховують в календарних днях незалежно від режимів та графіків роботи (ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки).

Що змінилося. Раніше трудовим чи колективним договором можна було встановлювати лише інші види відпусток крім тих, що передбачає частина перша статті 4 Закону про відпустки. Максимальну тривалість та порядок надання щорічних додаткових відпусток регулювали виключно нормативно-правові акти.

Як застосовувати. Не зрозуміло, в яких випадках визначати тривалість та порядок надання щорічної додаткової відпустки за законодавством, а в яких — за колдоговором чи трудовим договором. Якщо на підприємстві відсутній колдоговір і тривалість щорічної додаткової відпустки визначатимуть у трудовому договорі, то існує загроза, що працівникам, які працюють в однакових умовах праці, надаватимуть відпустку різної тривалості. Водночас стаття 2-1 КЗпП забороняє будь-яку дискримінацію у сфері праці, зокрема порушувати принцип рівності прав і можливостей.

Тож чекаємо роз’яснень Мінекономіки, як застосовувати нову норму.

 

ІII. Відпустка для підготовки та участі у змаганнях — необов’язкова?

Норма:

Тривалість, порядок, умови надання та оплати відпустки для підготовки та участі в спортивних змаганнях визначають трудовий та/або колективний договір (ч. 2 ст. 77-1 КЗпП).

Що змінилося. Раніше працівники-учасники всеукраїнських і міжнародних спортивних змагань мали право на відпустку для підготовки та участі в змаганнях тривалістю до 40 к. дн. Відпустку оплачував роботодавець. Порядок надання та оплати таких відпусток наразі регулює постанова КМУ від 01.06.2011 № 565. Утім, упродовж трьох місяців від дати, коли Закон № 3494 набере чинності, Кабмін визнає зазначену постанову такою, що втратила чинність. Тут можна погодитися із законодавцями — чому роботодавці мали оплачувати відсутність працівника, який займається спортом, і думати, ким його замінити.

Як застосовувати. На перший погляд, нова редакція статті 77-1 КЗпП, як і раніше, зобов’язує роботодавця надавати працівникам оплачувану відпустку для підготовки та участі у спортивних змаганнях. Водночас у ній не йдеться, що працівникам за час відпустки виплачують відпускні в розмірі середньої зарплати. Тобто роботодавець може платити й менше, наприклад, 30% окладу. Також нагадаємо, що законодавство не зобов’язує підприємства укладати колдоговір і не містить відповідальності за його відсутність. Так само законодавство не зобов’язує роботодавців з усіма працівниками укладати письмові трудові договори. Тож прогнозуємо, що норма про цю відпустку залишиться в КЗпП мертвою, тобто декларативною.

 

IV. Уточнили документи для відпустки при народженні дитини

Норма:

Оплачувану відпустку при народженні дитини тривалістю до 14 к. дн. надають не пізніше трьох місяців, зокрема:

— батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини, за умови що вони спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки, що підтверджують заява матері дитини та свідоцтво про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини;

— одній із таких осіб: бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати (батько) якої є одинокою матір’ю (одиноким батьком), на підставі заяви одинокої матері (одинокого батька) дитини (ст. 77-3 КЗпП).

Що змінилося. Нова редакція зменшила перелік документів, що подають батько дитини, який не є офіційним чоловіком матері дитини, та баба або дід дитини, мати чи батько якої є одинокими.

Як застосовувати. Керуйтеся новою редакцією статті 77-3 КЗпП. У найближчі три місяці КМУ має привести у відповідність підзаконний акт — Порядок надання відпустки при народженні дитини, затверджений постановою КМУ від 07.07.2021 № 693.

 

V. Мобілізованим працівникам за бажанням виплачують компенсацію за відпустки

Норма:

Працівникам, яких призвали на строкову військову службу, військову службу, зокрема під час мобілізації, на особливий період, військову службу або яких прийняли на військову службу за кон­трактом, за їхнім бажанням за заявою виплачують грошову компенсацію за всі не використані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Заяву подають не пізніше останнього дня місяця, в якому працівника увільнили від роботи у зв’язку з призовом на військову службу (ч. 2 ст. 83 КЗпП).

Що змінилося. Раніше повну компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей можна було отримати, тільки якщо працівник звільнявся.

Як застосовувати. Поінформуйте про таке право працівника, якого увільняєте від роботи у зв’язку з мобілізацією. Скеруйте, щоб він правильно написав заяву.

Приклад:
Припустимо, Закон № 3494 набрав чинності 1 грудня 2023 р. Працівника мобілізують з 4 грудня 2023 року. До 31 грудня 2023 року працівник має право подати заяву з проханням виплатити компенсацію за дні невикористаної щорічної відпустки. Порахуйте, скільки днів щорічної відпустки працівник заробив по 3 грудня 2023 року, видайте наказ про виплату компенсації.

 

VI. За період неоплачуваних відпусток дні щорічної основної відпустки не набігають

Норма:

За сімейними обставинами та з інших причин працівнику можна надати відпустку без збереження зарплати на термін, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше 30 к. дн. На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізолюватися у випадках, встановлених законодавством, та/або якщо виникла загроза збройної агресії проти України, надзвичайна ситуація техногенного, природного чи іншого характеру, працівнику можна надати відпустку без збереження зарплати тривалістю, що визначили угодою сторін. Період таких відпусток не враховують до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 2, 4 ст. 84 КЗпП; ч. 1, 3 ст. 26 Закону про відпустки).

Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження зарплати без обмеження строку, встановленого частиною першою статті 26 Закону про відпустки. Період такої відпустки не враховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 3 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136–IX; далі — Закон № 2136).

Що змінилося. Тривалість відпустки без збереження зарплати за угодою сторін збільшили з 15 до 30 к. дн. Відпустку на період дії воєнного стану та у разі форс-мажорних обставин можна надавати без обмеження тривалості. Такі відпустки не включають до стажу для щорічних відпусток. Така зміна справедлива, адже раніше працівник міг рік перебувати у відпустці без збереження зарплати, і йому набігали щонайменше 24 к. дн. щорічної основної відпустки.

Як застосовувати. Поінформуйте працівників про нові правила та нагадайте, що такі відпустки надають за згодою роботодавця.

 

VII. Відпустку на час профспілкового навчання оплачують профспілки

Норма:

На час профспілкового навчання працівникам, яких обрали до складу виборних профспілкових органів підприємства, надають додаткову відпустку тривалістю до 6 к. дн. з компенсацією середньої зарплати за рахунок профспілкової організації, за рішенням якої працівника направили на профспілкове навчання (ч. 7 ст. 252 КЗпП).

Що змінилося. Раніше таку відпустку оплачував роботодавець за свої кошти. Напевно, законотворці забули внести зміни до статті 23 Закону про відпустки, яка й тепер зобов’язує роботодавця оплачувати відпустку на час профспілкового навчання за рахунок коштів підприємства чи ФОПа.

Як застосовувати. Роботодавець оплачує працівнику відпустку на час профспілкового навчання у розмірі середньої зарплати, а профспілка перераховує відповідні кошти роботодавцю. Водночас законодавці не передбачили механізму, за яким профспілка компенсуватиме кошти роботодавцю.

 

VIII. Нова неоплачувана відпустка звільненим з військової служби

Норма:

Роботодавець надає відпустку без збереження зарплати за бажанням працівника, який приступив до роботи після звільнення з військової служби у зв’язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації, — тривалістю до 60 к. дн. (п. 20 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). Період такої відпустки включатимуть до страхового стажу (абз. 6 ч. 1 ст. 24 Закону України «Про загальнообов’яз­ко­ве державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV).

Що змінилося. Звільненим з військової служби працівникам надали право на разову неоплачувану відпустку тривалістю до 60 к. дн. Проте норма, що період такої відпустки включатимуть до страхового стажу, буде декларативною, допоки законодавчо не врегулюють, хто за таких працівників сплачуватиме ЄСВ.

Як застосовувати. Інформуйте працівників про право на нову відпустку. Зараховуйте період такої відпустки до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

 

IX. Мобілізованих педагогів позбавили середнього заробітку

Норма:

У разі захворювання педагогічного чи науково-педагогічного працівника, яке тимчасово унеможливлює виконання ним посадових обо­в’язків і обмежує можливість перебування у колективі осіб, які навчаються, або тимчасового переведення за цих чи інших обставин на іншу роботу за таким працівником зберігається попередній середній заробіток (ч. 2 ст. 57 Закону України «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VIII).

Що змінилося. Вилучили норму, що за період, коли педагог або науково-педагогічний працівник проходить військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, або військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, за працівником зберігають середній заробіток. Аналогічні зміни щодо всіх працівників внесли до частини третьої статті 63 Закону України «Про фахову передвищу освіту» від 06.06.2019 № 2745-VIII. Очевидно, що такі зміни справедливі, адже мобілізовані працівники підприємств втратили таку гарантію ще з 19.07.2022.

Як застосовувати. Видайте наказ про припинення збереження та виплати середнього заробітку мобілізованим працівникам з дати, коли набрав чинність Закон № 3494. Ознайомте працівників із наказом способом, що передбачили в трудовому договорі. Приватний заклад освіти може передбачити колдоговором, що мобілізованим працівникам виплачують, наприклад, матеріальну допомогу.

 

X. Розширили категорії працівників, яким роботодавець має право відмовити у відпустці

Норма:

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток, якщо працівник виконує роботи на об’єктах критичної інфраструктури, зайнятий у виробництві товарів оборонного призначення або мобілізаційного завдання чи замовлення. Виняток — відпустка у зв’язку вагітністю та пологами та відпустка до трьох років (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

Що змінилося. Відтепер роботодавець має право відмовити у відпустці майже всіх видів працівнику, який зайнятий у виробництві товарів оборонного призначення або мобілізаційного завдання чи замовлення.

Як застосовувати. Інформуйте працівників про таке право роботодавця.

 

XI. Замість оплачуваних відпусток — неоплачувані?

Норма:

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 к. дн., не використані у період дії воєнного стану дні такої відпустки переносять на період, коли припинять чи скасують воєнний стан. Роботодавець може вирішити надавати невикористані дні такої відпустки без збереження зарплати. У період дії воєнного стану роботодавець може надавати працівнику будь-яку відпустку (крім відпустки з вагітності та пологів, відпустки до трьох років та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини) понад щорічну основ­ну відпустку тривалістю понад 24 к. дн., без збереження зар­плати. Невикористані дні такої відпустки переносять на період після припинення або скасування воєнного стану. Це правило не застосовують до керівних працівників закладів освіти та установ освіти, нав­чальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Що змінилося. Законодавці фактично дозволили роботодавцям замінити частину щорічної відпустки та інших оплачуваних відпусток відпусткою без збереження зарплати. Проте оплачувані щорічні відпустки та відпустки без збереження зарплати — це два абсолютно різних види відпусток, які надають за різними правилами. Також не завжди можливо перенести оплачувану відпустку на період після закінчення воєнного стану, наприклад, якщо це відпустка навчальна чи при народженні дитини.

Як застосовувати. Радимо не застосовувати нову норму, допоки Мінекономіки не роз’яснить її. Тут можливі скарги працівників до Держпраці або трудові спори.

 

2. Чи законно видати наказ, щоб працівники не працювали 25 грудня та 1 січня

Роботодавець ухвалив рішення зробити 25 грудня (Різдво Христове) та 1 січня (Новий рік) вихідними днями. Чи правомірно видати наказ про додаткові вихідні працівникам?

Так. Видайте наказ, що 25 грудня й 1 січня — вихідні дні. Але зберігайте середній заробіток за працівниками, які відпочиватимуть.

Під час воєнного стану не застосовують норм статті 73 КЗпП (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136). Тобто святкові та неробочі дні вважають звичайними днями. Ця норма Закону № 2136 під час воєнного стану обов’язкова для усіх підприємств, так само як за мирних часів — норми статті 73 КЗпП. Тому роботодавець не має права самостійно вирішувати, дотримувати її чи ні.

Проте роботодавець має декілька варіантів, як оформити, щоб працівники відпочивали у святкові дні. Один із них — видати наказ про день/дні, коли працівники роботу не проводять.

Важливо! Роботодавець не має права зробити 25 грудня та 1 січня вихідними без оплати. Адже, наприклад, через скасування святкового дня в грудні 2023 року змінилася розрахункова норма робочого часу. Працівники, які працюють за п’ятиденкою з понеділка по п’ятницю по 8 год за тижневої норми робочого часу 40 год, у мирний час у грудні відпрацювали б 160 год. Під час воєнного стану ця норма збільшилася до 168 год. Працівники відпрацюють у грудні на один день менше розрахункової місячної норми тривалості робочого часу й отримають зар­плату меншу, ніж зазвичай. Роботодавець порушить право працівників на працю й на оплату праці, передбачену трудовим договором. Можливо, хтось із працівників поскаржиться до Держпраці й на підприємство прийде інспектор праці з перевіркою.

Отже, в наказі вкажіть, що працівники не працюють, проте середній заробіток за ними зберігають. 

Зауважимо, що наказ — не ідеальне, а компромісне, можливо — разове рішення в умовах воєнного стану. У мирний час ми наполягали б, щоб подібні гарантії прописували в колдоговорі. Утім, у цьому разі роботодавець покращує умови працівників порівняно із законодавством, тож інспектор праці не оштрафує.

Ще один варіант — встановити у грудні та січні меншу норму тривалості робочого часу на підставі частини другої статті 50 КЗпП. Так працівники також не втратять заробітку за 25 грудня і 1 січня.

 

 3. Чи можна видавати зведений наказ про прийняття або звільнення кількох працівників 

На практиці часто в один день приймаємо або звільняємо кількох працівників. Чи можна видавати зведені накази про прийняття або звільнення?

Ні. Не включайте до зведених наказів пунктів щодо прийняття, переведення, звільнення.

Попри відсутність прямої заборони ураховуйте реалії практики. Наказ про прийняття на роботу містить інформацію про розмір оплати праці. Такі самі відомості є і в наказі про переведення на іншу посаду. Розмір окладу / тарифної ставки побачать інші працівники, яких ознайомлюватимете зі зведеним наказом.

З наказом про звільнення інша ситуація. При звільненні маєте виготовити й видати працівнику саме копію наказу, а не витяг зі зведеного наказу (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Коли зведені накази доцільні

Одним зведеним наказом можна документувати відпустку для догляду за дитиною Петренко, відпустку без збереження зарплати Іванчуку. Інформацію про це зберігають 75 років.

Одним наказом можна надати щорічну основну відпустку Жуку, додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, Соколенко. Інформацію про це зберігають 5 років.

Одним наказом можна оформити щорічну додаткову відпустку Борщевській і відпустку у зв’язку з навчанням Лавриненку. Однак додати до цього ж наказу відпустку для догляду за дитиною ще одній працівниці вже не можна, адже інформацію про таку відпустку зберігають 75 років.

Розпорядчу частину зведених наказів поділяють на пункти та підпункти, що нумерують арабськими цифрами.

У розпорядчій частині відомості подають послідовно. У межах пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом.

У кінці кожного пункту/підпункту зведеного наказу вказують підставу для видання наказу, як-от: заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо.

 

4. Штатний розпис: відповіді на часті кадрові запитання 

«Штатний розпис — обов’язковий документ?» — найперше, про що нас запитують кадровики. І — так, і — ні. Ні, тому що законодавство не дає визначення поняття «штатного розпису», не зобов’язує приватні підприємства його мати. Також штатний розпис відсутній у переліку питань, за якими Держпраці перевіряє підприємства. Водночас — так, тому що без штатки неможливо коректно оформити документи у зв’язку зі скороченням чисельності та штату, подати звіт про вакансії до центру зайнятості.

Однозначно можна стверджувати, що штатний розпис щонайменше обов’язковий для державних органів і установ (ухвала Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду від 15.06.2017, справа № 808/478/17). Також штатний розпис обов’язковий, якщо його наявність передбачають відомчі нормативно-правові акти, які поширюються на підприємства, установи, організації.

Для таких підприємств відсутність штатного розпису можна кваліфікувати як порушення iнших вимог трудового законодавства, за яке роботодавцеві загрожує штраф у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 К3пП) та адміністративна відповідальність зa інші порушення вимог зaконодавства пpо працю — штраф 510—1700 гpн (ч. 1 cт. 41 КпАП).

Скласти штатний розпис скеровує Господарський кодекс (ГК):

Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників та штатний розпис (ст. 64 ГК).

Мінпраці вважає, що штатний розпис — обов’язковий документ і його відсутність порушує законодавство про працю. Штатний розпис встановлює для підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників, фіксує назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою (лист від 27.06.2007 № 162/06/187-07).

Через прогалини в законодавстві у кадровиків і бухгалтерів виникає чимало запитань, коли складають штатний розпис. Тримайте відповіді на найчастіші з них. Відповіді на запитання про оклади та ставки знайдете в окремій статті.

Чи обов’язково щороку перезатверджувати штатний розпис

Бюджетникам — так. Іншим роботодавцям — ні.

Бюджетники затверджують штатні розписи упродовж місяця з початку року (абз. 1 п. 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, зат­вердженого постановою КМУ вiд 28.02.2002 № 228).

Приватні підприємства переглядають та затверджують штатні розписи за потреби.

Як правильно — штатний розпис чи штатний розклад

Назвіть документ «штатний розпис», тому що так його традиційно називають у нормативних актах. Хоча українською правильніше — «штатний розклад».

Академічний тлумачний словник української мови (1970—1980) роз’яс­нює: розпис — дія за значенням розписати, розписувати.

Словник подає приклади, як правильно вживати слово «розпис» у висловах — художній розпис будинків, розпис писанок, Опішнянський посуд з його прекрасним розписом, українським орнаментом. Натомість таким, що рідко вживають, називає розпис — «те саме, що розклад», у розумінні «список з переліком кого-, чого-небудь; реєстр».

У Словнику української мови в 11 томах (Том 8, 1977. — С. 763) знаходимо визначення:

Штатний розпис, спец. — документ, що визначає склад працівників якого-небудь закладу, установи з зазначенням їх посадових окладів.

Кандидат пед. наук, доцент Юрій Гнаткевич у словнику-антисуржику також зазначає, що замість неправильних висловів «розпис (засідань, руху)» слід уживати «розклад (засідань, руху), штатний розклад».

Нині словосполучення «штатний розпис» уживають у багатьох нормативних актах:

• Господарський кодекс (ч. 3. ст. 64);
• Типова форма штатного розпису (наказ Мінфіну вiд 28.01.2002 № 57);
• Уніфікована форма штатного розпису юридичної особи (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7).

Тож називайте документ «штатний розпис».

Чи може бути у штатному розписі тільки директор

Так, якщо підприємство:

• не фінансують із бюджету;
• не оприлюднює звітність;
• не становить суспільний інтерес.

Підприємство самостійно визнaчає свою організаційну структуру, вcтановлює чисельність працівників та штатний розпис (ч. 3 ст. 64 ГК). Жоден нормативний акт не обмежує суб’єктів господарювання, заснованих на власності фізичних осіб, щодо кількості працівників. Якщо на підприємстві є лише директор, і в штатці вказали лише його — це не порушення.

Проте власник або керівник підприємства, звітність якого оприлюднюють, та керівник бюджетної установи не мають права самостійно вести бухоблік. Такі підприємства щонайменше окрім посади директора повинні включити до штатного розпису бухгалтерську службу, завдання та функціональні обов’язки якої визначає КМУ. Так само й підприємство, що становить суспільний інтерес, зобов’язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входять не менше двох осіб. Виняток — недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування (ч. 4 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон № 996).

Чи може у штатному розписі бути тільки директор і головний бухгалтер

Фактично працювати на підприємстві можуть тільки директор і головний бухгалтер, але у штатному розписі не можуть бути лише ці дві посади, тому що посада головбуха передбачає наявність підлеглих.

У штатному розписі підприємства можуть бути посади як для 1000 працівників, так і лише директор. Але посади бухгалтерів добираємо для штатного розпису з огляду на вимоги Закону № 996.

Частина четверта статті 8 Закону № 996 пропонує роботодавцеві варіанти, як організувати ведення бухгалтерського обліку:

• ввести посаду бухгалтера або створити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером;
• користуватися послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• доручити бухгалтерський облік на договірних засадах централізованій бухгалтерії або підприємству, суб’єкту підприємницької діяльності, самозайнятій особі, які провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та (або) аудиторської діяльності;
• вести бухгалтерський облік та складати звітність власнику або керівнику підприємства.

Тож якщо роботодавець не планує створити бухгалтерську службу, вводить до штатки посаду «бухгалтер» або «бухгалтер (з дипломом магістра)». Якщо планує — уводить до штатки всю структуру. Деякі посади можуть бути вакантними до укомплектування.

У якій послідовності вказувати назви підрозділів у штатному розписі

Назви структурних підрозділів зазначайте у штатці відповідно до груп:

• апарат управління (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів тощо);
• виробничі підрозділи;
• допоміжні підрозділи або підрозділи, що обслуговують.

Штатні розписи підприємств недержавного сектору економіки матимуть саме таке розташування назв структурних підрозділів. Виняток — торговельні підприємства, оскільки вони не мають виробничих підрозділів, а лише відділи збуту або комерційні відділи, які пов’язані з логістичними підрозділами (останні є тими, що обслуговують). Допоміжними підрозділами, як правило, називають відділ постачання, ремонтні служби тощо.

Чи може бути відділ без начальника

Так. Формувати штатний розпис — компетенція підприємства (ст. 64 ГК). У відділі може не бути посади начальника. Це не порушення, якщо підрозділом керує топменеджер, наприклад: директор комерційний, директор технічний, заступник директора. На підприємстві, де у складі відділу є сектори, начальник відділу може керувати сектором.

Хто керує підрозділом — визначте у положенні про нього. Пропишіть повноваження, завдання та обов’язки з керівництва підрозділом у посадовій інструкції його фактичного очільника.

Чи включати до штатного розпису посади дистанційних працівників

Так, включайте.

Кількість посад у штатці визначайте з урахуванням кількості працівників за кожною посадою, необхідною, щоб підприємство нормально функціонувало. Немає значення, як працівники виконуватимуть роботу: за основним місцем роботи чи за сумісництвом, в офісі чи дистанційно.

Чи штрафують за невідповідність КП назв посад у штатному розписі

Під час воєнного стану — малоймовірно. Використання назв посад у штатному розписі, що не відповідають Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (КП), інспектор праці кваліфікує як «інші порушення законодавства про працю». Водночас під час воєнного стану інспектор праці має право перевіряти підприємства в обмежених випадках, наприклад, за скаргою працівника чи профспілки. Навіть якщо інспектор праці перевірить ці питання і винесе припис про усунення порушень, роботодавець уникне штрафу в розмірі мінімалки, якщо вчасно та повністю виконає припис. Хоча теоретично залишається ризик, що посадову особу притягнуть до адміністративної відповідальності. Штраф — 510—1700 грн (ст. 41 КпАП).

 

5. Як призначати і виплачувати лікарняні в нестандартних ситуаціях 

Лікарняні на період відсторонення від роботи

Чи нараховувати лікарняні працівникові, якого відсторонили від роботи зі збереженням зарплати чи без збереження?

За законодавством немає значення, чому відсторонили працівника від роботи і чи зберігаєте за ним заробіток на час відсторонення. Права на страхові виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю він у будь-якому разі не має. Причина — працівник не втрачає заробітку ані повністю, ані частково (ч. 1 ст. 15 Закону № 1105).

Якщо працівника відсторонили від роботи зі збереженням заробітку, на час хвороби продовжуйте його зберігати за період відсторонення.

Коли відсторонили від роботи без збереження зарплати, нема чого й компенсувати на час хвороби, оскільки зарплати працівник не втрачає.

В обох випадках втрати заробітку немає. Але оформте рішення про відмову у призначенні страхових виплат. Зазначте в ньому причину відмови та пошліться на відповідну норму законодавства — частина перша статті 15 Закону № 1105.

Мінсоцполітики та ФСС також підтверджували відсутність факту втрати зарплати в разі хвороби або травми в періоді, коли працівника відсторонили від виконання посадових обов’язків та припинили виплачувати зарплату (розглядали ситуацію відсторонення через відсутність вакцинації проти COVID-19).

Водночас нагадаємо про окремий випадок відсторонення від роботи осіб, які є бактеріоносіями і робота яких пов’язана з обслуговуванням населення. Таких осіб за їх згодою тимчасово переводять на роботу, не пов’язану з ризиком поширення інфекційних хвороб. Якщо перевести їх на іншу роботу неможливо, їх відсторонюють від роботи. У такому разі на період відсторонення від роботи виплачуйте лікарняні (ч. 1 ст. 23 Закону № 1645).

Лікарняні працівникові, якого звільнили та знову прийняли на роботу в одному місяці

Працівника звільнили з одного структурного підрозділу підприємства 10.11.2023, а 14.11.2023 знову прийняли на роботу до іншого підрозділу. 18.11.2023 працівникові сформували е-лікарняний для догляду за хворою дитиною. Який розрахунковий період для лікарняних?

Коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах за останнім основним місцем роботи менше ніж календарний місяць, розрахунковий період визначайте за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку № 1266). Останнє місце роботи — те, де особа зараз працює.

Якщо працівника звільнили з роботи і згодом знов прийняли на роботу на тому самому підприємстві, трудові відносини переривалися.

Тому обчислюйте середній заробіток із виплат за період із дати прийняття на роботу до дати, що передує настанню страхового випадку: із 14 по 17 листопада 2023-го (включно).

Зважте: лікарняні обчислюйте за даними звітності. Тому подайте Додатки Д1 і Д5 до Податкового розрахунку з типом «Звітний» як Довідковий. Зробіть позначку «призначення матеріального забезпечення, страхових виплат». Тоді інформація про звільнення та прийняття на роботу, а також про заробіток за листопад 2023-го потрапить до реєстру застрахованих осіб.

Довідка про середню зарплату для обчислення лікарняних сумісникові

Сумісникові оплачують перші п’ять днів непраце­здатності незалежно від оплати лікарняного за основним місцем роботи. Чи мусить він надати довідку з основ­ного місця роботи про середню зарплату?

Допомогу з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною), вагітності та пологів застрахованим особам надають за основним місцем роботи або місцем роботи за сумісництвом у порядку, що встановлює уряд (абз. 2 ч. 1 ст. 22 Закону № 1105). Тому лікарняні (декретні) виплачуйте лише за одним місцем роботи.

Це обмеження не стосується оплати перших п’яти днів непрацездатності коштом роботодавця. Її здійснюйте за основним місцем роботи і за сумісництвом (п. 2 Порядку № 440).

Середню зарплату кожен зі страхувальників (за основним місцем роботи і за сумісництвом) обчислює окремо (абз. 2 п. 30 Порядку № 1266). Проте сумарна зарплата, з якої розраховують виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи і за сумісництвом не може перевищувати максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Саме тому для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності коштом роботодавця слід отримати довідку (довідки) про середню зарплату за основним місцем (місцями) роботи.

Тож сумісник зобов’язаний надати таку довідку з основного місяця роботи для оплати перших п’яти днів тимчасової непраце­здатності за сумісництвом.

Лікарняний за страховим випадком, що ПФУ перекваліфікував на пов’язаний з нещасним випадком на виробництві

Підприємство отримало е-лікарняний, не пов’я­заний із нещасним випадком. Категорія медичного висновку — «Захворювання або травма загального характеру». Перші п’ять днів непрацездатності оплатили коштом роботодавця, решту днів — страховими коштами від ПФУ. Однак згодом ПФУ повідомив, що цей страховий випадок пов’язаний із нещасним випадком на виробництві (чи профзахворюванням), що стався на попередньому місці роботи. Тому ПФУ зажадав повернути кошти. Скільки календарних днів тимчасової непрацездатності слід оплатити коштом роботодавця — 5 чи 17?

Страховий випадок за соцстрахуванням від нещасного випадку — це:

• нещасний випадок на виробництві або профзахворювання (у т. ч. встановлене чи виявлене в період, коли потерпілий не перебував у трудових відносинах із підприємством, на якому він захворів), що спричинили застрахованому професійно зумовлену фізичну або психічну травму;
• нещасний випадок, що стався, або профзахворювання, яке виникло внаслідок того, що застрахована особа порушила вимоги нормативних актів про охорону праці (п. 10 ч. 1 ст. 1 Закону № 1105).

Причину непрацездатності «Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві» ПФУ може змінити на підставі актів розслідування на інші:

• «Тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві»

або

• «Тимчасова непрацездатність внаслідок професійного захворювання» (п. 7 розд. II Порядку № 1234).

Якщо в е-лікарняному змінили причину непрацездатності на «11» чи «12», страховий випадок розглядають як пов’язаний із нещасним випадком на виробництві чи профзахворюванням.

Допомогу з тимчасової непрацездатності внаслідок нещасного випадку на виробництві або профзахворювання виплачуйте в розмірі 100% середньої зарплати. При цьому коштом роботодавця оплачуйте перші 17 днів тимчасової непрацездатності (абз. 3 ч. 3 ст. 36 Закону № 1105).

ПФУ додатково пояснив: якщо тимчасова непрацездатність пов’язана з нещасним випадком на виробництві, в кожному випадку в разі її настання допомогу з тимчасової непрацездатності за перші 17 календарних днів надавайте коштом роботодавця. Це не залежить від того, що нещасний випадок на виробництві міг статися раніше під час виконання трудових обов’язків у іншого роботодавця.

Тому перші 17 днів тимчасової непрацездатності оплатіть коштом роботодавця на підставі е-лікарняного з причинами непрацездатності «11» чи «12». Необхідність повернути використані страхові коштів настає саме після того, як змінили причину непрацездатності та страхувальник (його уповноважена особа) ухвалив нове рішення.

 

6. Квитки у подарунок дітям працівників

Фірма хоче придбати для дітей працівників квитки до цирку. Як це оформити і як оподаткувати ПДФО, ВЗ і податком на прибуток, нарахувати ЄСВ?

Позаяк фірма планує придбання квитків до цирку дітям працівників напередодні різдвяних та новорічних свят, то для зменшення об’єкта оподаткування таке придбання варто оформити під ці свята як подарунки дітям.

Оформлення подарунків

Придбання

Придбання та безоплатну роздачу квитків для дітей працівників насамперед доречно, на наш погляд, оформити наказом, в якому зазначити відповідальну особу за придбання квитків та їх кількість.

Для того щоб достеменно знати, скільки квитків потрібно закупити, відділ кадрів (бухгалтер) може скласти перелік працівників, які мають дітей, на підставі копій свідоцтв про народження дітей.

Видача

Видачу квитків можна оформити відомістю, в якій зазначають перелік працівників, які мають дітей. Відомість буде первинним документом, тож має містити обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік¹:

— назву роботодавця, який склав цю відомість;

— дату її складання (це дата видачі);

— ПІБ працівників та кількість квитків, які вони отримали;

— підписи працівників, які отримали квитки для своїх дітей;

— посади, ПІБ та підписи осіб, які її склали.

ПДФО та ВЗ

Перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено статтею 165 ПКУ. Це, зокрема, вартість дарунків — у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ), яка у 2023 році становить 1 625,00 грн.

Якщо вартість квитка перевищуватиме зазначений розмір, то сума перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ, а позаяк подарунок надається у негрошовій формі, то до суми перевищення застосовується натуральний коефіцієнт — 1,2195. Також сума перевищення оподатковується військовим збором без застосування натурального коефіцієнта.

У додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ неоподатковувану вартість квитків відображають за ознакою доходу «160». А от оподатковувану — за ознакою доходу «126». І саме такий оподатковуваний дохід треба показати у графах 3 і 3а у вартості, збільшеній на натуральний коефіцієнт.

ЄСВ

На вартість розданих квитків ЄСВ не нараховують, бо вартість подарунків до свят і квитків на видовищні заходи для дітей працівників є виплатами за рахунок коштів роботодавця, на які ЄСВ не нараховується (п. 8 розділу ІІ Переліку №1170²).

¹ Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

² Перелік №1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 №1170.

Податок на прибуток

Об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку (пп. 134.1.1 ПКУ). А спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено.

 

7. Чи оподатковувати шведський стіл: черговий «шедевр» від ДПС

Шведський стіл для працівників потрібно оподаткувати ПДФО, військовим збором та єдиним внеском (ЄСВ) — такий останній висновок податківців¹. Розглянемо аргументи ДПС і спробуємо знайти для себе безпечне розв’язання цієї проблеми.

Індивідуальна податкова консультація ДПС від 16.10.2023 № 3559/ІПК/99-00-24-03-03-06.

Позиція податкової

Платник податків організовує для працівників безоплатне харчування за принципом «шведський стіл» і попросив надати індивідуальну податкову консультацію (ІПК) з питань:

• Чи є таке харчування працівників додатковим благом і як підприємству вести персоніфікований облік харчування працівників, якщо виробничий процес об’єктивно не дає такої можливості?
• Як оподатковувати ПДФО, військовим збором та ЄСВ таке благо, якщо через особливості виробничого процесу неможливо визначити, хто з працівників, скільки та якої їжі фактично спожив?

У відповіді ДПС зазначила, що норми підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України (ПК) не містять посилань на те, що доходи, які одержав платник податку у вигляді безоплатного харчування, не оподатковують ПДФО. Можна лише говорити, що такі доходи не є додатковим благом. Так, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включають інші доходи, крім зазначених у статті 165 ПК (пп. 164.2.20 ПК). Окрім того, дохід, визначений у статті 163 ПК, є об’єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПК).

Отже, неможливість, на думку юридичної особи, персоніфікувати отриманий дохід не може слугувати підставою звільнити працівника від сплати відповідних податків і зборів.

Щодо ЄСВ — види виплат, що їх здійснюють за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховують ЄСВ, встановлені в Переліку № 1170. У ньому не передбачені витрати на безоплатне харчування.

Отже, оскільки безплатним харчуванням (за принципом «шведський стіл») забезпечують винятково працівників товариства і продукти харчування товариство закуповує відповідно до кількості працівників, дохід у вигляді вартості такого харчування є об’єктом оподаткування ПДФО і військовим збором і базою нарахування ЄСВ.

Щоправда, ДПС не надала настанов, як саме розподілити витрати між працівниками. Залишається ділили порівну на всіх. Чи це законно — відповідь може дати лише суд.

Верховний Суд свого часу став на бік платника і дійшов ви­сновку, що додаткове благо має бути персоніфікованим та пов’я­заним із конкретною фізособою.

Але зверніть увагу — ДПС вже кваліфікує витрати на шведський стіл не як додаткове благо, а як інший дохід.

Історія питання

Податківці й раніше давали подібні роз’яснення. Зокрема, щодо корпоративів вони стверджували, що коли корпоратив проводять…

…виключно для своїх працівників, тобто… є можливість персоніфікувати працівників, які скористалися правом участі у проведених заходах, то відсутність такої персоніфікації не може слугувати підставою для звільнення працівника від сплати відповідних податків та зборів.

У цьому роз’ясненні ДПС погоджувалася, що вартість без­оплатного відвідування корпоративних заходів не є додатковим благом, але наполягала, що її потрібно оподаткувати ПДФО та військовим збором як інший дохід. Цікаво, що тоді ДПС вважала, що ЄСВ нараховувати не потрібно, адже такі кошти не включають до заробітної плати або суми винагороди за цивільно-правовим договором.

Способи уникнути оподаткування доходів працівників

Звернімося до чинного роз’яснення ДПС (ЗІР, категорія 103.02):

Згідно з підпунктом «а» підпункту 164.2.17 Податкового кодексу України (ПК) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий як додаткове благо, зокрема, у вигляді харчування, безоплатно отриманого платником податку, крім випадків, визначених ПК для оподаткування прибутку підприємств.

Однак оподаткування доходів фізичних осіб, у т. ч. одержаних у вигляді додаткового блага, виходячи з положень ПК розглядається лише у разі їх одержання безпосередньо конкретним платником податку.

Таким чином, вода, кава, чай, придбані за рахунок коштів роботодавця, що призначені для споживання в офісі будь-яким працівником та відвідувачем офісу, не може розглядатися як об’єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Тож доходимо безпечного для себе висновку: можна оформити харчування так, наче шведський стіл призначений не лише для працівників, а й для відвідувачів (клієнтів). Але зважайте, що цей варіант буде спірний, якщо організовуєте шведський стіл для виробничого персоналу в цехах.

Також, на нашу думку, можливий варіант провести шведський стіл як персоніфікований подарунок працівникам. Наприклад, у вигляді запрошення.

Це спрацює, якщо вартість подарунка не перевищить у 2023 році 1675 грн. Чому? Тому що в підпункті 165.1.39 ПК встановлений граничний розмір вартості подарунків у негрошовій формі, якого не включають до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Так, якщо вартість таких подарунків не перевищує 25% розміру однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленого на 1 січня звітного податкового року, таку вартість не оподатковують ПДФО. Якщо ж вартість негрошового подарунка перевищує зазначений граничний розмір, суму перевищення потрібно оподаткувати.

 

8. Матдопомога працівникам до Нового року  

Під час війни як ніколи актуальним є надання матеріальної допомоги фізособам, зокрема й своїм працівникам. Про новорічні подарунки дітям працівників ми поговоримо в окремій статті, а зараз згадаємо, як порадувати самих батьків.

Далі з’ясуємо документальне оформлення такої операції, а також відображення її в обліку та наявність податкових наслідків.

Документальне оформлення

Для відображення в обліку будь-якої господарської операції потрібні відповідні первинні документи. Це встановлено ст. 9 Закону про бухоблік. Первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Не є винятком і матеріальна допомога фізособам.

Одразу зауважимо, що тим роботодавцям, які бажають зекономити на сплаті податків та ЄСВ при виплаті матдопомоги працівникам, краще оформити саме благодійну допомогу, а ще краще — нецільову.

У разі надання благодійної допомоги фізособам потрібні:

— заява від фізособи;

— складений наказ керівника підприємства на підставі даних із таких заяв про надання благодійної допомоги;

— виписка банку, що підтверджуватиме надання допомоги грошима (якщо допомогу надавали у безготівковій формі), або видатковий касовий ордер (якщо фінансування здійснено готівкою).

Правила надання благодійної допомоги у готівці

Обмеження у розрахунках готівкою, встановлені Положенням №148, не поширюються на пожертвування та благодійну допомогу. Тому надавати окремому працівникові благодійну допомогу готівкою можна у будь-якій сумі на день.

Але на її розмір все ж таки варто звернути увагу — з метою оподаткування!

Розмір неоподатковуваної благодійної допомоги у 2023 році

Неоподатковувані види та розмір благодійної допомоги визначено п. 170.7 ПКУ. Цей пункт ділить благодійну допомогу на цільову (тобто таку, що надається із заздалегідь відомою метою і має саме за цією метою бути використана) і нецільову (коли такої чіткої мети немає і не треба доводити, як отримана допомога була використана).

Деякі види цільової благодійної допомоги теж є неоподатковуваними. Але вони потребують документів, які підтверджують цільове використання коштів. А роботодавцю і працівникові, звісно, що менше документів, то краще. Тому найпростіший спосіб надати матдопомогу — це нецільова благодійна допомога.

Не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами — юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного року сукупно у розмірі граничного доходу для застосування ПСП (пп. 170.7.3 ПКУ).

Нагадаємо, що цільовою є благодійна допомога, що надається під визначені умови та напрями її витрачання, а нецільовою вважається допомога, яка надається без установлення таких умов або напрямів. Тож, надаючи нецільову допомогу, слід врахувати ці особливості.

У 2023 році розмір такого доходу становить 3 760 грн. Отже, цього року без наслідків в оподаткуванні ПДФО та військовим збором можна надати працівникам нецільову благодійну допомогу в розмірі 3 760 грн.

При наданні такої допомоги у розмірі більше ніж 3 760 грн сума перевищення включатиметься до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Зверніть увагу!

Надати матдопомогу можна буде і в січні 2024 року — тоді неоподатковуваний розмір нецільової благодійної допомоги буде навіть більший — 4 240 грн.

А загальні правила оподаткування і в грудні, і в січні будуть однакові.

Якщо допомога надається у грошовій формі. Тоді базою утримання ПДФО і військового збору є сума перевищення матдопомоги над неоподатковуваним лімітом. Ставка ПДФО для оподаткування таких виплат встановлена на рівні 18% незалежно від суми перевищення. Також сума перевищення оподатковуватиметься військовим збором за ставкою 1,5%.

Якщо допомога надається у негрошовій формі. У цій ситуації базою утримання ПДФО є сума такого перевищення, збільшена на натуральний коефіцієнт. Для ставки ПДФО 18% він становить 1,2195. Військовий збір в обох випадках утримується зі суми перевищення без збільшення на такий коефіцієнт.

Відображення в єдиній «зарплатній» звітності

Згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб всю суму нецільової благодійної допомоги, як ту, що не перевищує, так і ту, що перевищує неоподатковуваний ліміт, в додатку 4ДФ відображають з ознакою доходу «169».

Відповідно, у самому податковому розрахунку та інших додатках до нього суму благодійної допомоги не відображають, адже вона не є базою для нарахування ЄСВ.

ЄСВ на суми нецільової благодійної допомоги

Нецільова благодійна допомога не належить до основної або додаткової зарплати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат. Тому вона не є базою для нарахування ЄСВ.

Але податківці мають сталу думку щодо цього. Вони погоджуються, що нецільова благодійна допомога не є базою нарахування ЄСВ. Але тому що вважають її різновидом матеріальної допомоги працівникам одноразового характеру. Така допомога не входить до фонду оплати праці на підставі пп. 3.31 Інструкції №5. А отже, на її суму ЄСВ нараховувати не потрібно.

Думка податківців

...відповідно до п. 1 частини першої ст. 7 Закону [про ЄСВ] базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний внесок) для платників, які згідно з п. 1 частини першої ст. 4 Закону [про ЄСВ] є роботодавцями, визначено суму нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці».

Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією [№5].

Оскільки нецільова благодійна допомога не належить до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, а відповідно до п. 3.31 розд. 3 Інструкції №5 є матеріальною допомогою разового характеру і, відповідно «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці», то вона не є базою нарахування єдиного внеску.

Роз’яснення ГУ ДПС у Луганській області від 20.11.2023

Але зверніть увагу! ПКУ не встановлює умови щодо одноразовості нецільової благодійної допомоги для звільнення її від оподаткування. Насправді неоподатковуваний ліміт встановлюється як загальна сума такої допомоги за календарний рік, а скільки разів вона надаватиметься (і з кількох джерел), для оподаткування ПДФО та ВЗ не має значення.

Інша річ — ЄСВ. На думку податківців, ЄСВ не буде лише в тому разі, якщо матдопомога виплачується одноразово.

А одноразовою нецільова благодійна допомога вважатиметься лише при виконанні таких умов:

— допомогу виплачують окремому працівникові, наприклад, у зв’язку зі сімейними обставинами;

— необхідність у її отриманні виникла раптово;

— рішення про видачу та розмір такої допомоги ухвалює керівник підприємства на власний розсуд.

От лише в такому разі ЄСВ на суму допомоги не нараховується і в податковому розрахунку та додатку 1 вона не відображається.

Із позиції податківців випливає, що надавати допомогу в одному місяці всім працівникам (або більше ніж половині працівників) означає ризикувати. Бо тоді ДПС стверджуватиме, що допомога не відповідає критеріям визнання одноразової допомоги. Тому під час перевірок податківці наполягатимуть на нарахуванні ЄСВ та на оподаткуванні ПДФО і військовим збором уже за зарплатними правилами.

У роботодавців, у штаті яких є тільки один працівник (він же директор і часто засновник), постає запитання: чи вважатиметься надана благодійна допомога одноразовою? На жаль, роз’яснення ДПС щодо цього немає, тож варто отримати власну ІПК.

Правила сплати ПДФО та військового збору

ПДФО сплачується до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу у грошовій формі, єдиним платіжним документом (пп. 168.1.2 ПКУ). Це стосується й виплати благодійної допомоги, яка має оподатковуватися ПДФО та військовим збором.

Нагадаємо, що Наказом №11 затверджено Класифікацію доходів бюджету за ПДФО, зокрема:

— 11010100 — ПДФО, що сплачується податковими агентами з доходів платника податку у вигляді заробітної плати;

— 11010400 — ПДФО, що сплачується податковими агентами з доходів платника податку інших ніж заробітна плата.

Тож при сплаті ПДФО з благодійної нецільової допомоги слід використовувати код 11010400.

А ось щодо військового збору, то код бюджетної класифікації в усіх випадках однаковий — 11011000 «Військовий збір».

Нагадаємо також про нові правила складання платіжних інструкцій щодо реквізиту «Призначення платежу», які набирають чинності з 1 грудня 2023 року. Про них ми написали в «ДК» №48/2023.

Податок на прибуток

Податкова різниця не поширюється на надання благодійної допомоги фізособам (пп. 140.5.10 ПКУ). Тому й збільшувати фінрезультат на суму наданої допомоги не потрібно (навіть тим, хто податкові різниці застосовує).

На об’єкт оподаткування податком на прибуток надання допомоги працівникам та іншим фізособам впливає тільки у бік зменшення (і то на етапі визнання витрат у бухгалтерському обліку).

А от якщо раптом ви вирішили надати благодійну допомогу не працівникам, а фізособам-підприємцям, то доведеться на її суму збільшити свій фінрезультат.

Бухгалтерський облік

У бухгалтерському обліку виплати благодійної допомоги призводять до зменшення активів, а отже, відповідно до п. 5 НП(С)БО 16 відображаються у складі витрат.

Витрати у вигляді перерахованої благодійної допомоги визнають витратами періоду, в якому вони були понесені (п. 7 НП(С)БО 16). Такі витрати відображатимуть у бухгалтерському обліку за дебетом субрахунку 949 «Інші операційні витрати» або 977 «Інші витрати діяльності» (п. 29 цього самого НП(С)БО).

Приклад 1 22.11.2023 ТОВ «В» надало працівникові за його заявою нецільову благодійну допомогу в розмірі 3 500 грн. Це перша така допомога, надана цьому працівникові поточного календарного року. Основна зарплата за листопад 2023 року — 10 000,00 грн.

У такому разі ТОВ «В», як податковий агент, має визначити базу оподаткування. І це буде лише 10 000,00 грн, адже благодійна допомога не перевищує неоподатковуваного розміру.

Сума утриманого ПДФО: 10 000,00 х 18% = 1 800,00 грн.

Сума утриманого військового збору: 10 000,00 х 1,5% = 150,00 грн

Сума нарахованого ЄСВ: 10 000,00 х 22% = 2 200,00 грн. ЄСВ на суму благодійної допомоги не нараховується, бо це одноразова допомога.

У ф. №4ДФ вся сума наданої благодійної допомоги (3 500 грн) буде відображена з ознакою доходу «169».

Таблиця

Відображення у бухобліку надання благодійної допомоги працівникам і утримання та перерахування податків (за умовами прикладів 1 і 2)

Приклад 2 23.11.2023 ТОВ «В» надало за заявою іншого працівника першу цього року нецільову благодійну допомогу в розмірі 10 000 грн. Основна зарплата за грудень 2018 року — 10 000,00 грн.

У такому разі ТОВ «В», як податковий агент, має визначити базу оподаткування для ПДФО 16 240 = (10 000 - 3 760) + 10 000 грн.

Сума утриманого ПДФО: 16 240 х 18% = 2 923,20 грн.

Сума утриманого військового збору: 16 240 х 1,5% = 243,60 грн.

Сума нарахованого ЄСВ: 10 000,00 х 22% = 2 200,00 грн. ЄСВ на суму благодійної разової допомоги не нараховується у такому разі.

У формі №4ДФ вся сума наданої благодійної допомоги у розмірі 10 000 грн буде відображена з ознакою доходу «169».

У таблиці відобразимо операції щодо надання благодійної допомоги обом працівникам і утримання та перерахування ПДФО з цих сум та військового збору до бюджету.

 

9. Як зміниться оподаткування зарплати у 2024 році? 

Єдиний соцвнесок у 2024 році

Нагадаємо! Мінімальний страховий внесок — це сума єдиного внеску, що визначається розрахунково як добуток мінімального розміру заробітної плати на розмір внеску, встановлений законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), та підлягає сплаті щомісяця (ст. 1 Закону про ЄСВ).

Не нижче від мінімального страхового внеску потрібно сплачувати ЄСВ за ставкою 22% за основних працівників.

Якщо працівник — сумісник, то 22% ЄСВ застосовується до його фактичної зарплати.

У разі нарахування ЄСВ на зарплату працівників — осіб з інвалідністю всім роботодавцям слід застосовувати ставку 8,41% до фактичної суми нарахованої зарплати.

При нарахуванні заробітної плати (доходів) працівникам, які працюють за трудовим договором із нефіксованим робочим часом, ставка єдиного внеску, встановлена частиною п’ятою ст. 8 Закону про ЄСВ, застосовується до визначеної бази нарахування незалежно від її розміру.

Отже, мінімальний страховий внесок з ЄСВ нерозривно пов’язаний із розміром мінімальної зарплати. Тому з січня 2024 року він становитиме 1562 грн, а з 1 квітня 2024 року — 1760 грн. Звісно, що актуально для ставки ЄСВ 22%, а якщо ставка менша, то і платити ЄСВ доведеться менше.

Максимальна база для нарахування ЄСВ — це вже згадані нами вище 15 мінімальних зарплат. Тому для І кварталу 2024 р. це 106500 грн, а починаючи з 1 квітня 2024 року — 120000 грн.

Наприклад, якщо у працівника нарахована зарплата (або винагорода за договором ЦПХ) становить 110000 грн, то у І кварталі 2024 р. на неї слід нараховувати ЄСВ у розмірі 23430 грн (106500 х 22%). А вже у ІІ кварталі сума ЄСВ зросте і становитиме 24200 грн, адже максимальна база нарахування ЄСВ (120000 грн) вже буде більша за розмір місячного доходу працівника!

ПДФО та ВЗ у 2024 році

Ось тут ключові показники будуть оновлені. Адже показники, пов’язані з оподаткуванням як зарплати (лікарняних), так й інших доходів фізосіб (добових, подарунків, нецільової благодійної допомоги, вартості навчання тощо) прив’язані до розміру мінімальної зарплати або прожиткового мінімуму для працездатних осіб станом на 1 січня.

Податкова соцпільга у 2024 році

Податкова соціальна пільга надається для будь-якого платника податку в розмірі, що дорівнює 50% розміру прожиткового мінімуму для працездатної особи (з розрахунку на місяць), установленого законом на 1 січня звітного податкового року (пп. 169.1.1 ПКУ).

Отже, у 2024 році її базовий розмір (100%) становитиме: 3028 грн х 50% = 1514 грн.

Податкова соціальна пільга застосовується до доходу, нарахованого на користь платника податку протягом звітного податкового місяця як заробітна плата (інші прирівняні до неї відповідно до законодавства виплати, компенсації та винагороди), якщо його розмір не перевищує певного порогу — суми, яка дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, що діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень (абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ).

Отже, у 2024 році цей поріг становитиме: 3028 грн х 1,4 = 4240 грн.

При цьому деякі категорії працівників, як і раніше, матимуть право на застосування ПСП у підвищеному розмірі. Докладніше про все це — у таблиці.

Таблиця

Розмір ПСП і граничний розмір доходу для її застосування у 2024 році

Як бачимо, цифри змінилися. Але порядок надання податкової соціальної пільги залишився без змін.

Розгляньмо на прикладах, як надаватиметься ПСП у 2024 році.

Приклад 1. ПСП не застосовується. Працівникові нараховано мінімальну зарплату за місяць у розмірі 7 100 грн. Яку суму заробітної плати отримає працівник на руки у січні 2024 р.?

Розмір військового збору: 710,00 х 1,5% = 106,5 грн.

Визначаємо розмір ПДФО: позаяк зарплата працівника перевищує 4240,00 грн, він не має права на отримання ПСП.

Тож розмір ПДФО: 7 100,00 х 18% = 1 278,00 грн.

Розраховуємо суму до виплати: 7 100,00 - 106,5 - 1 278,00 = 5 715,50 грн.

Приклад 2. Працівник має право на застосування ПСП (100%). Працівник працює неповний робочий день. Нарахована зарплата за січень 2024 року становить 3 000,00 грн. Яку суму коштів отримає працівник до виплати?

Розмір військового збору: 3 000,00 х 1,5% = 45,00 грн.

Визначаємо розмір ПДФО: позаяк зарплата працівника не перевищує 4 240 грн, він має право на отримання ПСП у розмірі 1 514 грн.

ПДФО: (3 000,00 - 1 514) х 18% = 267,48 грн.

Розраховуємо суму до виплати: 3 000,00 - 45,00 - 267,48 = 2 687,52 грн.

Для застосування ПСП працівник повинен подати роботодавцю заяву про застосування пільги (п. 4 Порядку №1227). Якщо така заява була подана раніше, подавати її наново у січні 2024 року не потрібно.

Приклад 3. Застосування ПСП на дітей. У матері трьох дітей віком до 18 років сума нарахованої заробітної плати становить 8 000,00 грн. Працівниця подала заяву на застосування ПСП згідно з пп. 169.1.2 ПКУ з відповідними документами згідно з Порядком №1227.

Працівниця має право на застосування ПСП підвищеного розміру, позаяк її дохід — 8 000,00 грн, що менше ніж 12720 грн (4 240,00 грн х 3). Але якщо мати скористалася цією пільгою, то батько дітей таким підвищеним розміром порогу застосування ПСП не користується (він надається тільки одному з батьків).

Розмір військового збору: 8 000,00 х 1,5% = 120,00 грн.

Визначаємо розмір ПДФО: позаяк працівниця утримує трьох неповнолітніх дітей, вона має право на отримання ПСП у розмірі 4542 грн (по 1 514 грн на кожну дитину).

ПДФО: (8 000,00 - 4 542,00) х 18% = 622,44 грн.

Розраховуємо суму до виплати: 8 000,00 - 120,00 - 622,44 = 7 257,56 грн.

 

10. Як зміниться оподаткування ПДФО інших доходів, наданих фізособам?

До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань), якщо їх вартість не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ).

Отже, негрошові подарунки у 2024 році не оподатковуються, якщо їхня вартість з розрахунку на місяць становить не більше ніж 1 775 грн (25% від 7 100 грн).

Якщо вартість подарунків більша, то оподатковувати потрібно тільки суму перевищення.

При цьому базою оподаткування ПДФО буде вартість подарунка, збільшена на відповідний натуральний коефіцієнт (1,21951) за правилами оподаткування негрошових доходів відповідно до п. 164.5 ПКУ.

З метою утримання військового збору визначати таку базу не потрібно. Військовий збір утримуватимуть з оподаткованої ПДФО частини вартості подарунка без застосування натурального коефіцієнта.

Вартість навчання

Відповідно до пп. 165.1.21 ПКУ витрати будь-якої юридичної або фізичної особи на навчання іншої фізособи не включаються до оподатковуваного доходу останньої за таких умов:

• суми за навчання сплачені на користь вітчизняних вищих та професійно-технічних навчальних закладів за здобуття освіти, за підготовку чи перепідготовку;
• розмір неоподатковуваної суми, сплаченої за навчання, становить трикратний розмір мінімальної заробітної плати станом на 1 січня звітного року за кожний місяць навчання.

Отже, у 2024 році отримати оплату за навчання від іншої особи можна буде без сплати ПДФО та ВЗ на суму 21 300,00 грн за місяць.

Сума, що перевищує зазначену, підлягатиме оподаткуванню. I позаяк йдеться про негрошовий дохід, — із застосуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ (у 2024 році цей коефіцієнт, як і раніше, становитиме 1,21951).

Благодійна допомога

Розмір нецільової благодійної допомоги, яка не підлягає оподаткуванню, у 2024 році становитиме вже 4 240,00 грн.

Добові під час відрядження

Зростання мінімальної зарплати з 1 січня 2024 року зумовить збільшення суми неоподатковуваних добових по Україні. Але для відряджень за кордон така сума залишається незмінною (див. табл.).

Таблиця

Неоподатковуваний розмір добових витрат у 2024 році

У разі якщо платник під час сплати податків, зборів на бюджетні рахунки у реквізиті «Призначення платежу» платіжки не зазначив код виду сплати, вважається, що платник сплатив грошове зобов’язання за кодом виду сплати 101

Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків розповідає, що Порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу» платіжної інструкції під час сплати (стягнення) податків, зборів, митних, інших платежів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, внесення авансових платежів (передоплати), грошової застави, а також у разі їх повернення, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 22.03.2023 № 148 зі змінами та доповненнями (далі – Порядок).

Пунктом 2 розд. ІІ Порядку, зокрема, визначено, що під час сплати податків, зборів на бюджетні рахунки платник у реквізиті «Призначення платежу» платіжної інструкції заповнює такі поля:

• «Код виду сплати»;
• «Додаткова інформація запису».

У полі «Код виду сплати» платник заповнює код виду сплати, визначений Переліком кодів видів сплати, які використовуються платниками, згідно з додатком 1 до Порядку;

у полі «Додаткова інформація запису» платник заповнює інформацію щодо переказу коштів у довільній формі. Суб’єкти господарювання, які проводять господарську діяльність на підставі ліцензії та/або спеціального дозволу, зазначають інформацію щодо звітного (податкового) періоду, за який сплачуються податкові зобов’язання, та дозвільного документа (вид дозвільного документа, номер, дата).

Сплата, зокрема, податків, зборів на бюджетні рахунки оформлюються за кожним напрямом перерахування та кожним кодом виду сплати окремою платіжною інструкцією (п. 3 розд. ІІ Порядку).

У разі коли платником при сплаті, зокрема, податків, зборів на бюджетні рахунки у реквізиті «Призначення платежу» платіжної інструкції не зазначено або зазначено код виду сплати, який відсутній у додатку 1 до Порядку, вважається, що платник сплатив грошове зобов’язання за кодом виду сплати 101 (п. 4 розд. ІІ Порядку).

У разі сплати, зокрема, податку, збору готівкою платник у реквізиті «Призначення платежу» платіжної інструкції, оформленої у паперовій формі, заповнює відповідну інформацію, яку надавач платіжних послуг використовує в повному обсязі при виконанні платіжної операції на переказ коштів готівкою (п. 8 розд. ІІ Порядку).

Пунктом 9 розд. ІІ Порядку визначено, що сплата, зокрема, податку, збору здійснюється платником безпосередньо, а у випадках, передбачених законодавством, – податковим агентом або представником платника.

Відповідно до п. 11 додатка «Указівки щодо заповнення реквізитів платіжної інструкції, оформленої в паперовій або електронній формі» до Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 29.07.2022 року № 163 (далі – Інструкція № 163), у реквізиті «Отримувач» під час сплати платежів до бюджету зазначаються найменування (повне або скорочене) відповідної установи, на ім’я якої відкрито рахунки для зарахування надходжень до державного та/або місцевих бюджетів, території та код бюджетної класифікації.

При цьому платіжна інструкція – це розпорядження ініціатора надавачу платіжних послуг щодо виконання платіжної операції (п.п. 15 п. 6 розд. І Інструкції № 163).

 

12. Відображення профвиплати в 4ДФ

Питання:

За якою ознакою доходу в додатку 4ДФ до Розрахунку відображається сума виплат чи відшкодувань, що здійснюються за рішенням професійної спілки, що перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. першим п.п. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 ПКУ?

Відповідь:      

Сума виплат чи відшкодувань, що здійснюються за рішенням професійної спілки, у тому числі та, яка перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абзацом першим п.п. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 Податкового кодексу України відображається в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «167».

Відповідно до п.п. 165.1.47 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами і доповненнями (далі – ПКУ) до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включається сума виплат чи відшкодувань (крім заробітної плати чи інших виплат та відшкодувань за цивільно-правовими договорами), що здійснюються за рішенням професійної спілки, її об’єднання та/або організації професійної спілки, прийнятим в установленому порядку, на користь члена такої професійної спілки протягом року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абзацом першим п.п. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 ПКУ, тобто суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, діючого для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень.      

Сума перевищення за її наявності підлягає оподаткуванню під час її нарахування (виплати) за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ.      

Згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб, наведеним у додатку 2 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 із змінами та доповненнями, сума виплат чи відшкодувань (крім заробітної плати чи інших виплат та відшкодувань за цивільно-правовими договорами), що здійснюються за рішенням професійної спілки, її об’єднання та/або організації професійної спілки, прийнятим в установленому порядку, на користь члена такої професійної спілки відображається у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі - Розрахунок) за ознакою доходу «167».      

Враховуючи викладене, сума виплат чи відшкодувань, що здійснюються за рішенням професійної спілки, у тому числі та, що перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абзацом першим п.п. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 ПКУ, відображається в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «167».