Київська міська професійна спілка працівників енергетики та електротехнічної промисловості
В ЄДНОСТІ НАША СИЛА!!!

Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 25.01.2023

1. Чи можна під час війни використати відпустку за минулі роки? 

На час війни призупинено обов’язок роботодавця надавати невикористану щорічну відпустку протягом не більше ніж 12 місяців після закінчення робочого року, а також заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років підряд.

Головний державний інспектор відділу з питань праці східного регіону управління інспекційної діяльності у Дніпропетровській області Юлія Кондрашева надала актуальні роз’яснення працівникам одного з приватних підприємств м. Новомосковська стосовно того, чи можуть працівники піти в щорічну оплачувану відпустку або отримати грошову компенсацію за невикористану відпустку з урахуванням воєнного стану в Україні?

Відповідно законів про працю України громадянам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати.

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Для деяких категорій працівників законодавством України може бути передбачена інша тривалість щорічної основної відпустки. При цьому тривалість їх відпустки не може бути меншою за передбачену законом. Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.

У період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Статтею 2 Закону № 504 встановлено заборону заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 цього Закону, а саме – у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Водночас отримати грошову компенсацію щорічної відпустки можливо й без звільнення з роботи. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарні дні.

Тобто за бажанням працівника після використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, 24 днів щорічної відпустки, за решту днів невикористаної щорічної відпустки за цей же робочий рік йому може бути виплачена грошова компенсація. 

Крім того, на період дії воєнного стану призупинено обов’язок роботодавця надавати невикористану щорічну відпустку протягом не більше ніж 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, а також заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років підряд.

 

 2. Як виплатити компенсацію за невикористану відпустку, якщо немає реквізитів картки працівника

Підприємство звільняє працівника за статтею 36 — відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Працівникові належить компенсація за невикористану відпустку. Що робити з коштами, якщо немає реквізитів для перерахування?

У роботодавця має бути адреса працівника, телефонний номер, адреса електронної пошти. Адже працівник у вас працював.

Перш ніж припинити трудові відносини на підставі пункту 8-3 частини 1 статті 36 Кодексу законів про працю України (КЗпП), ви маєте отримати підтвердження факту, що насправді не могли з ним зв’язатися. Тобто надіслати листа на його поштову адресу, на e-mail, надіслати повідомлення на телефонний номер чи в месенджери, звернутися до його родичів (якщо маєте їх контакти).

Далі належить зафіксувати факт відсутності зв’язку з працівником протягом чотирьох місяців поспіль. По-перше, щоб почати відлік чотиримісячного строку. По-друге, щоб коли працівник з’явиться після звільнення, не довелося поновлювати його на роботі. Адже якщо працівник звернеться до суду з позовом про незаконне звільнення, cаме роботодавець мусить довести, що звільнив його законно.

Тому в цій ситуації важливо не лише мати підтвердження відсутності працівника, а й дотримати загальних правил процедури припинення трудових відносин. Майте на увазі, що законодавець не передбачив жодних особливостей у разі припинення трудових відносин на підставі пункту 8-3 частини 1 cтатті 36 КЗпП.

У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу/розпорядження про звільнення, письмове повідом¬лення про суми, нараховані та виплачені йому під час звільнення, провести з ним розрахунок, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, якщо працівник зберігає її в себе (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Під час звільнення працівника всі суми, що належать йому від підприємства, установи, організації, виплатіть у день звільнення (ст. 116 КЗпП). Якщо працівник у день звільнення не працював, виплатіть зазначені суми не пізніше ніж наступного дня після того, коли звільнений працівник пред’явить вимогу про розрахунок. Письмово повідомте працівника в день виплати про суми, що їх нарахували та виплатили під час звільнення. Окремо зазначте кожен вид виплати — основна й додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у т. ч. під час звільнення.

Отже, у день звільнення надішліть працівникові копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані суми та належні до виплати. Ці документи можете надсилати рекомендованим листом із повідомленням про вручення та описом вкладення чи засобами електронної комунікації, якщо це обумовили у трудовому договорі з працівником.

Стосовно сум, що належать до виплати, роботодавець зобов’я¬заний в один із перелічених способів надіслати працівникові лист-повідомлення про те, що йому належить отримати ці суми, й попросити надати заяву з проханням перерахувати ці суми на його рахунок та зазначити реквізити рахунку. Навіть якщо працівник не відповість, формальне виконання цього обов’язку дасть вам змогу уникнути порушень під час звільнення працівника.

Сума заборгованості за зарплатою залишиться в бухобліку. Проте вона утворилася не з вашої вини і не матиме наслідків, пов’язаних із затримкою розрахунків під час звільнення. Адже обов’язок виплатити належну суму виникає лише після того, як таку вимогу пред’явив звільнений працівник.

Якщо на вашому підприємстві зарплату виплачують готівкою і сума заборгованості звільненому працівникові потрапила до відомості для виплати, цю суму належить задепонувати й надалі обліковувати на субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».

 

 3. Коли не надається допомога з тимчасової непрацездатності?

Фахівці Держпраці навели підстави для відмови в наданні допомоги з тимчасової непрацездатності

Центральний регіон інспекційної діяльності у Дніпропетровській області повідомляє, що відповідно до статті 16 Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" № 1105-XIV від 23.09.1999 допомога по тимчасовій непрацездатності не надається:

-       у разі одержання застрахованою особою травми або її захворювання при вчиненні нею кримінального правопорушення;

-       у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;

-       за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;

-       за час примусового лікування, призначеного за судовим рішенням;

-       у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних із таким сп’янінням;

-       за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням;

-       за період тимчасової непрацездатності, зазначений у листку непрацездатності, визнаному необґрунтованим.

 

4. Добровільне пенсійне страхування: як працює новий закон

04.12.2022 набрав чинності Закон № 2734. За цим Законом особи, яким виповнилося 16 років і які не є пенсіонерами, мають право добровільно сплачувати внески на пенсійне страхування. Такі внески можуть також сплачувати на їх користь інші особи. Далі — детальніше.

Як працюватиме система

До набрання чинності Законом № 2734 договори про добровільне пенсійне страхування могли укладати лише особи, які не є або не були застрахованими особами. Із ухваленням цього Закону таку можливість отримали також громадяни, які працюють.

Щоб сплачувати страхові внески, укладіть договір із Пенсійним фондом України (ПФУ) шляхом приєднання до Типового договору про добровільну сплату страхових внесків. Укладіть такий договір в електронній формі через портал Дія або портал електрон¬них послуг ПФУ (ч. 9 ст. 12 Закону № 1058).

Щоб приєднатися до договору, ідентифікуйте свою особу:

•        кваліфікованим електронним підписом;

•        через електронну систему ідентифікації «Bank ID»;

•        іншим засобом ідентифікації особи.

Розмір страхових внесків, періодичність і строки їх сплати визначайте на свій розсуд. Немає мінімального і максимального внесків, як це передбачено для ЄСВ.

Суми сплачених страхових внесків зараховують за місяць, у якому кошти надійшли на рахунок ПФУ. Цей місяць врахують до страхового стажу. За цей місяць також урахують/збільшать зарплату для обчислення пенсії.

У разі переплати, тобто якщо сума ЄСВ, що сплатив роботодавець, і добровільного страхового пенсійного внеску перевищить максимальну величину, з якої сплачують страхові внески, переплату зарахують як плату за наступний місяць.

Укладіть договір із ПФУ, аби добровільно сплачувати страхові внески

Інформацію про сплату страхових внесків ПФУ вносить до системи обліку автоматично, за фактом зарахування коштів. Повідомлення про сплату отримаєте в особистому кабінеті застрахованої особи на порталі електронних послуг ПФУ.

Якщо відмовитеся від суми сплачених страхових внесків, такі кошти зарахують до бюджету ПФУ.

Сплачені добровільні страхові внески повернути неможливо. Виняток — якщо кошти на рахунок ПФУ перерахували помилково.

ПФУ пропонує аналіз умов добровільної участі у пенсійному страхуванні з урахуванням змін за Законом № 2734 .

Як укласти типовий договір

Типовий договір та порядок його укладення затверджує ПФУ. Наразі форми договору ще не затверджено.

Договір про добровільну сплату страхових внесків можна також укладати на користь третіх осіб, яким виповнилося більше ніж 16 років.

Щоб укласти договір, повідомте про себе та про особу, на користь якої сплачуватимете страхові внески, такі відомості:

•        прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

•        дата народження;

•        реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися прийняти реєстраційний номер облікової картки платника податків, офіційно повідомили про це відповідний орган контролю та мають позначку в паспорті).

Як добровільна сплата вплине на зарплату

За прикладом, що навели фахівці ПФУ, якщо за договором про добровільну сплату страхових внесків особа сплатить, наприклад, 2000 грн на місяць, то з урахуванням ставки єдиного внеску 22% це відповідає заробітній платі у розмірі 9090,91 грн. Тобто місячна заробітна плата (дохід), яку врахують під час обчислення пенсії, збільшиться більше ніж на 9000 грн.

Фактично кожні 100 грн добровільно сплаченого внеску збільшують місячну зарплату для призначення пенсії, а не реально отриману зарплату.

Як здійснюватимуть благодійні пожертви

За Законом № 2734 юридичні та фізичні особи можуть здійснювати благодійні пожертви на користь конкретного пенсіонера (персональна пожертва) або до загального бюджету ПФУ (знеособ¬лена пожертва).

Знеособлена благодійна пожертва є коштами ПФУ. Такі кошти використовуватимуть на виплату і доставку пенсій у солідарній системі.

Персоналізовану благодійну пожертву, адресовану конкретному пенсіонеру, розподілятимуть так:

•        70% виплачуватимуть пенсіонерові, якому благодійник призначив пожертву;

•        30% ПФУ спрямує на виплату і доставку пенсій (ст. 72-1 Закону № 1058).

Коли запрацює добровільне пенсійне страхування

Закон № 2734 набрав чинності 4 грудня 2022 року. Упродовж трьох місяців із цієї дати ПФУ за погодженням із Мінсоцполітики має затвердити:

•        Типовий договір та порядок його укладення;

•        Порядок обліку сум, які сплачуються / підлягають сплаті на рахунки ПФУ;

•        Порядок сплати благодійної пожертви та виплати її частини пенсіонерові.

Тож очікуємо, коли ПФУ затвердить перелічені документи.

 

5. Повідомлення про прийняття на роботу: які зміни були внесені у 2022 році?

Податківці нагадують, що зміни до форми повідомлення про прийняття на роботу у 2022 році вносилися двічі: на початку і в середині року. Що саме тоді змінилося, нагадаємо для тих, хто давно не подавав цю форму

ДПС в Одеській області нагадує, що 05.01.2022 набула чинності постанова Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2021 № 1392 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 р. № 413 і від 17 квітня 2019 р. № 328» (далі – Постанова № 1392), якою внесено зміни до Порядку повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413 із змінами (далі – Постанова № 413).

Прийняття змін до Постанови № 413 обумовлено набранням чинності з 01.01.2022 Закону України від 14 грудня 2021 року № 1946-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» (далі – Закон № 1946).

Закон № 1946 запроваджує особливу систему оподаткування для ІТ компаній, які є резидентами Дія Сіті, та створює для них особливий вид працевлаштування.

При цьому, назву форми Повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу змінено. Нова назва – «Повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (далі – Повідомлення).

Нова форма Повідомлення передбачає чотири категорії працівників, про яких роботодавці надсилають Повідомлення, а саме:

1 – наймані працівники за основним місцем роботи;

2 – працівники за сумісництвом (раніше їх позначали як працівників без Трудової книжки);

3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;

4 – працівники на підставі цивільно-правових договорів.

Нагадуємо, що відповідно до ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України працівник не може бути допущений до роботи, зокрема без укладення трудового договору, оформленого наказом та повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу.

Також згідно з ч. 1 ст. 23 Закону № 1946 до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидент Дія Сіті повідомляє ДПС про укладення  гіг-контракту.

Порядком № 413 визначено, що повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту подається до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті.

Отже, про прийняття на роботу зобов’язані повідомляти ДПС такі роботодавці:

•  підприємства, установи, організації незалежно від форми власності та підпорядкування;

•  фізичні особи, що використовують найману працю (ФОП – роботодавці);

•  резиденти Дія Сіті.

Роботодавець – підприємство, установа, організація, фізична особа – підприємець – у разі прийняття працівника на умовах трудового договору повідомляє про:

•  прийняття на основне місце;

•  прийняття за сумісництвом – зовнішнім або внутрішнім.

Роботодавець – резидент Дія Сіті – повідомляє ДПС про укладення  гіг-контракту та про залучення фахівця на умовах цивільно-правового договору.

Крім того,  28.07.2022 набрала чинності постанова Кабінету Міністрів України від 26.07.2022 № 835 «Про внесення змін у додаток до постанови Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 №413», якою внесені зміни у бланк повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту, затвердженого Постановою № 413:

•  графу 9 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» за укладення гіг-контракту/цивільно-правового договору тепер не заповнюють;

•  назву графи 10 змінили на «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу/дата укладення гіг-контракту/дата укладення цивільно-правового договору»;

•  назву графи 11 змінили на «Дата початку роботи/початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом/початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору»;

•  «працівники на підставі цивільно-правових договорів» замінили на «особи на підставі цивільно-правових договорів».

Формати нового повідомлення про прийняття на роботу/укладення гіг-контракту:

•  F3001003 — для фізичних осіб;

•  J3001003 — для юридичних осіб.

 

6. Безоплатна передача між неприбутківцями

Неприбуткова організація (НО) безоплатно передає власні ОЗ, МШП іншій НО. Окреме майно повністю замортизоване (нульова залишкова вартість). Чи можна в документах на передачу зазначити ринкову (іншу договірну) вартість? Як відобразити в бухобліку?

Чинними нормативними документами з бухгалтерського обліку це питання не врегульовано.

Як правило, під договірною вартістю мається на увазі вартість товару, послуги, яку згідно з договором покупець сплачує продавцеві.

Таким чином, якщо товар передається безоплатно, договірна вартість становить 0 грн. Тому і в документах на передачу треба зазначати вартість переданого товару (майна) — 0 грн.

Оскільки, як зазначено вище, чітко це питання чинними нормативними документами не визначено, воно вирішується на розсуд сторін — НО, яка передає майно, і НО, яка отримує майно.

Наприклад, у договорі на безоплатну передачу сторони можуть погодити, що в документах на передачу зазначаються ринкова чи інша вартість майна, первісна вартість, сума зносу, залишкова вартість.

Крім того, вартість, яка фігуруватиме в документах на передачу, може встановлюватися в наказі керівника НО. Наприклад, керівник може зазначити в наказі: «…Передати майно за договірною вартістю (50% первісної)…» тощо.

Але незалежно від того, яка вартість фіксуватиметься в первинних документах, безоплатну передачу майна в бухгалтерському обліку НО, яка передає майно, відображає згідно з положеннями стандартів бухобліку.

Наприклад, згідно з п. 33 НП(С)БО 7 об’єкт основних засобів вилучають із активів (списують з балансу) у разі його вибуття внаслідок безоплатної передачі або невідповідності критеріям визнання активом.

Залишкову вартість такого об’єкта основних засобів списують у дебет субрахунку 976. Те саме стосується безоплатної передачі малоцінних необоротних матеріальних активів.

Таким чином, безоплатну передачу основних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів відображають проведеннями:

— Д-т 13 К-т 10, 11 — на суму нарахованого зносу;

— Д-т 976 К-т 10, 11 — на залишкову вартість (якщо вона є; для повністю замортизованого об’єкта основних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів цього проведення не буде).

Якщо безоплатно переданий об’єкт основних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів придбано (отримано) за рахунок цільового фінансування і щодо цього об’єкта не повністю визнано дохід від цільового фінансування, то під час безоплатної передачі потрібно визнати такий дохід:

— Д-т 48, 69 К-т 745.

Якщо безоплатно передаються МШП, які були в експлуатації НО, то слід зазначити, що такі предмети під час передачі в експлуатацію списуються з балансу і надалі здійснюється тільки їх оперативний кількісний облік у відповідній відомості.

Це означає, що в разі безоплатної передачі таких МШП у бухгалтерському обліку жодних проведень не роблять. Водночас передані МШП списують з оперативного кількісного обліку.

Якщо ж МШП значаться на балансі на субрахунку 22 і не передавалися у використання, то їх безоплатну передачу відображають проведенням:

— Д-т 949 К-т 22.

Якщо безоплатно переданий об’єкт МШП придбано за рахунок цільового фінансування і щодо цього об’єкта не визнано доходу від цільового фінансування, то під час безоплатної передачі потрібно визнати такий дохід:

— Д-т 48, 69 К-т 718.

 

7. 11 змін в електронному документообігу

Для того щоб удосконалити електронний документообіг на підприємствах, уніфікувати вимоги до складання та оформлення електронних документів у діловодстві підприємств незалежно від форм власності, Мін’юст затвердив зміни до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886).

Відповідні зміни до Порядку № 1886 викладені в наказі Мін’юсту від 14.10.2022 № 4527/5

 Більше не погоджуємо кадрових документів з архівною установою

За відсутності певного досвіду з кадровими документами в електрон¬ній формі існувала норма, що в разі впровадження систем електрон¬ного документообігу на підприємстві кадрові документи в електронній формі створювали за погодженням із архівною установою, в зоні комплектування якої це підприємство перебуває. Наразі у зв’язку з удосконаленням систем електронного документообігу, розробленням надійних комплексних систем захисту інформації цю норму виключили із нормативно-правового акта.

Тепер порядок створення кадрових документів відбувається за загальними правилами. Його закріплюють у власній інструкції з діловодства.

Загальні засади документування управлінської інформації в установах та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

 Застосовуємо кваліфікований електронний підпис

Друге уточнення внесли до Порядку № 1886 у зв’язку зі зміною законодавчої бази у сфері довірчих послуг. Підприємства, які впровадили системи електронного документообігу, застосовують кваліфікований електронний підпис (КЕП) чи печатку відповідно до спільного наказу Міністерства цифрової трансформації України та Державної служби спеціального зв’язку України «Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг» від 30.09.2020 № 140/614.

Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулює Закон Украї¬ни «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII. Порядок № 1886 доповнили нормою, відповідно до якої удосконалені та інші види електронних підписів в електронному документообігу можна застосовувати на підприємствах для роботи з документами, що мають тимчасовий строк зберігання, з урахуванням загальних принципів роботи з електронними документами. Інші види електронних підписів в електронному документообігу суб’єкти електронного документообігу використовують на договірних засадах (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851 IV).

Якщо на документ наклали удосконалений чи інший вид електронного підпису, а за результатами експертизи цінності цей документ визначили таким, що має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву підприємства, засвідчує його кваліфікованим електронним підписом, щоб надійно захистити інформацію.

 Вимоги Порядку № 1886 стосуються не всієї документації

Вимоги Порядку № 1886 поширюються на роботу з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією лише в частині загальних принципів роботи з документами. До цих систем документації існують окремі вимоги, які встановлюють відповідні органи влади у сферах банківського обліку, фінансів, бюджету тощо.

 Створювати документи тимчасового зберігання у паперовій формі не обов’язково

Замість поняття «паперовий примірник електронного документа» Мін’юст увів поняття «засвідчена паперова копія електронного документа», яка є паперовою формою електронного документа, що створюється відповідно до вимог інструкції з діловодства підприємства. Створювати документ тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі Порядок № 1886 не вимагає.

Проходження в діловодстві підприємства одного й того самого документа в електронній і паперовій формі не допускається. Звертаємо увагу, що тут ідеться про проходження документів, а не створення. Для документів, що мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання, створюють засвідчену копію в паперовій формі. Паперову копію електронного документа після експертизи цінності документів разом з оригіналами електронних документів передають до архіву / архівного підрозділу підприємства.

 Резолюцію та відмітки про ознайомлення створюємо окремо від електронного документа

Зверніть увагу, що реквізити «Резолюція» і «Відмітка про виконання документа» створюють окремо від електронного документа та оформлюють із використанням КЕП. Ці реквізити зберігаються в реєстраційно-моніторинговій картці електронного документа, що логічно з ним поєднується. Якщо необхідно відтворити такі реквізити на папері, до них додається QR-код розміром 21 х 21 мм. Він містить такі дані:

• найменування установи;

• дату реєстрації та реєстраційний індекс документа, до якого створено реквізит;

• прізвище, ім’я, по батькові підписувача;

• офіційна назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який сформував кваліфікований сертифікат відкритого ключа для підписувача;

• серійний номер кваліфікованого сертифіката відкритого ключа підписувача;

• відомості про початок і закінчення строку дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Для вхідних документів додатково разом з реквізитом повинні відтворюватися дата реєстрації та реєстраційний індекс того самого документа в установі, яка його створила, найменування цієї установи.

Під час створення засвідченої паперової копії електронного документа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожний реквізит, який оформлюємо окремо від електронного документа, роздруковуємо на окремому аркуші разом з усією інформацією, зазначеною вище, для подальшого відтворення реквізиту.

Якщо на підприємство надійшов документ у паперовій формі, то для проходження його на підприємстві оформлюємо його електронну копію.

Для того щоб оформити електронну копію оригіналу документа в паперовій формі, оцифровуємо його — скануємо чи фотографуємо — та зберігаємо у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів, що затвердив Мін’юст наказом від 11.11.2014 № 1886/5. Для текстових та фотодокументів це формати PDF та TIFF.

Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або КЕП, якщо підприємство у своїй діяльності не використовує кваліфікованої електронної печатки.

Попередній розгляд вхідного документа з паперовим носієм завершується його реєстрацією. Цифрова копія додається до інформаційної автоматизованої системи. Після цього документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у паперовій формі служба діловодства направляє до відповідного структурного підрозділу, який згідно з затвердженою на підприємстві номенклатурою справ зберігає цей документ.

Електронна резолюція керівника підприємства чи структурного підрозділу, яку додаємо до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа, повинна містити:

•  дату резолюції;

•  прізвище, власне ім’я головного виконавця / розробника, співвиконавця, якому/яким доручають виконання документа;

•  зміст завдання;

•  строк виконання.

Змінити резолюцію може лише її автор — шляхом створення нової резолюції.

 Прописуємо в інструкції з діловодства, як вилучати з реєстру помилкові документи

Тепер маємо можливість встановити в інструкції з діловодства підприємства, як вилучати або знищувати реєстраційно-моніторингову картку та розміщені в ній електронні документи, які помилково зареєстрували або в яких виникли технічні помилки/збої в інформаційній автоматизованій системі, коли створювали чи реєстрували документи. Таку можливість слід прописати в технічному завданні на розробку/доопрацювання системи електронного документообігу на підприємстві.

 Не підтверджуємо отримання вхідних документів електронним повідомленням за визначеною формою

Змінами скасували вихідне та вхідне електронне повідомлення про отримання або відхилення вхідних електронних документів та вимогу щодо їх реєстрації. До цього вихідний електронний документ вважався надісланим адресату, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення за визначеною формою з підтвердженням отримання вхідного електронного документа.

Після внесення змін вважається, що адресат отримав вихідний електронний документ, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення, яке підтверджує час доставлення цього електронного документа як вхідного адресату. Якщо у відповідь отримуємо електронне повідомлення про відмову у реєстрації вхідних електронних документів — усуваємо недоліки вхідного електронного документа, про які вказали в повідомленні, та повторно його надсилаємо.

Зазнала змін і назва обов’язкового на підприємстві електронного акту про знищення вихідних електронних документів, яким відмовили в реєстрації. Форму журналу реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів скасували. Тепер про знищення таких документів робимо запис у розділі «Відмовлено в реєстрації» журналу обміну електронними документами.

 Порядок складання номенклатури справ на підприємстві — з уточненнями

Щороку, не пізніше грудня, служба діловодства на підставі підготовлених до того часу в електронній формі номенклатур справ структурних підрозділів повинна проводити уточнення/зміни зведеної номенклатури справ підприємства в електронній формі за допомогою автоматизованих засобів, що функціонують в інформаційній автоматизованій системі (ІАС) підприємства.

Зведену номенклатуру справ підприємства в електронній формі друкуємо відповідними засобами ІАС для того, щоб її схвалила експертна комісія підприємства, погодила експертно-перевірна комісія державного архіву чи схвалила експертна комісія органу вищого рівня (за наявності) та затвердив керівник підприємства.

 Нове поняття «уповноважений засвідчувач»

Суттєвих змін зазнав порядок підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для приймання їх до архіву / архівного підрозділу підприємства.

Одразу після того, як завершиться експертиза цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створюємо їх засвідчені паперові копії, щоб формувати у справи в паперовій формі та передати на архівне зберігання.

Тепер маємо нове поняття «уповноважений засвідчувач». На підприємстві розробляємо переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також визначаємо уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства.

Наявність засвідчених паперових копій електронних документів — не обов’язкова умова для експертизи цінності електронних документів. Водночас, якщо на час проведення експертизи цінності електронних документів створили засвідчені паперові копії усіх цих електронних документів, експертизу цінності електронних документів та відповідних документів у паперовій формі проводимо одночасно.

 Обов’язок служби діловодства — формувати електронний внутрішній опис документів електронної справи

Описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу підприємства укладаємо, схвалюємо та затверджуємо, якщо на час їх створення справи із засвідчених паперових копій відповідних електронних документів у визначені законодавством строки ще не сформували. У підсумковому записі зазначаємо про те, що в описі наявні лише електронні справи.

Електронний внутрішній опис документів електронної справи повинен відтворюватися разом з індексом справи та заголовком електронної справи у формі, придатній для сприймання людиною, та надавати можливість доступу до електронного документа, зазначеного в цьому описі. Аналогічні описи в обов’язковому порядку складаємо і для кожної справи, що містить примірники електронних документів у паперовій формі.

Для того щоб автоматизувати створення електронних внутрішніх описів документів електронних справ та відповідних внутрішніх описів документів справ, що містять засвідчені паперові копії електронних документів, реєстраційно-моніторингова картка електронних документів має містити відомості про кількість аркушів кожної паперової копії цих електронних документів. Перш ніж створювати внутрішній опис, перевіряємо наявність таких відомостей.

 Уточнили понятійний апарат, що застосовуємо під час роботи з електронними документами

Замість поняття «електронний цифровий підпис», «електронна печатка» відповідно до законодавства про довірчі електронні послуги використовуємо поняття «кваліфікований електронний підпис» та «кваліфікована електронна печатка». З Порядку № 1886 Мін’юст вилучив також поняття «електронний цифровий підпис-віза» та замінив поняттям «кваліфікований електронний підпис для візування».

 

8. Строк дії ЕЦП автоматично продовжуватимуть на рік

Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ДПС автоматично формуватиме нові сертифікати відкритих ключів усім користувачам за один день до завершення строку чинності старих сертифікатів. Строк дії нових сертифікатів ключів — один рік. При цьому особистий ключ користувача не змінюватимуть. Це передбачає постанова КМУ «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг» від 17.03.2022 № 300.

Платники, яким не потрібно автоматично формувати нові сертифікати ключів, можуть скасувати чинні сертифікати.

Окрім того, користувачі, які мають чинні сертифікати, можуть скористатися онлайн-сервісами ДПС:

•  повторного дистанційного формування сертифікатів за електронним запитом для самостійного продовження строку дії сертифікатів на два роки;

•  дистанційного формування сертифікатів для програмних РРО, що дає змогу сформувати юридичним особам сертифікати для програмних РРО.