Порядок складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

ПОРЯДОК
составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет

    1. Требования относительно предоставления средств на командировку установлено подпунктом 170.9.1 пункта 170.9 статьи 170 раздела IV Налогового кодекса Украины (далее - Кодекс) и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.

    2. Действие данного Порядка распространяется на лиц, которые выдали плательщику налога - физическому лицу денежные средства на командировку или под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, их выдавшего, и плательщиков налога - физических лиц, получивших такие средства.

    3. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее - Отчет), подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдавшего, до или при представлении указанного Отчета.

Действие абзацев первого и второго этого пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.

При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличные средства с применением платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Командированному лицу – плательщику налога, применившему платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления плательщиком налога отчета не превысил десяти банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить такой срок до двадцати банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

    4. Если плательщик налога не возвращает суммы излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет), то такая сумма, рассчитанная с учетом пункта 164.5 статьи 164 раздела IV Кодекса, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

    5. В случае, если плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание такой суммы налога невозможно вследствие смерти или признания плательщика налога судом безвестно отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.

    6. Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), получившим такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.

Физическое лицо, получившее такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: "Отчет проверен", "Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру", корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства. Графу "Отчет утвержден" подписывает руководитель (налоговый агент).