Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 18.09.2023
Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 18.09.2023
1. Відпустка без збереження зарплати чи призупинення трудового договору: що краще?
Як краще вчинити: відправити працівників у відпустку за свій рахунок чи призупинити дію трудового договору? Чи можна оформити одним наказом, чи окремо на кожного працівника? Чи потрібні заяви від працівників?
Відпустка без збереження заробітної плати
Частиною 3 ст. 12 Закону №21361 передбачено, що протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки2.
1 Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
2 Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
Тож працівники можуть скористатися цією нормою та написати заяви на відпустку без збереження зарплати на час воєнного стану, а роботодавець — видати відповідний наказ. Наказ про надання працівникам відпустки без збереження зарплати видається один під усі заяви, тільки у підставі перераховуються заяви з П. І. Б. працівників.
Тобто роботодавець має право надавати працівникові відпустку без збереження заробітної плати на час воєнного стану (за його заявою та виключно на його бажання) без обмеження строку.
А що зі стажем? До стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку, зараховується, зокрема, час, протягом якого працівники фактично не працювали, але за ними зберігалося місце роботи (посада) і не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки (ст. 9 Закону про відпустки).
Таким чином, період, коли працівники перебувають у відпустці без збереження зарплати на час дії воєнного стану, включається до стажу, що дає право на дні щорічної відпустки.
Нагадаємо, що Законом від 27.07.2023 №3275‑ІХ воєнний стан в Україні продовжено строком на 90 діб — до 16 листопада 2023 року.
Відпустку без збереження заробітної плати (незалежно від її виду) відображають у табелі літерним кодом «НА» або цифровим — «18».
Призупинення дії трудового договору
Призупинення дії трудового договору — це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором у зв’язку зі збройною агресією проти України, що унеможливлює виконання обома сторонами трудових відносин обов’язків, передбачених трудовим договором (ст. 13 Закону №2136).
Тобто, щоб можна було призупинити дію трудового з працівниками в місті, де не ведуться бойові дії, потрібна наявність двох умов:
1) роботодавець не може забезпечити працівника роботою;
2) працівник не може її виконувати.
Отже, якщо дві вищезазначені умови одночасно виконуються, роботодавець може призупинити дію трудових договорів із працівниками.
Ініціювати призупинення дії трудового договору може як роботодавець (видавши наказ, загальний для всі працівників), так і працівник (написавши заяву, на підставі якої роботодавець видає наказ), які по змозі мають повідомити один одного у будь-який доступний спосіб (ч. 2 ст. 13 Закону №2136).
Через те що роботодавець призупинятиме дію трудових договорів та виплату зарплати працівникам, вважаємо за доцільне зазначити в наказі перелік працівників підприємства з обов’язковим ознайомленням під підпис. Це також дозволить уникнути непорозумінь у майбутньому в разі компенсації зарплати працівникам.
І ще: на час призупинення дії трудового договору зарплата працівникам не нараховується та не виплачується. Відшкодування заробітної плати на час призупинення дії трудового договору в повному обсязі покладуть на державу, що здійснює військову агресію (наразі не відомо, яким чином це відбуватиметься).
У табелі обліку робочого часу табелювання працівників у разі призупинення дії трудового договору можна робити літерним позначенням «ІН» або ввести своє позначення, для того щоб відокремити їх від мобілізованих працівників.
Отже, який із варіантів запропонувати працівникам, вирішувати роботодавцю.
2. Відкликання з відпустки: відповідаємо на запитання
1. Із якої відпустки можна відкликати працівника?
Працівника можна відкликати тільки зі щорічної відпустки.
Відкликати зі щорічної відпустки можна за згодою працівника тільки в таких випадках:
- для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
- для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства;
- в інших випадках, передбачених законодавством.
Підстава — частина третя статті 12 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).
До щорічних відпусток належать:
- основна відпустка;
- додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
- додаткова відпустка за особливий характер праці;
- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством — за вислугу років держслужбовцям, за безперервну роботу на посадах медикам тощо.
Підстава — пункт 1 частини першої статті 4 Закону про відпустки.
Тому відкликати працівника з навчальної відпустки, відпустки з вагітності та пологів, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, відпустки без збереження зарплати, відпустки для догляду за дитиною до трьох чи шести років, «чорнобильської», окремим категоріям ветеранів війни та інших неправомірно.
2. Скільки разів на рік працівника можна відкликати зі щорічної відпустки?
Законодавство не обмежує кількість разів, коли можливо відкликати працівника зі щорічної відпустки. Головне — щоразу мати підстави для відкликання і дотримувати правил.
3. Чи потрібна згода працівника на відкликання з відпустки?
Так, за винятком деяких категорій працівників, наприклад, держслужбовців.
Для виконання невідкладних завдань держслужбовця можуть відкликати зі щорічної відпустки на підставі статті 60 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII. Держслужбовців, які обіймають посади категорії «А», відкликають із відпустки на підставі рішення суб’єкта призначення, а держслужбовців, які обіймають посади категорій «Б» і «В», — за наказом/розпорядженням керівника держслужби.
Порядок відкликання держслужбовців із щорічних відпусток затвердив КМУ постановою від 25.03.2016 № 230.
4. Чи потрібна згода профспілки на відкликання з відпустки працівника?
Ні, не потрібна.
Для того щоб оперативно усунути форс-мажорні обставини, що потребують невідкладної присутності працівника, законодавець не вимагає погоджувати відкликання з відпустки з профспілкою чи іншим уповноваженим представником трудового колективу. На відміну від, наприклад, перенесення щорічної відпустки з ініціативи роботодавця, коли, крім згоди працівника, потрібна згода профспілки або іншого уповноваженого представника трудового колективу (ч. 3 ст. 11 Закону про відпустки).
5. Чи можна відкликати зі щорічної відпустки у зв’язку з виробничою потребою?
Ні, це неправомірно.
Узагальнене формулювання причини відкликання в преамбулі наказу, наприклад: «…У зв’язку з виробничою необхідністю» — поширена помилка.
У преамбулі наказу зазначте конкретні форс-мажорні обставини, що відповідають підставам, переліченим у частині третій статті 12 Закону про відпустки. Так, бухгалтера неправомірно відкликати з відпустки задля того, щоб склав звіт чи нарахував і виплатив зарплату. Проте слюсаря правомірно відкликати з відпустки, щоб полагодив обладнання і тим відвернув виробничу аварію.
6. Чи можна відкликати працівника з відпустки на його прохання?
Ні, тільки роботодавець має право ініціювати відкликання працівника з відпустки.
У частині третій статті 12 Закону про відпустки зазначено про згоду працівника на відкликання, а не його бажання чи прохання. Наявність форс-мажорних обставин, за яких відкликання з відпустки буде правомірним, встановлює роботодавець, а не працівник.
Так само, як і самовільно використати відпустку, самовільно вийти з відпустки — це дисциплінарний проступок, що порушує графік відпусток, який установили на підприємстві.
7. Чи можна оголосити догану працівнику, який не погодився на відкликання з відпустки?
Ні, якщо не йдеться, наприклад, про держслужбовця.
Працівник має право як погодитися, так і відмовитися перервати відпустку.
На відміну від інших працівників, у держслужбовців не питають згоди на відкликання з відпустки.
Притягти до дисциплінарної відповідальності держслужбовця, що відмовився перервати відпустку, правомірно за таких одночасних умов:
- у наказі/розпорядженні зазначили невідкладне завдання, яке стало підставою для відкликання;
- про надзвичайні обставини не було відомо, коли надавали відпустку;
- завдання не може виконати інша уповноважена на це особа;
- служба персоналу повідомила держслужбовця телефоном та за наявності — електронним зв’язком, а також поштовим зв’язком:
- про невідкладне завдання — мінімум за 5 к. дн. до відкликання;
- про потребу виконати особливо важливі завдання для відвернення стихійного лиха, захисту та/або збереження життя і здоров’я громадян, забезпечення захисту та/або відновлення прав чи інтересів людини або громадянина стосовно ухваленого рішення — мінімум за 2 к. дн. до відкликання.
8. Чи має право працівник на відшкодування витрат у разі відкликання з відпустки?
Ні, якщо іншого не передбачає колдоговір або письмовий трудовий договір. Виняток — держслужбовці.
Держслужбовці мають право на відшкодування витрат у разі відкликання з відпустки. Порядок відшкодування непередбачуваних витрат держслужбовця у зв’язку з його відкликанням зі щорічної основної або додаткової відпустки затвердив КМУ постановою від 25.03.2016 № 231.
Приватні підприємства можуть передбачити відшкодування витрат у колдоговорі, зокрема:
- у разі відкликання працівника з відпустки до виїзду на відпочинок:
- витрат, пов’язаних із поверненням квитків;
- витрат, пов’язаних із розірванням цивільно-правових договорів щодо організації відпочинку;
- витрат, пов’язаних із відмовою від бронювання квитків, місць проживання та інших послуг;
- у разі відкликання працівника, який вже перебуває на відпочинку:
- витрат, пов’язаних зі заміною/поверненням квитка чи придбанням нового;
- витрат за оплачені невикористані дні відпочинку тощо.
9. Як оформити повернення відпускних у разі відкликання з відпустки?
Якщо відкликали працівника з відпустки, його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що нарахували на оплату невикористаної частини відпустки (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).
Відпускні працівнику виплачують до початку відпустки, якщо іншого не передбачає законодавство, трудовий або колективний договір (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки). У разі відкликання з відпустки працівник має повернути частину відпускних. Роботодавець не має права утримати кошти з працівника за своєю ініціативою, оскільки такої підстави немає у статті 127 КЗпП.
Тому роботодавець може:
- домовитися з працівником, що він поверне гроші на розрахунковий рахунок підприємства;
- оформити надміру виплачені відпускні як аванс у майбутню зарплату;
- утримати надміру виплачені кошти із зарплати працівника на підставі його заяви.
Зазначте у наказі про відкликання з відпустки, як утримати надміру виплачені відпускні працівнику.
3. Які вимоги потрібно виконати у разі звільнення працівника за станом здоров’я?
Фахівці Держпраці підкреслили, що звільнення за станом здоров’я допускається, якщо іншої роботи немає чи працівник відмовився від переведення.
Управління інспекційної діяльності у Черкаській області Центрального міжрегіонального управління Державної служби з питань праці зазначає, якщо працівник відповідно до медичного висновку (перелік документів визначено Порядком розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця у зв’язку з виявленням невідповідності працівника займаній посаді за станом здоров’я за наявності в нього права на призначення дострокової пенсії за віком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2022 №1449) не може продовжувати виконувати свою роботу, передбачену трудовим договором, роботодавець має вжити заходів щодо переведення такого працівника на іншу роботу, яка відповідає його стану здоров’я. При цьому переведення працівника на іншу роботу можливо тільки за його згодою.
Звільнення працівника на підставі пункту 2 статті 40 КЗпП України допускається, якщо іншої роботи немає чи працівник відмовився від переведення.
Також при звільненні такому працівникові виплачується вихідна допомога у розмірі середньомісячної заробітної плати.
4. Чи можна прийняти на роботу з довідкою про виключення з військового обліку
Кандидат на роботу під час працевлаштування подав довідку про виключення з військового обліку. Чи є така довідка військово-обліковим документом?
Ні. Якщо укладете трудовий договір із працівником на підставі довідки про виключення з військового обліку замість військово-облікових документів, це порушить не тільки правила військового обліку, а й правила прийняття на роботу.
Громадянин зобов’язаний подати, серед іншого, відповідний військово-обліковий документ, коли укладає трудовий договір (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Окрім того, роботодавець перевіряє наявність військово-облікового документа та чи перебуває кандидат на працевлаштування на військовому обліку в територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК), органах СБУ, підрозділах Служби зовнішньої розвідки (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487; далі — Порядок). Виняток — кандидат на посаду досяг граничного віку перебування в запасі та у військовому резерві.
Військово-обліковий документ:
- для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
- військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення;
- резервістів — військовий квиток.
Підстава — пункт 20 Порядку.
Як бачимо, довідка — це не військово-обліковий документ. Відповідальний за ведення військового обліку:
- не має підстав ухвалити рішення, що відомості про працівника не потрібно вносити до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів;
- не може долучити копію неналежного документа до справи з копіями військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та яких виключили з військового обліку.
Порадьте кандидату на працевлаштування звернутися до ТЦК за місцем реєстрації проживання.
5. Допомога на поховання родича: як матеріально підтримати працівника
У працівника померла мати. Як ми можемо фінансово йому допомогти? Якими будуть податкові наслідки?
Матеріальну підтримку у разі смерті родича можна отримати від ПФУ та роботодавця. Розберемо окремо кожен варіант.
Допомога від ПФУ
Через роботодавця. У посібнику на поховання члена сім'ї (у нашому випадку матері) від Пенсійного фонду є одна важлива фішка: її нададуть лише у випадку, якщо родич перебував на утриманні застрахованої особи (сина) . Це пряма норма із ч. 1 ст. 20 Закону про соцстрахування *.
* Закон України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV .
Що вважати за змістом? Утримуваними є особи, які не мали самостійних джерел коштів на існування , наприклад, не отримували зарплату, пенсію тощо ( ч. 2 ст. 20 Закону № 1105 ).
Припустимо, що мати працівника також працювала та отримувала зарплату чи інший офіційний дохід. Тоді працівник не може отримати допомогу на поховання матері за своїм основним місцем роботи . Аргумент простий: вона хоч і була членом його сім'ї, але мала самостійне джерело доходу.
У той же час, підкажіть працівникові, що він може звернутися до роботодавця за основним місцем роботи померлої матері для отримання такої допомоги.
Розмір допомоги на поховання зараз становить 4100 грн . Його визначено постановою Правління ПФУ від 26.12.2022 № 29-1 .
Допомога надають застрахованій особі, члену її сім'ї або іншим юридичним або фізичним особам, які здійснили поховання .
Безпосередньо. А якщо мати була пенсіонеркою та отримувала пенсію? У цьому випадку працівник також може звернутися до ПФУ для отримання допомоги на поховання пенсіонера. Про порядок дій та розмір допомоги можна дізнатися на порталі Дія або офіційному сайті ПФУ .
Допомога від роботодавця
Роботодавець не зобов'язаний надавати допомогу на поховання померлого працівника або його родича, але може.
Однак тут найчастіше цікавить питання необкладання такої виплати ПДФО та автоматично ВС . Норми ПКУ виділяють кілька можливих варіантів оподаткування ПДФО виплати на поховання. І все залежить від того, хто саме надає допомогу. Ми привели їх у таблиці нижче.
Необкладення ПДФО допомоги на поховання
|
Від профспілки |
Від роботодавця померлої робітниці |
Від роботодавця працівника-сина |
|
Не оподатковуються кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на поховання платника податків: |
Не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами — юридичними або фізичними особами на користь платника податків протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що не перевищує суму граничного розміру доходу для ПСП, — для 2023 року це 37 ( п.п. 170.1.3 , абз. 1 п.п. 169.4.1 ПКУ ) |
|
|
професійним союзом ( абз. «а» п.п. 165.1.22 ПКУ ). Сума не обмежується. Важливо, що неоподатковуваний посібник може бути надано на поховання як члена профспілки, і члена його сім'ї. При цьому розмір такої неоподатковуваної допомоги ПКУ не обмежений |
роботодавцем такого померлого платника податків за його останнім місцем роботи (у тому числі перед виходом на пенсію) у розмірі, що не перевищує подвійний розмір доходу, що дає право на ПСП. Тобто для 2023 року це 7520 грн . Сума перевищення остаточно оподатковується під час її нарахування, виплати, надання ( абз. «б» п.п. 165.1.22 , абз. 1 п.п. 169.4.1 ПКУ ) |
|
Отже, якщо йдеться про роботодавця самого працівника, то без оподаткування ПДФО/ВС можна надати стандартну нецільову благодійну допомогу у розмірі 3760 грн. на рік.
У той же час він може звернутися за такою допомогою до останнього роботодавця своєї матері, яка померла. Для такого роботодавця неоподатковувана сума допомоги вдвічі більша (7520 грн.).
Ну а якщо працівник або його померла мати була членом профспілки, то такий союз може допомогти без ризику оподаткування взагалі без обмеження за сумою.
ВИСНОВКИ
- Працівник може отримати допомогу на поховання від ПФУ незалежно від того, чи померла особа мала роботу, не мала доходу, була пенсіонеркою.
- Профспілка, роботодавець працівника та/або його померлої матері можуть надати допомогу на поховання.
6. Якщо ви змінили місце проживання, чи треба повідомляти про це податківців?
Так, платники податків зобов’язані подавати до ДПС відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки фізособи – платника податків протягом місяця з дня виникнення таких змін. Як подати заяву за формою №5ДР і які документи до неї додаються?
Податківці у ЗІР розповіли, що відповідно до п. 70.7 ПКУ та п. 1 розд. IХ Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 №822 зі змінами та доповненнями (далі – Положення №822) фізичні особи – платники податків зобов’язані подавати до контролюючих органів (далі – податкові органи) відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки фізичної особи – платника податків протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків за формою №5ДР (далі – Заява за ф. №5ДР) (додаток 12 до Положення №822) та документа, що посвідчує особу (після пред’явлення повертається).
Заява може бути подана через представника за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, та документа, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку, на проведення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків (далі – ДРФО) (після пред’явлення повертається).
Заява за ф. №5ДР фізичною особою подається особисто або через представника до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання), а у разі зміни місця проживання – до контролюючого органу за новим місцем проживання або до будь-якого контролюючого органу (п. 2 розд. IХ Положення №822).
Для заповнення Заяви за ф. №5ДР використовуються дані документа, що посвідчує особу, та інших документів, які підтверджують зміни таких даних (п. 3 розд. IХ Положення №822).
Для підтвердження інформації про задеклароване (зареєстроване) місце проживання (перебування) особа подає один з таких документів:
- витяг з реєстру територіальної громади;
- паспорт, виготовлений у формі книжечки;
- тимчасове посвідчення громадянина України (пп. 4 п. 1 розд. IІІ Положення №822).
Для підтвердження факту внутрішнього переміщення і взяття на облік внутрішньо переміщеної особи така особа подає довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відповідно до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою КМУ від 01.10.2014 №509 «Про облік внутрішньо переміщених осіб» (пп. 5 п. 1 розд. IІІ Положення №822).
При поданні Заяви за ф. №5ДР фізична особа зобов’язана подати відповідному контролюючому органу документи (оригінали після перевірки повертаються) та їх копії за переліком, визначеним Положенням №822 (п. 1 розд. VI Положення №822).
Внесення змін до ДРФО здійснюється протягом трьох робочих днів з наступного дня після дня подання фізичною особою Заяви за ф. №5ДР (п. 4 розд. IХ Положення №822).
Згідно з п. 5 розд. IХ Положення №822 у разі виявлення недостовірних даних або помилок у поданій Заяві за ф. №5ДР фізичній особі може бути відмовлено у внесенні змін та/або видачі документа, що засвідчує реєстрацію у ДРФО.
7. Дистанційний документообіг
Мільйони наших співвітчизників, які вимушено залишили постійне місце проживання, продовжують працювати в українських роботодавців дистанційно. Як обмінюватися з такими дистанційниками кадровими документами (заявами, наказами, актами, службовими записками тощо)? У цій статті поговоримо про можливі засоби комунікації з працівниками, які працюють «на відстані».
Нормативне регулювання
Якщо працівник щодня приходить працювати на своє підприємство, ознайомити його з документами, які видає роботодавець (наказами, розпорядженнями, інструкціями тощо), не проблема. На підтвердження такого ознайомлення працівник зазвичай ставить свій підпис на відповідному документі у паперовій формі. Але якщо працівник працює вдома чи дистанційно, викликати його щоразу завжди можливо. І як тоді з ним комунікувати? Побачимо, що для вирішення цього питання пропонує законодавство.
Як зазначено у ч. 3 ст. 29 КЗпП , ознайомлення працівників із наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж . При цьому має накладатися вдосконалений або кваліфікований електронний підпис. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника із внутрішніми документами роботодавця.
Крім того, ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах військового стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ передбачено спеціальні військові особливості документообігу. Так, у період дії військового стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативний спосіб створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації . Головне — узгодити цей спосіб між працівником та роботодавцем.
Як же впровадити у практику дистанційний документообіг? Про це читайте далі.
Фіксація домовленості
Отже, перше, що треба зробити, — узгодити альтернативний спосіб комунікації між роботодавцем та працівником та зафіксувати його.
Так рекомендує вчинити Мінекономіки у своєму роз'ясненні від 01.08.2022 , щоб уникнути надалі непорозумінь та протиріч. Зробити це слід на початок використання альтернативних способів комунікації .
У свою чергу Верховний Суд (див. постанову від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц ) попереджав:
за відсутності попередньої згоди сторін на обмін документами засобами електронного зв'язку такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора
На думку суддів, інакше направлення документів засобами електронного зв'язку не дає змоги встановити справжнє волевиявлення їхнього автора.
Де та як зафіксувати відповідну домовленість?
Як зазначили вище, можливість використовувати електронні комунікаційні мережі чи альтернативні методи комунікації для ознайомлення працівника з документами роботодавця обмовляється сторонами у трудовому договорі (див. год. 3 ст. 29 КЗпП ).
Східне міжрегіональне управління Держпраці у консультації від 08.07.2023 допускає, що спосіб листування та процедуру обміну документами засобами електронної комунікації можна врегулювати також у колективному договорі або будь-якому іншому документі , де зазначено відповідну можливість.
Але що робити, якщо такої домовленості спочатку не було, а на момент виникнення потреби у ній працівник перебуває в іншому населеному пункті?
Перше, що спадає на думку, — направити угоду про електронний/альтернативний спосіб комунікації працівникові поштою та дочекатися повернення підписаного ним екземпляра. Але такий варіант далеко не найоптимальніший, особливо якщо працівник перебуває за кордоном. Як правило, це або довго, або дорого (або те й інше).
На наш погляд, зафіксувати факт домовленості можна і за допомогою електронних засобів зв'язку. Але зробити це слід так, щоб не викликало сумніву волевиявлення обох сторін трудового договору.
100-відсотковим підтвердженням такого волевиявлення буде наявність у документі електронних підписів . Для підписання документа можна скористатися, наприклад, цифровою платформою id.gov.ua. Ідентифікацію підписувача буде проведено за допомогою електронного підпису (за його наявності) або програми «Дія». Також може бути створений електронний хмарний підпис. Таку опцію пропонують своїм клієнтам, наприклад деякі банки. Тобто, навіть якщо працівник електронного підпису раніше не мав, у більшості випадків цю проблему можна легко вирішити і підписати угоду про визначення способу обміну інформацією.
Важливо! Обов'язково подбайте про те, щоб у такій угоді було прописано порядок підтвердження факту отримання документа адресатом .
Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження автору відповідного повідомлення від адресата в електронній формі. Інше може бути передбачене законодавством чи попередньою домовленістю сторін.
У разі коли попередньою домовленістю не визначено порядок підтвердження факту отримання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене у будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом у електронній формі чи у формі документа на папері. Підтвердження має містити дані про факт та час отримання електронного документа та про відправника цього підтвердження.
У разі ненадходження підтвердження про факт отримання електронного документа вважається, що він не був отриманий адресатом
На це звертають увагу і суди (див., наприклад, ухвала Верховного Суду від 21.12.2022 у справі № 299/2706/20 ).
А які методи електронної/альтернативної комунікації можна передбачити в угоді про визначення методу обміну інформацією?
Спосіб обміну інформацією
Найнадійнішим способом дистанційного обміну документами між працівником та роботодавцем, звичайно, є використання електронних комунікаційних мереж із накладенням електронних підписів (наприклад, за допомогою тієї ж платформи id.gov.ua ). Але працівник та роботодавець можуть погодити й інші варіанти.
Наприклад, складений та підписаний на папері документ фотографується та пересилається іншій стороні трудового договору за допомогою електронної пошти або будь-якого месенджера (Viber, WhatsApp, Telegram та ін.).
Тоді за необхідності ознайомлення працівника із наказом (розпорядженням) роботодавця дії сторін такі:
1. Відповідна посадова особа роботодавця роздруковує та підписує наказ, фотографує або сканує його та надсилає для ознайомлення працівникові електронною поштою чи месенджером.
2. Працівник, отримавши наказ (розпорядження), роздруковує його (за наявності такої можливості), проставляє підпис про ознайомлення, фотографує або сканує наказ (розпорядження) та пересилає його роботодавцю у такий же спосіб.
А якщо працівник не має можливості роздрукувати отриманий від роботодавця документ? Тоді можна прописати в угоді про визначення способу обміну інформацією, що факт ознайомлення з документом працівник підтверджує текстовим повідомленням у відповідному месенджері або електронною поштою . Так само можуть подаватися і заяви працівника.
Але врахуйте! Як каже судова практика (див. постанову Чернівецького апеляційного адмінсуду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18 ), якщо у роботодавця виникли якісь сумніви при отриманні відповідних заяв (повідомлень), це має спонукати його перевірити.
Нацагентство з питань держслужби у роз'ясненні від 16.03.2022 рекомендує після направлення працівникові на електронну пошту або до месенджера відсканованого або сфотографованого документа зафіксувати факт доведення йому інформації протоколом .
Чому б таким підходом не скористатися вам? При цьому, на наш погляд, на підтвердження ознайомлення працівника з документом госпрозрахункові підприємства можуть складати акт у довільній формі
До нього можна включити такі відомості:
- дату та місце складання;
- посада та П. І. Б. особи, якій направлений документ;
- дату, час та вид засобу комунікаційного зв'язку, за допомогою якого направлено документ;
- контактні дані працівника, за якими направлено документи з використанням засобу комунікаційного зв'язку (номер телефону, адресу електронної пошти тощо);
- короткий зміст документа, направленого працівникові;
- посада та П. І. Б. особи, яка надіслала документи працівнику;
- підписи осіб, які склали акт;
- додатки до акту, що підтверджують факт направлення документів та отримання їх працівником (копія знімка екрану засобу комунікаційного зв'язку тощо).
Такий акт складають в одному примірнику та зберігають у відділі кадрів.
Нижче ви можете побачити приклад документа, що підтверджує факт ознайомлення працівника із надісланим йому наказом.
Зауважимо, що цей документ не є обов'язковим. Якщо ви не можете зібрати кілька співробітників в одному місці одночасно для складання такого акту, збережіть хоча б скріншоти (або фото) екрана, що підтверджують факт відправки документа на ознайомлення та відповідь працівника.
Як можна переконатися, для комунікації з дистанційником є достатньо способів. Потрібно лише вибрати зручний для обох сторін трудового договору та зафіксувати його.
ВИСНОВКИ
- У період дії військового стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативний спосіб створення, пересилання та зберігання кадрових документів.
- Процедура обміну документами за допомогою засобів електронної комунікації між працівником та роботодавцем може бути врегульована трудовим/колективним договором або будь-яким іншим документом, де зазначено відповідну можливість.
- Найнадійнішим способом дистанційного обміну документами між працівником та роботодавцем є використання електронних комунікаційних мереж із накладенням електронних підписів.
8. Чи може до експертної комісії для архівації документів входити лише директор
Складаю Положення про експертну комісію для архівації документів. Архівацією займатиметься наймана компанія. На підприємстві з адміністрації працює тільки директор. Інші працівники — це охоронники. Чи може складатися експертна комісія з одного директора?
Для того щоб експертна комісія (далі — ЕК) ефективно виконувала свої завдання та обов’язки, до її складу доцільно включати не менше трьох осіб.
Коли готуєте положення про ЕК, використовуйте Методичні рекомендації з підготовки Положення про експертну комісію громадського об’єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, затверджені наказом Державної архівної служби України від 29.07.2019 № 65 (далі — Методрекомендації № 65).
Положення про ЕК, як і її склад, затверджує керівник підприємства розпорядчим документом, наприклад, наказом.
Відповідно до Методрекомендацій № 65 до складу ЕК рекомендують включати керівників служби діловодства та архівного підрозділу юридичної особи, працівників структурних підрозділів, а також представників ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, у зоні комплектування яких вона перебуває (за згодою).
Зона комплектування —
адміністративно-територіальна одиниця (місто, район, область), у якій перебувають юридичні й фізичні особи, на які поширюються повноваження державного архіву області або м. Києва, архівного відділу районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації чи міської ради (п.1.2 Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5).
Якщо на підприємстві з адміністративно-управлінського персоналу є лише один керівник, і підприємство не має органу вищого рівня, директор підприємства своїм наказом, як виняток, за узгодженням із державним архівом або архівним відділом районної держадміністрації чи міської ради, до складу ЕК може включити за їхньою згодою:
- працівників відповідної архівної установи — державного архіву чи архівного відділу, в зоні комплектування якої перебуває підприємство,
- представників компанії, яка проводитиме науково-технічне опрацювання, зокрема, експертизу цінності документів підприємства, їх підготовку до подальшого зберігання та користування.
Архівна установа, у зоні комплектування якої перебуває підприємство, може порекомендувати до складу ЕК представників інших установ як експертів у сфері архівної справи та діловодства. Це питання не унормовано на законодавчому рівні, тому керуйтеся практичною потребою та доцільністю.
Рекомендуємо перед початком науково-технічного опрацювання документів, зокрема, перед укладенням з організацією договору про надання архівних послуг проконсультуватися з відповідним державним архівом чи архівним відділом, у зоні комплектування якого перебуває підприємство.
9. Якщо відсутній наказ про облікову політику підприємства
На підприємстві ніколи не видавали наказ про облікову політику. Як бути при перевірці — мати хоч щось, нехай і коряве, чи краще взагалі нічого? Давайте з цим розберемося.
Облікова політика — це…
Під обліковою політикою ст. 1 Закону про бухоблік* і п. 3 розд. I НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» розуміють сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для:
— ведення бухгалтерського обліку;
— складання та подання фінансової звітності.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Дещо ширше трактує термін «облікові політики» § 5 МСБО 8 «Облікові політики, зміни в облікових оцінках та помилки». За ним облікові політики — це конкретні принципи, основи, домовленості, правила та практики, застосовані суб’єктом господарювання при складанні та поданні фінансової звітності. Тобто фактично облікова політика – це практичні правила бухгалтерської поведінки під час складання фінансової звітності.
Свою облікову політику підприємство визначає самостійно за погодженням із власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). Тож облікова політика — це суто індивідуальний бухобліковий інструмент. Адже підприємство самостійно обирає запропоновані НП(С)БО і МСФЗ на вибір альтернативні варіанти облікової політики залежно від специфіки здійснення своєї господарської діяльності.
Причому обирають найбільш вигідні для кожного конкретного підприємства методи обліку і принципи оцінки, що дозволяють на їх основі скласти якісну, достовірну і зрозумілу користувачам фінансову звітність. Тобто облікова політика має забезпечити якомога достовірнішу і доречнішу інформацію у складеній фінзвітності.
Ще раз наголосимо! В обліковій політиці фіксують лише ті принципи оцінки та методи обліку, які передбачають декілька варіантів на вибір підприємства або щодо яких є невизначеність (п. 1.3 Методрекомендацій № 635*). А ось дублювати в обліковій політиці одноваріантні (безальтернативні) вимоги і норми бухстандартів (коли немає вибору з декількох варіантів) не слід. Адже ігнорувати обов’язкові норми, які передбачають стандарти, підприємство не має права (див. лист Мінфіну від 20.03.2006 № 31-34000-20-16/5626). Такі норми діють за замовчуванням як такі, що підлягають безумовному виконанню.
Також неправомірно прописувати в обліковій політиці положення, які суперечать НП(С)БО або МСФЗ. Наприклад, для приховування збитків витрати на рекламу показувати не в періоді їх виникнення, а відносити на рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів». Тут прикритися обліковою політикою не вийде, так робити не можна (див. статті «Отримали за рік збитки: як бути?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 6 і «Як сховати витрати (приховати збитки)» // «Податки & бухоблік», 2021, № 3). Адже віднесення витрат поточного періоду до майбутніх (наступних) періодів є безпідставним, позаяк суперечить вимогам НП(С)БО 16 «Витрати» (див. постанову ВС від 07.07.2023 у справі № 440/4019/19).
Щоб документально узаконити набір рішень (обрані принципи, методи, процедури, основи та домовленості), видають наказ про облікову політику підприємства.
Наказ про облікову політику
Форму наказу про облікову політику нормативно не встановлено. Відтак підприємство саме визначає його форму і зміст.
У наказі про облікову політику розкривають облікові принципи, методи та процедури залежно від характеру і специфіки діяльності підприємства щодо тих чи інших операцій і подій його господарського життя. Орієнтовний перелік елементів, які можуть бути прописані в обліковій політиці, наведений у п. 2.1 Методрекомендацій № 635.
А ось усі питання, які не мають безпосереднього відношення до облікової політики, а належать до організаційних аспектів системи бухобліку, доречно відображати в окремому розпорядчому документі — наказі про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві. Адже наказ про облікову політику спрямований на встановлення принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання і подання фінансової звітності. Саме ці відомості цікавлять користувачів фінзвітності, які вони й можуть почерпнути з наказу про облікову політику. Проте якщо позиція — на користь підприємства, то має сенс все ж таки занести її до наказу про облікову політику. Наприклад, закріпити у своїй обліковій політиці методику дисконтування довгострокової дебіторської заборгованості та довгострокових зобов’язань.
За вимогами ст. 4 Закону про бухоблік обрана облікова політика має застосовуватися постійно з року в рік. Тобто облікова політика розробляється підприємством не на якийсь певний строк, а на тривалий період його діяльності.
Відтак, перевидавати наказ про облікову політику щороку не потрібно. Мінфін, до речі, теж висловився на користь прийняття розпорядчого документа про облікову політику як базисного на час діяльності підприємства. І тільки у разі внесення до облікової політики змін, що за обсягом охоплюють більшу частину тексту або істотно впливають на її зміст, наказ про облікову політику доцільно повністю викласти в новій редакції (п. 3.4 Методрекомендацій № 635). Утім, немає жодних заборон щодо того, аби щороку видавати наказ про облікову політику (на підтвердження її незмінності), доповнивши його нововведеними нормами.
Зміни до наказу про облікову політику
Змінювати облікову політику ст. 4 Закону про бухоблік дозволяє у виняткових випадках, прямо обумовлених стандартами бухобліку: НП(С)БО, МСФЗ або НП(С)БО у держсекторі, тобто залежно від того, які бухстандарти застосовує підприємство для складання фінзвітності. Перегляд облікової політики має бути обґрунтований та розкритий у фінансовій звітності (ст. 4 Закону про бухоблік, п. 6 розд. III НП(С)БО 1, п. 3.2 Методрекомендацій № 635).
Вичерпний перелік випадків перегляду облікової політики для НП(С)БОшників встановлений п. 9 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» і п. 3.3 Методрекомендацій № 635, а для МСФЗ-укладачів — § 14 МСФЗ 8.
Розрізняють обов’язкові і добровільні зміни облікової політики. Обов’язково переглядають облікову політику, якщо змінюються вимоги органу, який затверджує НП(С)БО, -тобто Мінфіну.
Однак коригують облікову політику лише у тому випадку, якщо зміни до НП(С)БО впливають на неї. Тобто припускають варіантність методик обліку та оцінок статей фінзвітності.
Обов’язкові зміни до облікової політики вносять на дату змін відповідних вимог або на дату, на яку вказує бухстандарт, що містить такі зміни.
А от добровільні зміни облікової політики можливі, якщо:
— змінюються статутні вимоги (тобто вносяться зміни до статуту підприємства, які зачіпають сферу облікової політики). Прикладом таких змін може бути зміна/додавання виду діяльності підприємства, реорганізація тощо;
— зміни забезпечать більш достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності. Наприклад, підприємство змінює метод оцінки вибуття запасів, мотивуючи це більш достовірним відображенням операцій у фінансовій звітності.
Добровільно змінюють облікову політику, зазвичай, з початку звітного року (п. 3.2 Методрекомендацій № 635). Проте стандарти бухобліку не забороняють підприємству переглядати свою облікову політику у будь-який момент протягом звітного року. Звісно, за наявності на те відповідних підстав (див. лист Мінфіну від 14.08.2016 № 31-11410-07-10/23534).
При цьому, повторимо, зміни до наказу про облікову політику можна оформити двома способами на власний розсуд (п. 3.4 Методрекомендацій № 635):
1) або внести зміни і доповнення до вже діючого (базисного) наказу про облікову політику на підставі іншого розпорядчого документа;
2) або повністю викласти наказ про облікову політику в новій редакції, з урахуванням змін і доповнень, що відбулися, — якщо зміни, що вносяться, охоплюють переважну частину тексту такого документа чи істотно впливають на його зміст.
Застосування нової облікової політики має здійснюватися ретроспективно, тобто заднім числом (п. 12 НП(С)БО 6). Роблять це шляхом:
— коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року;
— повторного надання порівняльної інформації щодо попередніх звітних періодів.
А чим загрожує відсутність наказу про облікову політику?
Наказу про облікову політику немає — можливі наслідки.
Облікова політика, передусім, важлива для самого підприємства. Адже наразі наказ про облікову політику виконує не тільки суто бухгалтерську роль. Від обраної підприємством облікової політики безпосередньо залежить податковий результат його діяльності. Адже, як відомо, об’єктом оподаткування податком на прибуток є бухгалтерський фінрезультат (п.п. 134.1.1 ПКУ).
Саме тому першочерговим заходом під час проведення документальної* перевірки платника податку на прибуток контролери визначають ознайомлення із наказом, яким установлено облікову та податкову політику підприємства (розд. ІІ і п. 3.1 Методики проведення перевірки достовірності, повноти нарахування та сплати податку на прибуток, затвердженої наказом ДПСУ від 09.06.2023 № 445). А вже надалі відповідно до затвердженої облікової політики вони вважають за доцільне перевірити здійснені підприємством операції з відображенням їх у бухгалтерському та податковому обліку (пп. 2.3 і 3.1 Методики проведення перевірки достовірності, повноти нарахування та сплати податку на додану вартість, затвердженої наказом ДПСУ від 09.06.2023 № 446). Також фіскали зазначають, що вивчення облікової політики дозволить визначити наявність або відсутність методологічних помилок у бухгалтерському обліку та, як наслідок, у податковому обліку (п. 3.1 Методики проведення перевірки загальних положень податкового та іншого законодавства України, контроль за дотриманням якого покладено на податкові органи, затвердженої наказом ДПСУ від 09.06.2023 № 444).
* На період війни планові документальні перевірки (за деякими винятками) заборонені.
Тож якщо податківці виявлять, що недотримання положень наказу про облікову політику призвело до заниження об’єкта оподаткування податком на прибуток, санкцій не уникнути не лише посадовим особам, але і самому підприємству. Відтак при перевірці податківці неодмінно зажадають наказ про облікову політику.
А якщо наказ взагалі відсутній? Які можливі наслідки? Очевидно тоді у податківців будуть підстави фіскально тлумачити вимоги бухстандартів. Проаналізуємо декілька ситуацій.
Скажімо, для розмежування основних засобів (ОЗ) і малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА) підприємство орієнтувалося на податковий вартісний поріг у 20 тис. грн (п.п. 14.1 138 ПКУ). Відповідно амортизувало МНМА методом «100 %», але наказом про облікову політику цей момент не зафіксувало. Тож при перевірці фіскали можуть заявити, що оскільки межа для розділення ОЗ і МНМА обліковою політикою не встановлена, то прибутківець неправомірно застосовував метод «100 %». А отже, у періоді нарахування амортизації занизив прибутковий об’єкт..
Ба більше, метод амортизації матеріальних активів має бути визначений у наказі про облікову політику підприємства (п. 2.1 Методрекомендацій № 635, лист ДПСУ від 01.09.2021 № 3247/ІПК/99-00-21-02-02-06). А цього зроблено не було.
Ще такий приклад. Припустимо, підприємство належить до категорії мікропідприємств і є прибутківцем-малодохідником. А за нормами п. 7 розд. I НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність» мікропідприємства та непідприємницькі товариства можуть:
1) обліковувати необоротні активи тільки за первісною вартістю (без урахування зменшення корисності та переоцінки до справедливої вартості);
2) не створювати забезпечення наступних (майбутніх) витрат і платежів, а визнавати відповідні витрати в періоді їх понесення;
3) включати поточну дебіторську заборгованість до підсумку Балансу за її фактичною сумою, тобто без розрахунку резерву сумнівних боргів (РСБ).
Утім, наказ про облікову політику у підприємства відсутній. Отже, таке мікропідприємство не прописало, що воно буде користуватися цим звільненням, і за замовчуванням не створювало забезпечення на оплату відпусток своїх працівників (резерв відпусток). Тут теж податківці можуть мати претензію до підприємства. Адже у загальному випадку створення забезпечення на оплату відпусток — це обов’язок підприємства, а не його право (див. листи Мінфіну від 20.08.2009 № 31-34000-20-5/22614 та від 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321). А от не розраховувати резерв відпусток — це, навпаки, право мікропідприємства. Але рішення щодо цього потрібно обов’язково зазначити у наказі про облікову політику. Відтак, фіскали можуть заявити, що таке мікропідприємство повинно було створювати резерв відпусток і у відповідному періоді відображати витрати (див. статтю «Резерв відпусток» // «Податки & бухоблік», 2023, № 30). Мікропідприємство ж формувало витрати у періоді нарахування відпускних своїм працівникам — тобто не у своєму (іншому) періоді..
І ще одна ремарка. Якщо всупереч наказу про облікову політику (де для всіх ОЗ визначили прямолінійний метод амортизації) по факту застосовували щодо окремих об’єктів абсолютно інший метод (наприклад, прискореного зменшення залишкової вартості), то фіскали за таких обставин знімають «зайву» амортизацію, а суди їх підтримують (див. постанову Шостого апеляційного адмінсуду від 27.04.2021 у справі № 826/7646/17). Тим паче, що й самі суди іноді витребують у підприємства наказ про облікову політику як доказову базу.
Тож беззаперечний висновок — наказ про облікову політику підприємства мати необхідно і неабиякий, а такий, що відповідає реальному стану бухгалтерських речей.
ВИСНОВКИ
- У наказ про облікову політику не заносимо позиції, які не є власне обліковою політикою. Однак якщо якесь положення працює на користь підприємства, то має сенс його таки вписати.
- За наявності підстав з п. 9 НП(С)БО 6 або § 14 МСФЗ 8 підприємство може переглядати свою облікову політику у будь-який момент протягом звітного року.
- Облікова політика потрібна, у першу чергу, самому підприємству. Однак відсутність наказу про облікову політику або наявність неякісної облікової політики фіскали використають проти вас.
