Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 08.12.2023

1. Графік відпусток на 2024 рік: складаємо вчасно за зразком 

Графік відпусток на наступний рік затверджуйте щонайпізніше 15 грудня. Відпустки можуть припадати й на перші числа прийдешнього року, тож встигнете повідомити працівника про початок відпустки за два тижні (ст. 10 Закону про відпустки).

Головне завдання листопада — дізнатися, коли колеги бажають відпочити в наступному році, та узгодити побажання з інтересами підприємства.

Як опитати всіх? Як затвердити графік вчасно? Пропонуємо алгоритм, за яким легко із цим впораєтеся.

1.1. Сплануйте роботу з графіком

Складіть план у зручний для вас спосіб. Це може бути проєкт у Microsoft Project або звичайна таблиця. План — це ваш внутрішній інструмент контролю й основа для наказу про підготовку графіка відпусток.

Плануйте роботу так, щоб керівник затвердив графік до 15 грудня 2023 року.

Залучіть до роботи керівників підрозділів. Самотужки із графіком відпусток впораєтеся, але змарнуєте більше часу та нервів. Графік — це проєктна робота, яка потребує спільних зусиль багатьох людей. 

Можете планувати не лише щорічні, а й деякі оплачувані відпустки. Ви зобов’язані складати графік лише основної і додаткових щорічних відпусток (ст. 10 Закону про відпустки). Однак Мінсоцполітики рекомендує планувати й оплачувані відпустки, зокрема, працівникам, які мають дітей, окремим категоріям ветеранів війни. Якщо право на відпустку має одна особа, наприклад, одинока мати, її відпустку можете включити до графіка відпусток.

1.2. Долучіть керівників підрозділів до роботи над графіком наказом

Можна довго просити колег допомогти, але наказ директора додасть керівникам підрозділів натхнення і сумлінності. Так зобов’яжете їх взятися до справи й опитати підлеглих про плани на відпочинок.

Ознайомте очільників відділів із наказом під підпис. Якщо підрозділів більше ніж п’ять, оформте аркуш ознайомлення з наказом.

1.3. Підготуйте інформацію, яка допоможе керівникам підрозділів

Проведіть аудит відпусток 2023 року. Виявіть залишки невикористаних відпусток.

Складіть таблицю з відомостями щодо відпусток кожного працівника. Зазначте:

• скільки днів щорічної основної відпустки належить працівникові;
• чи є право на додаткові щорічні відпустки, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
• скільки залишилося днів не використаних у минулі роки відпусток;
• чи має працівник право на відпустку у зручний час.

Підготуйте керівників підрозділів до розмови з працівниками, які мають право на відпустку у зручний для них час. Зазвичай вони знаються на своїх правах і впевнені, що графік відпусток їх не стосується. Керівник має пояснити підлеглому, що фраза «відпустка у зручний час» не означає, що особа може йти у відпустку, коли їй заманеться. Вона означає, що коли складатимуть графік, на її інте­реси зважать передусім.

Спочатку планують відпустки тих, хто має право на відпочинок у зручний час, а відтак — решти працівників. Отже, керівник підрозділу починає опитувати працівників про бажаний період відпусток у наступному році з тих, хто має право на відпустку у зручний час.

Працівники можуть висловити побажання у заявах, анкетах, опитувальниках, електронному листі.

Наш вибір — таблиці на сервері підприємства, до яких відкритий спільний доступ. На досвіді нашого видавництва упевнилися — це найзручніше.

Відтак керівник підрозділу зводить побажання працівників. Більшість підлеглих очікувано забажає взяти відпустку влітку чи в оксамитовий сезон на початку осені. Тому очільник підрозділу має узгодити бажання працівників з інтересами виробництва, а за потреби — прорахувати мінімальну кількість осіб, які забезпечать стабільну роботу підрозділу.

1.4. Складіть зведений графік

Отримавши від керівників підрозділів проєкти графіків, перевірте, чи всі законодавчі вимоги врахували у графіках лінійні менеджери. Чи не запланували працівники щорічних відпусток до початку робочого року? Чи поділили щорічні відпустки так, що дотримали безперервної частини 14 днів?

Знайшли помилку чи недолік? Обговоріть із керівником відділу та працівником, усуньте її, допоки помилка не перетворилася на порушення.

1.5. Погодьте графік

Погодьте графік відпусток із профспілкою.

1.6. Подайте графік директору на затвердження

Директор затверджує графік відпусток особистим підписом або розпорядчим документом. Якщо для того щоб запровадити і виконувати графік відпусток, додаткових вказівок не потрібно, оформте гриф затвердження.

Такий варіант підійде, якщо підприємство невелике — до 50 працівників, усі працюють в одному офісі. Тоді директорові достатньо поставити підпис і дату у грифі затвердження.

Якщо штат перевищує 50 осіб, підприємство поділене на підрозділи, а деякі з них розташовані в іншому місті, необхідно надати вказівки. Наприклад: ознайомити із графіком відпусток, роздати керівникам структурних підрозділів витяги з графіка відпусток. У такому разі затвердьте графік відпусток наказом.

Наказ про затвердження графіка відпусток належить до групи наказів із адміністративно-господарських питань. 

1.7. Доведіть графік до відома працівників

Останнє завдання — ознайомте працівників із графіком відпусток. Якщо директор затверджував графік відпусток особисто, зберіть підписи працівників у відповідному стовпчику графіка.

Якщо директор затвердив графік відпусток наказом, міг у ньому зобов’язати керівників підрозділів ознайомити підлеглих із графіком.

Ознайомити працівників із графіком відпусток можна не лише під підпис, а й в альтернативні способи, передбачені у трудових договорах (ч. 3 ст. 29 Кодексу законів про працю України; КЗпП)).

1.8. Насамкінець

Під час воєнного стану Держпраці проводить позапланові перевірки. За скаргою працівника щодо порушення його права на відпочинок інспектор праці перевірить, чи дотримав роботодавець статті 10 Закону про відпустки:

• чи є графік відпусток;
• чи погодили його з профкомом чи іншим представницьким органом працівників;
• чи всіх працівників ознайомили з графіком під підпис.

Підстава — пункт 4.17 Переліку № 2161.

Законодавство передбачає за порушення:

• фінансові санкції — штраф на роботодавця в розмірі однієї мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП). Інспектор праці не оштрафує, якщо усунете порушення у строк, визначений у приписі;
• адміністративний штраф на винну посадову особу — 510—1700 грн (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

 

2. Неоплачувана відпустка до кінця воєнного стану, а не до конкретної дати 

 Чи можна в заяві та в наказі про надання відпустки без збереження зарплати за угодою сторін зазначити «до припинення або скасування воєнного стану»? Чи це неприпустимо й у згаданих документах повинна бути зазначена конкретна кінцева дата такої відпустки?

Для початку давайте з’ясуємо, чи завжди при визначенні строків в наказі встановлюється конкретна дата закінчення події, тобто зазначається «з — по». Ні, не завжди. Є накази, в яких дата закінчення залишається «відкритою», оскільки вона обумовлена настанням певної події. Наприклад, працівник може бути прийнятий на роботу «з 01.11.2023 на час виконання пуско-налагоджувальних робіт на підприємстві». Таке формулювання узгоджується з приписами п. 3 ч. 1 ст. 23 КЗпП.

Ще поширена ситуація: працівника приймають на роботу на період відпустки для догляду за дитиною до 3 років основного працівника, припустимо з 01.11.2023. Тоді в наказі про прийняття буде зазначено: «з 01.11.2023 на період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (основної працівниці) по день фактичного виходу на роботу (основної працівниці)».

Ще приклад — наказ про оголошення простою. В ньому, серед іншого, зазначають дату (і час) початку та тривалість простою (дату/час його завершення). При цьому якщо дату закінчення простою встановити заздалегідь неможливо, зазначаємо подію, з якою пов’язане його завершення. Наприклад: «з 01.11.2023 до ліквідації наслідків виробничої аварії».

Переходимо до відпусток без збереження зарплати, підстави для надання яких визначені ст. 25 та 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Зазвичай законодавець чітко визначає максимальну кількість днів відпустки, на яку може розраховувати працівник. Припустимо, чоловік, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці, може вимагати надання йому відпустки без збереження зарплати тривалістю до 14 календарних днів на підставі п. 2 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки.

Разом з тим, наприклад, п. 3¹ ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки визначено надання матері або іншій особі, зазначеній у ч. 3 ст. 18 цього Закону, відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території.

Також протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати за згодою сторін без обмеження строку, встановленого ч.1 ст.26 Закону про відпустки.

На наш погляд, у двох останніх випадках (карантинна та воєнна відпустки за свій рахунок) допустимо в заяві та наказі про надання відпустки зазначити:

— конкретні дати початку та закінчення відпустки в межах дії карантину/воєнного стану;

— лише дату початку такої відпустки, а дату її закінчення залишити відкритою, зазначивши «до закінчення карантину/воєнного стану».

Нещодавно з’явився лист Мінекономіки від 26.09.2023 № 4706-05/51644-07, в якому розглядалося питання, аналогічне тому, яке розбираємо ми з вами. Відомство зазначило, що як у випадку з карантинною, так й у випадку з воєнною відпусткою законодавством не визначено певний термін, крім кінцевого, на який надаються такі відпустки (на період карантину/протягом періоду дії воєнного стану).

Разом з тим період надання вищевказаних відпусток менший, ніж максимально встановлений, може бути визначений за згодою сторін.

Підсумуємо. Працівник може в заяві висловити прохання надати йому відпустку без збереження зарплати з конкретної дати, наприклад, з 01.11.2023 до припинення або скасування воєнного стану. У разі згоди роботодавець зазначає аналогічне формулювання щодо періоду відпустки в наказі про її надання.

 

3. Чи можна надіслати заяву про надання неоплачуваної відпустки через месенджер? 

Накази та будь-які інші документи й повідомлення, пов’язані з питаннями трудових відносин, можуть пересилатися альтернативними засобами зв’язку (електронна пошта, месенджери тощо). Однак такий спосіб комунікації обов’язково слід узгодити заздалегідь

Таке запитання постало на інформаційному семінарі для працівників  громадського харчування та торгівлі, під час якого, зокрема, йшлося про особливості обміну документами.

Посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізькій області пояснили, що в період дії воєнного стану роботодавець і працівник можуть домовитися про будь-який доступний спосіб електронної комунікації, обраний за згодою сторін. Це означає, що накази та будь-які інші документи й повідомлення, пов’язані з питаннями трудових відносин, можуть пересилатися альтернативними засобами зв’язку (електронна пошта, месенджери тощо). Однак такий спосіб комунікації обов’язково слід узгодити заздалегідь.

Узгодження може бути підтверджене, наприклад, розпорядженням або наказом роботодавця чи наявністю певних положень у трудовому договорі. Крім того, інспектори звернули увагу на недопущення мобінгу, дискримінації працівників із ВІЛ/СНІД і забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків у трудових відносинах, а також згадали про необхідність психологічної підтримки працівників на робочих місцях.

 

4.     Все про матеріальну допомогу 

Працівник просить виплатити йому матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами. Керівник підприємства не проти, але наказав бухгалтерові виплатити її з мінімальним оподаткуванням. Ми допоможемо бухгалтеру розв’язати цю ситуацію

Як роботодавцеві оформити й оподаткувати матеріальну допомогу працівникам, залежить від її виду. Адже матеріальна допомога може належати до фонду оплати праці, бути разового характеру або цільовою. Одні види допомоги несуть податкове навантаження, інші можуть не входити до оподатковуваного доходу працівника.

Розглянемо особливості оподаткування різних видів матеріальної допомоги, хоча всі вони зводяться до двох видів – систематичної та разової. Перша надається всім, а друга – на індивідуальній основі.

Систематична матеріальна допомога

Що це. Систематична матеріальна допомога – це та, яка нараховується постійно і всім працівникам один раз на рік, але щорічно, наприклад:

• матеріальна допомога на оздоровлення (так звані «оздоровчі»). На підприємствах вона може бути передбачена колективним договором і виплачується раз на рік при виході працівника у відпустку (основну частину відпустки). Для бюджетної сфери така матеріальна допомога передбачена навіть певним профільним законодавством. Наприклад, вона існує на обов’язковій основі у розмірі посадового окладу для педагогічних, науково-педагогічних, медичних працівників і держслужбовців, службовців органів місцевого самоврядування;
• матеріальна допомога у зв’язку з екологічним станом. Може виплачуватися для осіб, які працюють на забрудненій території. Такий вид допомоги може передбачатися колективним договором.

Взагалі колективний договір може мати положення й про інші види систематичної допомоги з будь-якого приводу. Головні риси такої допомоги – це виплата всім, постійно, і без заяви працівників. Якщо така допомога виплачується, то вона розглядається як частина заробітної плати, а саме серед інших заохочувальних і компенсаційних виплат (пп. 2.2.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, далі – Інструкція № 5). Керівник не може позбавити працівника такої матеріальної допомоги.

Як оформити. По-перше, таку матеріальну допомогу слід передбачити в колективному договорі, положенні про оплату праці або ж певному внутрішнього документі підприємства.

По-друге, її нарахування оформляється таким же чином, як і нарахування зарплати – у відомості з нарахування заробітної плати. За потреби оформляється бухгалтерська довідка.

Просити від працівника заяву на матеріальну допомогу на оздоровлення до щорічної відпустки немає сенсу, так як вона нараховується на основі внутрішнього документа, наказу керівника і без наявності волі працівника.

Як обліковувати. Матеріальна допомога, що має систематичний характер, належить до фонду оплати праці, тому використовуємо стандартні рахунки для обліку заробітної плати: 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 949 «Інші витрати операційної діяльності» і кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».

Податок на прибуток. Об’єкт оподаткування податком на прибуток розраховуйте на основі даних бухгалтерського обліку (п. 134.1 ПК). ДПС неодноразово наголошувала, що фінансовий результат до оподаткування не коригують на суми виплат, пов’язаних з оплатою праці (лист ДФС від 17.01.2019 № 195/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

ЄСВ. Так як систематична матеріальна допомога частина заробітної плати, то на неї нараховується ЄСВ за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю – 8,41%).

У Додатку Д1 Податкового розрахунку систематичну матеріальну допомогу працівникам відображайте у складі заробітної плати, нарахованої у звітному місяці.

ПДФО і військовий збір. ПК не розмежовує матеріальну допомогу на систематичну і разову. Тому матеріальну допомогу, що має систематичний характер і яку надають усім чи більшості працівників, у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображають разом з зарплатою за ознакою доходу «101» та утримують ПДФО – 18%. Також утримується, як і з будь-якої зарплати, військовий збір – 1,5%.

Розглянемо нарахування систематичної матеріальної допомоги на прикладі.  

Приклад 1. Надаємо матеріальну допомогу на оздоровлення

Працівник адміністрації у травні 2023 року йде у щорічну відпустку. Відповідно до умов колективного договору йому нарахували матеріальну допомогу на оздоровлення в сумі 10 000 грн. Заробітна плата за березень становить 12 000 грн. Суму відпускних — 8 000 грн — виплатили у травні 2023. Відображення даної ситуації в обліку – див. таблицю нижче.

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ НА ОЗДОРОВЛЕННЯ
№ з/п	Зміст господарської операції	Дт	Кт	Сума,  грн
1	Нарахували заробітну плату	92	661	12000,00
2	Нарахували відпускні	471	661	8000,00
3	Нарахували суму матеріальної допомоги на оздоровлення відповідно до колективного договору («оздоровчі»)	92	661	10000,00
4	Нарахували ЄСВ на заробітну плату, відпускні та «оздоровчі» (=(12000 +8000 +10000) × 0,22  ÷ 100))	92	651	6600,00
5	Утримали ПДФО (=(12000 + 8000 + 10000)×0,18 ÷ 100)	661	641/пдфо	5400,00
6	Утримали ВЗ (= (12000 + 8000 + 10000)×0,015 ÷ 100)	661	642	450,00
7	Сплатили ЄСВ	651	311	6600,00
8	Сплатили ПДФО	641/пдфо	311	5400,00
9	Сплатили ВЗ	642	311	450,00
10	Виплатили зарплату на картковий рахунок працівника у банку (=12000 +8000 + 10000 – 5400 – 450)	661	311	24150,00
11	Віднесли адміністративні витрати на фінансовий результат (=12000 + + 10000 + 6600)	791	92	28600,00

Одноразова матеріальна допомога

Що це. Одноразова матеріальна допомога – це допомога, яка надається на прохання працівника через певні причини у його житті. Наприклад, це можуть бути такі формулювання:

• «матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань»;
• «на лікування (себе або рідних)»;
• «у зв’язку з сімейними обставинами»;
• «у зв’язку з одруженням»;
• «у зв’язку з народженням дитини»;
• «на поховання»;
• «при виходу на пенсію» тощо.

Причина надання такої матеріальної допомоги може бути у цілому будь-яка. Як правило, надання матеріальної допомоги передбачається у колективному договорі підприємства. Та навіть, якщо вона не передбачена, то на комерційних підприємствах вона може бути надана. У ПК вона розглядається під терміном нецільова благодійна допомога, а також окремо є норми щодо оподаткування допомоги на лікування.

Одноразова матеріальна допомога не входить до складу витрати на оплату праці, тобто не вважається зарплатою (пп. 3.31 Інструкції № 5).

Як оформити.  Ця виплата для підприємства є незапланованою і непередбачуваною, тобто раптовою, разовою. Отже, потрібна заява працівника. У разі, якщо таку матеріальну допомогу треба «підвести» під певне оподаткування чи норму колективного договору, то ще й треба підтвердні документи, наприклад свідоцтво про смерть, певні платіжні документи, договори на лікування, свідоцтво про реєстрацію шлюбу. Якщо підтвердних документів немає, то матеріальна допомога оподатковується як звичайна нецільова благодійна допомога.

Аби отримати разову матеріальну допомогу, працівник подає заяву, у якій визначити причину надання допомоги та її бажаний розмір.

Якщо у працівника певної явної причини немає чи він її не хоче розголошувати, то можна обмежитися «у зв’язку з сімейними обставинами», «у зв’язку зі скрутним матеріальним становищем» тощо. Всі ці допомоги за ПК розглядаються як нецільова благодійна допомога.

Так як оподаткування допомоги на лікування дещо відрізняється, то приклади відповідної заяви та наказу наведемо окремо:

Податок на прибуток. Тут знову діють норми  п. 134.1 ПК. Жодних коригувань для виплати працівникам разової матеріальної допомоги ПК не передбачає. Тож користуйтеся лише загальними правилами.

Як обліковувати. Виплата разової допомоги не пов’язана ані з виробничою, ані з адміністративною чи збутовою діяльністю. Тому її нарахування обліковуйте на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

ПДФО та військовий збір. Для оподаткування ПДФО і військовим збором одноразову матеріальну допомогу розмежовують на цільову і нецільову. Правила оподаткування ПДФО та ВЗ одноразової матеріальної допомоги за її видами представлено у таблиці нижче.

ОДНОРАЗОВА МАТЕРІАЛЬНА ДОПОМОГА
Нецільова благодійна допомога	Допомога на лікування	Допомога на поховання, яка виплачується роботодавцем
не оподатковується – у частині, що не перевищує сукупно за 2023 рік 3760 грн (пп. 170.7.3 ПК, сума визначена на основі пп. 169.4.1 ПК). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображаємо з ознакою доходу «169» (роз’яснення ДПС ЗІР 132.02); оподатковується – у сумі перевищення за 2023 рік 3760 грн. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку показуємо з ознакою доходу «127» (роз’яснення ДПС 103.15 ЗІР)	не оподатковується у повній сумі допомога, яка покриває витрати на лікування та вартість медобслуговування у разі наявності підтвердних документів* (пп. 165.1.19 ПК). Це стосується лікування не тільки в Україні, але закордоном (індивідуальна податкова консультація ДФС від 10.07.2018 р. № 3055/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку така матеріальна допомога має ознаку доходу «143»	не оподатковується – у сумі, що не перевищує у 2023 році 7520 грн (подвійний розмір суми з пп. 169.4.1 ПК). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку така допомога відображається під кодом ознаки доходу «146». Умова – допомога виплачується за останнім місцем роботи померлого**; оподатковується – у сумі перевищення у 2023 році 7520 грн. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку така допомога відображається під ознакою доходу «126»
*якщо підтвердних документів немає, то оподаткування здійснюється як для нецільової благодійної допомоги; ** якщо рідні звернулися до роботодавця не за останнім місцем роботи, то тоді оподаткування здійснюється як нецільової благодійної допомоги або додаткового блага. Перший варіант вигідніший, так як сума до 3760 грн не оподатковується

ЄСВ на одноразову матеріальну допомогу не нараховується незалежно від того, чи вона оподатковується чи ні. По-перше, це не фонд оплати праці. По-друге, одноразова матеріальна допомога присутня у Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою Кабміну від 22.12.2010 р. № 1170 (далі – Перелік № 1170). Зокрема тут згадується:

• одноразова допомога при виході на пенсію;
• за сімейними обставинами;
• на оплату лікування;
• на оздоровлення дітей;
• на поховання.

Види матеріальної допомоги, на яку не нараховують ЄСВ, наведено у пункті 14 розділу І Переліку №1170. Так, не є об’єктом нарахування ЄСВ матеріальна допомога разового характеру, яку надають окремим працівникам:

• за сімейними обставинами;
• на оплату лікування;
• оздоровлення дітей;
• поховання.

Суму матеріальної допомоги, на яку не нараховували ЄСВ, не треба показувати й у Додатку Д1 Податкового розрахунку.

Розглянемо приклад нарахування матеріальної допомоги у зв’язку з сімейними обставинами.

Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу

Приклад 2. Надаємо нецільову благодійну допомогу у межах неоподатковуваного ліміту

У травні 2023 року працівник відділу збуту звернувся із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами у розмірі 3 500 грн. Його зарплата у травні 2023 становить 15 000 грн. Підприємство виплатило допомогу в запрошеній сумі 3 500 грн. Ця сума не перевищує 3 760 грн, тож допомогу не оподаткували ані ПДФО, ані військовим збором, не нарахували на неї ЄСВ. Відобразимо це в обліку – див. таблицю нижче.

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НЕЦІЛЬОВОЇ МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ (неоподатковуваної)
№ з/п	Зміст господарської операції	Дт	Кт	Сума,  грн
1	Нарахували заробітну плату	93	661	15000,00
2	Нарахували нецільову матеріальну допомогу у зв’язку з сімейними обставинами на підставі заяви працівника	949	661 (663)	3500,00
3	Виплатили матеріальну допомогу наступного дня після отримання заяви працівника	661 (663)	311	3500,00
4	Нарахували ЄСВ (=15000× 0,22 ÷ 100)	93	651	3300,00
5	Утримали ПДФО (=15000 × 0,18 ÷100)	661	641/пдфо	2700,00
6	Утримали ВЗ (= 15000 × 0,015 ÷ 100)	661	642	225,00
7	Сплатили ЄСВ	651	311	3300,00
8	Сплатили ПДФО	641/пдфо	311	2700,00
9	Сплатили ВЗ	642	311	225,00
10	Виплатили зарплату на картковий рахунок працівника у банку (= 15000 – 2700 – 225)	661	311	12075,00
11	Витрати на збут віднесли на фінансовий результат операційної діяльності	791	93	15000,00
12	Інші витрати віднесли на фінансовий результат операційної діяльності	791	949	3500,00

Отже, матеріальна допомога може бути систематичною або разовою. Від цього залежить її оподаткування ПДФО і військовим збором, а також чи є вона базою для нарахування ЄСВ.

Приклад 3. Надаємо нецільову благодійну допомогу з перевищенням оподатковуваного ліміту

У травні 2023 року працівник відділу збуту звернувся із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами у розмірі 5 000 грн. Його зарплата у травні 2023 становить 15 000 грн. Підприємство виплатило допомогу в запрошеній сумі 5 000 грн. Ця сума вже перевищує 3 760 грн, тому на суму перевищення 1 240 грн (= 5000 – 3760) допомогу оподаткували ПДФО та військовим збором, а також нарахували на перевищення ЄСВ. У Додатку 4ДФ матеріальну допомоги розбили на дві частини:

• оподатковувану 1 240 грн – за ознакою доходу «127»;
• неоподатковувану 3 760 грн – за ознакою доходу «169».

Відобразимо це в обліку дану ситуацію – див. таблицю нижче.

Приклад 3. Надання нецільової благодійої допомоги з перевищенням оподатковуваного ліміту 

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НЕЦІЛЬОВОЇ МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ (оподатковуваної)
№ з/п	Зміст господарської операції	Дт	Кт	Сума,  грн
1	Нарахували заробітну плату	93	661	15000,00
2	Нарахували нецільову матеріальну допомогу у зв’язку з сімейними обставинами на підставі заяви працівника	949	661 (663)	5000,00
3	Виплатили матеріальну допомогу наступного дня після отримання заяви працівника за вирахуванням утриманих ПДФО й ВЗ (=3760 + 1240 × 0,805)*	661 (663)	311	4758,20
4	Сплатили ЄСВ (=1240 × 0,22 ÷ 100)	651	311	272,80
5	Сплатили ПДФО (=1240 × 0,18 ÷ 100)	641/пдфо	311	223,20
6	Сплатили ВЗ (=1240 × 0,015 ÷ 100)	642	311	18,60
7	Нарахували ЄСВ на зарплату (=15000× 0,22 ÷ 100)	93	651	3300,00
8	Нарахували ЄСВ на оподатковувану частину матеріальної допомоги (=1240 × 0,22 ÷ 100)	949	651	272,80
9	Утримали ПДФО з зарплати та оподатковуваної частини матеріальної допомоги (=(15000 +1240) × 0,18 ÷100)	661	641/пдфо	2923,20
10	Утримали ВЗ з зарплати та оподатковуваної частини матеріальної допомоги (=(15000 +1240) × 0,015 ÷ 100)	661	642	243,60
11	Сплатили ЄСВ (=3300 + 272,80)	651	311	3572,80
12	Сплатили ПДФО	641/пдфо	311	2923,20
13	Сплатили ВЗ	642	311	243,60
14	Виплатили зарплату на картковий рахунок працівника у банку (= 15000 × 0,805)	661	311	12075,00
15	Витрати на збут віднесли на фінансовий результат операційної діяльності	791	93	15000,00
16	Інші витрати віднесли на фінансовий результат операційної діяльності	791	949	5000,00
* неоподатковувана частина у повній сумі + оподатковувана частина за вирахуванням ПДФО й ВЗ (0,805 = 1 – 0,18 – 0,015)

Як зменшити податки при виплаті матеріальної допомоги

Досягнути зменшення податків при виплаті матеріальної допомоги можна у таких випадках:

• виплатити частину за рахунок профспілки. Норми оподаткування безповоротної благодійної допомоги не поширюється на профспілкові виплати (абз. 2 пп. 170.7.3 ПК). Такі виплати, в свою чергу, не оподатковуються у розмірі 3760 грн на 2023 рік (пп. 165.1.47 ПК). Таким чином, можна сплатити матеріальну допомогу 3760 грн від підприємства та стільки ж від профспілки. Обидві суми за рік оподатковуватися не будуть. Це стосується будь-якою мети виплати;
• якщо це допомога на поховання, то виплатити за рахунок профспілки всю суму. Справа в тому, що у разі виплати допомоги на поховання профспілкою, а не роботодавцем, не оподатковується вся сума (пп. «а» пп. 165.1.22 ПК), тобто навіть більша за 7520 грн у 2023 році. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку використовується ознака доходу «146». ЄСВ також у такому разі не нараховується;
• оформити видачу подарунку у негрошовій формі. Це можна зробити в межах 25% мінімальної зарплати, що у 2023 році становить 1675 грн (=6700 грн×0,25). Тобто можна виплатити 3760 грн як нецільової благодійної допомоги та негрошовий подарунок з вартістю не більше 1675 грн і не сплачувати податки. Єдине тільки, що ЄСВ по негрошовому подарунку є, а по нецільовій благодійній допомозі – немає (за пп. 2.3.2 Інструкції № 5 одноразові заохочення належать до фонду додаткової зарплати, див. також роз’яснення ГУ ДПС у Тернопільській області). До речі, неоподатковуваний подарунок можна робити щомісяця (пп. 165.1.39 ПК). При цьому є одне «але» – подарунок має бути саме негрошовий, так як у згаданому пп. 165.1.39 ПК сказано «за винятком грошових виплат у будь-якій сумі». Як варіант, такий подарунок можна придбати за кошти підприємства та вручити працівнику. Наприклад, це можуть бути продуктові набори, набори миючих засобів чи засобів гігієни, картки поповнення мобільних операторів, талони на бензин, абонементи у фітнес-клуби, подарункові сертифікати торговельних мереж тощо – формально умова негрошового подарунку з пп. 165.1.39 ПК у цих випадках дотримується. При складанні Додатку 4ДФ Податкового розрахунку ознака доходу з неоподатковуваної частини подарунку  «160», з оподатковуваної – «126»;
• надати нецільову благодійну допомогу не тільки працівнику, але й, наприклад, його близькому родичу. Звичайно, якщо це не суперечить колективному договору. Тоді можна зробити дві виплати по 3760 грн, але різним особам.

Якщо ж взагалі ніяк не оформити виплату одноразової матеріальної допомоги, наприклад не видати наказу чи не взяти заяву від працівника, то така виплата має оподатковуватися як додаткове благо (ПДФО + військовий збір + ЄСВ) на повну суму.

 

5. З 1 жовтня діє закон, що регулює обов’язкові медогляди 

З 1 жовтня 2023 року діє Закон України «Про систему громадського здоров’я» від 06.09.2022 № 2573-ІХ (далі — Закон № 2573), який статтею 45 регламентує обов’язкові медичні огляди працівників.

Хто проходитиме обов’язкові медогляди

Працівники:

• підприємств, діяльність яких пов’язана з обслуговуванням населення і перелік видів якої затвердить МОЗ. Наразі МОЗ ще не затвердило такого переліку;
• зайняті на важких роботах і на роботах зі шкідливими або небезпечними умовами праці.

Хто оплачуватиме обов’язкові медогляди

Періодичні медогляди проводитимуть за рахунок роботодавця.

Позачергові медогляди проводитимуть, зокрема, на прохання працівника, якщо він пов’язує погіршення стану свого здоров’я з умовами праці.

Яка відповідальність

Працівників, які без поважних причин не пройшли у встановлений термін обов’язкового медогляду в повному обсязі, відсторонять від роботи й можуть притягнути до дисциплінарної відповідальності.

Керівники підприємств несуть адміністративну відповідальність за несвоєчасне проходження працівниками обов’язкових медоглядів та за шкідливі наслідки для здоров’я населення, спричинені допуском до роботи осіб, які не пройшли обов’язкового медогляду.

Колізія норм

Ані до КЗпП, ані до Закону України «Про охорону праці» від 14.10.1992 № 2694-ХІІ (далі — Закон № 2694) змін не вносили. Норми цих законів залишаються чинними поряд із новими.

Чинні норми	Норми нового Закону № 2573
КЗпП передбачає щорічний обов’язковий медогляд осіб віком до 21 року (ст. 169 КЗпП)	У Законі № 2573 ця категорія відсутня
Закон № 2694 передбачає обов’язок роботодавця за свої кошти організовувати та проводити попередній і періодичні медогляди працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі, а також щорічний обов’язковий медогляд осіб віком до 21 року (ст. 17 Закону № 2694)	Нові норми Закону № 2573 регламентують, що роботодавець оплачує тільки періодичні медогляди

 

6. Як звільнити працівника після його виїзду за кордон? 

Працівник, перебуваючи за кордоном, може звільнитися за власним бажанням, для чого повинен написати відповідну заяву й обов’язково вказати в ній дату звільнення

Це питання найбільше цікавило роботодавців під час інформаційного семінару, який у Запорізькій філії Запорізького обласного центру зайнятості провели посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізькій області разом із представниками міської ради.

Інспектори роз’яснили, що працівник, перебуваючи за кордоном, може звільнитися за власним бажанням, для чого повинен написати відповідну заяву й обов’язково вказати в ній дату звільнення. Подати заяву можна, надіславши її оригінал міжнародною поштою на офіційну адресу роботодавця або ж надіславши на його офіційну електронну пошту фотокопію, підписану електронним цифровим підписом. Після отримання заяви роботодавець має видати наказ, у якому вказати дату звільнення, зробити запис до трудової книжки, якщо вона зберігається в нього, й повернути її працівникові разом із копією наказу. У заяві про звільнення працівникові варто одразу просити надіслати копії наказу про звільнення та запису у трудовій книжці на електронну пошту. Оригінали документів можна буде згодом переслати поштою або отримати після повернення до України.

 

7. Як оформити добровільне страхування: поради від ПФУ 

Добровільні внески можна сплатити як за себе, так і на користь третіх осіб, якщо в реєстрі застрахованих осіб є інформація про особу, на користь якої планується сплачувати добровільні внески, та така особа не є пенсіонером

Пенсійний фонд України розповідає, що з березня поточного року українці отримали можливість «купити» страховий стаж собі або іншим особам без укладання паперового договору та без відвідування державних установ.

 Хто може це зробити?

Добровільну участь у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування можуть брати як працюючі (застраховані) особи, так і не працюючі. Добровільні внески можна сплатити як за себе, так і на користь третіх осіб, якщо в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (РЗО) є інформація про особу, на користь якої планується сплачувати добровільні внески, та така особа не є пенсіонером.

 Довідково!

У РЗО є інформація про осіб,  які/за яких хоча б один раз страхувальником сплачено страхові внески.

 Як скористатися можливістю?

Укласти Договір з Пенсійним фондом України.

Договір укладається в електронній формі через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України шляхом підписання Типового договору про добровільну сплату страхових внесків. Для укладання Договору можна авторизуватись за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Дія.Підпису або системи GOV.ID. Договір підписується шляхом накладання на нього КЕП. 

 Які вимоги до розміру обов’язкових внесків та певної періодичності їх сплати?

Періодичність та розмір сплати добровільних внесків людина визначає самостійно виходячи із побажань та фінансових можливостей.

 Важливо!

Щоб непрацюючій особі було зараховано повний місяць страхового стажу, сума сплачених за цей місяць страхових внесків має бути не меншою ніж мінімальний страховий внесок.

На сьогодні мінімальна заробітна плата становить 6700 грн, відповідно мінімальний страховий внесок – 1474 грн (6700 грн х 22%).

 Як це працює?

Суми сплачених страхових внесків зараховуються за місяць, у якому кошти надійшли на рахунок Пенсійного фонду України.

Наприклад:

Якщо за Договором за певний місяць сплачено 2 тис. грн на користь непрацюючої особи, то цей місяць буде зараховано до її страхового стажу і заробітна плата для обчислення пенсії за цей місяць – 9 090,91 гривень.

Якщо внесок у розмірі 2 тис. грн сплачено на користь працюючої особи, то за повний місяць страхового стажу заробіток для обчислення пенсії збільшиться на 9 090,91 гривень.

 Фактично кожні 100 гривень добровільно сплаченого внеску збільшують місячну зарплату для призначення пенсії майже на 455 гривень.

Якщо з урахуванням добровільно сплачених страхових внесків та фактично сплаченого роботодавцем за застраховану особу єдиного внеску заробітна плата за відповідний місяць перевищить максимальну величину заробітної плати (доходу) з якого сплачуються страхові внески, частина страхових внесків зарахується в рахунок наступного місяця.

 Як дізнатись, що внески зараховані та стаж «куплено»?

Сплачені внески обліковуються автоматично після надходження коштів на рахунок Фонду. Повідомлення про сплату надійде на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України в особистий кабінет застрахованої особи, на користь якої сплачено внески.

Перевірити дані про зарахування платежу, заробітну плату для пенсії, розрахованої з добровільно сплаченого внеску та кількість днів набутого страхового стажу можна в особистому кабінеті, сформувавши електронну довідку ОК-5. На останній сторінці довідки ОК-5 в розділі «Звітний рік: 2023 рік» відображається заробітна плата для пенсії, розрахована з добровільно сплаченого внеску та кількість днів набутого страхового стажу. (Покрокова інструкція «Як перевірити інформацію про сплату добровільних пенсійних внесків»).

 

8. Службові відрядження: що нового?

Мінфін вніс зміни до Інструкції про службові відрядження у межах України та за кордон. Що саме змінилося з 7 листопада і для кого?

Перше запитання, що має виникнути у роботодавців: кого саме стосуються заявлені зміни? А відповідь на нього не дуже проста.

Річ у тім, що, як відомо, Інструкція №59 стосується бюджетників. Тобто якщо ваше підприємство бюджетними коштами не утримується, то виконувати цю Інструкцію ви не зобов’язані.

Проте на практиці часто буває так, що дотримуватися певних правил ви не зобов’язані, але якщо жодних інших немає, доведеться або вигадувати власні (що складно, і не всі бажають брати на себе таку відповідальність), або все ж таки підглядати у ті нормативні документи, які держава створила для бюджетників. Бо, як каже щодо цього ДПС, «інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ».

Видача авансу на відрядження

Тимчасом як небюджетні роботодавці й досі самі вирішують, надавати працівникові аванс на відрядження чи ні, для бюджетників це жорсткий обов’язок (п. 4 розд. І, абз. 1 п. 11 розд. ІІ Інструкції №59). Цього разу уточнили тільки форму видачі авансу.

Абсолютну перевагу віддано безготівковій формі авансу — так є нині, так буде й надалі. Аванс перераховують на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або на рахунок підприємства, що скеровує працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

До внесення змін готівку можна було видавати лише працівникам, яких у відрядження скеровують державні органи та військові формування, утворені ними в установленому порядку установи й організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності. І ось ця норма скасована!

Натомість уточнено, що аванс може видаватися готівкою:

— державним службовцям, а також іншим особам, які скеровуються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб;

— працівникам, яких у відрядження скеровують державні органи та військові формування, утворені ними в установленому порядку установи й організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Тобто коло використання готівки як авансу на відрядження буде розширено.

Важливе зауваження!

Інструкція №59 встановлює жорсткі строки подання авансового звіту після закінчення відрядження. І ці строки наразі (і навіть після змін) не збігаються зі строками, встановленими пп. 170.9.3 ПКУ (за податковими правилами ці строки довші).

Отже, якщо ви не бюджетник, то можете вимагати від працівників складання авансового звіту за кожним відрядженням, але вимагати їх подання в 3 робочі дні після повернення на роботу, можливо, і недоцільно. ПКУ говорить про базовий строк до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Але кожен роботодавець-небюджетник приймає щодо цього рішення самостійно.

Документальне оформлення витрат

Як і раніше, бюджетники суворо обмежені і в сумі витрат, на які видається аванс, і за напрямами цих витрат — їх ознайомлюють із кошторисом відрядження, за яким, власне, і рахується сума авансу. А про понесені витрати треба відзвітувати і до авансового звіту слід докласти певні підтвердні документи!

І тут також є різниця між тим, ви — бюджетник чи ні.

Адже ті роботодавці, які не фінансуються з бюджету, вимагають від працівників авансових звітів у випадках, передбачених ПКУ. А тепер коло випадків, коли треба подавати авансовий звіт з метою оподаткування, значно звузилося.

Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тобто, наприклад, якщо ви — не бюджетне підприємство і ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) та повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподатковуваного доходу за таким відрядженням у нього немає. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.

Але працівник може подати авансовий звіт після кожного відрядження, і роботодавець може від нього вимагати його.

Бюджетники такого вибору не мають. Подання авансового звіту після кожного відрядження від них вимагає Інструкція №59.

І якщо раніше це було чітко встановлено лише щодо закордонного відрядження (абз. 1 п. 11 розд. II Інструкції №59), то завдяки змінам відповідна норма з’явилась і щодо відрядження у межах України. Новий пункт 17 розділу І наголошує: звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (тобто авансовий звіт — Прим. ред.), складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за встановленою Міністерством фінансів України формою разом із підтвердними документами для розгляду та прийняття рішення про відшкодування вартості витрат.

Якщо під час відрядження працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, витрати засвідчуються документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.

Для відшкодування добових витрат їх сума (вартість) не потребує документального підтвердження, водночас потрібна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин немає підтвердних документів, що засвідчують понесені у зв’язку з відрядженням витрати.

Тобто бюджетникам потрібні:

— авансовий звіт;

— документи, які підтверджують витрати (крім добових);

— документи, які підтверджують перебування у відрядженні (для добових).

Документи ці можуть бути як паперовими, так і електронними. Звісно, якщо ми говоримо про документи, які прямо підтверджують витрати, це мають бути первинні документи — тобто з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів. Як правило, це розрахункові документи: чеки, квитанції тощо. Це можуть бути і проїзні документи, зокрема квитки типової форми.

А підготовка до відрядження означає складання наказу, кошторису та видачу авансу.

Це «залізний стандарт» доказової бази наявності витрат, використання підзвітних коштів за призначенням, відсутності оподатковуваного доходу у працівників тощо. Проте наскільки дотримуватися таких вимог щодо кожного відрядження, небюджетники вирішують самостійно. Для них усе ж таки більшу вагу мають вимоги п. 170.9 ПКУ.

Як рахувати добові?

Добові виплачують за кожен день перебування у відрядженні. А як порахувати ці дні? Ось це запитання часто можна почути від роботодавців незалежно від форми власності та джерел фінансування. Особливо коли йдеться про відрядження у межах України, де немає жодних позначок у паспорті про перетин кордону. Пункт 170.9 ПКУ в такому разі вимагає лише додаткових документів, які підтверджують факт перебування у відрядженні, але не уточнює, що це мають бути за документи.

Змінами до Інструкції №59 для бюджетників це питання вирішили. Небюджетники теж можуть узяти до уваги перелік доказів для визначення кількості днів відрядження.

Документальні докази перебування у відрядженні

Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні:

— проїзних документів;

— рахунків на проживання;

— довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;

— службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником;

— та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.

За відсутності зазначених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

У випадку із закордонними відрядженнями визначити дати нібито легше, але з огляду на наведені нижче уточнення це тільки так видається.

Наприклад, для бюджетників уточнено, що у разі відрядження працівника строком на один день добові витрати відшкодовують як за повну добу.

За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовують за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка). День прибуття до України (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування у дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовують за нормами, встановленими для держави, до якої працівника відряджено.

Якщо відряджений, перебуваючи у дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб чи зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовують у сумах, установлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з позначками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).

У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовують у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.

Звісно, небюджетники самостійно встановлюють розмір добових як для відряджень у межах України, так і для відряджень за кордон. Але ось правила застосування цих розмірів можна запозичити в Інструкції №59. Зокрема, встановити і для себе (небюджетного підприємства) правило, що якщо працівник за один день з’їздив за кордон і повернувся з відрядження, він має право на добові у закордонному розмірі за цілу добу. Аналогічно можна запозичити і правило щодо дня перетину кордону — за цей день працівник ще має право на закордонний розмір добових.

Нормативна база

• Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.1998 №59.
• Наказ №560 — Наказ Мінфіну від 17.10.2023 №560 «Про затвердження Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (у редакції наказу Мінфіну від 31.10.2023 №608, чинний з 07.11.2023).

 

9. Семінар для працівників без персоналізації: додаткове благо 

Компанія оплатила семінар для 4-5 осіб, з доступом до запису на місяць (в документах про участь у семінарі ідентифікація осіб відсутня). Чи є тут додаткове благо та ВЗ? Якщо семінар буде проходити у вихідний день (сб, нд) або після робочого дня (пізніше 18:00), чи є це понаднормова робота/робота у вихідний день? Яке має бути документальне оформлення?

Гарантії працівникам, які направляються на семінар

Направлення в участі у семінарі можна розглядати як підвищення кваліфікації або як відрядження. 

Гарантії для працівників, направлених на підвищення кваліфікації встановлені ст. 122 КЗпП та Постановою №695 та передбачають збереження середньої  заробітної плати за основним місцем роботи за  час  навчання. Для цього у Положенні про оплату праці має бути зазначено, що такий день роботодавець оплачуєте виходячи з розміру середньої зарплати. Якщо семінар відбудеться пізніше 18:00 і працівник в цей день відпрацював, то за цей день роботодавець нараховує середню зарплату. Інших доплат за роботу в цей день не здійснюється. І участь у семінарі після 18:00 не є понаднормовою роботою.

Якщо семінар буде проходити в іншому населеному пункті, то можна оформити службове відрядження, згідно з ст. 121 КЗпП. Якщо працівника спеціально направляють у відрядження у вихідний день (п. 9 розділу І Інструкції №59), то така робота компенсується наданням іншого дня відпочинку або в грошовій формі в подвійному розмірі (ч. 1 ст. 72 КЗпП). При цьому в наказі про відрядження слід зазначити, що працівник отримуватиме інформаційно-консультаційні послуги для роботодавця у свій вихідний день. Якщо у день виїзду у відрядження (пізніше 18:00) працівник працював, то цей день йому оплачується не нижче середнього заробітку. Інших доплат за роботу в цей день не здійснюється.

 Оподаткування 

Згідно з пп. 165.1.37 ПКУ до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу не включається сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податку.

Участь у семінарах передбачає отримання інформаційно-консультаційних послуг на підставі укладеного договору з його організатором.

Тож, якщо запрошеною стороною семінару та за умовами договору отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є юрособа (роботодавець), інтереси якої представляютьпрацівники, то сума, сплачена роботодавцем за участь у такому семінарі, не є доходом таких працівників, відповідно і об’єктом оподаткування ПДФО.

Якщо за умовами договору запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є конкретні працівники, які отримують ці послуги, то суму, сплачену роботодавцем за їх участь у семінарі, слід розглядати як дохід, отриманий працівниками у вигляді додаткового блага, який включається до місячного оподатковуваного доходу та оподатковується ПДФО за ставкою 18% і ВЗ за ставкою 1,5%. Також буде ЄСВ 22%, якщо семінар проводила організація, не акредитована як навчальний заклад.

Проте, розглядаючи зазначену ситуацію, доходимо висновку, якщо в документах на участь у семінарі відсутня персоніфікація працівників, то вартість семінару не буде для учасників додатковим благом, відповідно не потрібно утримувати ПДФО, ВЗ та нараховувати ЄСВ та відображати у додатках єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.