Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 08.11.2023

ДПС у Дніпропетровській області відповідає на такі запиння. Чи може громадська організація у статусі неприбуткової надавати благодійну допомогу учасникам бойових дій (військовослужбовцям) або постраждалим на території бойових дій, якщо статутом зазначеної організації таку діяльність не передбачено? Чи можливо, щоб така благодійна допомога була нецільова, постійна (кожного місяця), без обмежень у сумі?

Обов’язковими умовами перебування громадської організації у статусі неприбуткової є, зокрема, заборона розподілу доходів (прибутків) або їх частини серед засновників (учасників), членів такої неприбуткової організації, працівників (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску), членів органів управління та інших пов’язаних з ними осіб, як це передбачено абзацом третім пп. 133.4.1 ПКУ, та використання своїх доходів (прибутків) виключно для фінансування видатків на утримання такої неприбуткової організації, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених її установчими документами.

Водночас на період дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану не вважається порушенням вимог п. 133.4 ПКУ здійснення неприбутковою організацією передачі майна, надання послуг, благодійної допомоги, використання доходів (прибутків) для фінансування видатків, не пов’язаних з реалізацією мети та напрямів діяльності, передбачених її установчими документами, на цілі, що визначені п. 63 підрозділу 4 розділу ХХ ПКУ.

При цьому серед переліку можливих отримувачів благодійної допомоги згідно з п. 63 підрозділу 4 розділу ХХ ПКУ таких фізичних осіб, як військовослужбовці, окремо не визначено.

Натомість на період дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану не є підставою для виключення громадської організації з Реєстру неприбуткових установ та організацій надання такою організацією благодійної допомоги фізичним особам, які не є засновниками, учасниками такої організації або пов’язаними з ними особами та які мешкають (мешкали) на території населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, та/або вимушено залишили місце проживання у зв’язку з проведенням бойових дій у таких населених пунктах та, в тому числі, взяті у встановленому законодавством порядку на облік у структурних підрозділах з питань соціального захисту населення районних, районних у м. Києві державних адміністрацій, виконавчих органів міських, районних у містах (у разі утворення) рад.

Щодо періодичності та обмежень у сумі благодійної допомоги, що надається на підставі п. 63 підрозділу 4 розділу ХХ ПКУ, то ПКУ таких спеціальних обмежень не встановлено, а цільове спрямування такої допомоги обумовлено категорією осіб, яким зазначена благодійна допомога надається.

2. Допомога у зв’язку з воєнним станом: документальне оформлення 
Воєнні пільги
Нагадаємо, що допомога, яка надається під час воєнного стану (зокрема, безоплатні передачі товарів / надання послуг) певним одержувачам — армії, правоохоронним органам та іншим силовим структурам, а також закладам охорони здоров’я державної/комунальної форми власності:
— у цілях ПДВ-обліку не вважається постачанням і неоподатковуваним (негосподарським) використанням. Тому ні мінбазні, ні компенсуючі податкові зобов’язання (ПЗ) у такому разі не нараховуються — тобто ПДВ-наслідки їй не загрожують (п. 32¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ);
— у податковоприбутковому обліку не вважається реалізацією (п.п. 69.5 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тому жодні податкові різниці, зокрема благодійна різниця за п.п. 140.5.9 ПКУ, у такому разі не виникають (п.п. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Таким чином, від оподаткування звільняється допомога, що надається під час ВС, по-перше, визначеним одержувачам (переліченим у цих пунктах ПКУ). А по-друге, що надається з визначеною метою — для забезпечення потреб оборони країни. Дослівно в п. 32¹ при цьому говориться про допомогу «для потреб забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави». А в п.п. 69.6 — про допомогу «для потреб забезпечення оборони країни та надання гуманітарної допомоги у зв’язку з воєнною агресією». Це слід врахувати при здійсненні операцій і їх документальному оформленні.
Підтвердні документи
Операції з надання допомоги у зв’язку з воєнним станом, як і будь-які інші здійснювані господарські операції, мають бути підкріплені документально (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV, далі — Закон про бухоблік). На це звертають увагу й податківці, зазначаючи, що:
— на безоплатні передачі (які за п. 32¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ не є постачанням) і особи, які здійснюють такі безоплатні передачі, і особи, які отримують такі товари, повинні мати підтвердні первинні документи, складені відповідно до Закону про бухоблік (БЗ 101.15, лист ДПСУ від 10.08.2022 № 1252/ІПК/99-00-21-02-02-06);
— у податковоприбутковому обліку для підтвердження витрат платникові податків потрібні відповідні первинні документи (БЗ 102.02, лист ДПСУ від 09.09.2022 № 1439/ІПК/99-00-21-03-02-06). Щоправда, які документи для цього слід оформити, податківці не конкретизують.
При цьому слід врахувати, що в цьому випадку належним чином оформлена первинка набуває особливого значення. Оскільки вона слугуватиме не лише підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку, але і ще повинна допомогти скористатися воєнними звільненнями та захиститися від податкових наслідків з податку на прибуток і з ПДВ. Зокрема, підтверджувати, що допомога, яка надається, відповідає умовам п. 32¹, п.п. 69.6 і надається одержувачам, зазначеним у цих пунктах. Тому односторонніми (внутрішніми) документами тут не обійтися, а слід оформити документи, що підтверджують надання допомоги у зв’язку з ВС відповідним одержувачам з п.321, п.п. 69.6.
З урахуванням цього операції будуть належним чином підкріплені документально, якщо будуть оформлені такі документи:
— договір про надання допомоги у зв’язку з воєнним станом або лист-звернення (лист-прохання) від відповідного одержувача про надання допомоги;
— наказ керівника підприємства про надання безоплатної допомоги;
— двосторонній акт приймання-передачі товарів, робіт, послуг (що підтверджує, з одного боку, їх безоплатну передачу платником податків, а з іншого — безоплатне отримання відповідним одержувачем).
Саме ці документи стануть підставою для відображення операцій у бухобліку і допоможуть обґрунтувати надання допомоги (звільненої за п. 32¹, п.п. 69.6 від податкових наслідків) відповідним одержувачам у період ВС.

Інакше без належно оформленої первинки можуть виникати проблеми, про які йшлося в статтях «Безоплатні послуги для ЗСУ і не тільки: чи можна без первинки уникнути ПДВ?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 30 і «Передали ТМЦ для потреб ЗСУ, але без документів: що в обліку?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 8.

Перелік «воєнної» допомоги не передбачено.
При цьому слід врахувати, що жодного переліку товарів/послуг для надання допомоги під час воєнного стану не існує (ні п. 32¹, ні п.п. 69.6 не передбачено). А тому під воєнні звільнення підпадає, суворо кажучи, безоплатна допомога будь-якими товарами/послугами, що надається для потреб забезпечення оборони країни (п. 8 розд. III Інформаційного листа ДПСУ № 4/2023).
А з 01.08.2023 (після набрання чинності Законом України від 30.06.2023 № 3219-IX) з п.п. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ прив’язку до переліку і зовсім прибрали.

Та все ж, хоча надання допомоги жодним переліком не обмежене, проте для воєнних пільг важливо, передусім, щоб допомога надавалася з визначеною метою — для забезпечення потреб оборони країни, захисту безпеки населення та інтересів держави (тобто мала воєнно-оборонну спрямованість або була пов’язана із захистом безпеки населення). При цьому навряд чи сторона, яка передає, зобов’язана точно знати, як використовуватиметься передане майно. Узяти, наприклад, передачу кондиціонера органам ДСНС. На наш погляд, головним тут буде той факт, що діяльність цього органу спрямована на захист безпеки населення, а де цей кондиціонер використовуватиметься (в адмінбудівлі чи, скажімо, у будівлі пожежної частини), не так важливо. Тому така передача повинна підпадати під дію п. 32¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ.
Втім, зазвичай спочатку в листі-проханні одержувача, який просить допомогу, обґрунтовується, навіщо (для яких цілей) вона потрібна. Тоді такі цілі бажано продублювати і в акті приймання-передачі, додавши в дусі п. 32¹, п.п. 69.6, що допомога надається «для потреб забезпечення оборони країни, захисту безпеки населення та інтересів держави». Тоді запитань щодо застосування воєнних пільг до неї не виникне.

ВИСНОВКИ
Операції з надання допомоги під час воєнного стану мають бути належним чином оформлені документально.
Зазвичай, у такому разі знадобиться: лист-прохання одержувача про допомогу, наказ керівника про її надання і двосторонній акт приймання-передачі відповідних товарів (послуг).
Такі документи потрібні не лише в бухоблікових цілях, але також допоможуть скористатися воєнними звільненнями і в податковому обліку.
 
 
3. Чи нараховується ЄСВ на суму нецільової благодійної допомоги? 
Оскільки нецільова благодійна допомога не належить до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, то вона не є базою нарахування ЄСВ.

Східне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків розповідає, що відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» зі змінами та доповненнями базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі – єдиний внесок) для платників, які згідно з п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону №2464 є роботодавцями, визначено суму нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці».

Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5).

Оскільки нецільова благодійна допомога не належить до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, а відповідно до п. 3.31 розд. 3 Інструкції №5 є матеріальною допомогою разового характеру і, відповідно, «іншою виплатою, що не належить до фонду оплати праці», то вона не є базою нарахування єдиного внеску.
 
 
4. Чи є потреба щоразу інформувати працівників про роботу у святковий день під час воєнного стану 
Ні. Щоразу протягом воєнного стану видавати наказ про роботу у святкові дні немає потреби.
У період дії воєнного стану не застосовуємо норм статті 73 КЗпП (ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136).
Закон № 2136 визначає особливості трудових відносин працівників усіх підприємств в Україні незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності, представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності в Україні, а також осіб, які працюють за трудовим договором, укладеним з фізособами, у період дії воєнного стану (ч. 1 ст. 1 Закону № 2136). Закон не вимагає наказом затверджувати зміни щодо робочого часу працівників, якщо це пряма норма законодавства про працю.

Норми Закону № 2136 мають пріоритет над нормами КЗпП протягом періоду дії воєнного стану. Тому кожен раз повідомляти працівників про зміну норми робочого часу на місяць через те, що триває воєнний стан, немає потреби.
 
 
5. П’ять нестандартних ситуацій, що виникли під час відрядження
 
Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.

У якій валюті оплачувати перевитрату коштів у відрядженні
Змоделюємо ситуацію. Працівник витрачав за кордоном власні кошти. Повернувся та склав авансовий звіт у валюті й претендує на відшкодування. Якщо всі підтвердні документи в порядку і керівник затвердив авансовий звіт, бухгалтер береться за розрахунки. Й ось тут запитання: якщо витрачена власна валюта — як компенсувати її перевитрату.
Зазирніть у пункт 19 розділу ІІІ Інструкції про відрядження. Там написано, що здійснені у відрядженні витрати перераховують:
за фактичним обмінним курсом, що застосовує банк, — за наявності документів про обмін валют;
зважаючи на крос-курс, обчислений за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження авансового звіту, — якщо документів про обмін валюти немає.
Увага! Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити або перерахувати додаткові кошти, виплату проводять у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленим НБУ на день затвердження авансового звіту.
Бюджетні установи мають розрахуватися з працівниками протягом трьох банківських днів. Для комерційних підприємств строків не встановлено, але можете прописати їх у власному положенні про відрядження.
Отже, якщо працівник подав авансовий звіт про перевитрату валюти у відрядженні, суми відшкодовуйте винятково у гривні та за наявності підтвердних паперів.

Чи можна відшкодувати зворотній квиток у разі затримки у відрядженні
Затримка у відрядженні — не проблема, проте зважайте на нюанси. Дата на транспортному квитку може не збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження. Тоді  — з дозволу керівника — беріть до уваги затримку у відрядженні на вихідні або святкові та неробочі дні (п. 7 розд. І Інструкції про відрядження).
Бюджетники мають зважати на додаткове правило: строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не має перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98.
Виходить, що працівник за власним бажанням має змогу затриматися у відрядженні на свої законні вихідні дні. Вартість зворотного квитка, дата в якому не збігається із датою в наказі, сміливо можете компенсувати — тут не виникає додаткового блага і приводу утримати з виплат 18% ПДФО та 1,5% військового збору.
А от із добовими за дні затримки та компенсацією проживання все інакше. Річ у тім, що після завершення відрядження працівник вже не виконує доручення підприємства або установи — він вирішує свої власні питання. Тому за дні затримки у відрядженні за власним бажанням добових не платіть. Також не компенсуйте витрат на проживання.
Якщо працівник домовиться з керівництвом і воно дасть згоду на компенсацію, обов’язково утримайте ПДФО та військовий збір.

Чи дозволено оплатити квиток із помилкою у прізвищі працівника
Тут усе залежить від того, яка саме помилка. Якщо зазначене кардинально інше прізвище, звісно, що такого квитка до роботи не беріть. Та й працівника з таким квитком навряд чи допустять до транспортного засобу.
Найчастіше йдеться про не­знач­ну орфографічну помилку — наприклад, переплутали чи пропустили одну літеру. Такий тип помилок не заважає ідентифікувати того, хто подорожує коштом підприємства. Головне, щоб помилки не викривляли чи не змінювали повністю звучання прізвища та імені відрядженого.
У такій господарській ситуації радимо додатково оформити бухгалтерську довідку, в якій пояснити суть помилки.

Чи компенсувати витрати, якщо працівник із відрядження йде у відпустку
Стандартне відрядження оплачують за схемою: добові, проживання, проїзд. Якщо після відрядження працівник не повертається у місто, де працює, а залишається в місті відрядження чи подорожує далі — можете компенсувати лише проїзд до місця відрядження і в ньому.
Розглянемо аргументи. Днем вибуття у відрядження є день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого. Так само день прибуття з відрядження — день, коли транспортний засіб прибуває до місця постійної роботи працівника. Якщо між датою з наказу і датою на квитку є розбіжність — із дозволу керівника беріть до уваги затримку у відрядженні на вихідні або святкові та неробочі дні (абз. 3 п. 7 розд. І Інструкції № 59).
Але працівник не просто залишився у місці відрядження на вихідний день, а провів декілька днів у відпустці після відрядження. Відповідно, дата у транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника із відрядження згідно з наказом. Тому є два варіанти:
зворотній проїзд не оплачувати;
квиток додому оплатити, але утримати 18% ПДФО та 1,5% військового збору.

У яких випадках компенсують бронь та особливий графік заселення у готель
Йдеться про бронювання готелю або плату за ранній заїзд чи пізній виїзд.
Комерційні підприємства витрати на бронювання компенсують у повній вартості, якщо є оригінал документа, що підтверджує отримання послуг з бронювання, — наприклад, готельний рахунок, товарний чек, розрахункова квитанція.
Бюджетні установи можуть відшкодувати плату за бронювання у розмірі не більш як 50% вартості місця за добу (п. 5 розд. ІІ, пп. «г» п. 7 розд. ІІ Інструкції про відрядження). Бюджетники також мають пам’ятати про сумові обмеження з наймання житла, встановлені Постановою № 98.

Тепер про індивідуальний графік заселення. Ранній заїзд — це коли клієнт заселяється до готелю до розрахункової години. Пізній виїзд — коли гість залишає готель після розрахункової години в день виїзду (п. 1.3 Правил № 19).
Зазвичай розрахунковою годиною є 12:00. Коли настає ця година, клієнт готелю має звільнити номер у день виїзду або заселитися в номер у день заїзду. Проте коли гість мешкає в готелі менше за добу, та в разі раннього заїзду чи пізнього виїзду готель на свій розсуд визначає розмір плати за надання готельних послуг (п. 3.8 Правил № 19).

Тобто по суті доплата за ранній заїзд чи пізній виїзд не є оплатою якихось додаткових послуг — це частина основної готельної послуги (абз. 7, 8 п. 1 Правил № 19). Виходить, що плата за раннє-пізнє заселення-виселення — це плата за проживання, яку готель довільно регулює, «коригуючи» розрахункову годину.
Тож якщо в готельному рахунку окремим рядком є плата за ранній заїзд чи пізній виїзд — це стаття витрат на наймання житлового приміщення. Компенсуйте її за наявності підтвердних документів.


6. Як після 12 вересня 2023 року вказувати в наказах кількість днів відпустки, за які виплачуєте компенсацію
До 31 грудня 2023 року в наказах, як і раніше, вказуйте кількість днів щорічної відпустки, за які працівнику виплачуєте компенсацію, та робочі роки. З 1 січня 2024 року вказуватимете з додатковою розбивкою — скільки днів щорічної відпустки працівник заробив з початку 2023 робочого року до 31 грудня 2023 року і скільки — з 1 січня 2024 року по день звільнення. Якщо працівника прийматимете на роботу у 2024 році і він звільнятиметься, наприклад, через місяць чи через рік, у наказах на виплату компенсації вказуватимете, як і раніше, кількість днів і робочий рік.
З 12 вересня 2023 року постанова КМУ від 08.09.2023 № 957 змінила Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений пос­тановою КМУ від 08.02.1995 № 100. Бухгалтери по-новому обчислюють середню зарплату для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року.
Нагадаю: компенсацію за щорічну відпустку виплачуйте працівнику не лише під час звільнення, а також якщо він використав щорічну відпустку не менш як 24 к. дн., а за решту днів хоче отримати компенсацію (ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Коли працівник звільняється, виплачуйте компенсацію і за дні додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей. Але цю відпустку надають за календарний рік, тому в наказі про звільнення, як і раніше, вказуйте календарний рік, наприклад, 2023.
Працівник звільняється у 2023 році
Дата звільнення — 30.09.2023.
У наказі про звільнення зазначте, скільки днів щорічної основної відпустки
належить компенсувати працівнику:
• 5 к. дн. за робочий рік 25 червня 2022 р. — 24 червня 2023 р.;
• 6 к. дн. за робочий період 25 червня 2023 р. — 30 вересня 2023 р.

Працівник звільняється у 2024 році
Дата звільнення — 25.01.2024.
У наказі про звільнення зазначте, скільки днів щорічної основної відпустки
належить компенсувати працівнику:
• 5 к. дн. щорічної основної відпустки за робочий рік 25 червня 2022 р. — 24
червня 2023 р.;
• 12 к. дн. за робочий період 25 червня 2023 р. — 31 грудня 2023 р.;
• 2 к. дн. за робочий період 01 січня 2024 р. — 25 січня 2024 р.


7. Чи надають дитячу відпустку, якщо протягом усього року були неоплачувані відпустки
Працівниця — мати двох дітей віком до 15 років — перебувала у відпустці без збереження зарплати на період карантину з 01.04.2020 по 31.12.2022. Із 01.01.2023 оформила відпустку без збереження зарплати на період воєнного стану. Чи може вона претендувати на додаткову соціальну відпустку на дітей за 2021—2022 роки?
Додаткову соціальну відпустку на дітей працівниця може взяти, якщо дотримані умови зі статті 19 Закону про відпустки. Таку відпустку надають одному з батьків, які:

• мають двох чи більше дітей віком до 15 років;
• мають дитину з інвалідністю;
• всиновили дитину.

Додаткову відпустку також надають:

• матері (батьку) особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• одинокій матері чи батьку дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, який виховує її без матері (в т. ч. в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
• особі, яка взяла під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, чи одному з прийомних батьків.

Тривалість такої відпустки — 10 календарних днів. Жодних додаткових умов, окрім «одному з батьків», немає.
Факт перебування у відпустці без збереження зарплати за статтею 26 Закону про відпустки не позбавляє права на відпустку на дітей. Адже жінка перебуває у трудових відносинах і відпустку надають за календарний рік.
Тож працівниця має право на додаткову соціальну відпустку на дітей за 2021, 2022 і 2023 рік. Дивно було б, якби за час відпустки без збереження зарплати працівниця заробила собі щорічну відпустку, але не мала б права на додаткову соціальну відпустку на дітей.

Мінсоцполітики також підтверджує право на соціальну відпустку за робочий рік, у якому немає жодного відпрацьованого календарного дня. Причини таких ситуацій — простій, щорічна оплачувана та/або не оплачувана відпустки. Тому після використання цих відпусток працівниця може взяти додаткову соціальну відпустку на дітей за відповідний робочий рік.
Єдиний нюанс — із 2021 року працівниця може взяти відпустку за умови, що батько дітей не використав таку відпустку на своєму місці роботи.


8. Повідомлення про прийом на роботу: практичні кейси
Правила подання Повідомлення
Вимога про подання Повідомлення знаходимо у ст. 24 КЗпП , яка вимагає допустити до роботи нового працівника лише за умови:
- Укладання з ним трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця;
- Подання повідомлення органу ДПС про прийом працівника на роботу (за формою, наведеною в постанові КМУ № 413 * ).
* Постанова КМУ «Про порядок повідомлення Державної податкової служби та її територіальних органів про прийом працівника на роботу/укладання гіг-контракту» від 17.06.2015 № 413 .

Звідси можна виділити кілька важливих правил:
Правило №1.Повідомлення подають усі роботодавці. Як бачите, у ст. 24 КЗпП немає жодного уточнення щодо роботодавців, які мають подавати таке повідомлення. Відповідно повідомляти про прийом працівників на роботу мають як юрособи, так і фізичні особи – підприємці.

Правило №2.Повідомлення подають лише за умови працевлаштування працівника. Всі інші дії, що здійснюються всередині підприємства щодо вже працюючої особи, не вимагають подання повідомлення (наприклад, переведення, переміщення, зміна істотних умов праці, звільнення тощо).

Правило №3.Повідомлення подається незалежно від того, чи приймають працівника за основним місцем роботи або за сумісництвом, на повну або неповну зайнятість.

Правило №4.Подається Повідомлення до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ.

Правило №5.Подати Повідомлення необхідно після оформлення наказу, розпорядження про прийом на роботу, але до фактичного початку роботи працівника. При цьому, незалежно від того, в якій формі укладається трудовий договір — усний чи письмовий, для роботодавця є обов'язковим видання наказу про прийом працівника на роботу, а вже потім — подання повідомлення.

Важливий момент! За правилами ч. 1 ст. 23 Закону № 1667 ** резидент Дія Сіті повинен також повідомляти податківців про укладення гіг-контракту з гіг-фахівцем до початку виконання робіт (надання послуг) за таким гіг-контрактом.
** Закон України "Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні" від 15.07.2021 № 1667-IX .
Таким чином, виходить, що звичайні роботодавці інформують податківців про прийом на роботу звичайних працівників за трудовими договорами (контрактами), а резиденти Дія Сіті — про прийом на роботу працівників та укладання гіг-контрактів із гіг-фахівцями. Причому в обох випадках подати Повідомлення потрібно до початку фактичної роботи працівника.

Правило №6.У загальному випадку подаємо Повідомлення засобами електронного зв'язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб, що ґрунтується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу. І лише за відсутності технічної можливості подання вказаним способом Повідомлення може надаватися у формі документа на папері разом із копією в електронній формі.

Важливо! Подання Повідомлення виключно на папері чинним законодавством не передбачено.

Подавати Повідомлення чи ні?
Кадровики часто стикаються з різними ситуаціями, коли виникає питання, чи потрібно подавати Повідомлення чи ні. Тому далі ми зібрали найпопулярніші практичні кейси відразу ж із нашими рекомендаціями, щоб ви швидко могли знайти рішення будь-якого завдання.
Коли подаємо Повідомлення, а коли не подаємо

Виправлення помилки

Усі помилки (наприклад, у реєстраційному номері працівника/гіг-спеціаліста, у виборі категорії особи, у П.І.Б. працівника, у даті наказу про прийом на роботу або дату початку роботи тощо) виправляють в такий спосіб. Формують та подають до ДПС два повідомлення: одне — з типом документа «відмінне» з помилковими рядками, інше — з типом документа «початкове» з правильними відомостями.
Важливий момент: виправлення помилок в повідомленні не обмежене строком і не тягне за собою жодних штрафів.
При цьому, якщо в повідомленні з типом «початкові» була подана інформація про кількох працівників, а помилилися лише щодо одного, то робимо повідомлення з типом «відмінне» та «початкове» тільки на того працівника, дані якого виправляються. Важливо! Робимо такі повідомлення у тому періоді, в якому було подано початкове повідомлення.
Нюанси воєнного часу
На період воєнного стану вимоги про подання повідомлення не змінилися. Тому як і в мирні часи, роботодавці та резиденти Дія Сіті зобов'язані подавати повідомлення про прийом на роботу/укладання гіг-контракту. Причому залишилася й вимога щодо його подання до початку фактичної роботи працівника. Єдине, коли на порушення цього терміну контролюючі органи можуть заплющити очі, — це ситуація, в якій роботодавець чи резидент Дія Сіті за незалежними від них обставинами, зокрема через відключення електрики, не мають змоги своєчасно подати повідомлення. Для таких випадків Держпраці у листі від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22 роз'яснила, що важливо мати підтвердження спроби вчинити такі дії, щоб уникнути відповідальності.

Головним же залишається питання: чи будуть штрафи за неподання Повідомлення під час воєнного стану?
У мирні часи у разі, коли роботодавець не повідомив податківців або повідомив із запізненням про прийом працівника на роботу, йому світив штраф як за порушення інших вимог законодавства у вигляді штрафу у розмірі 1 МЗП. Якщо порушення скоєно повторно протягом року, штраф зросте до 2 МЗП.

Насправді деякі контролери намагалися прирівняти це порушення до допуска працівника без оформлення трудового договору та виписати штраф у розмірі 10 МЗП. Однак ми з цим не погоджуємось і вам радимо оскаржити. При цьому суди також стають на бік роботодавців (див., наприклад, ухвалу Миргородського міськрайонного суду Полтавської обл. від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20 ).
Тому для того, щоб уникнути штрафу у мирні часи, роботодавцю потрібно було подати Повідомлення до початку перевірки (усунути порушення самостійно) або на виконання припису Держпраці у визначені нею терміни. У такому разі штраф не мав застосовуватися. Якщо ж таке порушення вчинено повторно, уникнути штрафу вже не вийде.

Під час воєнного стану діють більш поблажливі умови для роботодавців.
По-перше, зараз інспектори Держпраці можуть приходити лише на позапланові перевірки. Так, вони можуть перевіряти питання оформлення трудових відносин. Але прийти до роботодавця вони можуть лише на підставі:
- Звернення працівників про порушення їх трудових прав;
- Доручення Прем'єр-міністра України. Наприклад, відповідно до доручення Прем'єр-міністра України від травня 2023 року Держпраці зобов'язана протягом травня — грудня цього року забезпечити позапланові перевірки за дотриманням законодавства про працю в частині дотримання строків та першочерговості виплати заробітної плати у тих роботодавців, щодо яких є інформація про порушення строків виплати заробітної плати більш як за один місяць;
- у разі настання нещасного випадку на виробництві.
При цьому важливо, щоб підстава, якою вони прийшли перевіряти подання Повідомлення, була пов'язана саме з оформленням трудових відносин.
По-друге, за правилами ст. 16 Закону № 2136 ***:

Важливо! У період дії військового стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк розпоряджень про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст . 265 КЗпП , не застосовуються
*** Закон України "Про організацію трудових відносин в умовах військового стану" від 15.03.2022 № 2136-IX .
Простіше кажучи, якщо роботодавець, хоч і із запізненням, але подасть повідомлення, штрафів бути не повинно.
По-третє, військовий стан не рятує роботодавців від адмінштрафу за ч. 1 ст. 41 КпАП . Однак є один лайфхак, як його можна оминути. На наш погляд, неподання Повідомлення — це правопорушення, що триває. Тому посадові особи можуть бути притягнуті до відповідальності протягом трьох місяців з дня його виявлення ( ст. 38 КпАП ). Щоб припинити порушення, слід подати Повідомлення. А далі є три місяці з моменту подання, протягом яких до посадових осіб роботодавця може бути застосовано цей адмінштраф. Якщо протягом цього часу у вас не завітає Держпраці, про адмінштраф можна забути.

ВИСНОВКИ
Повідомлення повинні подавати всі роботодавці (і юросіб, і ФОП) при прийомі на роботу працівника.
Воно подається незалежно від того, чи приймають працівника за основним місцем роботи або за сумісництвом, на повну або неповну зайнятість, за строковим або безстроковим трудовим договором.
Подати Повідомлення необхідно після оформлення наказу (розпорядження) про прийом на роботу, але до фактичного початку роботи працівника.
Виправлення помилок в повідомленні не обмежене строком і не тягне за собою жодних штрафів.
Під час військового стану у разі, якщо роботодавець, хоч і із запізненням, але подасть повідомлення, штрафів не повинно бути.
 
 
9. Чи можна звільнити сумісника, щоб прийняти основного працівника? 
Відразу зазначимо – не можна. Далі пояснимо чому.
Нюанси для сумісників
Загалом чинне законодавство не обмежує громадян ні у виборі місця працевлаштування, ні кількості місць роботи. Так, згідно зі ст. 21 КзпПр працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної та творчої праці шляхом укладання трудового договору в одному або одночасно в кількох установах, якщо інше не передбачено законодавством, колдоговором або угодою сторін. Це дозволяє працівникам, крім основного трудового договору, укладати трудові договори про роботу за сумісництвом.
Визначення сумісництва містить ст. 102 ¹ КзпПр . Сумісництво - це виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи:
- На умовах трудового договору;
- у вільний від основної роботи час;
— на тому самому чи іншому підприємстві, в установі, організації.
Працівники, які працюють за сумісництвом, одержують заробітну плату за фактично виконану роботу.
Спецпідстава для звільнення
Минулого року діяли обмеження на роботу за сумісництвом, визначені постановою №245 * та Положенням №43 **. Виконувати ці обмеження мали насамперед державні та комунальні підприємства, установи, організації, які фінансуються з бюджетів усіх рівнів (див. лист Мінсоцполітики від 08.09.2011 № 731/13/84-11 ).
* Постанова КМУ «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ та організацій» від 03.04.93 №245 .
** Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ та організацій, затверджене спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінфіну від 28.06.93 № 43 .
Так, зокрема, у п. 8 Положення № 43 було передбачено, що звільнення з роботи за сумісництвом здійснюється на підставах, передбачених законодавством, а також у разі прийому працівника, який не є сумісником . Тобто спеціальну підставу для звільнення працівника-сумісника допустимо було застосовувати у разі, коли на його посаду приймається працівник, для якого така посада є основним місцем роботи.
Її застосування випливало із змісту ст. 7 КзпПр . У цій нормі зазначено:
додаткові підстави для припинення трудового договору деяких категорій працівників за певних умов встановлюються законодавством
На це звертали увагу фахівці Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 401/06/186-16 .
Але! З 25.11.2022 норми постанови №245 та Положення №43 більше не діють . Відповідно, не діє і спецпідстава для звільнення сумісника.
Тому зараз не можна звільнити сумісника, якщо на посаду претендує особа, яка буде основним працівником. Відповідно розірвати трудовий договір із працівником-сумісником можна на загальних підставах, передбачених ст. 36 , 38 , 39 , 40 та 41 КЗпП.

ВИСНОВКИ
Наразі не діє спецпідстава, згідно з якою можна було б звільнити сумісника у разі прийому на його місце основного працівника (не сумісника).
Сумісника можна звільнити на загальних підставах, передбачених у КЗпП
 
 
10. Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році 
На 2023 рік нормотворець призупинив дію Закону про інде­ксацію. Як результат, Порядок № 1078 втратив чинність. Але з наступного року очікуємо відновлення індексації. Це передбачене у проєкті Закону про Дербюджет-2024.
¹ Закон України «Про індексацію грошових доходів населення» від 03.07.1991 № 1282-ХІІ. Підстава призупинення — абзац 18 пункту 3 Прикінцевих положень Закону України «Про Державний бюджет України на 2023 рік» від 03.11.2022 № 2710-ІХ.

Як визначити базовий місяць

 Для того щоб почати індексувати зарплату, потрібно визначити відправну точку — базовий місяць. Нормотворець пропонує, щоб таким місяцем став січень 2024-го. Проте прописали це доволі невдало. Адже якщо зіставляти формулювання з проєкту Закону про Держбюджет-2024 із формулюванням з Порядку № 1078, можна припустити, що базовим місяцем є грудень 2023 року. А вже із січня обчислюватимемо індекс споживчих цін наростаючим підсумком. Чи саме так вважали автори проєкту держбюджету — маємо сумніви. Найімовірніше, базовим місяцем буде січень 2024 року. Це логічно, адже саме із січня закладено підвищення зарплатних показників.

Установити, що обчислення індексу споживчих цін для індексації грошових доходів населення проводиться наростаючим підсумком, починаючи з 1 січня 2024 року.
Зі статті 38 проєкту Закону про Держбюджет-2024

Як бути з фіксованою індексацією

 Порядок відновлення індексації — стислий і неоднозначний. А відтак деякі питання залишаються відкритими. Зокрема, законодавець не визначив, як бути з індексацією, що виникла до 2023 року. Якщо не буде вчасно офіційних роз’яснень, бухгалтери знову припускатимуться тих самих помилок, що й у 2023 році.

Сподіваємося, офіційний меседж все-таки з’явиться. Із великою ймовірністю компетентні держоргани скажуть: маємо почати все спочатку й забути про фіксовані суми індексації, які виникли до 2023 року. Правило одне для всіх: базовий місяць — січень 2024 року, а фіксовану індексацію обнуляємо.
Мета такого підходу зрозуміла — заощадити кошти для виплати індексації бюджетникам. Але це йде врозріз із нинішньою позицією Мінсоцполітики та Мінекономіки². Хоча кого це турбує зараз, під час воєнного стану, коли потрібно заощаджувати кошти… Та все ж чекаємо на офіційну відповідь держорганів, щоб поставити крапку в можливості виплачувати фіксовану індексацію у 2024 році.
² Лист Мінсоцполітики від 23.05.2023 № 35/0/214-23, лист Мінекономіки від 21.02.2023 № 4707-05/7400-07.

Чи можна замінити «нормативну» індексацію власним порядком

 Якщо ваше підприємство — комерційне й має невелику кількість працівників, а зарплату нараховуєте за посадовими окладами / тарифними ставками, можете й надалі застосовувати старий Порядок № 1078. Якщо не потрапили під ці характеристики та хочете оптимізувати індексацію — скористайтеся одним з альтернативних варіантів, що ми пропонували раніше.

Чим загрожує неіндексація зарплати

Знехтуєте обов’язком нараховувати «реанімовану» індексацію — отримаєте фінансові неприємності. Адже індексація — одна з мінімальних державних гарантій. Якщо не виплатите її або виплатите не у повному обсязі, чекайте на штраф — дві мінзарплати на момент виявлення порушення за кожного працівника, щодо якого припустилися порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України; КЗпП). Наприклад, якщо залишите без індексації 50 працівників, штраф становитиме 670 000 грн
(50 осіб × 6700 грн × 2).
Але штрафу зможете уникнути, якщо виконаєте вимоги Держ­праці й усунете виявлені порушення у строки, що вона визначила своїм приписом (ч. 6 ст. 265 КЗпП).
 
 
11. Нова форма Об’єднаної звітності за ІІІ квартал
 
За ІІІ квартал 2023 року податкові агенти та платники ЄСВ за доходами, що були нараховані/надані/виплачені фізособам, звітують за новою формою.
Ще в травні цього року Мінфін наказом від 02.03.2023 № 113 вніс зміни до форми Податкового розрахунку та Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4). Проте вперше подаватимемо Податковий розрахунок та додатки до нього з урахуванням цих змін (у тому числі враховуючи зміни Довідника ознак доходів фізичних осіб) за звітні періоди, починаючи з III кварталу 2023 року.

Розбираємо зміни.

Розрахунок та його додатки
Мінфін оновив Податковий розрахунок та додатки 1, 3, 4ДФ та 6 до нього. При цьому додаток 6 (Д6) має чисто косметичні правки. Додаток 3 не цікавий звичайним роботодавцям. Вони його не подають. Тож зосередимо увагу на Податковому розрахунку та додатках 1 (Д1) й 4ДФ.

Податковий розрахунок.
У заголовній частині Розрахунку з’явилася нова ознака платника єдиного внеску. Це рядок з кодом 095. Якщо ваше підприємство є резидентом дія Сіті, то про це ви будете інформувати податкову, проставляючи відповідну позначку в рядку 095 заголовної частини Розрахунку.
Якщо ж ви звичайний роботодавець, то, як і раніше, ставите позначку в рядку 091.

Додаток 1.
У Д1 в табличній частині з’явилася нова графа 26 «Ознака наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом (1 — так, 0 — ні)». Якщо у вас на підприємстві (у ФОП) є працівники, з якими укладені такі трудові договори, то за рядками з доходами цих працівників, в графі 26 проставляєте ознаку «1». В інших випадках у графі 26 ставимо ознаку «0».
Чому така увага саме до цього виду трудового договору? Річ у тім, що за працівниками, з якими укладено трудові договори з нефіксованим робочим часом, не потрібно виконувати вимогу про сплату ЄСВ з мінімальної заробітної плати. Це прямо зазначено в ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI. Тож наявність цієї графи надасть контролерам можливість додаткового контролю за правильністю та повнотою сплати ЄСВ.

Додаток 4ДФ.
З розділу ІІ 4ДФ прибрали непотрібні рядки, якими, до речі, так ніхто й не встиг скористатися, а саме:
— «Доходи від продажу сільськогосподарської продукції»;
— «Доходи від продажу сільськогосподарської продукції — виключення».
Ці рядки вносили до розділу ІІ 4ДФ під спецправила, які діяли з 01.04.2022 до 19.08.2022 та зобов’язували оподатковувані доходи від закупівлі сільгосппродукції відображати в 4ДФ єдиною сумою без персоніфікації. Щоправда, протягом дії спецправил зробити це було неможливо (чинна форма 4ДФ не дозволяла), а коли така можливість з’явилася, спецправила скасували.
Тож перегортаємо цю сторінку.
Доходи від продажу сільгосппродукції, що виплачуються фізособам, відображаємо персоналізовано в розділі І 4ДФ.
А ось щодо ознаки доходу, з якою такі доходи слід зазначати в розд. І 4ДФ, маємо певну інтригу. Річ у тім, що Мінфін «похазяйнував» в додатку 2 до Порядку № 4, в якому наведені ознаки доходів фізичних осіб.

Ознаки доходів у 4ДФ
Доходи, що нараховані/надані/виплачені платнику податку, податкові агенти відображають в розд. І 4ДФ з відповідними ознаками доходів (див. графу 6 розд. І 4ДФ).
Перелік можливих ознак доходу наведено в додатку 2 до Порядку № 4. Дивимося, що змінилося.

Медстрахування.
Починаючи з 4ДФ за місяці ІІІ кварталу 2023 року суми внесків за договорами недержавного пенсійного забезпечення та/або за договорами добровільного медичного страхування, що сплачуються (пп. «в» та «г» п.п. 164.2.16 ПКУ):
— роботодавцем-резидентом за свій рахунок за працівника в межах 30 % нарахованої йому зарплати, зазначаємо, як і раніше, з ознакою «125»;
— резидентом Дія Сіті за свій рахунок за гіг-спеціаліста в межах 30 % нарахованої винагороди такому гіг-спеціалісту — з новою ознакою доходу «204».

Сільгосппродукція.
 Для початку згадаємо, як було раніше. Податкові агенти відображали доходи фізосіб від продажу продукції тваринництва з ознакою доходу «179». А ось для доходів, отриманих фізособами від продажу власної сільгосппродукції, крім продукції тваринництва, ще з 2011 року передбачено окрему ознаку доходу «148».
Що зробив Мінфін? Він підкоригував в додатку 2 до Порядку № 4 опис для ознаки доходу «179». В результаті наразі маємо таке. Ознака доходу:
— «148» — доходи, отримані від продажу власної сільськогосподарської продукції, крім продукції тваринництва груп 1 — 5, 15, 16 та 41 УКТ ЗЕД (п.п. 165.1.24 ПКУ);
— «179» — доходи, отримані від продажу власної сільськогосподарської продукції, що вирощена, відгодована, виловлена, зібрана, виготовлена, вироблена, оброблена та/або перероблена безпосередньо фізичною особою на земельних ділянках, у тому числі доходи, отримані від продажу власної продукції тваринництва груп 1 — 5, 15, 16 та 41 УКТ ЗЕД (п.п. 165.1.24 ПКУ).
З якою ознакою доходу відображати доходи від продажу власної сільгосппродукції, а саме «148» чи «179»?
Адже після змін цей дохід звучить двічі, а саме і в описі ознаки доходу «148», і в описі оновленої ознаки доходу «179». Що на меті мав Мінфін, коли переписував опис до ознаки «179»?
Тут є два варіанти.
Перший — Мінфін вносив зміни, бо хотів, щоб усі доходи від продажу сільгосппродукції відображалися гуртом з доходами від тваринництва, проте забув скасувати ознаку «148».
Другий варіант — Мінфін просто помилився в описі нової ознаки «179». Тож потрібно й надалі сільгосппродукцію з тваринництвом відображати окремо. Проте якщо дотримуватися другого варіанта, то навіщо тоді взагалі чіпали ознаку «179»?
Гаряча лінія податкової радить отримати індивідуальну податкову консультацію (ІПК) з цього питання. Звісно, що це розтягнеться в часі.
Що радимо ми? Або ІПК, або ваш варіант ознаки доходу на вибір, тобто «148» чи «179». В будь-якому випадку у разі відображення в 4ДФ доходу з неправильною ознакою штрафу на роботодавця не повинно бути, якщо ПДФО та ВЗ (за їх наявності) відображено правильно.

Допомога у зв’язку з війною.
Якщо ви надавали благодійну допомогу у зв’язку з війною учасникам бойових дій, фізособам, які мешкають (мешкали) на території населених пунктів, в яких проводяться (проводилися) бойові дії, на відновлення житла та інші цілі відповідно до п.п. «в» п.п. 165.1.54, п.п. 170.7.8 ПКУ, то її суму зазначаєте з новою ознакою доходу «205».

Волонтери у НПО.
Ще дві нові ознаки доходів для неприбуткових організацій, що працюють з волонтерами, з якими укладені договори про провадження волонтерської діяльності. Такі НПО відображають за ознакою доходу:
— «208» кошти або вартість майна (послуг), що надані цим волонтерам у частині витрат НПО на проведення їх медогляду та вакцинації, інших лікувально-профілактичних заходів, безпосередньо пов’язаних з наданням волонтерської допомоги такими волонтерами відповідно до Закону України «Про волонтерську діяльність» від 19.04.2011 № 3236-VI (далі — Закон № 3236);
— «209» — суми відшкодування НПО волонтерам документально підтверджених витрат, пов’язаних з наданням волонтерської допомоги, у розмірі та відповідно до переліку, що передбачені ст. 11 Закону № 3236.

Ще нові ознаки.
Крім розглянутих, Мінфін ввів нові ознаки для таких доходів:
— «206» — суми доходів, надані Фондом Президента України (п.п. 165.1.62 ПКУ);
— «207» — сума винагород за зброю (п.п. 165.1.63 ПКУ).
Крім того, було підкориговано з урахуванням норм ПКУ опис таких ознак доходів — «127», «128», «151», «163», «183», «187», «188», «190», «193», що не вплинуло на їх застосування.

ВИСНОВКИ
За ІІІ квартал 2023 року Податковий розрахунок подаємо за оновленою формою. Змін зазнав Податковий розрахунок та додатки 1, 3, 4ДФ, 6.
У заголовну частину Розрахунку додано нову ознаку платника податків «Резидент Дія Сіті».
У Д1 додано графу 26 «Ознака наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом (1 — так, 0 — ні)».
При формуванні 4ДФ візьміть до уваги, що Мінфін вніс зміни до Довідника ознак доходів фізичних осіб.

12. Коли можна знищити первинні документи?

Під час податкової перевірки підприємства останній перевірений період — ІІІ квартал 2022 року. За який період підприємство може знищувати первинні документи? Яка процедура знищення документів?

Строк зберігання документів згідно з ПКУ
За ПКУ строк зберігання становить 1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, що їх складають платники податку на прибуток, а також юрособи-«єдинники» (пп. 44.3.2 ПКУ).
До речі, для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК), строк зберігання — 2555 днів (пп. 44.3.1 ПКУ).
Для решти документів — 1095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії).
Наприклад, підприємство перебуває на ЄП групи 3 (5%) і подає звітність поквартально. Строк подання декларації з ЄП за третій квартал 2022 року — 09.11.2022.
Тож строк 1825 днів для документів, на підставі яких складалася декларація, починає відлічуватися з 09.11.2022. Граничний строк зберігання таких документів — 08.11.2027.
Але на період карантину, який почався 12.03.2020, а потім і воєнного стану цей строк призупинено. Карантин скасовано з 01.07.2023. А згідно з новою редакцією пп. 69.9 підр. 10 розд. ХХ ПКУ строк, призупинений на період воєнного стану, знову поновлено з 01.08.2023.
Це означає, що для документів за наведеним вище прикладом строк призупиняється з 09.11.2022 до 31.07.2023. Таким чином, строк 1825 днів слід починати відлічувати з 01.08.2023. Граничний строк зберігання документів буде — 30.07.2028.
Але ПКУ передбачає строк зберігання документів тільки для потреб оподаткування. Проте, крім ПКУ, питання зберігання документів регламентуються й іншими нормативними документами, про що далі.
Строк згідно з Переліком №578/5
Перелік №578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовують для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Відповідно до п. 1.7 Переліку №578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку №578/5).
Але встановлено різні терміни зберігання типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів (пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку №578/5).
І ще: знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється (п. 2.13 Переліку №578/5).
У примітках до окремих документів зазначено, що встановлений строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки державними податковими органами тощо.
Наприклад, якщо первинний документ складено в третьому кварталі 2022 року і він використовувався для складання декларації з ЄП групи 3 (5%), а строк зберігання такого документа згідно з Переліком №578/5 три роки, причому податкова перевірка за цей період проведена, то відлік строку зберігання такого документа починається з 01.01.2023 і завершується 31.12.2025.
Але з урахуванням норм ПКУ, які ми навели вище, цей документ слід зберігати до 30.07.2028.
Щодо цього в ІПК ДПСУ від 19.07.2023 №1969/ІПК/99-00-21-02-02-06 читаємо: питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа виходячи з приписів Переліку №578/5 та з урахуванням вимог пунктів 44.3 та 44.4 ПКУ.
Тобто, визначаючи строк зберігання, потрібно враховувати як норми ПКУ, так і норми Переліку №578/5. І орієнтуватися на той строк, який настає пізніше.
Процедура знищення документів
Перш ніж знищити документи, потрібно провести експертизу їх цінності (п. 6 Порядку №1004).
Експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи (п. 3 Порядку №1004). Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою).
Документи для знищення оформляють актом. Форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, наведено в додатку 7 до Правил №16. Акт про вилучення документів для знищення складають у двох примірниках на всі справи установи загалом.
Далі цей акт подають на затвердження до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради). Затверджений комісією акт затверджується керівником підприємства (організації, установи) — і лише після цього виникає право знищувати відібрані документи.
Знищити документи можна в різний спосіб. Деякі власники передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу паперової макулатури, переданої для переробки. Дату здавання документів, їх вагу та номер накладної фіксують в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві підприємства. Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний або якщо власник не бажає витрачатися на перевезення макулатури, вони можуть бути спалені, про що в акті роблять позначку.
Нормативна база
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5.
Порядок №1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 №1004.
Правила №16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву від 16.03.2001 №16.