Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 06.10.2023

 

1. Звільнення працівника за ст. 39 КЗпП

Який порядок звільнення працівника за ст. 39 КЗпП? Чи є можливим звільнення за цією статтею, якщо керівник не надає основну відпустку другий рік поспіль?

Стаття 39 КЗпП каже, що строковий трудовий договір (п. 2 і 3 ст. 23) підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за договором, порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного або трудового договору та у випадках, передбачених ч. 1 ст. 38 цього Кодексу.

Отже, розуміємо, що ст. 39 КЗпП застосовується для дострокового розірвання саме строкового трудового договору з ініціативи працівника.

Тобто якщо договір безстроковий, то, в разі порушення роботодавцем законодавства про працю, працівникові треба посилатися на ст. 38 КЗпП.

Якщо ж виникне потреба у достроковому розірванні строкового договору, скажімо, укладеного на кілька років, то у пригоді стане застосування ст. 39 КЗпП.

Але в обох випадках треба пам’ятати, що правила законодавства про працю у мирний та воєнний час різняться.

У мирний час

Згідно з ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки¹ заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль.

¹ Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».

Ненадання працівникові щорічних відпусток є порушенням законодавства про працю, за що передбачено:

— фінансову відповідальність за ст. 265 КЗпП щодо роботодавця у вигляді штрафу в розмірі однієї мінімальної зарплати за кожне таке порушення;

— адміністративну відповідальність за ст. 41 КУпАП щодо посадових осіб підприємства або роботодавця-підприємця у вигляді штрафу в розмірі від 510 до 1 700 грн.

Тож ненадання відпустки працівникові протягом двох років є порушенням роботодавцем законодавства про працю, що є підставою для працівника припинити трудовий договір за ст. 39 КЗпП достроково.

Але так працівник міг вчинити у мирний час, проте з огляду на те, що в країні війна, діють нові правила.

Під час дії воєнного стану

На період дії воєнного стану призупинено обов’язок роботодавця надавати невикористану щорічну відпустку протягом не більше ніж 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, а також заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль (абзац 3 ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).

Тобто у період дії воєнного стану роботодавець на законних підставах може відмовити в наданні працівникові відпустки, навіть якщо той не скористався нею протягом двох років поспіль.

 

2. Поділ безперервної частини основної відпустки у воєнний час

Чи можна під час дії воєнного стану ділити безперервну частину основної відпустки за бажанням працівника? Чи передбачені штрафи за поділ основної безперервної частини відпустки? Чи можуть працівники (за бажанням) не отримувати щорічну основну, щорічну додаткову відпустку під час дії воєнного стану?

Чи можна під час дії воєнного стану ділити безперервну частину основної відпустки за бажанням працівника? 

Перш за все, зазначимо, що «безперервна частина основної відпустки» визначена ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки і становить 14 календарних днів на рік. А питання, очевидно, виникло тому, що під час дії воєнного стану застосовуються спеціальні норми Закону №2136, які мають пріоритет над базовими нормами трудового законодавства, які діяли у мирний час. То як зараз із поділом відпусток? 

Частина 1 ст. 12 Закону №2136 дає право роботодавцю за власним рішенням обмежити у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. Тобто, якщо для працівника певної категорії Законом про відпустки або іншими законами встановлено тривалість щорічної основної відпустки більше, ніж базову (24 дні), то будь-який роботодавець має право надати у певному році, під час дії воєнного стану, лише 24 календарні дні основної щорічної відпустки. Водночас невикористані під час війни дні відпустки не втрачаються, а надаються після припинення чи скасування воєнного стану.

А якщо відпустка зароблена і не використана до війни? У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.

Крім того, у період дії воєнного стану роботодавець може і взагалі відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку). Проте, це право вже є у роботодавця, якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Але, наголосимо, що виконання норм Закону №2136 є правом, а не обов'язком роботодавця. Отже, таке обмеження можна застосовувати, а можна і не застосовувати, прийняти рішення має роботодавець. 

Тепер, якщо є щорічна основна відпустка, яку роботодавець погоджується надати, подивимося, як її поділити. 

Норма ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки Законом №2136 не скасована. Тобто, вона діюча і надає право працівнику ділити щорічну основну відпустку на будь-яку кількість календарних днів за його бажанням, але якщо безперервна її частина буде 14 календарних днів.

Таким чином, ст. 12 Закону про відпустки забороняє поділ безперервної частини основної відпустки, навіть за бажанням працівника. А от щодо поділу решти календарних днів щорічної відпустки жодних заборон чи обмежень немає.

Чи передбачені штрафи за поділ основної безперервної частини відпустки? 

Оскільки поділ основної безперервної частини відпустки є порушенням Закону про відпустки, хоча б він і відбувся на прохання працівника, роботодавцю загрожуватиме фінансовий штраф у розмірі 1 МЗП, як за порушення інших вимог законодавства про працю (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП). 

Також, посадовій особі підприємства, яка дозволила такий поділ (тобто, керівнику) загрожує адмінштраф за ч. 1 ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 нмдг (510,00 грн – 1700,00 грн). Справи про такі порушення розглядаються в районних, районних у місті, міських чи міськрайонних судах (ст. 221 КУпАП). А отже, у такому разі адмінстягнення накладається (ст. 38 КУпАП):    

• щодо разових порушень – протягом трьох місяців із дня вчинення;    
• триваючих порушень – не пізніше як через три місяці з дня їх виявлення.

На жаль, законодавство не містить визначення поняття «триваюче правопорушення», але з роз’яснень держорганів випливає, що таким є правопорушення, яке можна виявити в ході перевірки (та не виправлене в момент перевірки). 

 Чи можуть працівники (за бажанням) не використовувати щорічну основну, щорічну додаткову відпустку під час дії воєнного стану?

Якщо працівник не бажає брати основну щорічну відпустку під час воєнного часу, а графіку надання відпусток на підприємстві немає, то він може її не брати, оскільки норми ч. 7 ст. 79, ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11, ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки у період дії воєнного стану не застосовуються, а саме про те, що:

• невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка;
• забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

Крім того, спрямувати працівника у відпустку, навіть оплачувану, без його згоди роботодавець не має права. 

Проте, якщо працівник сам бажає перенести додаткову відпустку, яка йому належить за законом, він має зважати на той факт, що не всі такі відпустки підлягають перенесенню на наступний рік, як наприклад додаткова відпустка учаснику бойових дій. Тож, якщо працівник відмовиться він такої відпустки в поточному році, має знати, - що право на неї він в наступному році за попередній - втратить.

 

3. Як документально оформити графік роботи працівника? 

Чи потрібно при прийомі працівника за сумісництвом вказувати в наказі про прийняття на роботу години роботи? Чи достатньо зазначити в наказі «Прийняти на роботу з посадовим окладом 10 000 грн з оплатою пропорційно відпрацьованого часу»?

Чіткого формулювання, що саме треба зазначити у змісті наказу про прийняття працівника на роботу, чинним законодавством не встановлено. Тому, складаючи цей наказ, треба виходити з того, про що саме домовилися майбутні роботодавець та працівник. І які саме питання мають бути узгоджені перед допуском працівника до роботи. 

 Чи обов’язково складати наказ про прийняття на роботу? 

Так, адже така вимога міститься у ст. 24 КЗпП: «Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця..». Тобто, наказ (або розпорядження) про прийняття на роботу відіграє роль трудового договору, який укладається із працівником.

Звісно, в деяких випадках, із працівниками укладаються контракти (як інша форма трудового договору). І в таких випадках усі умови праці працівника, зокрема, графік його роботи і кількість годин, яку він має відпрацювати на тиждень, або на місяць чи за рік, докладно прописуються в цьому договорі. В такому випадку наказ (розпорядження) про прийняття на роботу теж створюють, але більше для виконання формальностей кадрового обліку.

Проте, перелік випадків укладання контрактів досить обмежений. І в більшості випадків істотні умови договору треба зазначити просто в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Усна домовленість у цьому випадку застосовуватися не може (знову ж таки, на підставі ст. 24 КЗпП). Тобто, якщо заява + наказ на прийняття на роботу це такий спосіб оформлення трудового договору, і він має бути оформлений саме письмово, то в такий же ж спосіб треба узгодити істотні умови трудового договору. Це не можна відкладати на потім, адже працівника треба ознайомити з істотними умовами трудового договору до його укладання. 

 Істотні умови праці

До істотних умов праці ч. 4 ст. 32 КЗпП відносить: 

• системи та розміри оплати праці, 
• пільги, 
• режим роботи,
• встановлення або скасування неповного робочого часу, 
• суміщення професій, 
• зміну розрядів і найменування посад тощо. 

Це не повний перелік істотних умов, оскільки наприкінці його стоїть «та інші», проте, навіть в ньому згадуються і режим роботи, і встановлення або скасування неповного робочого часу, і система та розмір оплати праці, які будуть застосовуватися щодо певного працівника. 

Відповідно до ст. 57, 58 КЗпП час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) передбачається правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства.

Тобто, ще до прийому працівника на роботу, роботодавець повинен вирішити, у які години має починати і закінчувати працювати цей працівник, і ознайомити його із цими правилами під час укладання трудового договору.  Або застосувати виключення – трудовий договір із нефіксованим робочим часом, про який ми розповімо далі. 

Про зміну істотних умов праці працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. Якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється за пп. 6 ст. 36 КЗпП (ч. 4 ст. 32 КЗпП).  

Трудовий договір із нефіксованим робочим часом 

В 2022 році у КЗпП з’явилася новація, яка дещо розширила права роботодавця. Мова йде про ст. 21-1 КЗпП, яка прописує правила укладання трудового договору із нефіксованим робочим часом. 

Увага! Кількість трудових договорів з нефіксованим робочим часом у одного роботодавця не може перевищувати 10 відсотків загальної кількості трудових договорів, стороною яких є цей роботодавець. Роботодавець (роботодавець - фізична особа), який використовує працю менше ніж 10 працівників, може укладати не більше одного трудового договору з нефіксованим робочим часом.

Трудовий договір з нефіксованим робочим часом - це особливий вид трудового договору, умовами якого не встановлено конкретний час виконання роботи, обов’язок працівника виконувати яку виникає виключно у разі надання роботодавцем передбаченої цим трудовим договором роботи без гарантування того, що така робота буде надаватися постійно, але з дотриманням певних умов оплати праці.

В такому випадку роботодавець самостійно визначає необхідність та час залучення працівника до роботи, обсяг роботи та в передбачений трудовим договором строк погоджує з працівником режим роботи та тривалість робочого часу, необхідного для виконання відповідної роботи. При цьому повинні дотримуватися вимоги законодавства щодо тривалості робочого часу та часу відпочинку.

Примірна форма трудового договору з нефіксованим робочим часом затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин, тобто, наразі це Мінекономіки. Ви можете знайти цю форму тут. 

Трудовий договір з нефіксованим робочим часом повинен містити, зокрема, інформацію про:

• спосіб та мінімальний строк повідомлення працівника про початок виконання роботи, який повинен бути достатнім для своєчасного початку виконання працівником своїх обов’язків;
• спосіб та максимальний строк повідомлення від працівника про готовність приступити до роботи або про відмову від її виконання у випадках, передбачених частиною восьмою цієї статті;
• інтервали, під час яких від працівника можуть вимагати працювати (базові години та дні). Кількість базових годин, під час яких від працівника можуть вимагати працювати, не може перевищувати 40 годин на тиждень, а кількість базових днів не може перевищувати 6 днів на тиждень.

Увага! Працівник має право відмовитися від виконання роботи, якщо роботодавець вимагає виконання роботи поза межами базових днів та годин або якщо йому було повідомлено про наявність роботи із порушенням мінімальних строків, визначених трудовим договором з нефіксованим робочим часом.

Відмова працівника від виконання роботи у базові дні та години є підставою для притягнення його до дисциплінарної відповідальності, крім випадків відмови у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю чи виконанням державних або громадських обов’язків, а також повідомленням роботодавцем працівнику про наявність роботи із порушенням мінімальних строків, визначених трудовим договором з нефіксованим робочим часом.

Заробітна плата виплачується працівникові, який виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, за фактично відпрацьований час. За відрядної системи оплати праці заробітна плата виплачується працівникові за фактично виконану роботу за встановленими у трудовому договорі з нефіксованим робочим часом відрядними розцінками.

Тобто, виглядає це все майже так, як у запитанні: чи може роботодавець прийняти людину на роботу і викликати її на роботу тоді, коли в ній є потреба і оплачувати тільки фактично відпрацьовані години?  Проте, навіть у цьому випадку, у працівника є гарантія з оплати праці. 

Мінімальна тривалість робочого часу працівника, який виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, протягом календарного місяця становить 32 години. Якщо працівник протягом календарного місяця виконував роботу менше 32 годин, йому повинна бути виплачена заробітна плата не менше ніж за 32 години робочого часу відповідно до умов оплати праці, визначених трудовим договором.

У разі ненадання роботодавцем роботи працівникові, який виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, заробітна плата за відрядної системи оплати праці протягом календарного місяця повинна бути виплачена працівникові у розмірі, не меншому за розмір заробітної плати працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, - за 32 години робочого часу.

У разі згоди працівника на залучення до роботи поза межами базових днів або годин його робота оплачується у розмірі, не меншому ніж передбачено умовами трудового договору, а у разі перевищення нормальної тривалості робочого часу - в порядку, передбаченому статтею 106 КЗпП (тобто, у подвійному розмірі).

А ще, крім іншого, у працівника, який працює за таким трудовим договором, є спеціальна гарантія – право змінити умови договору через рік після роботи за ним.  

Працівник, який відпрацював на умовах трудового договору з нефіксованим робочим часом понад 12 місяців, має право звертатися до роботодавця з вимогою укладення строкового або безстрокового трудового договору на умовах загальновстановленого у роботодавця графіка роботи з відповідною оплатою праці.

За результатами розгляду зазначеної вимоги роботодавець зобов’язаний протягом 15 календарних днів з дня звернення працівника укласти з ним такий строковий або безстроковий трудовий договір або надати йому в письмовій формі обґрунтовану відповідь про відмову укласти такий трудовий договір.

У разі відмови роботодавця укласти такий строковий або безстроковий трудовий договір працівник має право повторно звертатися з відповідною вимогою протягом усього строку дії трудового договору з нефіксованим робочим часом, але не раніше ніж через 90 днів з дня отримання відповіді роботодавця на попередню його вимогу.

 

4. Сумісники: прийом на роботу, звільнення, зміна статусу

У цій статті розглянемо правила прийому/звільнення сумісників. І поговоримо про варіанти оформлення зміни статусу працівника з основного на сумісництво та навпаки.

Прийом на роботу сумісника 

Працювати за сумісництвом працівник може лише після укладання з роботодавцем трудового договору. І це обов'язкова умова.

Для цього керуємось загальними правилами прийому на роботу:

- Майбутній працівник-сумісник подає роботодавцю заяву про прийом на роботу . У ньому, серед іншого, обов'язково визначає ознаку місця роботи — «за сумісництвом» . Це обов'язок працівника. Адже саме він має визначити ознаку місця роботи. Роботодавець не може вибирати чи змінювати його самостійно.

Якщо працівник помилково вказав ознаку за сумісництвом, то роботодавець не несе за це відповідальності. До речі, і працівник також (див. лист Мінекономіки від 22.10.2021 № 4706-01/51196-09 ). Не встановлено і обов'язок роботодавця перевіряти, чи має працівник основне місце роботи. Разом із заявою працівник подає всі необхідні документи для працевлаштування за загальними правилами (паспорт, податковий номер, диплом про освіту, трудову книжку (за наявності) або інформацію про трудову діяльність з Державного реєстру застрахованих осіб, медичну довідку тощо);

— роботодавець видає наказ на прийом на роботу за сумісництвом на підставі заяви. У ньому вказує серед іншого дату прийому на роботу, посаду, ознаку місця роботи «за сумісництвом» відповідно до заяви, графік та тривалість робочого часу, розмір оплати праці тощо;

— роботодавець укладає із працівником трудовий договір за правилами, встановленими ст. 24 КЗпП , на строки, зазначені у ст. 23 КЗпП (терміновий, безстроковий, на час виконання певної роботи). У період дії військового стану працівник та роботодавець визначають форму трудового договору за згодою. Ця можливість закріплена у ч. 1 ст. 2 Закону України "Про організацію трудових відносин в умовах військового стану" від 15.03.2022 № 2136-IX ;

- До початку роботи роботодавець подає податківцям Повідомлення про прийом працівника на роботу . Повідомлення подаємо, навіть якщо працівника приймаєте на роботу за внутрішнім сумісництвом. Тому що це окремий трудовий договір;

- Після прийому на роботу роботодавець формує на працівника-сумісника повний пакет обліково-кадрових документів . Якщо працівник прийнятий за внутрішнім сумісництвом, то буде окремо два пакети документів (за основним трудовим договором та за сумісництвом).

Звільнення з роботи сумісника 

Звільнення працівника-сумісника відбувається за загальними правилами, такими, як і за основним місцем роботи. Тобто, на сумісників поширюються всі підстави для припинення трудового договору, встановлені чинним законодавством.

Наприклад, працівник-сумісник може звільнитися за власним бажанням, а може й за згодою сторін. Своє бажання працівник викладе у заяві, на підставі якої роботодавець видає наказ на звільнення.

У день звільнення роботодавець має:

- Провести з працівником остаточний розрахунок (виплатити зарплату, компенсацію при звільненні тощо). Одночасно з оплатою ПДФО, ПС, ЄСВ;

— письмово повідомити працівника у день виплати про суми, нараховані та виплачені йому при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати;

- Видати працівникові копію наказу про звільнення.

Тобто процес звільнення сумісника практично нічим не відрізняється від звільнення за основним місцем роботи.

Зміна статусу основне ↔ сумісництво 

Ситуація. Працівник хоче перейти із сумісництва на основне місце роботи у того ж роботодавця із збереженням посади. Або навпаки, був основним працівником, а хоче стати сумісником. Як оформити таку зміну статусу?

Звільнення-прийом. Ми, як і раніше, в обох цих варіантах рекомендуємо робити це через звільнення-прийом.

Тобто звільняємо працівника як сумісника та приймаємо його як основного працівника. Або навпаки звільняємо з основного місця роботи та приймаємо за сумісництвом. Процес звільнення та прийому на роботу описаний у попередніх підрозділах.

Цей варіант є найбезпечнішим. Так, він вимагає додаткових зусиль з боку роботодавця, але є прозорим і виключає багато питань щодо трудових гарантій та розрахунків зарплати. Наприклад, при наданні відпустки та розрахунку відпускних.

Також при цьому варіанті не виникне питання про лікарняні. Адже за сумісництвом допомога з тимчасової непрацездатності надається лише у разі нереалізації на неї права за основним місцем роботи. Тому коли зміна статусу із сумісництва на основне та навпаки проведена через звільнення-прийом, це проходить через Д5 Податкового розрахунку та зміна статусу відображається у Державному реєстрі застрахованих осіб. Тоді плутанини ні з формуванням е-лікарняного такого працівника, ні з обчисленням лікарняних виникати не повинно.

Переклад. А чи можна скористатися перекладом, якщо зміна статусу працівника (основне ↔ сумісництво) відбувається в межах одного роботодавця? Ми не радимо так робити. Тому що йдеться про два різні трудові договори, які між собою ніяк не пов'язані юридично.

Більше того, Держпраці (див. лист від 16.09.2021 № 6147/4/4.1-ЗВ-21 ) та Мінсоцполітики (див. лист від 18.10.2017 № 446/0/22-17/134 ) одноголосно проти варіанта перекладу. Вони зазначають, що у розумінні ст. 32 КЗпП , якою встановлені випадки перекладу, зміна статусу із сумісництва на основне і навпаки не може бути реалізована як переклад.

Насправді деякі роботодавці досі користується цим варіантом зміни статусу працівника (основний ↔ сумісник), але з погляду законодавства — це неправильно.

Відкликання заяви. А що щодо «відкликання заяви», якщо працівник хоче змінити ознаку основного місця роботи на сумісництво того ж роботодавця?

Така можливість вбачається у термінології визначення основного місця роботи у п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ * та у п. 31 ч. 2 ст. 16 Закону №1058 **.

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI .

** Закон України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 № 1058-IV .

Норми цих законів визначають поняття основного місця роботи, такого, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та визначив його як основне згідно з поданою заявою (до його відкликання) .

І ось це «до відгуку» не дає спокою. Тому що законодавці, сказавши "а", не сказали "б". Норма є, а її практична реалізація – ні. Натомість маємо алгоритм дій щодо такого відкликання у роз'ясненні Мінекономіки у листі від 07.10.2021 № 4712-06/49022-07 . Але й він не досконалий.

Мінекономіки роз'яснили, що для зміни основного місця роботи працівник має відкликати попередню заяву щодо визначення такого місця роботи основною.

З дати заяви про відкликання ознака основного місця роботи змінюється на роботу за сумісництвом.

При цьому зміна статусу через відкликання заяви, на думку Мінекономіки, може відбуватися лише тоді, коли основний працівник стає сумісником, а у зворотному напрямку (сумісник стає основним) немає (див. лист від 24.03.2022 № 4712-06/11123-07 ) .

А далі? Як ці дані потраплять до електронної трудової книжки працівника? А що буде відображено у Держреєстрі застрахованих осіб? Отже, питань про зміну статусу працівника без звільнення-приймання купи.

Тому ми не прихильники зміни ознаки місця роботи з основної на сумісництво шляхом відкликання заяви. Ми й надалі прихильники класики: змінюємо ознаку через звільнення-прийом.

Ризики зміни статусу без звільнення-прийому 

Розглянемо ризики, яких, ймовірно, не уникнути, якщо змінити статус працівника з основного на сумісництво та навпаки без процесу звільнення та прийому:

— в Об'єднаному звіті прямо не передбачено опцію відображення зміни ознаки місця роботи (основний — сумісник) шляхом перекладу або відкликання заяви;

— якщо при прийомі на роботу працівника було подано до Д5 як основного, а потім відкликало заяву і стало сумісником, то без відображення відповідних змін через подання Об'єднаного звіту він так і залишиться в Держреєстрі застрахованих осіб основним. І це вже недостовірні дані;

— звісно, ​​під час перекладу чи відкликання заяви для зміни ознаки місця роботи роботодавець не подасть повідомлення про прийом на роботу працівника, тому що немає укладання нового трудового договору. І такий склад обставин навряд чи сподобається Держпраці.

А далі ще цікавіше – смакуємо наслідки:

- Виконання вимоги ЄСВ з МЗП. ПФУ захоче бачити ЄСВ не нижче ніж з мінімалки, якщо база нарахування внеску виявиться меншою за МЗП, бо в Держреєстрі цей працівник залишився основним. Але у роботодавця він після перекладу чи відкликання заяви – сумісник. Спробуйте пояснити це пенсіонерам;

— формування е-лікарняних піде як на основного працівника, якщо він перейшов на сумісництво шляхом переведення чи відкликання заяви. Бо тут також орієнтація на Держреєстр. Проблема також зачепить і оплату такого лікарняного (якщо до цього дійде). Більше того, зараз допомога з тимчасової непрацездатності може бути виплачена сумісникам лише у разі нереалізації на неї права за основним місцем роботи.

І це зокрема є проблемними моментами при зміні статусу працівника з основного на сумісництво без звільнення-прийому.

Отже, на нашу думку, найбезпечнішим варіантом за зміни статусу працівника (основний — сумісництво і навпаки) є варіант через звільнення-прийом.

ВИСНОВКИ

• У заяві про прийом на роботу майбутній працівник-сумісник, серед іншого, обов'язково визначає ознаку місця роботи – за сумісництвом.
• У день звільнення сумісника роботодавець повинен дотриматися процедури звільнення, а також з основним працівником (остаточний розрахунок, копія наказу, повідомлення про нараховані виплати тощо).
• При зміні статусу трудового договору з основного на сумісництво чи навпаки безпечніше піти шляхом звільнення по одному та прийому за іншим трудовим договором.

 

5. Із 1 серпня відновився перебіг строків: розраховуємо для зобов’язань, перевірок і штрафів

Відновлення перебігу давності з 1 серпня 2023 року стосується строків, що їх визначає цивільне та податкове законодавство.

Строки, визначені у цивільному законодавстві, ще 2 квітня 2020 року подовжили на весь строк дії карантину. Нагадаємо, карантин встановили із 12 березня 2020-го. Зміни до Цивільного кодексу України (ЦК) депутати внесли Законом № 540.

Перебіг податкових строків на період дії правового режиму воєнного/надзвичайного стану зупинили на підставі пункту 102.9 Податкового кодексу України (ПК).

Окремі законодавчі норми врегульовували призупинення строків податкових перевірок, у т. ч. щодо єдиного внеску (ЄСВ).

Чи відновили перебіг:

- строків позовної давності

Через запровадження воєнного стану в пункті 19 розділу «Прикінцеві та перехідні положення» ЦК з’явилася аналогічна норма, якою строки подовжили на період дії воєнного/надзвичайного стану. Вона набрала чинності із 17 березня 2022 року. Карантин завершився 30 червня 2023-го, але продовжує діяти воєнний стан.

Законом № 3219 депутати визначили особливості оподаткування в період дії воєнного стану, але його норми не стосується строків, визначених у цивільному законодавстві. Отже, строки, визначені ЦК, подовжені на весь строк дії воєнного стану в Україні, тобто до його припинення або скасування.

Отже, позовна давність залишається «замороженою». Для бухгалтера подовження строків позовної давності означає, що неможливо списати безнадійну кредиторську/дебіторську заборгованість через сплив строку позовної давності.

ЦК подовжує строки:

— загальної позовної давності (три роки);

— спеціальної позовної давності — один рік, наприклад, для вимог про стягнення штрафу та пені;

— позовної давності про переведення на співвласника прав та обов’язків покупця в разі порушення переважного права купівлі частки у праві спільної часткової власності;

— через недоліки проданого товару;

— розірвання договору дарування;

— перевезення вантажу, пошти;

— оскарження дій виконавця заповіту;

— визнання недійсним рішення загальних зборів товариства;

— відшкодування збитків через пошкодження речі, яку передали наймачеві, а також вимог про відшкодування витрат на поліпшення речі;

— припинення поруки;

— визнання необґрунтованими активів та їх стягнення в дохід держави.

Верховний Суд наголосив: щоб не допустити безпідставного звуження прав учасників цивільних правовідносин, строки загальної і спеціальної позовної давності подовжують під час карантину, коли тривалість строку позовної давно­сті, яку визначає закон, збільшили за домовленістю сторін (хоча ця підстава прямо не фігурує в Законі № 540). Щодо подовження строків під час воєнного стану прогалину усунули і подовження строків позовної давності прямо поширили на цей випадок.

- податкових строків

Із 1 серпня 2023 року через Закон № 3219 відновили, зокрема, податкові строки. Із ПК вилучили пункт 102.9, що на період дії правового режиму воєнного/надзвичайного стану зупиняв їх перебіг.

Зокрема, відновили строк, у якій:

• контролери надають індивідуальні податкові консультації та розглядають скарги платників на рішення контролерів;
• платники надають відповіді на запити податківців;
• податківці розглядають скарги платників на податкові повідомлення-рішення (ППР) із нарахування податкових зобов’язань, не пов’язаних із перевіркою, тощо.

- строків податкових перевірок

Із 1 серпня 2023 року дозволили проводити перевірки:

• камеральні;
• фактичні;
• документальні планові, лише щодо платників, які:

-         провадять діяльність у сфері виробництва та/або реалізації підакцизної продукції;

-         організовують та проводять азартні ігри в Україні (гральний бізнес);

-         надають фінансові, платіжні послуги.

Дозволили також проводити документальні позапланові перевірки.

Водночас перевірки, що їх відновили, не завжди можливо провести через воєнний стан. Щоб гарантувати безпеку контролерів і платників, законодавець визначив, що перевірки проводять лише за наявності безпечних умов. А саме, коли безпечно можна дістатися:

• до територій, приміщень та іншого майна, що є об’єктами оподаткування або пов’язані з іншими об’єктами оподаткування, або їх використовують для провадження госпдіяльності чи отримання доходів (прибутку);
• документів, довідок про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників та іншої інформації, пов’язаної з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів; про дотримання вимог законодавства, що його контролюють органи контролю; фінансової і статистичної звітності.

Не відновили граничних строків

для документальних перевірок, на які поширюється мораторій, і планових документальних, окрім платників, які провадять ризикові види діяльності

Ще одна умова — безпечне проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), коштів, зняття залишків ТМЦ, готівки.

Розпочаті документальні й фактичні перевірки наразі можна зупинити, якщо:

• їх не можна завершити через відсутність безпечних умов;
• платники, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих рф територіях України, подадуть повідомлення, що не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких обліковують доходи, витрати й інші показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань;
• платники подадуть вмотивовану заяву.

Виняток — перевірки з підстав декларування від’ємного значення ПДВ понад 100 тис. грн (для бюджетного відшкодування).

За таких обставин розпочаті перевірки зупиняють до завершення дії обставин та/або усунення перешкод для проведення перевірки.

Рішення про зупинення перевірки ухвалює керівник (його заступник або уповноважена особа) органу контролю. Копію наказу надішлють платникові до е-кабінету і водночас на електронну адресу платника — інформацію про вид документа, дату і час, коли його надіслали до е-кабінету. Строк проведення перевірки зупинять і згодом поновлять на невикористаний строк.

Зауважимо! Документальні перевірки, що їх розпочали й не завершили до 24 лютого 2022 року, поновлюють на невикористаний строк. Окрім перевірок, для яких встановили мораторій.

Платники, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях (ТОТ) і подали повідомлення про втрату первинних документів відповідно до підпункту 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПК, не підлягають пере­вірці щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у т. ч. після завершення дії воєнного стану.

Відновлені перевірки

проводять лише за наявності безпечних умов

Документальні планові перевірки платників, які провадять ризикову діяльність, не заскочать їх зненацька. Перевірку розпочнуть не раніше ніж за 30 календарних днів (к. дн.) після дати оприлюднення оновленого плану-графіка перевірок. Окрім того, платникам або їхнім представникам не пізніше ніж за 10 к. дн. до дня початку перевірки надішлють/вручать копію наказу про проведення документальної планової перевірки та письмове повідомлення із зазначенням дати початку перевірки.

Грошове зобов’язання можуть нарахувати або розпочати провадження у справі про стягнення податку без дотримання строку давності, визначеного ПК, якщо:

• не подали податкову декларацію за період, протягом якого виникло податкове зобов’язання. Наприклад, за звітний період немає показників для декларування чи об’єкта оподаткування;
• посадову особу платника або фізособу-платника засудили за ухилення від сплати грошового зобов’язання або в кримінальному провадженні винесли рішення про закриття платника з нереабілітувальних підстав, яке набрало законної сили.

Який граничний строк податкових санкцій

Граничні строки застосування штрафних (фінансових) санкцій (штрафів) відповідають строкам давності для нарахування грошових зобов’язань (п. 113.1 ПК).

Контролери мають право власноруч визначити грошове зобов’язання не пізніше ніж спливе 1095-й день (2555-й день — в разі перевірки операцій із трансфертного ціноутворення) за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації та/або сплати грошових зобов’язань, що нарахували контролери. Якщо податкову декларацію подали пізніше — за днем її фактичного подання.

Якщо протягом цього строку контролери не визначать суму грошових зобов’язань, платник звільняється від такого зобов’я­зання, в т. ч. від пені. Спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

Не можемо оминути можливості платника уникнути відповідальності. Зокрема, якщо протягом 30 к. дн. із наступного дня після того, коли отримав ППР, платник сплатить суму податкового зобов’язання, нараховані штрафи вважають скасованими, а пеню не нарахують (пп. 69.37 підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Ця пільга діє тимчасово — із 1 серпня 2023 року до припинення/скасування воєнного стану.

Йдеться про штрафи, нараховані за результатами документальних перевірок, що їх відновили або розпочали із 1 серпня 2023 року і завершили до дня припинення/скасування воєнного стану.

Якщо платник самотужки виправить помилки, якими занизив податкове зобов’язання, його звільнять від нарахування і сплати штрафних санкцій за пунктом 50.1 ПК, та пені (пп. 69.38 підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Але є дві умови:

• платник дотримав порядку, вимог та обмежень, визначених у статті 50 ПК;
• пільга діє тимчасово — із 1 серпня 2023 року до припинення/скасування воєнного стану.

Не забули й про платників єдиного податку (ЄП). Зокрема, послаблення отримали фізособи-підприємці (ФОПи) — платники ЄП першої і другої груп, податкова адреса яких була на територіях бойових дій або ТОТ станом на дату початку бойових дій або тимчасової окупації. Із 1 серпня 2023 року вони можуть не сплачувати ЄП за період із першого числа місяця, в якому почалися бойові дії на відповідній території / виникла можливість бойових дій / почалася її тимчасова окупація. Пільга діятиме до останнього числа місяця, в якому завершилися/завершаться активні бойові дії або зникла/зникне можливість бойових дій, або завершилася/завершиться тимчасова окупація (п. 11 підрозд. 8 розд. ХХ ПК). Штрафних санкцій і пені за несплату/неперерахування авансових внесків з ЄП або сплату/перерахування не у повному обсязі до платників не застосовують.

Сплатіть податкове зобов’язання

за результатами документальної перевірки, яку відновили/розпочали з 01.08.2023 й завершили до припинення воєнного стану, — штраф скасують

ФОПи — єдинники першої і другої груп також мають право не сплачувати ЄП (пп. 9.1 підрозд. 8 розд. ХХ ПК). Для платників, які скористалися звільненням, суми авансових внесків з ЄП, штрафних санкцій та пені за несплату/неперерахування або сплату/перерахування не в повному обсязі авансових внесків з ЄП, що їх нарахували контролери, скасують/анулюють за періоди з 1 квітня 2022 року по 31 липня 2023 року (п. 12 підрозд. 8 розд. ХХ ПК).

Як визначити строк, що його перевірять

Коли платник подає уточнюючий розрахунок до податкової декларації, контролери мають право визначити суму податкових зобов’язань у межах поданих уточнень за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 днів — стосовно трансфертного ціноутворення) із дня подання уточнюючого розрахунку / податкової декларації.

Контролери мають право самотужки визначити суму штрафних санкцій платника, якщо виявлять порушення:

• інших вимог податкового законодавства, безпосередньо не пов’язаних із декларуванням податкових зобов’язань;
• вимог іншого, окрім податкового, законодавства, що його контролюють органи контролю.

Нарахувати штрафні санкції вони можуть не пізніше за 1095-й день із дня, коли платник вчинив відповідне правопорушення.

Щодо місцевих податків, зборів, за якими подають річну податкову декларацію, за результатами перевірки контролери мають право власноруч визначити суму грошових зобов’язань, якщо виявлять заниження суми податкового зобов’язання. Зробити це мають не пізніше, ніж сплине 1095-й день після останнього дня граничного строку сплати податку/збору.

Отже, строк для перевірки розпочинається наступного дня після останнього дня граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації та/або сплати грошових зобов’язань, що нарахував орган контролю. Якщо податкову декларацію надали пізніше — за днем фактичного подання.

Строки давності, передбачені у статті 102 ПК, вперше зупинили 18 березня 2020 року через запровадження карантину (п. 52-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Це зупинення тривало по останній календарний день місяця (включно), в якому завершилася дія карантину, встановленого урядом. Тобто по 30 червня 2023 року.

Окрім цього, впродовж нетривалого періоду строки давності відновили для обчислення грошових зобов’язань за результатами камеральних, фактичних і документальних позапланових перевірок (п. 59-2 підрозд. 10 розд. ХХ ПК в редакції Закону № 2260). Цей строк тривав із 27 травня по 24 листопада 2022 року, тобто 181 день. Вважаємо, це відновлення строків не могло стосуватися документальних перевірок, адже тоді діяв мораторій на їх проведення.

Із 1 серпня 2023 року відновлюються строки давності для перевірок, які не потрапляють під мораторій.

За підпунктом 69.36 підрозділу 10 розділу ХХ ПК зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових і позапла­нових перевірок, не передбачених у пунктах 69.2-1 та 69.35 ПК.

З’ясуємо, як обчислити граничний строк, протягом якого податківці можуть провести документальну перевірку, на яку не поширюється мораторій. Наприклад, щодо подання декларації. Для цього:

• визначте граничний строк —

• подання звітності;
• для перевірки — 1095 к. дн. Відлічуйте їх із наступного дня після граничного строку подання декларації;

• встановіть кількість днів, що спливли до початку зупинення строків давності через запровадження карантину, тобто до 18 березня 2020 року. Дізнаєтеся, скільки днів строку вже спливло і скільки залишилося.

Кількість днів, що залишилися, відлічуйте з 1 серпня 2023-го. Визначте кінцеву дату, до сплину якої податківці можуть провести документальну перевірку, яка не потрапляє під мораторій.

Коли обчислюватимете строки для камеральних і фактичних перевірок, врахуйте, що з 27 травня по 24 листопада 2022 року (181 день) строки давності для цих перевірок відновили. Тобто строки зупиняли на періоди:

• 18 березня 2020-го — 26 травня 2022 року

та

• 25 листопада 2022-го — 31 липня 2023 року.

Для документальних перевірок, що досі перебувають під мораторієм, строк давності для проведення не відновили. Він продов­жить спливати з моменту скасування мораторію.

Із 18 березня 2020 року уряд запровадив мораторій на проведення документальних перевірок правильності нарахування, обчислення і сплати ЄСВ (п. 9-12 розд. VІІІ Закону про ЄСВ). Мораторій діяв по останній календарний день місяця (включно), в якому завершилася дія карантину, тобто по 30 червня 2023-го. Усі документальні перевірки щодо ЄСВ, що їх розпочали до 18 березня 2020-го і не встигли завершити, були зупинені по 30 червня 2023 року включно.

На заміну карантинному мораторію Законом № 3219 депутати запровадили новий — через воєнний стан. Тож тимчасово, на період із 1 серпня 2023 року до припинення/скасування воєнного стану, діє мораторій на проведення документальних перевірок правильності нарахування, обчислення і сплати ЄСВ.

Мораторій не поширюється на перевірки:

• пов’язані з припиненням юрособи або діяльності ФОПа;
• за зверненням платника ЄСВ;
• передбачені в підпунктах 1—3 підпункту 69.35 підрозділу 10 розділу ХХ ПК. Тобто до плану-графіка можуть потрапити винятково платники, які:

• виготовляють та/або реалізують підакцизну продукцію;
• працюють у гральному бізнесі;
• надають фінансові/платіжні послуги.

Окрім цього, з 1 серпня 2023 року документальні перевірки ЄСВ, що їх розпочали й не завершили до 24 лютого 2022 року, поновлюють на невикористаний строк. Але це не стосується перевірок, на які діє мораторій.

 

6. Компенсація відпусток: зміни у Порядку №100 

12 вересня була опублікована і набрала чинності постанова КМУ від 08.09.2023 №957. Нею внесено зміни до порядку розрахунку середньої зарплати для компенсації за невикористані відпустки.

Як уже знають читачі нашого сайту, КМУ прийняв постанову щодо обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, що проводитиметься з урахуванням виплат за робочий рік, у якому виникло право на таку відпустку.

Вона одразу ж спричинила багато запитань у наших читачів (і в бухгалтерів по всій країні). Як же це працюватиме на практиці? Спробуємо проаналізувати. А щойно з’являться офіційні роз’яснення, ми про них обов’язково повідомимо.

Що саме змінили у Порядку №100?

Насамперед у пункті 2 розділу ІІ один абзац замінили двома (див. таблицю).

Як бачимо, один із напрямів змін стосується певної матдопомоги. Судячи з усього, йдеться про матдопомогу державним службовцям для вирішення соціально-побутових питань, яка надається у порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2016 р. №500.

От для неї чітко прописали правила розрахунку — не лише виплати, які не (!) треба брати до уваги (зміни, внесені до абзацу двадцятого пункту 4 Порядку №100), а й розрахунковий період (зміни, внесені до пункту 7 Порядку №100).

Проте ми зараз поговоримо про компенсацію за невикористані відпустки, де все далеко не так райдужно. А тим часом це може стосуватися будь-якого працівника чи роботодавця. І змінили чомусь порядок розрахунку саме компенсації за невикористані відпустки, а не відпусткових.

Таблиця

Зміни до п. 2 Порядку №100

Компенсація за невикористані відпустки по-новому

По суті, Постанова №957 запровадила новий підхід до розрахунку компенсації за невикористані відпустки, залежно від того, в яких роках у працівника виникло право на цю відпустку — до 31.12.2023 чи пізніше.

Наші читачі, звісно, добре знають старий підхід, який уже багато років застосовується для розрахунку середньої зарплати за Порядком №100. Ми його докладно розглянули, наприклад, у статті «Нараховуємо відпусткові: вісім прикладів» у «ДК» №28/2023.

І досі Порядок №100 не містив окремих правил для розрахунку середньої зарплати щодо компенсації за невикористані відпустки для жодної з категорій працівників. Тобто і відпусткові, і компенсацію за невикористані відпустки рахували однаково.

Якщо дуже коротко і стисло, то правила старого підходу такі:

— для розрахунку середньої зарплати беремо 12 місяців, які передують місяцю надання відпустки або нарахування компенсації за невикористані відпустки. Це, так би мовити, базовий розрахунковий період;

— але розрахунковий період може бути і менший — усе залежить від того, скільки працівник фактично відпрацював у цих 12 місяцях;

— може бути і таке, що у працівника взагалі немає розрахункового періоду (наприклад, в останній рік перед звільненням він перебував у відпустці без збереження зарплати). Тоді середню зарплату рахують виходячи з окладу працівника (або з мінімальної зарплати, якщо її розмір більший) на дату розрахунку.

І всі ці правила, які ми так докладно розглянули у статті, наведеній вище за посиланням, працюватимуть і надалі. Але тимчасово — лише для відпусткових. А от для компенсації за невикористані відпустки запровадили спеціальний порядок розрахунку.

У 2023 році, починаючи з 12 вересня, треба буде застосовувати вже новий підхід.

Якщо право на відпустки, якими працівник не скористався, виникло до 31 грудня 2023 року, для розрахунку компенсації за ці відпустки треба брати виплати, нараховані працівникові у 2023 році.

Наголосимо, що для розрахунку середньої зарплати важливими є два чинники:

1) розрахунковий період;

2) виплати (доходи), нараховані працівникові в цьому періоді.

Саме тому в Порядку №100 є два окремі розділи: розділ ІІ, за яким визначається розрахунковий період, і розділ ІІІ, за яким визначається, які виплати брати до розрахунку.

Проте зміни щодо правил розрахунку компенсації за невикористані відпустки урядовці чомусь внесли тільки до розділу ІІ (про розрахунковий період). І якщо розуміти буквально, то стосуються ці зміни не розрахункового періоду, а виплат, які треба брати до розрахунку. Отже, в цьому вже є невизначеність, яка може призвести і неодмінно призведе до спорів.

Покажемо на спрощеному прикладі.

Приклад 1 Працівник звільняється з роботи 12 вересня 2023 року. В нього залишилася невикористаною відпустка за 2022 рік (24 календарні дні). Як порахувати компенсацію?

Старий підхід, за яким розрахунковим періодом був би період 01.09.2022 — 31.08.2023 і до розрахунку бралися б виплати за цей період, уже застосовувати не можна.

За новим підходом до розрахунку треба брати лише виплати, нараховані працівникові у 2023 році. Але як? У змінах до Порядку №100 жодних пояснень чи прикладів.

Постають два основні запитання.

1. Ми, як і раніше, беремо виплати, нараховані до місяця, в якому працівник звільняється? Тобто до 31.08.2023 чи треба брати до уваги і виплати за місяць звільнення (вересень 2023 року)? Адже вересневі виплати теж входять до тих, які «нараховані у 2023 році»!

2. Виплати, виходячи з яких ми рахуватимемо середню зарплату, змінилися. А розрахунковий період? Про нього ж зміни нічого не говорять!

Позаяк урядовці ще не надали пояснень, спробуємо самі здогадатися, що вони мали на увазі.

На думку автора, в цій ситуації бухгалтеру треба порахувати суму виплат, нарахованих працівникові за період 01.01.2023 — 31.08.2023. А також кількість календарних днів, яка припадає на цей період. А відтак суму виплат поділити на кількість днів.

Уявімо, що працівникові у 2023 році щомісяця нараховували зарплату за окладом 20 000 грн. Періодів, коли він не працював без збереження зарплати, не було. Лікарняні для спрощення теж у цьому прикладі не розглядаємо. Беремо ідеальний варіант: сума його доходів за 8 місяців становить 20 000 х 8 = 160 000 грн.

Кількість календарних днів за перші 8 місяців 2023 року становить 243 днів.

Таким чином, середня зарплата становитиме 160 000 : 243 = 658,44 грн.

А сума компенсації за невикористану відпустку — 24 х 658,44 = 15 802,56 грн.

А що зміниться у 2024 році?

Протягом наступних років (якщо урядовці не змінять Порядок №100 знову) роботодавцям доведеться застосовувати обидва підходи: і старий, і новий.

А саме:

— щодо компенсації за невикористані відпустки, право на які було зароблено до 31.12.2023 (включно), — новий підхід (який ми навели у прикладі 1);

— щодо компенсації за відпустки, зроблені починаючи з 01.01.2024, — старий підхід.

Бухгалтеру роботодавця від цього стане складніше. Адже, замість однієї середньої зарплати для розрахунку компенсації, йому доведеться рахувати дві середні. Та й саму компенсацію ділити на дві частини: компенсація за відпустки, зароблені до 31.12.2023 і після.

Покажемо на спрощеному прикладі.

Приклад 2 Працівник звільняється з роботи 31 січня 2024 року. В нього залишилася невикористаною відпустка за період з 01.02.2023 до 31.01.2024 (24 календарні дні). Як порахувати компенсацію?

Як бачимо, частину невикористаної відпустки працівник заробив у 2023 році. А отже, треба буде рахувати суму компенсації окремо за відпустку за 01.02.2023 — 31.12.2023 і за відпустку за 01.01.2024 — 31.01.2024.

Насамперед з’ясуймо, скільки днів невикористаної відпустки припадають на ці періоди.

У періоді 01.02.2023 — 31.12.2023 маємо 334 календарні дні. Отже, це нам дає 24 : 365 х 334 = 22 календарні дні відпустки.

У січні 2024 р. маємо 31 календарний день. Отже, на нього припадає 24 : 365 х 31 = 2 календарні дні відпустки.

Тепер перейдімо до розрахунку середньої зарплати, виходячи з якої ці дні будуть оплачені.

Припустімо, що протягом усього 2023 року працівникові нараховувалася зарплата в розмірі 15 000 грн. А з 1 січня 2024 року йому підняли оклад до 18 000 грн. Днів, у які він не працював і за ним не зберігалася зарплата, в цьому періоді немає.

І тут знову постають два основні запитання.

1. Коли ми рахуємо компенсацію за 01.02.2023 — 31.12.2023, ми, як і раніше, беремо виплати, нараховані за 12 місяців до місяця, в якому працівник звільняється? Чи треба брати до уваги виплати за січень 2023 року? Адже вони теж входять до тих, які «нараховані у 2023 році»!

2. Розрахунковий період для компенсації за січень 2024 р. буде такий самий? Чи його треба буде визначити інакше?

Далі автор наводить власну думку щодо цього.

Беремо ідеальний варіант (без лікарняних, відпусток без збереження зарплати тощо):

— за період 01.02.2023 — 31.12.2023 працівник заробив 15 000 х 11 = 165 000 грн;

— за січень 2024 р. працівник заробив 18 000 грн.

Для розрахунку компенсації за період 01.02.2023 — 31.12.2023 застосовуємо новий підхід. Тобто беремо виплати, нараховані працівникові з 01.02.2023 до 31.12.2023. Тобто середня зарплата становитиме: 165 000 грн : 334 = 494,01 грн. А сума компенсації 22 х 494,01 = 10 868,22 грн.

Для розрахунку компенсації за січень 2024 р. застосовуємо старий підхід. Тобто розрахунковим періодом є період 01.01.2023 — 31.12.2023.

Що ми бачимо при цьому?

1. Підвищення окладу в січні 2024 р. на розрахунок компенсації жодним чином не вплине.

2. Розрахунковим періодом є 12 місяців, які передують місяцю звільнення. І це місяці 2023 року, проте їх 12, а не 11.

Таким чином, середня зарплата становитиме: 180 000 : 365 = 493,15 грн. А сума компенсації за невикористану відпустку — 2 х 493,15 = 986,30 грн.

Загальна сума компенсації — 10 868,22 + 986,30 = 11 854,52 грн.

Проте ще раз наголосимо, що наведене вище в обох прикладах — це точка зору автора. Ми цілком припускаємо, що Міністерство економіки або Державна служба з питань праці наведуть у роз’ясненнях інші трактування та приклади. Наведене в цій статті — це спроба зв’язати зміни у Порядку №100 із практикою. Наскільки нам це вдалося, покаже час.

Нормативна база

• Постанова №957 — Постанова КМУ від 08.09.2023 №957 «Про внесення змін до порядків, затверджених постановами Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 р. №100 і від 8 серпня 2016 р. №500».
• Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100.

 

7. Плутанина в обчисленні середньої зарплати: яка відповідальність за недоплату/переплату

Бухгалтер, який проводив остаточний розрахунок зі звільненими працівниками 12.09.2023 та пізніше, вперше мав справу з особ­ливим порядком обчислення середньої зарплати за Постановою № 957. Найбільше запитань щодо розрахунку суми компенсації за невикористані відпустки (далі — компенсація), право на які працівник набув до 31.12.2023.

Помилитися тут було дуже просто. Не було ані чіткого розуміння розрахункового періоду, ані того, до яких нарахованих виплат застосовувати новий алгоритм обчислення компенсації. Тож бухгалтер або керувався новими правилами за поясненнями експертів, або рахував як раніше.

Тепер є роз’яснення Мінекономіки (далі — Роз’яснення) щодо нових правил обчислення, передбачених Постановою № 957. Ним і керуймося — адже згідно з пунктом 2 Постанови № 100 саме це міністерство роз’яснює порядок обчислення середньої зарплати.

Вгадали зі способом обчислення середньої зарплати, тобто правильно обрали розрахунковий період і виплати, що слід до нього включити, — видихайте і не робіть зайвих обчислень.

Якщо алгоритм обчислення середньої зарплати, наведений Мінекономіки, різниться від того, за яким обчислили остаточний розрахунок зі звільненим працівником, заново розрахуйте середню зарплату і суму компенсації.

Недоплатили суму компенсації

Заплатили меншу суму компенсації — доплатіть належну суму зарплати працівникові, який звільнився. Головне — зробіть це оперативно.

Наслідки для роботодавця будуть непомітні. Адже оплату праці проводять за місячний період, але він не завершився посеред вересня. Та й звітний квартал для подання Податкового розрахунку не завершився.

Судіть самі: нові правила обчислення середньої зарплати за Постановою № 957 запрацювали 12.09.2023, а Роз’яснення Мінекономіки надало 15.09.2023. Усі перерахунки проведете у вересні 2023 року, а розрахункові відомості сформуєте наприкінці вересня.

Недоплата суми зарплати — це виплата її не у повному обсязі. За це передбачений штраф — трикратний розмір мінзарплати, встановлений законом на момент виявлення порушення (абз. 4 ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України; КЗпП).

Штрафу не буде, якщо належні суми виплатили до перевірки

Але штрафу не буде, якщо виконали припис органу Держпраці про усунення такого порушення (абз. 15 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Тому виплатіть недоплачену суму компенсації одразу після перерахунку середньої зарплати. Тоді виходить, що на момент перевірки Держпраці (якщо навіть вона буде) порушення вже усунули, і штрафу не буде.

Порушень під час остаточного розрахунку теж немає, адже на момент його проведення вже виплатили працівникові всі належні суми, як приписує стаття 116 КЗпП.

Суперечки виникають, коли не виплатили працівникові належні суми під час звільнення або є спір про розмір виплат (ст. 117 КЗпП).

На дату звільнення, що припала на 12.09.2023 та пізніше, роботодавець керувався Постановою № 957. Якщо працівник вважатиме суму компенсації неправильною, має заявити розмір своїх вимог. Але як він або уповноважений ним представник це зробить? Довести, що роботодавець порушив норми Постанови № 957, можна лише після того, як стало відоме трактування її положень у Роз’ясненні Мінекономіки — 15.09.2023. Тож малоймовірно, що раніше за цю дату працівник розпочав би суперечку із роботодавцем щодо суми остаточного розрахунку.

Тому радимо в найближчий день після дати звільнення провести перерахунок і доплатити всі належні працівникові суми — предмет для спору зникне.

Із додатково виплаченої суми компенсації утримайте ПДФО та військовий збір. Після звільнення працівників ці виплати не звільнені від оподаткування за статтею 165 Податкового кодексу України (ПК).

Також нарахуйте ЄСВ на донараховану суму компенсації, якщо всі остаточні розрахунки провели у місяці звільнення. Сума компенсації, яку виплатили спочатку, і донарахована сума потраплять до розрахункової відомості за вересень 2023 року. Додаткових коригувань для звітності не потрібно. До Податкового розрахунку потраплять вже скориговані суми зарплати, в т. ч. компенсації, відображені в розрахункових відомостях за підсумками вересня 2023 року.

Переплатили суму компенсації

Якщо перерахунок суми компенсації показав, що її переплатили, зайво виплачену суму слід утримати. Як це зробити? Працівник звільнився, інших доходів йому вже не нарахуєте, тож і утримати нема з чого. І це — головний біль для бухгалтера, а не працівника.

Застосувати норми статті 127 КЗпП й утримати зайво нараховані суми заробітку роботодавець не зможе. За його наказом можливі відрахування із зарплати працівників, аби покрити їх заборгованість підприємству, установі, організації, де вони працюють. Проте особа вже не працює, а заробітку, з якого можна утримати зайво виплачену суму, немає.

Неправильне застосування порядку обчислення — не лічильна помилка

До того ж відрахування за статтею 127 КЗпП стосуються сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок. Натомість помилки через неправильне застосування законів та інших нормативно-правових актів не вважають лічильними (п. 24 Постанови № 13).

Можете звернутися до колишнього працівника й попросити його повернути зайво виплачену компенсацію. Поясніть, чому виникла переплата. Якщо буде його добра воля, він внесе зайво виплачену суму до каси підприємства або на розрахунковий рахунок у банку.

Наполягати, що колишній працівник зобов’язаний повернути зайво виплачену суму, зможете, якщо виплату:

• фізична або юридична особа провела не добровільно;
• є лічильна помилка бухгалтера;
• працівник отримав безпідставно через свою несумлінність (ст. 1215 Цивільного кодексу України).

Але на момент звільнення компенсацію порахували і виплатили, як тоді вважали, у належній сумі. Колишній працівник не винен у тому, що нормативний акт витлумачили помилково. Тож судовий позов роботодавця про стягнення зайво виплаченого заробітку не матиме успіху.

Тому ухваліть одне з рішень:

• віднесіть зайво виплачену суму до витрат і не стягуйте її з винних осіб

або

• встановіть винних осіб, які припустилися помилки, і стягніть із них зайво виплачені суми.

Якщо вибрали «демократичний» варіант, виплачена сума або буде додатковим благом для звільненого працівника, або трансформується в додатково нараховану суму премії чи матеріальної допомоги.

Обравши «радикальний» варіант, пам’я­тайте: головбух, який виплатив зайві кошти працівникам, несе обмежену матеріальну відповідальність у розмірі заподіяної з його вини шкоди, але не більше ніж середній місячний заробіток (п. 2 ч. 1 ст. 133 КЗпП). Бухгалтер, який не є керівним працівником, за таку саму шкоду, спричинену неналежним виконанням трудових обов’язків, несе матеріальну відповідальність за частиною 1 статті 132 КЗпП (п. 7 Постанови № 14).

Наказ (розпорядження) про стягнення видайте не пізніше ніж два тижні з дня, коли виявили заподіяну працівником шкоду (ст. 136 КЗпП). Якщо бухгалтер не згоден із відрахуванням або його розміром, розглядається трудовий спір за його заявою. У решті випадків, аби покрити шкоду, подайте позов до місцевого загального суду.

Проте ціна судового позову може перевищити суму зайво виплаченої компенсації. Тому радимо сторонам врегулювати ситуацію у більш «демократичний» спосіб.

На зайво нараховану суму компенсації скоригуйте (зменште) суму ЄСВ, що вже сплатили під час виплати остаточного розрахунку. Адже ця сума — не зарплатна виплата. Проте у звітності цього не показуйте — відобразіть ЄСВ, нарахований на суму заробітку, вже після коригувань за підсумками вересня 2023 року.

ПДФО та військовий збір із зайво нарахованих доходів утримали ще на момент їх виплати. Тому жодних перерахунків не знадобиться. У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відобразіть вже перераховані суми заробітку і податків за підсумками вересня 2023-го.

Якщо зайво виплачені суми трансформували:

• у премію — їх оподаткування не зміниться;
• додаткове благо у грошовій формі — база нарахування та сума утриманого податку не зміняться. Однак у Додатку 4ДФ виплату додаткового блага зазначте з ознакою доходу «126».

Ще один варіант — зайво виплачену суму оформити заднім числом як матдопомогу. Тоді є шанс перекваліфікувати її у нецільову благодійну допомогу. Із обмеженнями за сумою за підпунктом 170.7.3 ПК її не оподатковують ПДФО та військовим збором.

У такому разі працівник має написати заяву, а роботодавець — видати наказ про надання матдопомоги. У Додатку 4ДФ матдопомогу покажіть окремо з ознакою доходу «169».

Скоригувати (зменшити) утримані ПДФО та військовий збір доведеться, якщо працівник добровільно повернув зайво виплачену суму компенсації. Зробіть це за підсумками вересня 2023 року. Тоді не знадобиться робити додаткові дії у звітності — там суми утриманого і сплаченого податку відображають згорнуто за підсумками місяця.

 

8. Виплати на користь ФОП без оподаткування ПДФО/ВС/ЕСВ: які документи потрібні

За останніми даними, кількість фізичних осіб-підприємців в Україні перевищила 2 млн. Тому не дивно, що решті суб'єктів господарювання досить часто доводиться мати справу з ФОП. Різноманітним аспектам такої співпраці присвячено цей тематичний номер. Одне з питань, яке завжди слід мати на увазі: як належним чином підтвердити відомості про ФОП-контрагента, щоб мати можливість не оподатковувати його доходи ПДФО/ВС/ЕСВ. Про це у першій статті номера.

Наведемо перелік документів, які дозволяють уникнути подвійного оподаткування доходів ФОП у таблиці (див. нижче). 

У кого купуємо	Що купуємо	Які документи потрібні для
		неутримання ПДФО/ВС	ненарахування ЄСВ
у ФОП-загальносистемника	товари	копія документа, що підтверджує державну реєстрацію ФОП як суб'єкта підприємницької діяльності ( витяг або витяг з ЄДР )* ( п. 177.8 ПКУ , БЗ 104.12 , БЗ 126.05 , що втратила чинність з 03.09.2022 за формальними)	з операцій купівлі-продажу товарів ЄСВ взагалі не сплачується
	роботи (послуги)		копія витягу/витягу з ЄДР **
* Незважаючи на те, що п. 177.6 ПКУ вимагає доходи ФОП-загальносистемника, отримані від незареєстрованої в ЄДР діяльності, оподатковувати за правилами, встановленими для фізосіб, суб'єкт господарювання, який виплатив такий дохід, не зобов'язаний перевіряти зареєстровані види діяльності . Головне, щоб ваш контрагент був зареєстрований як підприємець . ** Уникнути подвійного нарахування ЄСВ на винагороди за ДПД, укладеними з ФОП, можна, якщо роботи/послуги , що виконуються/надаються за таким договором, відповідають видам діяльності, зазначеним у ЄДР ( п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону України « Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI ). По виписці або витяг з ЄДР ви якраз і зможете в цьому переконатися.
у ФОП-єдиноподатника	товари	вилучення з Реєстру платників єдиного податку , копія якого у разі потреби надається юридичним особам та підприємцям, з якими ФОП має господарські відносини* ( п.п. 165.1.36 ПКУ , п.п. 2 п. 297.1 ПКУ , БЗ 107.05 )	з операцій купівлі-продажу товарів ЄСВ взагалі не сплачується
	роботи (послуги)		такі ж, як і від ФОП-загальносистемника (див. вище)
* ПКУ не зобов'язує суб'єктів господарювання при взаємодії з підприємцями-єдиноподатниками запасатися документами, що підтверджують їхній ЄН-статус. Загалом, на наш погляд, вимога отримувати документи саме від ФОП-контрагента давно застаріла. Тому якщо з певних причин отримати витяг від ФОП не вдається, можна обійтися перевіркою по Реєстру платників ЄП (а для більшої впевненості зробити скріншот). Цей реєстр (і ЄДР також) на сьогодні є відкритим.

Виплати ФОП у додатку 4ДФ. Підприємство, яке виплачує/надає дохід фізособі-підприємцю, не є її податковим агентом. Аналогічної думки зазвичай дотримуються суди (див. постанову ВС від 28.09.2021 у справі № 809/4194/15 ).

В той же час для відображення виплат підприємцям у додатку 4ДФ передбачено окрему ознаку доходу «157»

Тому ДПСУ традиційно наполягає на включенні до 4ДФ підприємницьких доходів (див. консультації у БЗ 103.25 — цю та цю ).

Зверніть увагу! Платникам ПДВ краще не ігнорувати таку вимогу фіскалів, оскільки це може призвести до віднесення покупця — платника ПДВ до ризикових за критерієм ризику 8 «податкова інформація». Якщо податківці хочуть перевіряти походження товару в автоматичному режимі за допомогою системи моніторингу, то в групі ризику можуть виявитися ті, хто купував товар у неплатника (наприклад, у ФОП, у тому числі на єдиному податку) .

Водночас у цій підставі йдеться лише про товари, тому придбання послуг у неплатників не може бути підставою для включення до ризикових.

Як правильно заповнити додаток 4ДФ, якщо дохід виплачується ФОП за операціями у межах його підприємницької діяльності?

Податківці у БЗ 103.25 роз'яснюють, що у такому разі у додатку 4ДФ заповнюють графи 3а «Сума нарахованого доходу», 3 «Сума виплаченого доходу» та графа 6 «Ознака доходу», в якій вказують ознаку доходу «157».

При цьому графу 3 заповнюють у разі фактичної виплати доходу . Наприклад, якщо нарахування доходу було здійснено у лютому (I квартал), а виплата відбулася у квітні (II квартал), то нараховану суму слід відобразити у графі 3а додатка 4ДФ за лютий у I кварталі, а виплачену суму – у графі 3 додатка 4ДФ за квітень у ІІ кварталі.

Водночас графи 4а "Сума нарахованого податку", 4 "Сума перерахованого податку", 5а "Сума нарахованого військового збору" та 5 "Сума перерахованого військового збору" не заповнюють.

 

9. Чому обов’язково треба проводити річну інвентаризацію?

Обов’язок проводити інвентаризацію встановлено головним бухгалтерським законом — Законом про бухоблік. У ст. 10 цього закону сказано: для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка.

Об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно із законодавством. Тож проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності — це саме той випадок, коли проведення інвентаризації вимагається нормативним документом.

Починаючи з 2015 р. порядок, строки та обов’язковість проведення інвентаризації визначено у Положенні №879. Зверніть увагу: цим положенням мають користуватися всі без винятку юрособи незалежно від форми власності, організації або системи оподаткування. Тобто воно поширюється і на таких юросіб, як громадські організації, бюджетні та неприбуткові установи, а також представництва іноземних суб’єктів господарювання.

Згідно з п. 7 розд. І Положення №879 проведення інвентаризації є обов’язковим:

— перед складанням річної фінансової звітності;

— у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства, передачі державного підприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (на дату передачі), крім передачі у межах одного органу управління, в інших випадках, визначених законодавством;

— у разі зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності (на день приймання-передачі справ) в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні;

— у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства;

— за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін та в обсязі, зазначених у належним чином оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа;

— у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) в обсязі, визначеному керівником підприємства;

— у разі припинення підприємства;

— у разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами (на дату такого переходу);

— в інших випадках, передбачених законодавством.

Це Положення не поширюється на фізосіб-підприємців (незалежно від обраної системи оподаткування). Проте і підприємцям іноді доводиться інвентаризувати власні активи. Адже податківці мають право під час фактичної або документальної податкової перевірки вимагати від ФОПа, якого перевіряють, і проведення інвентаризації, і визначення залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки тощо. Крім того, дедалі більшому колу ФОПів доводиться вести товарний облік. А вести такий облік без періодичної його перевірки шляхом інвентаризації недоцільно. Проте підприємець проводить таку інвентаризацію на власний розсуд — дотримуватися всіх правил проведення інвентаризації, встановлених Положенням №879, для них не обов’язково.

Хто позбавлений обов’язку проводити інвентаризацію під час війни?

Підприємства, які з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження:

— на території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя;

— на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях;

— території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;

та підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), — проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображено зобов’язання та власний капітал підприємств.

Як проводити інвентаризацію майна, якщо первинна документація знищена внаслідок війни?

Насамперед у такому разі згадують не тільки про інвентаризацію, а й про те, що ПКУ встановлює обов’язок зберігати документи й обов’язок їх відновити в разі втрати.

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (з наданням оформлених відповідно до законодавства документів, які підтверджують настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Податковим кодексом України від 2 грудня 2010 року №2755-VІ зі змінами та доповненнями для подання податкової звітності.

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені ПКУ, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі невідновлення документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому п. 44.5 ПКУ, вважається, що таких документів не було у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

І якщо торік ще діяв мораторій на більшість документальних перевірок, то з 01.08.2023 ситуація змінилася. Тепер йдеться і про відновлення планових документальних перевірок; до 1 жовтня законотворці вже не встигнуть, але є вірогідність, що це станеться з 1 листопада.

Тобто і відновлювати документи, і проводити інвентаризацію доведеться. Але, звісно, робити це треба буде лише після того, як працівники підприємства зможуть безпечно повернутися на територію, де зберігалися його активи.

Що інвентаризують юрособи під час річної інвентаризації?

Перед складанням річної фінансової звітності інвентаризація проводиться в обсязі, визначеному пунктом 6 розділу І Положення №879. А саме: річна інвентаризація є різновидом суцільної інвентаризації.

Суцільною інвентаризацією охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.

Також інвентаризації підлягають активи і зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.

Річну інвентаризацію можна розділити на такі групи, виходячи з особливості проведення кожної з них, що встановлені Положенням №879:

— інвентаризація основних засобів;

— інвентаризація нематеріальних активів;

— інвентаризація незавершених капітальних інвестицій;

— інвентаризація запасів;

— інвентаризація біологічних активів;

— інвентаризація готівки, коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності;

— інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей;

— інвентаризація витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів.

Коли починається річна інвентаризація та скільки часу триває?

Строки проведення річної інвентаризації визначені п. 10 розд. І Положення №879. І ці строки залежать від предмета інвентаризації. Проте ці строки не є жорсткими, їх можна радше вважати рекомендованими. Фактичні дати початку та закінчення річної інвентаризації та/або різних її етапів визначає керівник юрособи у наказі про інвентаризацію.

Фактично річна інвентаризація є підготовчим етапом для складання фінансової звітності. А позаяк таку звітність складають на останній день звітного року, то і інвентаризацію треба провести (закінчити) до 31 грудня.

Але зовсім не обов’язково проводити інвентаризацію саме 31 грудня (дату складання фінзвітності) — фактичну дату, на яку буде проведено інвентаризацію певних активів та зобов’язань, керівник підприємства визначає самостійно у відповідному наказі.

Є строки проведення річної інвентаризації певних активів та пасивів юрособи, зазначені в Положенні №879:

За рішенням керівника підприємства інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку обсягом не менше ніж 30% усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років.

Що ж до основних засобів, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством, то їх інвентаризацію слід провести до дати тимчасового вибуття таких об’єктів з підприємства.

Є й такі об’єкти, інвентаризація яких може бути проведена у будь-який час, та мало того: періодичність її проведення становить не рідше одного разу на три роки. Зокрема, це стосується таких об’єктів:

• земельні ділянки;
• будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти (крім нерухомого майна державних підприємств).

Таким чином, річну інвентаризацію слід проводити у будь-який визначений керівником день, але з урахуванням наведених вище термінів. Якщо підприємство невелике і впорається з інвентаризацією доволі швидко, то інвентаризацію можна провести і в грудні. Але велике підприємство, тим більше таке, що має активи, розташовані в різних місцях зберігання, може за місяць і не впоратися, тож йому доведеться почати ще в жовтні.

Зрозуміло, що у разі якщо проводити інвентаризацію на будь-яку іншу дату, ніж 31 грудня — її показники (залишки активів та зобов’язань) відрізнятимуться від показників фінансової звітності (бо від дати інвентаризації до дати балансу в об’єктах інвентаризації можуть відбутися зміни). Але це не є помилкою, адже якщо інвентаризація буде вчасно і правильно проведена, а наступні господарські операції правильно відображені в обліку, це не скасовує вірогідність даних у фінзвітності.

Як скласти наказ про проведення інвентаризації?

Починає процедуру інвентаризації керівник підприємства. Саме він видає наказ про проведення річної інвентаризації.

У наказі керівника про проведення на підприємстві інвентаризації обов’язково має бути зазначено таку інформацію:

— строки проведення;

— дата, на яку проводиться інвентаризація;

— обсяги та предмет інвентаризації (в цьому випадку проводиться суцільна інвентаризація);

— причина (складання річної фінзвітності);

— склад інвентаризаційної комісії (якщо вона не затверджена окремим наказом);

— склад робочої інвентаризаційної комісії (за потреби).

Зразок наказу (фрагмент)

У зв’язку з підготовкою до складання та здачі річної фінансової звітності згідно п. 7, 10 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України №879 від 02.09.2014,

наказую:

1. Провести річну інвентаризацію:

— основних засобів та інші необоротних активів, в тому числі прийнятих та переданих у тимчасове користування стороннім організаціям, станом на 01. 10.2023;

— нематеріальних активів, у тому числі прийнятих та переданих у тимчасове користування стороннім організаціям, станом на 01.10.2023;

— незавершених капітальних інвестицій; коштів, що перебувають у касі, станом на 01.11.2023;

— товарно-матеріальних цінностей, продуктів харчування, м’якого інвентарю станом на 01.10.2023;

— малоцінних та швидкозношуваних предметів, у тому числі зданих у тимчасове користування стороннім організаціям або прийнятих від них, станом на 01.10.2023;

— розрахунків із дебіторами і кредиторами та інших статей балансу, які обліковуються на балансі і позабалансі станом на 01.10.2023;

— розрахунків із підзвітними особами і депонентами станом на 01.10.2023. Інвентаризацію провести в строк з 01.10.2023 до 20.12.2023.

2. Для проведення інвентаризації утворити постійно діючу інвентаризаційну комісію у складі:

Голова комісії: ……

Члени комісії: …..

2.1. У зв’язку з великим обсягом робіт, які потрібно виконати в обмежений термін, при проведенні щорічної інвентаризації призначити інвентаризаційні комісії структурних підрозділів….

2.2. Інвентаризаційні комісії структурних підрозділів підпорядковані постійно діючій інвентаризаційній комісії і працюють під її безпосереднім керівництвом.

2.3. Інвентаризаційні комісії структурних підрозділів передають оформлені належним чином інвентаризаційні описи в розпорядження постійно діючої інвентаризаційної комісії не пізніше наступного дня після проведення інвентаризації.

3. Інвентаризацію провести в присутності матеріально-відповідальних осіб.

4. Матеріально відповідальним особам усі документи про рух матеріальних цінностей, їх списання і матеріальні звіти подати до відділу «Бухгалтерія» до 30.09.2023.

5. Відділу «Бухгалтерія» опрацювати до початку інвентаризації всі документи про надходження і видатки матеріальних цінностей та зробити відповідні записи в реєстрах синтетичного й аналітичного обліку.

6. Робочим інвентаризаційним комісіям:

— взяти розписку від матеріально відповідальної особи до початку інвентаризації, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності подані до відділу «Бухгалтерія», а також про оприбуткування і вибуття матеріальних цінностей;

— провести інвентаризацію цінностей за їх місцезнаходженням шляхом підрахунку, зважування, вимірювання за участі матеріально відповідальної особи, на зберіганні якої такі цінності перебувають, і після закінчення інвентаризації в триденний термін подати до центральної інвентаризаційної комісії протоколи засідання комісій;

— під час інвентаризації у разі потреби приймання і відпуску матеріальних цінностей керуватися пунктом 9 розділу II Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України» №879 від 02.09.2014;

— скласти акти інвентаризації, а також переліки об’єктів, що пропонуються до списання.

7. Інвентаризаційній комісії до 25 грудня 2023 року розглянути результати інвентаризації та подати пропозиції із впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням. Протокол інвентаризації надати директору ….. для затвердження.

8. Заборонити проведення інвентаризації у разі відсутності одного з членів робочих інвентаризаційних комісій.

9. Після зняття робочими інвентаризаційними комісіями фактичних залишків матеріальних цінностей, порівняння наявності зазначених цінностей з даними бухгалтерського обліку та в разі затвердження протоколу засідання робочої інвентаризаційної комісії дозволити головам робочих комісій приймати рішення про надходження та вибуття матеріальних цінностей.

10. Відповідальність за проведення інвентаризації покласти на керівників структурних підрозділів …..

11. Керівникам структурних підрозділів ознайомити з наказом голів, членів комісії і матеріально відповідальних осіб під підпис.

12. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ….

Отже, цей наказ має містити інформацію про склад інвентаризаційної комісії. Хоча на практиці цей склад може бути затверджено й окремим наказом — це актуально у тому разі, якщо він не змінюється з року в рік.

Варто пам’ятати певні умови, яких необхідно дотримуватися при затвердженні складу інвентаризаційної комісії:

— матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у них на відповідальному зберіганні;

— забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки поспіль.

Якщо обсяг об’єктів інвентаризації доволі істотний і потребує значних трудових ресурсів, то на підприємстві можуть створюватися і робочі інвентаризаційні комісії.

Також Положенням №879 не заборонено залучати до складу інвентаризаційної комісії осіб, які не є працівниками чи засновниками підприємства. Проте позаяк такі особи виконуватимуть певну роботу, то такі відносини мають бути оформлені, зокрема, договорами ЦПХ.

Увага: члени та голова інвентаризаційної комісії несуть відповідальність згідно зі ст. 164-2 КУпАП, зокрема за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації коштів і матеріальних цінностей.

Чи слід готуватися до річної інвентаризації?

Так, якщо ви подивитеся у зразок фрагменту наказу про інвентаризацію, то побачите в ньому розпорядження провести певну підготовку до перевірки. Це пов’язано з тим, що основною метою річної інвентаризації є не схопити за руку крадія і терміново припинити розкрадання або знищення активів юрособи, а перевірити правильність ведення бухгалтерського обліку і стан активів та зобов’язань.

На цьому етапі має бути здійснено:

— перевірку справності всіх ваговимірювальних приладів;

— завершення опрацювання всіх документів щодо руху активів та формування останніх на момент інвентаризації реєстрів прибуткових і видаткових документів або звітів про рух активів;

— визначення залишків на дату інвентаризації;

— групування активів, їх розсортування та розкладання за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку;

— візування головою інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) всіх прибуткових та видаткових документів, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

Безпосередньо перед фактичною перевіркою матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані до бухгалтерії, що всі цінності, які надійшли під їхню відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Чи потрібно припиняти діяльність юрособи на час інвентаризації?

Ні, юрособа під час інвентаризації продовжує діяльність і, за потреби, здійснює придбання та/або використання активів та погашення зобов’язань.

Але на прибуткових документах на активи, що надійшли до місць зберігання активів до передачі їх в експлуатацію або використання під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робить позначку «після інвентаризації».

На видаткових документах про активи, відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) роблять позначку «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи, або ж їх вносять до окремого інвентаризаційного опису, якщо їх ще не було внесено до інвентаризаційного опису.

Як проводиться інвентаризація запасів під час війни?

Можлива ситуація, коли підприємство має безперешкодний та безпечний доступ до запасів, але не вистачає персоналу для створення інвентаризаційної комісії і немає МВО, тож варто сказати дещо про організацію роботи із запасами та їх збереження під час війни, коли працівники змушені раптово полишати свої робочі місця.

Отже, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше ніж три роки, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).

Керівник підприємства також зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку (ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік).

Далі читаємо Методрекомендації №2. Вони не є обов’язковими до виконання і можуть застосовуватися підприємствами, організаціями та іншими юрособами незалежно від форм власності (крім банків, бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) — п. 1.1 Методрекомендацій №2. Проте в цих методрекомендаціях містяться корисні настанови, які можна взяти до уваги.

Отже, приймання, зберігання, відпуск та облік запасів у місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа (п. 4.3 та п. 4.4 Методрекомендацій №2).

Керівник підприємства затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати документи на отримання та відпуск з місць зберігання запасів, давати дозвіл на вивезення запасів з підприємства та отримання їх від інших підприємств (Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником (власником) підприємства (п. 4.14 Методрекомендацій №2).

Як бачимо, в теорії вся відповідальність за збереження ТМЦ та організацію їх обліку покладається на керівника. Керівник, своєю чергою, визначає перелік посад МВО, які уповноважені на операції з ТМЦ та несуть матеріальну відповідальність за їх збереження. Проте воєнна практика вносить свої корективи.

Якщо МВО не може надалі виконувати свої обов’язки через евакуацію, вступ до ЗСУ або тероборони та з інших причин, потрібно за можливості подбати про те, щоб відповідальність за збереження ТМЦ була передана іншому працівникові належним чином: видано наказ про призначення нової МВО та проведено інвентаризацію, адже у разі зміни МВО інвентаризація є обов’язковою (п. 7 розділу І Положення №879).

Якщо МВО раптово не вийшла на роботу з будь-яких причин і більше немає кому передати відповідальність за збереження запасів (зокрема, якщо підприємство загалом призупинило роботу), керівник повинен узяти цю відповідальність на себе. На нашу думку, за цих умов також можна застосувати п. 8 Положення №879 і провести інвентаризацію запасів станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відновлено роботу підприємства, присутні члени інвентаризаційної комісії та МВО, і відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

Як оформити результати інвентаризації запасів?

Основними документами для оформлення результатів інвентаризації цінностей відповідно до п. 14 розділу II Положення №879 є:

1) інвентаризаційні описи (акти інвентаризації);

2) звіряльні відомості;

3) протокол інвентаризаційної комісії.

Розгляньмо складання кожного з інвентаризаційних документів.

I. Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) — в описах зазначають матеріальні запаси за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра), фактично встановлених на дату інвентаризації, та за даними бухгалтерського обліку.

Iнвентаризаційні описи складають також:

1) на тару, інформацію про яку вносять за видами (скляна (пляшки, банки тощо), тканинна мішкова, інша жорстка тара (папір, деревина і комбіновані матеріали на їх основі з полімерним покриттям тощо), цільовим призначенням і якісним складом (нова; користована; така, що потребує ремонту, списання тощо). На тару, що стала непридатною, складають акт на списання із зазначенням причин псування (п. 4.5 розділу III Положення №879);

2) на активи, що належать іншим підприємствам, складають окремі інвентаризаційні описи та звіряльні відомості, а їх копії передають власникові таких активів;

3) на запаси, що перебувають на складах інших підприємств, можна використовувати Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, за формою №инв-5, затвердженою постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 №241 (далі — Постанова №241). В описі роблять посилання на відповідні документи про передачу таких запасів:

• на запаси, які перебувають у дорозі (ті, що відвантажені постачальником і не надійшли на підприємство на дату інвентаризації), можна скласти Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі, за формою №инв-6, затвердженою Постановою №241;
• на товари (продукцію) відвантажені, але не оплачені покупцем у строк, можна використовувати Акт інвентаризації товарів відвантажених за формою №инв-4, затвердженою Постановою №241;
• на запаси, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), на запаси, прийняті на відповідальне зберігання, у переробку тощо, можна оформити Iнвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, за формою, затвердженою Наказом №572, або описи за формою №инв-5, затвердженою Постановою №241;

4) під час інвентаризації запасів, прийнятих на відповідальне зберігання, записи до інвентаризаційного опису вносить інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) на підставі перевірки і перерахунку цінностей у натурі. Підставою для внесення до інвентаризаційного опису товарів і матеріалів, що зберігаються на складах інших підприємств, є документи, які підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання (на комісію, переробку);

5) на запаси непридатні або зіпсовані складають окремий інвентаризаційний опис, в якому зазначають найменування цих запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливого використання з господарською метою;

6) на запаси, які під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства були відпущені зі складу, за умови якщо до моменту вибуття зі складу вони не були відображені в загальному інвентаризаційному описі (п. 9 розділу II Положення №879).

Підписані членами комісії та матеріально відповідальними особами інвентаризаційні описи передають до бухгалтерії.

Зверніть увагу!

На МШП, які обліковують в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складають, а лише перевіряють їх фактичну наявність у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлену при цьому нестачу предметів оформлюють актом.

II. Звіряльна відомість результатів інвентаризації — на підставі звірених бухгалтером інвентаризаційних описів із даними бухгалтерського обліку та у разі виявлення розбіжностей складають звіряльні відомості. Вартість лишків і нестач у звіряльних відомостях наводять за їх оцінкою в регістрах бухгалтерського обліку.

III. Протокол інвентаризаційної комісії — складають після закінчення інвентаризації. У ньому зазначають висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю запасів та даними бухгалтерського обліку, які наводять у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання. У протоколі фіксують: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо їх взаємозаліку внаслідок пересортиці, щодо списання нестач у межах норм природних втрат, а також наднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам (п. 1 розділу IV Положення №879).

Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є істотною для прийняття рішень щодо цінностей та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності. Після закінчення інвентаризації протокол передають на розгляд та затвердження керівникові. Протокол має бути затверджений протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

Нагадаємо, що матеріали інвентаризації (акти, звіряльні відомості, протоколи) слід оформляти не менше ніж у двох примірниках (п. 21 розділу II Положення №879).

IV. За результатами інвентаризації керівник видає наказ.

Як відобразити в обліку результати інвентаризації запасів?

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками запасів та даними бухгалтерського обліку відображають таким чином.

I. У результаті інвентаризації виявлено лишки — під час інвентаризації лишки запасів оприбутковують:

— за чистою вартістю реалізації — якщо підприємство планує їх продати;

— в оцінці можливого використання — якщо підприємство самостійно використовуватиме їх у господарській діяльності.

Виявлені лишки під час інвентаризації у бухгалтерському обліку відображатимуть таким чином:

1) Д-т 20, 22, 25, 26, 28 К-т 719 — лишки, не підтверджені первинними документами, зараховують на баланс за чистою вартістю реалізації (для запасів, що підлягають реалізації) або за оцінкою можливого використання (для запасів, що використовуються на самому підприємстві) (п. 2.14 Методрекомендацій №2);

2) помилкове списання:

— Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 20, 22, 25, 26, 28 — лишки у разі помилкового списання запасів у поточному звітному році (методом «червоне сторно»);

— Д-т 20, 22, 25, 26, 28 К-т 44 — виявлені в лишках запаси, які списані в попередніх звітних періодах;

3) лишки виникли через несвоєчасне оприбуткування:

— Д-т 20, 22, 25, 28 К-т 631 — придбані в поточному році, коли є підтвердні документи, але самі запаси не оприбутковані. Оприбуткування здійснюють у періоді закінчення інвентаризації на вартість, визначену за правилами п. 9 НП(С)БО 9;

— Д-т 20, 22, 25, 28 К-т 719 — на суму справедливої вартості (п. 12 НП(С)БО 9), якщо виявлено акт приймання-передачі на запаси, які є безоплатно переданими чи подарованими, але не оприбутковані;

— Д-т 20, 22, 25, 28 К-т 46 — лишки запасів, внесені на поповнення статутного капіталу, оприбутковують за справедливою вартістю, узгодженою засновниками з урахуванням витрат, зазначених у п. 9 НП(С)БО 9 (п. 11 НП(С)БО 9). Якщо у період завершення інвентаризації частина запасів, яка підлягає оприбуткуванню, була використана у минулих звітних періодах, то в обліку одночасно доведеться відображати і їх витрати. А якщо такі витрати фактично були здійснені минулого звітного року, тоді помилку доведеться виправляти через рахунок 44.

II. У результаті інвентаризації виявлено нестачу

1. У межах норм природних втрат — норми природних втрат можуть застосовуватися тільки в разі виявлення фактичних нестач і лише після взаємозаліку нестач цінностей і лишків унаслідок пересортиці. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як нестача понад норму (п. 4 розділу IV Положення №879):

— Д-т 947 К-т 20, 22, 25, 26, 28 — при списанні нестач у межах норм природних втрат на суму фактичної собівартості запасів (з урахуванням транспортно-заготівельних витрат) (п. 5.7 Методрекомендацій №2);

— Д-т 947 К-т 282 та Д-т 285 К-т 285 (або Д-т 282 К-т 285 методом «червоне сторно») — при списанні нестач у межах норм природних втрат, якщо облік товарів ведуть за цінами продажу.

2. Виявлені нестачі понад норми природних втрат в обліку відображають тими самими записами, що й нестачі у межах норм природних втрат:

— Д-т 947 К-т 20, 22, 25, 26, 28 — на суму фактичної собівартості запасів.

Якщо винну особу не встановлено або встановлено пізніше (на первісну вартість), запаси списують з одночасним віднесенням суми збитку на субрахунок 072 за дебетом (п. 4 розд. IV Положення №879). А суму втрат від нестач списують на фінрезультат записом: Д-т 791 К-т 947.

Якщо все ж таки винну особу встановлять після інвентаризації чи згодом, тоді потрібно зробити проведення: Д-т 375 К-т 716 з одночасним списанням цієї суми з субрахунку 072 за кредитом.

У разі якщо винні особи не будуть встановлені, тоді закриття субрахунку 072 відбудеться після закриття справи згідно із законодавством, тобто підлягатимуть списанню після закінчення строку позовної давності (3 роки).

Суму відшкодування, яку вносить винна особа, відображають проведенням: Д-т 301, 311 К-т 375. Потім доходи від відшкодування нестачі винною особою підлягають списанню на фінрезультат записом: Д-т 716 К-т 791.

3. Помилки в обліку, пов’язані з несвоєчасним списанням запасів, виправляють у періоді закінчення інвентаризації записами на суму балансової вартості запасів в операціях:

— реалізації: Д-т 90 К-т 20, 22, 25, 26, 28; Д-т 79 К-т 90. Якщо облік товарів ведуть у продажних цінах, то додають ще проведення: Д-т 285 К-т 282 (або Д-т 282 К-т 285 методом «червоне сторно»);

— передачі у виробництво: Д-т 23 К-т 20, 22, 25; Д-т 26 К-т 23; Д-т 901 К-т 26; Д-т 79 К-т 90.

Щодо ПДВ, то списання нестач тягне за собою нарахування податкових зобов’язань з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ. А базою оподаткування буде ціна придбання забраклих запасів (п. 189.1 ПКУ). Базу оподаткування для нарахування ПДВ при списанні власно виробленої продукції в п. 189.1 ПКУ не визначено. Тому в цьому разі логічно виходити з тієї частини собівартості продукції, яка містила вхідний ПДВ. У разі списання запасів, за якими вхідний ПДВ було включено до податкового кредиту, в межах норм природних втрат — податкові зобов’язання з ПДВ не нараховують, якщо вартість таких запасів включається до вартості готової продукції, що підлягає оподаткуванню (ЗIР, підкатегорія 101.04).

Зверніть увагу!

Під час списання запасів норму п. 198.5 ПКУ застосовують для нарахування податкових зобов’язань з ПДВ, тільки якщо особу, винну в нестачі понад норми втрат, не встановлено. Якщо ж таку особу встановлено, тоді ПДВ нараховують на суму отриманого відшкодування, бо це відшкодування прирівнюється до компенсації вартості забраклих запасів. Тобто в цьому разі ПДВ треба нараховувати, керуючись п. 188.1 ПКУ, як при звичайному постачанні (ЗIР, підкатегорія 101.04).

Щодо податку на прибуток, то коригування фінрезультату на різниці в разі виявлення лишків або нестач запасів ПКУ не передбачено. Але, якщо виправлення помилки з оприбуткування або списання запасів впливає на суму витрат і фінрезультат минулого звітного періоду, тоді доведеться подати за ці періоди уточнюючі декларації з виправленими показниками в рядку 02. Разом із декларацією подають і виправлену фінзвітність.

III. Унаслідок інвентаризації виявлено пересортицю

Взаємозалік у бухгалтерському обліку відображають на рахунках обліку запасів: 20, 22, 25, 26, 28. При пересортиці суми нестач і лишків однакові.

На суму взаємозаліку роблять запис: Д-т рахунку (субрахунку) запасів, які виявилися у надлишку, К-т рахунку (субрахунку) запасів, за якими виникла нестача.

Д-т 282 (для товарів, які виявилися в лишку) К-т 282 (для товарів, за якими виникла нестача) — на суму пересортиці, якщо облік товарів ведуть за цінами продажів.

При цьому, якщо сума нестачі більша від суми лишків, різницю враховують як нестачу понад норми природних втрат, тоді, якщо облік забраклих товарів ведеться у продажних цінах, роблять ще одне проведення: Д-т 285 К-т 282 (або Д-т 282 К-т 285 методом «червоне сторно») (п. 5.7 Методрекомендацій №2).

Якщо сума лишків більша від суми нестачі, то різницю між сумами відносять на збільшення вартості запасів, що виявилися в лишку, з одночасним визнанням доходу звітного періоду (п. 4 розд. IV Положення №879) та проведенням: Д-т 20, 22, 25, 26, 28 К-т 719.

Щодо ПДВ при пересортиці, то на суму перевищення нестачі над сумою лишків доведеться нарахувати ПЗ з ПДВ, як у разі нестачі понад норми природних втрат.

Щодо податку на прибуток, то коригування фінрезультату на різниці в разі виявлення лишків або нестач запасів ПКУ не передбачено.

Як провести інвентаризацію необоротних активів під час війни?

Період, у якому слід провести інвентаризацію необоротних активів, становить три місяці (1 жовтня до 31 грудня звітного року). Можна провести суцільну інвентаризацію, тобто перевірити стан та наявність усіх необоротних активів, які перебувають на балансі та/або орендовані або прийняті на відповідальне зберігання. Проте можуть бути і винятки.

Зокрема, якщо передбачається тимчасове вибуття ОЗ з підприємства (наприклад, передача на відповідальне зберігання), то інвентаризацію таких об’єктів слід провести до дати їх тимчасового вибуття.

Крім того, щодо земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів інвентаризація може проводитися один раз на три роки. Водночас за рішенням керівника підприємства інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку обсягом не менше 30% усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років.

Особливості інвентаризації ОЗ

До початку інвентаризації основних засобів має бути перевірено:

• наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації на основні засоби;
• наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті підприємством в оренду, на зберігання, у тимчасове користування.

Якщо під час такої перевірки будуть виявлені розбіжності і неточності у бухгалтерському обліку або технічній документації, то вносяться відповідні виправлення й уточнення.

При безпосередньому проведенні перевірки наявності ОЗ інвентаризаційний опис складають за об’єктами ОЗ чи групами та окремо за кожною матеріально відповідальною особою.

Однотипні за технічними характеристиками, призначенням та умовами використання, однакової вартості об’єкти основних засобів, що надійшли одночасно на підприємство та щодо яких ведеться груповий облік, в інвентаризаційному описі наводять за найменуванням із зазначенням кількості цих об’єктів. Водночас допускається складання групових інвентаризаційних описів МНМА, виданих в індивідуальне користування працівників, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх підписом в інвентаризаційному описі.

В аналогічному порядку можуть складатися інвентаризаційні описи інших необоротних матеріальних активів.

У інвентаризаційному описі мають бути зазначені:

• найменування відповідно до основного призначення об’єкта;
• інвентарний номер (правильність його присвоєння має бути перевірена інвентаризаційною комісією);
• виготовлювач (назва виробника);
• заводський номер (за його наявності);
• рік випуску;
• первісна (переоцінена) вартість;
• сума зносу;
• строк корисного використання;
• інші відомості (за потреби).

Якщо в процесі відновлення, реконструкції, розширення чи переобладнання об’єкта ОЗ змінилось основне його призначення, то такий об’єкт вносять до інвентаризаційного опису за найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.

Під час інвентаризації машин, обладнання та транспортних засобів перевіряють заводські номери кузова, двигуна, шасі тощо.

Інвентаризацію земельних ділянок, будівель, споруд, іншої нерухомості, водоймищ та інших об’єктів природних ресурсів слід здійснювати разом із перевіркою наявності документів, що підтверджують право власності підприємства на ці об’єкти.

Окремий інвентаризаційний опис має бути складено щодо ОЗ, які не придатні до використання або експлуатації та не підлягають ремонту чи відновленню.

Увага: не завжди фактична відсутність ОЗ свідчить про їх нестачу. Наприклад, ОЗ можуть перебувати на ремонті на інших підприємствах. І тоді їх вносять до інвентаризаційного опису на підставі відповідних документів про передачу у ремонт.

Якщо ж, навпаки, виявлено об’єкти, що не перебувають на обліку, а також об’єкти, даних про які немає в обліку, то до інвентаризаційного опису мають бути внесені відсутні відомості і технічні показники про такі об’єкти вносять, наприклад, так: про будівлі — зазначають їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об’єм (зовнішній чи внутрішній обмір), площа (загальна корисна площа), кількість поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо. Оцінку таких об’єктів проводять за справедливою вартістю.

Нагадаємо, що справедливою вартістю є сума, за якою можна продати актив або оплатити зобов’язання за звичайних умов на певну дату.

Бухгалтерський облік результатів інвентаризації розглянемо у таблиці:

Особливості інвентаризації нематеріальних активів

Звісно, що перевірити «у натурі» наявність таких об’єктів ми не можемо, тому це встановлюється за документами, що були підставою для оприбуткування, або за документами, якими оформлено майнові права. Одночасно з перевіркою їх наявності перевіряють і обґрунтованість їх оприбуткування.

До інвентаризаційного опису таких активів слід внести такі дані:

• назву;
• характеристику;
• призначення;
• дату придбання (введення в експлуатацію);
• первісну (переоцінену) вартість;
• суму накопиченої амортизації;
• строк корисного використання;
• кількість та вартість об’єкта чи групи об’єктів.

Такий опис складають за об’єктами нематеріальних активів чи групами однотипних за призначенням і умовами використання об’єктів нематеріальних активів та окремо за кожною матеріально відповідальною особою.

Якщо під час інвентаризації будуть виявлені лишки об’єктів, то їх вносять до інвентаризаційного опису із зазначенням наведених вище даних, а їх оцінку проводять виходячи зі справедливої вартості.

В обліку виявлені нематеріальні активи відображають такими записами:

Особливості інвентаризації незавершених капітальних інвестицій

Термін для проведення річної інвентаризації таких активів становить два місяці (тобто інвентаризацію слід провести у термін з 1 листопада до 31 грудня).

Інвентаризацію незавершених капітальних інвестицій проводять шляхом перевірки їх у натурі та встановлення фактичної наявності та обсягу. Щодо таких активів у інвентаризаційних описах зазначають найменування об’єкта та обсяг виконаних і оплачених робіт за видами, конструктивними елементами, устаткуванням.

Окремі інвентаризаційні описи складають щодо таких об’єктів:

• збудовані об’єкти, що фактично введені в дію повністю або частково, але прийняття і введення в дію яких не оформлено належними документами, а також завершені, але з якихось причин не введені в дію об’єкти (із зазначенням причин, з яких виникла затримка оформлення здачі в експлуатацію наведених об’єктів);
• будівництво та проєктно-вишукувальні роботи щодо нездійсненого будівництва, які мають бути списані з балансу, припинено (із зазначенням даних про характер виконаних робіт і їх вартість згідно з кошторисом та причин припинення (нездійснення) будівництва);
• обладнання та устаткування, передані для монтажу, який фактично не розпочато, а також законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об’єктів, розробок, нематеріальних активів.

У бухгалтерському обліку результат інвентаризації капітальних інвестицій оформлюється записами:

Часткове руйнування нерухомості під час війни: як відобразити в обліку?

У разі руйнування нерухомості, в тому числі часткового, проводять інвентаризацію такої нерухомості (п. 7 розд. І Положення №879).

Інвентаризацію проводять у загальному порядку, тобто керівник призначає інвентаризаційну комісію, яка проводить інвентаризацію, складаючи інвентаризаційні документи. До складу комісії можуть включатися і представники сторонніх осіб, наприклад місцеві органи влади, ДСНС тощо (див. нижче).

Але є додаткові специфічні особливості цього процесу.

Спершу підприємство має звернутися до виконавчих органів сільських, селищних, міських рад, а в разі їх відсутності — до військових адміністрацій, які проведуть попередні візуальні огляди зруйнованого, повідомлять ДСНС, правоохоронні органи, згідно з Порядком №473. Роз’яснення щодо такого огляду наведені також на сайті Мінрегіону.

Отже, слід обстежити нерухомість згідно з нормами Порядку №257. До обстеження залучають відповідних фахівців, які мають сертифікат (див. п. 2 та 2-1 Порядку №257). Вони провадять обстеження згідно з вимогами Методики №65. За результатами роботи складають звіт (див. розділ VIІ Методики №65), який є підставою для прийняття рішення про виконання робіт із відновлення пошкоджених об’єктів або їх демонтаж (ліквідацію).

На наш погляд, звіт має розглядати інвентаризаційна комісія і на підставі розгляду давати пропозиції. А конкретне рішення приймає керівник підприємства, затверджуючи інвентаризаційні документи.

Під час інвентаризації має бути визначено і розмір завданого збитку згідно з Порядком №326. У пп. 14 п. 2 Порядку №326 зазначено, що відповідальними за визначення шкоди та збитків стосовно підприємств недержавної форми власності є обласні, Київська міська державні адміністрації (на період воєнного стану — військові адміністрації). Шкоду визначають як за вартістю втраченого, знищеного, пошкодженого, так і за упущеною вигодою. Причому визначають шкоду та збитки згідно з методикою, затвердженою Мінекономіки та Фондом держмайна, затвердженою Наказом №3904/1223.

Роботи з демонтажу зруйнованого

Виконувати роботи з демонтажу мають право лише спеціалізовані організації, які отримали в установленому порядку дозвіл на виконання робіт підвищеної небезпеки.

Очевидно, що більшість підприємств, нерухомість яких зруйнована чи зруйнована частково, не мають відповідних дозволів і компетенцій для виконання робіт з демонтажу, а тому найматимуть сторонні організації.

Виконані сторонньою організацією роботи з демонтажу оформляють актом виконаних робіт. Якщо під час демонтажу сторонньою організацією отримуються запаси, з яких підприємство планує мати якийсь економічний зиск (використати у власній діяльності), такі запаси передають підприємству за звичайною накладною чи за актом приймання-передачі.

На підставі цих документів підприємство оформляє акт списання ОЗ. Може застосовуватися форма акта, затвердженого наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818. Акт є підставою для відображення операції часткової ліквідації у бухгалтерському обліку.

Бухгалтерський облік, ПДВ

Унаслідок часткового руйнування провадять часткову ліквідацію — зменшують первісну вартість та знос на суму первісної вартості та зносу ліквідованої частини (див. п. 35 НП(С)БО 7). Відповідні проведення покажемо в таблиці.

Таблиця

Відображення часткової ліквідації ОЗ в обліку

Вартість списаної частини нерухомості та вартість оприбуткованих запасів може визначати комісія, призначена керівником підприємства.

Якщо підприємство є платником ПДВ, то на вартість частково ліквідованої нерухомості ПЗ з ПДВ не нараховується згідно з абз. 2 п. 189.9 ПКУ — руйнування внаслідок дії обставин непереборної сили (в ситуації, що розглядається, — військової агресії росії проти України). Обставини форс-мажору можна підтвердити сертифікатом ТПП чи листом ТПП.

Податок на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки

Базою оподаткування нерухомості є загальна площа об’єкта житлової та нежитлової нерухомості, в тому числі його часток (пп. 266.3.1 ПКУ).

Така база визначається на підставі даних Державного реєстру речових прав на нерухоме майно та/або оригіналів відповідних документів платника податків, зокрема документів на право власності (див. пп. 266.3.2, 266.3.3 ПКУ).

Отже, якщо внаслідок руйнування зменшилася площа об’єкта нерухомості, потрібно зареєструвати відповідні зміни в Держреєстрі речових прав на нерухоме майно, після чого подати уточнювальну декларацію, зменшивши базу оподаткування починаючи з місяця, в якому здійснено держреєстрацію. Уточнювальну декларацію подають протягом 30 календарних днів з дня держреєстрації (див. пп. 266.7.5 ПКУ).

Як проводити інвентаризацію розрахунків із бюджетом?

Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюют правильність розрахунків із контролюючими органами (п. 7.4 розділу ІІІ Положення №879). Це, власне, і все, що говорить про проведення такої інвентаризації порядок її проведення. А що на практиці?

Спочатку треба порахувати на підставі первинних документів, звітності суму податків, зборів та ЄСВ, яку треба було нарахувати і сплатити у звітному періоді. Відтак перевірити, яка ж сума була сплачена. Все це робиться, звісно, в розрізі кожного податку, збору та ЄСВ окремо.

Після цього слід отримати інформацію від ДПС (або ФСС чи іншого контролюючого органу) і порівняти її з даними документальної перевірки. Нині більшість листується з податківцями в електронній формі, і в цьому допоможе Електронний кабінет платника податків.

Електронний кабінет забезпечує, зокрема, можливість одержання документа, що підтверджує стан розрахунків, який формується автоматизовано шляхом вивантаження відповідної інформації з Електронного кабінету з накладенням електронного підпису посадової особи контролюючого органу та печатки контролюючого органу.

Податки та ЄСВ наразі можна сплачувати як окремо за їх видами, так і за допомогою єдиного рахунку. Тож, і звіряння проводиться по-різному.

Якщо ви сплачуєте кожен податок на окремий рахунок

Меню «Заяви, запити для отримання інформації» приватної частини Електронного кабінету дозволяє платникові створити та надіслати до відповідного органу ДПС запит про отримання витягу щодо стану розрахунків із бюджетами та цільовими фондами за даними органів ДПС.

Верхня панель навігації у вікні «Заяви, запити для отримання інформації» дозволяє встановити відповідний період та обмежити перелік документів за типом «Запити». Зі списку документів треба обирати потрібний тип запиту натисканням лівої клавіші миші. У наступному вікні в полях «Регіон» та «Район» треба обирати відповідний територіальний орган ДПС (за замовчуванням установлено орган ДПС за місцем основної реєстрації) та натиснути кнопку «Створити».

Поля форми запиту система заповнює автоматично, а саме:

• найменування платника податків;
• податковий номер платника податку;
• дата відправлення запиту до органів ДПС.

Автоматичне заповнення таких полів можна скасувати, знявши позначку «Авторозрахунок».

Зберегти створений запит можна натиснувши кнопку «Зберегти». Збережений документ можна підписати та надіслати до органу ДПС, натиснувши кнопки «Підписати» та «Відправити».

Відповідь на запит платнику податків надсилається через Електронний кабінет не пізніше п’ятнадцяти робочих днів з дня його отримання у вигляді витягу з інформаційної системи органів ДПС щодо стану розрахунків платника з бюджетом та цільовими фондами. Витяг формується за період, обраний платником податків під час створення запиту, з урахуванням строків давності, станом на дату надсилання запиту до органів ДПС.

Якщо ви сплачуєте за допомогою єдиного рахунку

ДПС засобами інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС веде єдину картку платника, включеного до реєстру платників, які використовують єдиний рахунок.

Про порядок звіряння в такому разі ми повідомили тут.

Увага! Самостійно перевірити дані, за якими сформовано витяг, можна за допомогою меню «Стан розрахунків з бюджетом» приватної частини Електронного кабінету.

Що робити, якщо внаслідок інвентаризації виникли розбіжності?

По-перше, слід ще раз ретельно перевірити дані власної документальної перевірки. Можливо, помилилися саме ви, а не податківці. Якщо це так, то дані бухгалтерського обліку потрібно відкоригувати: ненараховану суму податку (штрафу, пені тощо) треба нарахувати, а списану податківцями — списати. Звісно, що такі операції вплинуть на фінансовий результат підприємства, а отже, і на суму його нерозподіленого прибутку. Тому виправляти таку помилку доведеться відповідно до НП(С)БО 6, залежно від того, в якому році (поточному чи минулому) вона виникла.

Тобто, якщо йдеться про суму податку, збору чи ЄСВ, який слід донарахувати у поточному році, то це робиться шляхом визнання витрат у певному місяці такого року (Д-т 92 К-т 64, 65). Нарахування штрафів та пені, застосованих контролерами, відображають за дебетом субрахунку 948. А ось якщо це сума минулого року, то витрати не визнаються, а зменшується сума залишку нерозподіленого прибутку на початок поточного року (Д-т 441 К-т 64,65).

Якщо ви визначили певну суму податку до сплати, а у податківців вона чомусь не відображається, факт узгодження такої суми слід підтвердити копією поданої декларації (та квитанції №2). Якщо ви, навпаки, зменшили суму податку шляхом подання уточнюючого розрахунку, а в даних податківців це не враховано, варто зробити те саме.

Якщо все ж таки ви впевнені, що помиляються саме податківці, про це варто їх повідомити. Позаяк на сьогодні звіряння розрахунків відбувається шляхом листування, то можна надіслати податківцям лист в електронній формі за допомогою Електронного кабінету, в якому навести виявлену розбіжність. До листа можна додати документи, які підтверджують розрахунки.

Якщо податківці не погодяться з вашими даними, то не виключено, що єдиним шляхом, щоб поставити крапку в цьому питанні і вийти на однакову суму залишків розрахунків, буде проведення документальної перевірки з відповідного податку, збору, ЄСВ. Її має право ініціювати і саме підприємство за власною заявою. Але при цьому слід враховувати, що таке запрошення податківців на позапланову податкову перевірку не означає їх обов’язку таку перевірку призначити. Тим більше під час війни.

Тож цілком можливо, що кожна сторона звіряння залишиться при своїй думці, а істина буде встановлена вже під час перевірки (тоді, коли вона проводитиметься).

Розрахунки з працівниками: як їх проінвентаризувати?

Під таку інвентаризацію підпадає перевірка всього спектра розрахунків із працівниками. Алгоритм дій тут зрозумілий: звіряємо дані, наведені у бухобліку, з даними первинних документів.

Але це ще не все! Якщо на дату балансу є сальдо за такими розрахунками, треба перевірити й те, коли цей борг буде погашено. І якщо заплановані строки розрахунків порушено, слід подбати про усунення цього порушення.

Проте війна вносить свої корективи у цю процедуру. Ще у березні 2022 року Мінекономіки вважало , що війна як форс-мажор звільняє роботодавців із зони бойових дій від відповідальності за невиконання обов’язку платити зарплату вчасно.

Тоді було прийнято Закон №2136, у якому прямо сказано про відсутність відповідальності роботодавця у разі затримки у виплаті зарплати, якщо роботодавець доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили.

Водночас звільнення роботодавця від відповідальності за несвоєчасну оплату праці не звільняє його від обов’язку виплати заробітної плати. У разі неможливості своєчасної виплати заробітної плати внаслідок ведення бойові дії строк виплати заробітної плати може бути відтермінований до моменту відновлення діяльності підприємства.

Це, власне, і є пільга. На практиці вона означає, що за підсумками 2023 року у підприємства може бути прострочена кредиторська заборгованість із зарплати. Але без штрафів та інших неприємностей обійдуться лише ті з роботодавців, які зможуть довести, що саме бойові дії завадили їм вчасно виплатити таку зарплату.

Ще гірші наслідки зазвичай бували, якщо розрахунок проведено несвоєчасно з працівником, який уже звільнився. Адже у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація мають виплатити працівникові його середній заробіток (ст. 117 КЗпП). І тоді право працівника на звернення до суду з позовом про стягнення заробітної плати, яка йому належиться, не обмежується будь-яким строком.

Що з такими ситуаціями під час війни? Власне, на них поширюються ті самі правила, що й наведені вище. Якщо своєчасному розрахунку завадять бойові дії, то відповідальності за це роботодавець не несе. Але він має розрахуватися з працівником так швидко, як тільки зможе — щойно в нього з’явиться така можливість.

Якщо йдеться про борг за матеріальну шкоду, яку працівник завдав підприємству, то тут теж варто не відкладати справу з його відшкодування. Адже навіть якщо винну особу знайдено, щодо такої заборгованості існує строк давності. Для звернення власника або уповноваженого ним органу до суду з питань стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).

Тож якщо підприємство своєчасно не подбало про стягнення такої суми, заборгованість з відшкодування треба буде списати — і це теж один із наслідків інвентаризації.

Бухоблік: при визнанні такої заборгованості роблять проведення Д-т 375 К-т 719 (746). При її списанні у зв’язку із закінченням строку давності — Д-т 944 К-т 375.

Щодо розрахунків із підзвітними особами слід врахувати таке. Якщо працівник винен підприємству кошти, отримані під звіт, їх відображають за дебетом субрахунку 372. Але у такої заборгованості є запланований строк погашення, встановлений пп. 170.9.3 ПКУ, до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки продовжуються на один календарний місяць.

Порушення цього правила робить отриманий аванс оподатковуваним доходом підзвітної особи. Тобто з нього слід нарахувати ПДФО та ВЗ і сплатити до бюджету. Якщо цього не було зроблено вчасно, це треба зробити за наслідками інвентаризації. Зверніть увагу: утримати ПДФО та ВЗ слід з інших доходів працівника. Розраховуючи ПДФО, треба застосовувати «натуральний» коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.

На що звернути увагу під час інвентаризації каси?

Інвентаризацію готівки та коштів слід провести у період з 1 листопада до 31 грудня. Проте зазвичай інвентаризація таких активів не займає багато часу, тому її проводять якнайближче до дати балансу (але не обов’язково так).

Така інвентаризація охоплює:

• готівку (рах. 30);
• кошти та їх еквіваленти (рах. 31, 33, 34, 35);
• бланки документів сурової звітності (рах. 08, 209).

Готівка — грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам’ятні монети, які є платіжними засобами). Якщо ж ваше підприємство використовує готівкову іноземну валюту і на момент інвентаризації має її в касі, то треба проінвентаризувати і її.

Кошти та їх еквіваленти — включають гроші в касі, гроші в банку, депозити та цінні папери, які котируються на ринку зі строком погашення до 3 місяців.

До бланків документів суворої звітності належать:

• документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, одруження та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладка до неї; посвідчення службові, військові, водія, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності тощо);
• проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи тощо);
• знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);
• документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);
• бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей.

Щодо заповнених трудових книжок (а не порожніх бланків!), у разі якщо вони і досі зберігаються на вашому підприємстві, нагадаємо рекомендації Пенсійного фонду щодо їх аудиту. Такі трудові книжки не належать до активів підприємства і не вимагають інвентаризації. Але знати, що вони оформлені правильно і що з ними робити далі, варто кожному роботодавцю.

Особливості порядку проведення такої інвентаризації

До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 до Положення №148. Фактично така розписка є частиною акту про результати інвентаризації наявних коштів. Один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається в матеріально відповідальної особи. Акт інвентаризації підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

В акті інвентаризації має бути зазначено:

• фактичний залишок та залишок за даними обліку, результат інвентаризації — щодо наявності готівки;
• назву і суму іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України — щодо готівки в іноземній валюті;
• назву, номер, серію і номінальну вартість — щодо грошових документів, бланків документів суворої звітності;
• суму нестачі або надлишку за результатами інвентаризації та обставин їх виникнення — за наявності;
• назву фінансової інвестиції (акції, облігації, частки (паї) тощо), назву цінних паперів, якими оформлено фінансові інвестиції, дату і термін вкладу, номер і серію цінних паперів, назву документа, що підтверджує фінансові інвестиції (установчий договір, інші угоди, виписки банків, накладні на передачу устаткування тощо), суму, вид вкладу — за наявності;
• назву, серії, номери, номінальну і балансову вартість, строки, погашення, назву емітента — щодо цінних паперів.

Окремі акти інвентаризації складають на:

• довготермінові та короткотермінові фінансові інвестиції в частки (паї) в статутних капіталах інших підприємств. Інвентаризацію таких активів проводить шляхом звіряння установчих документів із даними бухгалтерського обліку підприємства;
• цінні папери.

Крім того, касир чи інша особа, яка його заміняє та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, до початку інвентаризації повинні упорядкувати та підготувати всі касові документи.

Після отримання розписки комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Річну інвентаризацію кас проводять у строки, встановлені керівником (але у межах двох місяців — з 01.11 до 31.12) з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.

Залишок готівки в касі звіряють із даними обліку за книгами обліку. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).

Комісія також перевіряє оприбуткування та списання коштів. Важливе значення має оформлення та правильне ведення касової книги. А в разі автоматизованого ведення касової книги перевіряють правильність роботи програмних засобів опрацювання касових документів.

Результати інвентаризації

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. Відповідно, якщо за даними обліку сума готівки, яка зберігається в касі, є більшою, то буде нестача.

Сума нестачі відшкодовується з матеріально відповідальної особи (касира або старшого касира залежно від того, в кого саме на момент інвентаризації мали зберігатися кошти). Правила відшкодування матеріальної шкоди ми ще нагадаємо в окремій статті.

А надлишок оприбутковують у касі та зараховують у дохід відповідного підприємства.

Облік результатів інвентаризації

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками готівки з даними бухгалтерському обліку відображають такими бухгалтерськими записами:

Нормативна база:

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.

Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Методика №65 — Методика обстеження будівель та споруд, пошкоджених внаслідок надзвичайних ситуацій, бойових дій та терористичних актів, затверджена наказом Мінрегіону від 28.04.2022 р. №65.

Методрекомендації №2 — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. №2.

Наказ №818 — Наказ Мінфіну від 13.09.2016 р. №818 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання».

Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.

Положення №879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879.

Порядок №257 — Порядок проведення обстеження прийнятих в експлуатацію об’єктів будівництва, затверджений постановою КМУ від 12.04.2017 р. №257.

Порядок №326 — Порядок визначення шкоди та збитків, завданих Україні внаслідок збройної агресії Російської Федерації, затверджений постановою КМУ від 20.03.2022 р. №326 (в редакції постанови КМУ від 22.07.2022 р. №951).

Порядок №473 — Порядок виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії Російської Федерації, пов’язаних із пошкодженням будівель та споруд, затверджений постановою КМУ від 19.04.2022 р. №473.

НП(С)БО 6 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затверджене наказом Мінфіну від 28.05.1999 р. №137.

НП(С)БО 7 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 27.04.2000 р. №92.

НП(С)БО 9 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 20.10.1999 №246.