Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 10.07.2023
Інформаційaний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 10.07.2023
1. Виплата зарплати за заявою працівника
Відповідно до ст. 24 Закону «Про оплату праці» за особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через банки. Чи обов’язкова така письмова згода?
Заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України (ст. 23 Закону про оплату праці). Це означає, що у загальному випадку за замовчуванням, коли жодних заяв працівник не писав, зарплата виплачується готівкою. Виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи (ст. 24 Закону про оплату праці).
Повторимо, що для отримання зарплати готівкою за місцем роботи працівникам не потрібно писати жодних заяв, бо це основний спосіб виплати зарплати, визначений законом, який не потребує згоди працівника. Решта форм та способів виплати заробітної плати потребують згоди працівника, яка зазвичай оформлюється його заявою на ім’я керівника роботодавця.
Як варіант, ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці передбачає додаткову можливість за особистою письмовою згодою працівника виплату заробітної плати здійснювати через банки/небанківських надавачів платіжних послуг, які отримали право на відкриття і ведення обслуговування рахунків відповідно до Закону України «Про платіжні послуги», поштовими переказами на зазначений ними рахунок (адресу) з обов’язковою оплатою цих послуг коштом роботодавця.
Водночас частиною 1 ст. 25 Закону про оплату праці забороняється у будь-який спосіб обмежувати працівника вільно розпоряджатися своєю заробітною платою, крім випадків, передбачених законодавством.
Отже, кожен працівник має право вільно обирати банк, у тому числі і для отримання заробітної плати, й обмежити його вибір роботодавець не може, незважаючи на те що підприємство вже має укладений договір з окремим банком, скажімо, на так званий зарплатний проєкт. Це право захищене законами та Конституцією України. При цьому працівник має самостійно укласти договір з установою банку про відкриття рахунку.
Свій вибір працівник має зафіксувати в заяві із зазначенням реквізитів банку для перерахування зарплати і подати роботодавцю на розгляд. Заява може бути такого змісту: «Прошу з 1 червня 2023 року здійснювати перерахування моєї заробітної плати, відпусткових, відрядних, лікарняних та інших належних мені виплат за законодавством на мій рахунок у банку: ПАТ «Банк», реквізити: … [або зазначити «за довідкою з реквізитами» і цю довідку додати до заяви як додаток]».
Крім того, законом не передбачено обов’язку працівника укладати договір про відкриття рахунку для виплати заробітної плати саме з тим банком, що зазначений роботодавцем. У разі звернення працівника до суду договір, який працівник вимушено уклав із банком під примусом роботодавця, може бути визнано недійсним.
2. Через які додаткові блага роботодавцеві доведеться судитися з податківцями
Дохід, отриманий як додаткове благо, включають до загального оподатковуваного доходу платника податку (пп. 164.2.17 Податкового кодексу України; ПК). Верховний Суд (ВС) обстоює позицію, що додаткове благо має бути персоніфіковане і створювати певні вигоди для конкретної фізичної особи — платника податку.
У деяких випадках неможливо точно підрахувати, яку вигоду отримав той чи той працівник. Однак практика свідчить, що під час перевірок податківці часто не зважають на відсутність персоніфікації доходу. Тому роботодавці регулярно оскаржують податкові повідомлення-рішення (ППР) з метою донарахування ПДФО на всю суму послуги, що надало підприємство.
Додатковим благом є кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що отримує платник податку від податкового агента. Такий дохід не пов’язаний з винагородою за виконання обов’язків за трудовим або цивільно-правовим договором (пп. 14.1.47 ПК).
Якщо підприємство власним коштом оплачує послуги, рекомендуємо заздалегідь подбати про доказову базу і позицію захисту в суді. Розглянемо популярні послуги.
Шведський стіл
Вартість безплатного харчування, наданого працівникам, вважають додатковим благом (пп. «б» пп. 164.2.17 ПК). Однак стосовно саме шведського столу ДПС декілька раз змінювала позицію.
В одному листі податківці зазначали, що вартість харчування не можна розглядати як об’єкт оподаткування та базу нарахування ЄСВ. Підстава для такого висновку — неможливість персоніфікувати дохід працівника.
Згодом вони висловили думку, що шведський стіл не входить до переліку доходів, які згідно зі статтею 165 ПК не включають до розрахунку загального оподатковуваного доходу. Тому цей дохід потрібно оподатковувати як додаткове благо. При цьому не надали жодних рекомендацій, у який спосіб персоніфікувати таке «благо»
Аналогічну ІПК1 скасував Харківський апеляційний адміністративний суд. Натомість ДПС надала нове роз’яснення2, у якому зголосилася, що шведській стіл не є додатковим благом. Однак визначила, що вартість такого харчування слід вважати іншим доходом, який оподатковується ПДФО та військовим збором на загальних підставах і є базою нарахування ЄСВ.
1 ІПК Офісу ВПП ДФС від 26.12.2017 № 3151/ІПК/28-10-01-03-11.
2 ІПК ДФС від 05.09.2018 № 3853/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, ІПК ДПС від 24.09.2020 № 3989/ІПК/99-00-04-05-03-06.
Коли харчування організовують за системою шведського столу, ніхто не контролює кількість їжі, яку споживає окремий працівник. Тому не можна визначити вартість спожитих продуктів і розрахувати, який дохід отримав конкретний працівник. Саме неможливість персоніфікувати отриманий дохід є вагомим аргументом для суду.
На думку ВС (справа № 807/2321/15), під час визначення додаткового блага ДПС обов’язково має зазначати період виникнення блага та фізичну особу — платника податку, яка це благо отримала.
І поки що податківці продовжують донараховувати ПДФО та військовий збір на дохід, отриманий у вигляді безплатного харчування, а суди скасовують безліч подібних рішень.
Харчування за зниженою ціною
Формально сума знижки під час придбання товарів і послуг є додатковим благом (пп. «е» пп. 164.2.17 ПК). Якщо підприємство веде облік відвідувачів їдальні, ПДФО та військовий збір потрібно сплачувати3. Проте коли неможливо визначити, хто саме і в якій сумі скористався знижкою, є хороші шанси оскаржити рішення ДПС.
3 ІПК ДФС від 02.08.2017 № 1454/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 14.04.2020 № 1512/6/99-00-07-01-01-06/ІПК.
На думку ВС (справа № 813/6095/15), податківці мають зазначати в рішенні перелік осіб і суми донарахованого ПДФО. Щоб отримати рішення на свою користь, підприємству доведеться надати обґрунтоване пояснення, чому неможливо вести облік працівників, які скористалися знижкою.
Перевезення працівників на роботу
У цьому питанні податківці також не можуть дійти єдиної думки. В одній консультації4 ДПС наполягала, що перевезення працівників до міста роботи є додатковим благом. Але після того як Закарпатський окружний адміністративний суд ухвалив рішення на користь роботодавця, позиція податківців змінилася5. А саме, вони роз’яснили, що вартість послуг перевезення розцінюють не як додаткове благо, а як оподатковуваний дохід.
4 ІПК ДФС від 20.12.2017 № 3059/6/99-99-13-02-03-15/ІПК.
5 ІПК ДФС від 18.09.2018 № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, ІПК ДПС від 19.08.2021 № 3087/ІПК/99-00-04-03-03-06.
Щоб нарахувати ПДФО та військовий збір, підприємство має вести щоденний персоніфікований облік працівників, які скористалися послугою. На практиці це майже неможливо. Тож формально підстав для оподаткування немає. Але податкові ризики все ж існують.
А от ЄСВ на вартість перевезення нараховувати не потрібно. (п. 7 розд. ІІ Переліку № 1170).
Участь у семінарах і конференціях
Роботодавці організовують профнавчання працівників з огляду на потреби власної господарської або іншої діяльності (ст. 6 Закону № 4312). Оплату підприємством навчання працівників у вишах та ПТУ вважають додатковим благом, але не оподатковують (пп. 165.1.21 ПК). Умова — розмір місячної оплати має бути в межах трьох мінімальних зарплат.
Участь у семінарах і конференціях за профілем діяльності підприємства податківці розцінюють як отримання інформаційно-консультаційних послуг. Додаткового блага не виникає, якщо запрошеною стороною й отримувачем послуг є юридична особа. Натомість коли запрошеною стороною є працівник, на думку ДПС, вартість участі в семінарі є додатковим благом для працівника, тому її слід оподатковувати ПДФО та військовим збором.
Довести, що працівник отримував послуги в інтересах підприємства, можливо лише в суді.
Корпоративний абонемент до спортзали
Оздоровлення працівників за кошти роботодавця є додатковим благом і має оподатковуватися. Податківці вбачають додаткове благо навіть тоді, коли підприємство одним рахунком оплатило певну кількість занять для працівників. Проте відвідування спортзали за корпоративним абонементом не має індивідуального характеру. Оскільки неможливо визначити, скільки працівників і в якому обсязі скористалися послугою, немає і можливості визначити розмір оподатковуваного доходу.
Мобільний зв’язок
Мобільні телефони, що підприємство обліковує на балансі, майже не цікавлять ДПС із позиції отримання працівниками додаткових послуг. Вартість виробничих розмов податківці не розглядають як додаткове благо (ЗІР, категорія 103.02). Проте документи, що підтверджують виробничий характер розмов, мають бути в наявності.
Набагато складніше, коли працівники користуються власними телефонами для дзвінків виробничого характеру. Компенсацію вартості таких розмов податківці вважають додатковим благом, що його слід оподатковувати6.
6 Лист ДПС від 15.09.2016 № 6052/П/26-15-13-02-15.
Коли розмови у мобільній мережі оплачуються похвилинно, нескладно довести в суді вартість службових розмов. Проте з переходом мережі на безлімітне обслуговування неможливо обчислити точну суму компенсації. Тому краще сплатити ПДФО та військовий збір. Поповнення рахунку вважають доходом у негрошовій формі, тож ЄСВ не нараховуйте.
А от зарахування коштів на мобільний рахунок за участь в опитуваннях, маркетингових дослідженнях не можна вважати додатковим благом (ЗІР, категорія 103.02).
Мобільний роумінг
Позиція податківців стосовно оплати послуг роумінгу непохитна. Послуги роумінгу вони вважають додатковим благом, що його слід оподатковувати на загальних підставах7. Навіть розмови службовим телефоном ДПС вважає додатковим благом працівника.
7 ІПК ДФС від 30.01.2018 № 354/6/99-99-13-02-03-15/ІПК.
Судді часто-густо підтримують цю позицію податківців. Коли особа перебуває за кордоном в особистих справах і здійснює службові дзвінки, відшкодування вартості таких дзвінків розцінюють як додаткове благо.
Так, Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд у подібній справі ухвалив рішення на користь ДПС. Головним аргументом для судочинців став той факт, що юридична особа не співпрацює з нерезидентами і не провадить зовнішньоекономічної діяльності. ВАС у справі № 813/2987/14 також відмовив у скасуванні рішення ДПС, мотивуючи тим, що особа не перебувала у службовому відрядженні.
Компенсація вартості пального
Якщо працівник використовує власний транспорт із метою виконання службових обов’язків, підприємство відшкодовує йому вартість пального. На думку податківців, вартість такого пального є для працівника додатковим благом8. При цьому якщо роботодавець компенсує вартість пального, цю суму оподатковують за ставкою 18%. У разі заправки автомобіля працівника застосовують підвищувальний натуральний коефіцієнт.
8 Листи ДФС від 23.01.2017 № 1244/10/26-15-13-01-12, від 01.12.2016 № 25320/10/26-15-13-01-12.
Податківці виписують ППР попри наявність договору оренди автомобіля.
Проте судді Херсонського окружного адміністративного суду (справа № 2140/1436/18) в такому разі дотримують позиції, що власник автомобіля не отримує жодного економічного зиску, його майнове становище не збільшується. А це суперечить визначенню додаткового блага. Така сама позиція і ВС (справа № 320/4377/20).
Проте будьте готові, що судді ретельно перевірятимуть факт використання придбаних паливно-мастильних матеріалів для забезпечення господарської діяльності підприємства.
Сплата ПДФО та військового збору замість працівника
Коли немає можливості персоніфікувати дохід від додаткового блага, підприємство сплачує податки замість працівників. На думку ДПС, у такому разі у працівника виникає нове додаткове благо, що також потрібно оподаткувати (ЗІР, категорія 103.02). А позаяк не визначений перелік осіб, які отримали додаткове благо у вигляді сплати податків, сплачувати ПДФО та військовий збір знову доведеться роботодавцю. І цей ланцюжок триватиме доти, поки розмір податків не сягне 0,00 грн. Тому краще подбайте, щоб додаткове благо було персоніфіковане.
3. Звільнення працівника, який помер на окупованій території
Помер працівник (самотній), працював віддалено і знаходився на тимчасово окупованої території. Поховали родичі, з якими немає зв'язку. Свідоцтва про смерть немає. Як припинити трудові відносини з цим працівником? Продовжувати табелювати "НЗ"? Як відображати у єдиній звітності ПДФО, ВЗ та ЄСВ?
У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин на підставі свідоцтва про смерть, наданого родичами або іншими особами, які здійснили поховання або рішення суду.
І вже на підставі цих документів роботодавець матиме право видати відповідний наказ та виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям всі належні померлому працівникові грошові суми та провести припинення трудового договору на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
За відсутності свідоцтва про смерть чи рішення суду, права припиняти трудові відносини з працівником у роботодавця немає. Тому нічого іншого не залишається як й надалі відмічати працівника в табелі обліку робочого часу «НЗ – нез’ясовані причини» до моменту отримання відповідного документу. А в єдиній звітності ПДФО, ВЗ та ЄСВ продовжувати ставити в графі 14 кількість календарних днів перебування у трудових відносинах. Після отримання документів потрібно буде здійснити корегування табеля та відповідних додатків єдиної звітності ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
Звертаємо особливу увагу, що згідно з ст. 317-319 ЦПКУ вказані особливості встановлення факту, зокрема смерті особи на території, на якій введено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України. Де абз. 2 ч. 1 чт. 317 ЦПКУ визначено, що заява про встановлення факту смерті особи на території, на якій введено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, визначеній такою відповідно до законодавства, може бути подана членами сім’ї померлого, їхніми представниками або іншими заінтересованими особами (якщо встановлення факту смерті особи впливає на їхні права, обов’язки чи законні інтереси) до будь-якого місцевого суду України, що здійснює правосуддя, незалежно від місця проживання (перебування) заявника.
Це означає, що свідоцтво про смерть, видане на окупованій території є нікчемним, тому родичі чи інші особи мають подати заяву до суду (на деокупованій території) для встановлення факту смерті особи, яка померла на окупованій території. І вже після отримання рішення суду звернутися до органу реєстрації актів цивільного стану для отримання свідоцтва про смерть.
Родичі після отримання свідоцтва про смерть надають його копію за місцем роботи померлого працівника, за яким роботодавець видасть наказ та проведе остаточний розрахунок.
4. Особливості нарахування щорічної відпустки
Працівниця має 24 дні щорічної основної відпустки за поточний рік. За графіком її поділено на 10 і 14 днів. Після використання 10 днів відпустки працівниця пішла в неоплачувану відпустку, як особа, яка перебуває за кордоном. Внаслідок того, що перебування у цій безоплатній відпустці не дає стажу для щорічної основної відпустки, працівниця має право на другу частину тривалістю лише 13 днів. Чи буде вважатись порушенням трудового законодавства фактичний поділ щорічної відпустки на 10 та 13 календарних днів?
Відпустки: загальні правила
Цікава ситуація. Причому більш поширена, ніж здається на перший погляд. Адже цього року багато працівників матимуть «прогалини» у відпускному стажі. Тож розглянемо її трохи детальніше.
Отже, працівниця має право на щорічну основну відпустку за повністю відпрацьований робочий рік стандартної тривалості — 24 календарних дні. При складанні графіка відпусток на 2023 рік за робочий рік з 01.09.2022 по 31.08.2023 їй було заплановано перебування у щорічній основній відпустці на 10 днів у січні та 14 днів у червні. Але у березні вона екстрено взяла неоплачувану відпустку на 16 календарних днів, як особа, яка перебуває за кордоном.
У результаті така відпустка «з’їла» 1 день щорічної основної відпустки, в невикористаній частині якої залишилось лише 13 календарних днів. Тому по факту маємо поділ щорічної основної відпустки на 10 та 13 календарних днів. Бухгалтер і кадровик переймаються: чи не порушує роботодавець трудове законодавство, адже можуть бути штрафи?
Одразу перелічимо законодавчі норми, на які будемо спиратись.
1. Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору (ст. 75 КЗпП, ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки*).
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
2. Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).
3. Приписами ст. 82 КЗпП та ст. 9 Закону про відпустки передбачено періоди, які зараховуються до відпускного стажу.
4. У період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження зарплати. Її тривалість працівник визначає у заяві, але не більше 90 календарних днів. Час перебування у такій відпустці не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ч. 4 ст. 12 Закону № 2136*).
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.
5. Роботодавці (за невеликим винятком) зобов’язані планувати черговість надання відпусток працівникам (ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону про відпустки).
Отже, що ми маємо? А маємо наступне. Відпустка для внутрішньо переміщених осіб та осіб, які виїхали за кордон, не дає стажу для щорічної відпустки.
Як вирахувати тривалість відпустки? Багато хто користується правилом «місяць роботи = 2 дні відпустки». Загалом воно працює, але в ідеальній ситуації. А от коли є періоди, які не входять до відпускного стажу, то краще використати алгоритм, запропонований Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16 (ср. 025279800). Представимо його у вигляді формули:
ДВ = ТВ х ((Двідпр - Свідпр) : (Дрік - Срік)),
де ДВ — кількість днів щорічної основної відпустки, зароблених працівником за робочий рік, у якому є періоди, що не входять до відпускного стажу;
ТВ — тривалість щорічної основної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік;
Двідпр — кількість календарних днів у робочому році, які входять до відпускного стажу відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки;
Свідпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на періоди робочого року, що входять у відпускний стаж;
Дрік — кількість календарних днів у робочому році;
Срік — кількість святкових і неробочих днів у відповідному робочому році.
Порахуємо, скільки днів щорічної основної відпустки заробила працівниця у нашій ситуації:
ДВ = 24 х (365 - 16 - 0) : (365 - 0) = 22,95 = 23 календарних дні.
Оскільки 10 днів уже використано, то залишається 13. Отже, 16 днів неоплачуваної відпустки для біженців «з’їли» один день щорічної основної.
Порушення = штраф
Біда в тому, що поділ неподільної частини відпустки, на думку фахівців Держпраці, є порушенням інших вимог законодавства про працю. А отже, за це загрожують штрафи:
— у розмірі від 510 до 1700 грн (ст. 41 КУпАП*);
— у розмірі однієї МЗП (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.
Та чи є в описаній ситуації порушення?
Вважаємо, що роботодавець не порушив трудове законодавство, поділивши за графіком відпустку з урахуванням 14-денної неподільної частини.
Роботодавець виконав усі приписи законодавства. Відпустку заплановано графіком і при цьому поділено так, щоби безперервна частина складала 14 календарних днів. Тож на етапі поділу все зроблено правильно. А саме про це йдеться у ч. 4 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки.
А от уже далі з’явились нові обставини, які не залежали від роботодавця, — неоплачувана відпустку для біженців, яка «з’їла» один день щорічної основної. Тим паче, що така безплатна відпустка надається за бажанням працівника і відмовити йому не можна. Тож нічого не вдієш: скільки працівник заробив, стільки і відпочиває.
Вихід із ситуації
Неоплачувана відпустка зі стажем. Як уникнути такої ситуації в майбутньому? Можна замість відпустки для біженців надати одну зі звичайних неоплачуваних відпусток. Адже вони зараховуються до відпускного стажу.
Наразі маємо декілька варіантів відпусток за свій рахунок:
— за бажанням працівника в обов’язковому порядку при наявності особливих обставин (ст. 25 Закону про відпустки);
— за домовленістю сторін за сімейними обставинами (ст. 26 Закону про відпустки);
— на період карантину (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки);
— у зв’язку з воєнним станом (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки з урахуванням ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).
Детальніше про надання неоплачуваних відпусток читайте у статті «Відпустка за свій рахунок: яку зараз краще обрати?» цього випуску.
Один день на майбутнє. Чи можливо надати працівниці один день в рахунок майбутнього періоду? Вважаємо, що ні.
По-перше, відпустку за 2022 — 2023 розписано повністю, і навіть трошки в рахунок ще невідпрацьованих місяців поточного робочого року.
По-друге, надавати відпустку в рахунок майбутніх робочих років не можна. Проаналізуємо норми ст. 79 КЗпП. Право на першу відпустку працівник матиме, якщо безперервно відпрацює пів року. До того — пропорційно до відпрацьованого часу (крім винятків, коли їх надають повної тривалості за бажанням працівника). Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Тобто для того щоб у працівника виникло право на відпустку за відповідний робочий рік, за цим роком повинен почати формуватися відпускний стаж. На це звертають увагу і фахівці Держпраці.
ВИСНОВКИ
- Роботодавець не порушує законодавства, правильно поділивши відпустку графіком з урахуванням 14-денної неподільної частини.
- Відпустка для біженців «з’їдає» відпускний стаж.
- Можна надати другу частину щорічної основної відпустки менше, ніж 14 календарних днів у випадку, коли у працівника безоплатна відпустка «з’їла» відпускний стаж.
5. Чи формується відпускний стаж за період перебування у відпустці без збереження зарплати?
Працівник звільняється, і слід визначити кількість невикористаних днів щорічної основної відпустки для компенсації. Як впливають періоди перебування у відпустці без збереження заробітної плати під час воєнного стану з ініціативи працівника на кількість днів щорічної основної відпустки?
На період дії воєнного стану можуть бути надані відпустки без збереження заробітної плати за двома підставами:
- Відпустка без збереження заробітної плати без обмеження строку протягом періоду дії воєнного стану (частина третя ст. 12 Закону № 2136;
- Відпустка без збереження заробітної плати для ВПО, не більше ніж 90 днів у період дії воєнного стану (частина четверта ст. 12 закону № 2136.
Для того щоб визначити, чи є відпускний стаж, чи його немає, треба з’ясувати, якою саме відпусткою скористався працівник у період дії воєнного стану: за ч. 3 чи за ч. 4 ст. 12 Закону №21361.
Згідно з ч. 3 ст. 12 Закону №2136, протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки2. Якщо працівник був у відпустці саме за ч. 3 ст. 12 Закону №2136, то цей період враховується до періоду, що дає право на накопичення днів щорічної основної відпустки.
1 Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
2 Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
Статтею 9 Закону про відпустки передбачено, що до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку, зараховується, зокрема, час, коли:
1) працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада);
2) такому працівникові не виплачувалася заробітна плата у зв’язку з перебуванням у відпустці без збереження заробітної плати, передбаченої ст. 25, 26 Закону про відпустки.
Тривалість відпусток без збереження заробітної плати, які надаються за угодою сторін відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, обмежена 15 календарними днями на рік. Водночас особливості трудових відносин у період воєнного стану, не передбачені іншими актами трудового законодавства, визначені Законом №2136.
Зокрема, ст. 12 Закону №2136 передбачено, що протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Таким чином, відпустка без збереження заробітної плати, яка надається впродовж дії воєнного стану, надається відповідно до ст. 26 Закону про відпустки і включається до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку.
А от якщо працівник був у відпустці без збереження зарплати за ч. 4 ст. 12 Закону №2136, то відпусткового стажу за цей період не буде, про що прямо зазначається в цій нормі законодавства.
У період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, в обов’язковому порядку надає йому відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше ніж 90 календарних днів, без зарахування часу перебування у відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.
Отже, слід прискіпливо поставитися до заяв на відпустку без збереження зарплати від працівника та до наказів, виданих на підставі заяв, бо саме в цих документах зазначається, яку саме відпустку бажав узяти працівник. І залежно від того, в якій із цих відпусток згідно з документами підприємства перебував працівник, і буде зрозуміло, яка кількість календарних днів щорічної основної відпустки накопичилася і скільки днів слід компенсувати під час звільнення.
6. Які відпустки включати до графіка відпусток у воєнний час
У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпустки, окрім визначених Законом. Чи потрібно у такому випадку вносити зміни до графіка відпусток і чи потрібно потім включати до такого графіка невідгуляні відпустки?
Перш за все слід нагадати, що ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки передбачено обов’язкове складання графіка відпусток лише для щорічних (основних та додаткових) відпусток. Тому за іншими відпустками можна ухвалити рішення не включати їх до графіка та надавати працівникам на підставі заяв.
Однак якщо метою складання графіка відпусток є не тільки дотримання законодавчих вимог, а й організація робочого процесу, то слід тоді планувати всі види оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь. Наприклад:
— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи, що надаються згідно зі ст. 19 Закону про відпустки;
— додаткові «чорнобильські» відпустки;
— додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.
Такі відпустки не є щорічними і вони надаються не за робочий, а за календарний рік.
Що стосується навчальних та творчих відпусток, а також відпусток для участі у спортивних змаганнях, то їх до графіка можна не включати, бо вони надаються за потреби.
Якщо ту чи іншу відпустку внесено до графіка, у роботодавця виникає обов’язок її надання.
При складанні графіка потрібно враховувати, що законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічні відпустки та додаткові відпустки на дітей.
Водночас норми, передбачені ч. 2 ст. 12 Закону № 2136, визначають, що у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Щодо включення до графіка невикористаних днів щорічних відпусток за минулі робочі роки. За загальним правилом заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості (ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки):
— протягом 2 років поспіль;
— особам віком до 18 років;
— працівникам, які мають право на додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці.
Проте згідно з абзацом третім ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану вищезазначені норми не застосовуються. Роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.
Якщо ж роботодавець не проти надання своїм працівникам невикористаних днів щорічних відпусток за минулі робочі роки у воєнний період, то вони мають бути відображені у графіку.
Якщо зручно, то у графіку можна зазначити одразу конкретні дати відпусток. Однак зазвичай наводять лише місяць їх надання. Якщо це перехідна відпустка, то зазначають два місяці — місяць її початку та закінчення.
У разі поділу відпустки на частини це також відображають у графіку. При цьому слід врахувати, що основна безперервна частина щорічних відпусток має становити не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). І лише при укладенні трудового договору зі спрощеним режимом регулювання трудових відносин (гл. ІІІ-Б КЗпП) на прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості. Але спрощений режим діє лише під час воєнного стану.
Відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежене тривалістю 24 календарних дні за поточний робочий рік. Невикористані дні відпустки у такому разі надають після припинення/скасування воєнного стану.
Протягом року можуть виникнути різні робочі ситуації, які вимагатимуть внесення змін до графіка відпусток. Найбільш поширена — працівники, включені до графіка, можуть звільнитися або хтось буде прийнятий на роботу після затвердження графіка. А ще — особи, які мають право на відпустку у зручний для них час, можуть попросити змінити місяць початку відпустки, передбачений графіком.
Якщо виникла потреба внести зміни до графіка відпусток, наново погоджувати з профкомом графік за всіма працівниками і перезатверджувати його не потрібно. Достатньо оформити наказ про внесення змін до графіка відпусток та довести його до відома працівників, яких стосуються такі зміни.
7. Неоплачувані лікарняні: причини та наслідки
Зазвичай період тимчасової непрацездатності працівників підлягає оплаті, адже вони є застрахованими особами. Однак є винятки, коли лікарняний лист не є підставою для виплати допомоги.
Насамперед давайте згадаємо, коли лікарняний лист не підлягає оплаті.
Загальні випадки. Підстави для відмови у наданні допомоги по тимчасовій непрацездатності передбачені ст. 16 Закону № 1105*.
* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.
Так, лікарняні не виплачуються:
1) у разі одержання застрахованою особою травми або захворювання при вчиненні нею кримінального правопорушення;
2) у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;
3) за час перебування під арештом та проведення судово-медичної експертизи;
4) за час примусового лікування, призначеного судовим рішенням;
5) у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних із таким сп’янінням;
6) за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням;
7) за період тимчасової непрацездатності, зазначеної у листку непрацездатності, визнаному необґрунтованим.
Крім того, з дня допущення порушення та на строк, установлений страхувальником (уповноваженими ним особами), втрачають право на допомогу по тимчасовій непрацездатності застраховані особи, які в період її отримання:
— порушують режим, встановлений лікарем;
— не виконують інструкцій, рекомендацій фахівців з реабілітації, необхідних для надання реабілітаційної допомоги;
— не з’являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі ЛКК чи МСЕК.
Однак це не всі можливі причини відмови виплати лікарняних.
Сумісники. З 01.01.2023 відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону № 1105 допомога по тимчасовій непрацездатності надається за основним місцем роботи АБО за місцем роботи за сумісництвом.
Причому, на думку ПФУ (див. лист від 03.03.2023 № 7243-5062/Я-03/8-2800/23), виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності за сумісництвом можлива лише після надання застрахованою особою рішення про відмову у призначенні страхової виплати за основним місцем роботи.
Тобто у загальному випадку виплата допомоги здійснюється основним роботодавцем. А ось за сумісництвом матиме місце неоплачуваний лікарняний. Докладно це питання ми розглядали у статті «Якщо отримали лікарняний на сумісника» // «Податки & бухоблік», 2023, № 10.
Важливо! У разі коли оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності здійснюється за рахунок коштів роботодавця, такі дні повинні оплачуватися як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом згідно з Порядком № 440*. Це зазначило Мінсоцполітики у листі від 15.02.2023 № 494/0/290-23/54 (див. «Податки & бухоблік», 2023, № 18).
Також майте на увазі, що ПФУ пропонує внести зміни до Закону № 1105, які дозволять повернути виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності за всіма місцями роботи. Якщо законопроєкт буде ухвалено, ви вчасно про це дізнаєтеся із наших публікацій.
Простій. Про правила оплати тимчасової непрацездатності, що збіглася з періодом простою, йшлося у листі ПФУ від 22.02.2023 № 2800-030401-8/9101. Пенсійники наполягають, що період простою не з вини працівника зобов’язаний оплачувати роботодавець. Тож у разі настання у застрахованої особи тимчасової непрацездатності у цей період втрати заробітної плати не відбувається. Отже, виплачувати допомогу по тимчасовій непрацездатності як компенсацію втраченого заробітку підстав немає.
Водночас якщо працівник виходить на роботу під час простою згідно з графіком роботи і в цей день настає тимчасова непрацездатність, внаслідок якої працівник втрачає за ці дні заробітну плату, він має право на лікарняні на загальних підставах.
Неявки. Це ще один випадок, коли, на думку ПФУ (див. лист від 30.03.2023 № 12195-15368/У-03/8-2800/23), лікарняні не виплачуються. Йдеться про ситуацію, коли тимчасова непрацездатність працівника настала у період, який відображений у табелі обліку використання робочого часу як неявки з інших причин.
При цьому зауважимо, що ФСС, який до 01.01.2023 був уповноваженим органом управління в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, дотримувався протилежної точки зору (див. статтю «ПФУ не ФСС: неявки та лікарняний» // «Податки & бухоблік», 2023, № 28). Тепер же Пенсійний фонд натякає на те, що допомога в такій ситуації була виплачена ФСС необґрунтовано. І говорить про необхідність повернення отриманих коштів (див. статтю «Чи повертати лікарняні за періоди неявок?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 44).
Призупинення трудового договору. Якщо тимчасова непрацездатність працівника припала на період призупинення дії трудового договору, то лікарняний лист не підлягає оплаті. Це підтверджують і пенсійники (див. лист ПФУ від 17.03.2023 № 2800-030402-8/14044).
Рішення про відмову
Відповідно до ч. 3 ст. 22 Закону № 1105 з 1 січня 2023 року рішення про призначення страхової виплати, про відмову в її призначенні або про припинення виплат (повністю чи частково) приймає страхувальник або уповноважені ним особи.
При цьому страхувальник має право самостійно визначити, яким саме документом він чи уповноважені ним особи оформлятимуть прийняте рішення про призначення (відмову у призначенні) лікарняних (див. лист ПФУ від 16.03.2023 № 9562-11050/У-03/8-2800/23 // «Податки & бухоблік», 2023, № 24). Це може бути наказ, розпорядження, протокол або рішення.
Повідомлення про відмову у призначенні допомоги із зазначенням причини та порядку оскарження має бути видано (надіслано) працівнику не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення.
Отже, лікарняний листок не оплачується. До яких наслідків це призведе?
Наслідки
Табелювання. У табелі обліку використання робочого часу для відображення періоду оплачуваних та неоплачуваних лікарняних призначено різні коди. Так, оплачуваний лікарняний табелюємо кодом «ТН» (або «26»). Для неоплачуваних лікарняних передбачено спеціальний код «НН» (або «27») — «Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством».
Якщо оплачуються лише перші 5 днів хвороби за рахунок коштів роботодавця, цей період відображаємо кодом «ТН», а з шостого дня зазначаємо код «НН».
Крім того, зверніть увагу на табелювання у разі відмови в оплаті лікарняного листка через перебування працівника у відпустці за власний рахунок, навчальній чи творчій відпустці, а також у зв’язку з простоєм, неявками, призупиненням трудового договору. В табелі обліку використання робочого часу у цих ситуаціях слід зазначати правильну причину відсутності працівника на роботі. А саме: відповідна відпустка, простій, неявки тощо, а не неоплачуваний лікарняний.
Важливо! Дані табеля обліку робочого часу використовують для відображення інформації про кількість днів тимчасової непрацездатності (як оплачуваної, так і неоплачуваної) у Д1 за відповідний місяць Об’єднаного звіту.
Відпускний стаж. Період, коли лікарняний не оплачувався, не зараховується до стажу, що дає право на щорічні основні та додаткові відпустки. Такий висновок випливає із положень ст. 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).
Судіть самі. Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи, зараховується до відпускного стажу, тільки якщо:
— за цей період за ним зберігалася заробітна плата (повністю або частково);
— працівнику виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню;
— працівнику не виплачувалася заробітна плата у порядку, встановленому ст. 25 та 26 Закону про відпустки (тобто він був у відпустці за власний рахунок), крім відпустки для догляду за дитиною до 3 років (до 6/16/18 років — на підставі медичного висновку).
Як можна переконатися, час, коли працівник фактично не працював через тимчасову непрацездатність, і йому при цьому не виплачувалася допомога, з відпускного стажу випадає.
Приклад 1. Працівник-сумісник хворів з 23.01.2023 по 27.02.2023 (включно). Допомогу по тимчасовій непрацездатності було виплачено за основним місцем роботи. Перші 5 днів хвороби (з 23 по 27 січня 2023 року включно) оплачені як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. З 28.01.2023 по 27.02.2023 (31 календарний день) за сумісництвом протабельовано неоплачувану тимчасову непрацездатність (проставлено код «НН»).
З 3 липня 2023 року працівник йде у щорічну основну відпустку. Робочий рік, за який надається відпустка, — з 12.07.2022 по 11.07.2023. Тривалість відпустки за повністю відпрацьований робочий рік становить 24 календарних дні.
Розрахуємо кількість днів відпустки, яка належить працівнику за відпрацьований робочий рік. Для цього використовуємо формулу, наведену у статті «Щорічна відпустка: надаємо під час війни» // «Податки & бухоблік», 2023, № 28 (ср. 025279800).
При проведенні розрахунку не беремо до уваги святкові та неробочі дні, передбачені ст. 73 КЗпП, оскільки з 24.03.2022 і до закінчення/скасування дії воєнного стану зазначена стаття не застосовується (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136*).
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
24 : 365 х (365 - 31) = 21,96 ≈ 22 (к. дн.).
Таким чином, за відпрацьований робочий рік працівник має право на 22 календарних дні відпустки.
Середній заробіток для відпускних. Відповідно до абзацу шостого п. 2 Порядку № 100* при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку відпускних виключають час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Таким чином, період неоплачуваної тимчасової непрацездатності виключається з розрахункового періоду при обчисленні заробітку для оплати відпускних. Підтверджує це й Мінекономіки (див. лист від 17.02.2023 № 4707-05/6762-07).
Приклад 2. Працівник-сумісник іде у щорічну відпустку з 26.06.2023 на 14 календарних днів. За розрахунковий період (червень 2022 року — травень 2023 року) йому нараховано заробітну плату в сумі 220000 грн. З 01.02.2023 по 28.02.2023 (28 к. дн.) працівник хворів. При цьому за перші 5 днів тимчасової непрацездатності йому виплачено лікарняні за рахунок коштів роботодавця у сумі 2275 грн. Допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ за місцем роботи за сумісництвом не виплачувалася, оскільки таку виплату було здійснено основним роботодавцем.
Календарні дні тимчасової непрацездатності, за які допомога не виплачувалася (23 к. дн.), виключаємо з розрахункового періоду. Святкових та неробочих днів не було, оскільки протягом усього розрахункового періоду діяв воєнний стан (див. ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).
Таким чином, середня зарплата для нарахування відпускних становить:
(220000 + 2275): (365 - 23) = 649,93 (грн).
Сума відпускних дорівнює:
649,93 х 14 = 9099,02 грн.
Зауважимо, що у разі збереження середнього заробітку в інших випадках, передбачених Порядком № 100, неоплачувану тимчасову непрацездатність також виключають із розрахункового періоду.
Середній заробіток для лікарняних/декретних. Тепер поговоримо про випадок, коли під час обчислення лікарняних/декретних з’ясувалося, що на розрахунковий період припадає неоплачена тимчасова непрацездатність. Відповідно до п. 3 Порядку № 1266* при обчисленні середньоденної заробітної плати для визначення суми лікарняних та декретних із розрахункового періоду виключаються календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин. При цьому однією з поважних причин названо тимчасову непрацездатність.
Зверніть увагу! У згаданій нормі нічого не сказано про оплату періоду тимчасової непрацездатності. Тобто не має значення, оплачено лікарняний лист працівника чи ні.
Період тимчасової непрацездатності у будь-якому разі виключається з розрахункового періоду.
Головне, щоб було документальне підтвердження — листок непрацездатності, а також щоб кількість днів такої тимчасової непрацездатності була відображена у Д1 Об’єднаного звіту.
Приклад 3. Працівник-сумісник хворів з 12 по 22 червня 2023 року. Він надав документ, який підтверджує, що за основним місцем роботи було прийнято рішення про відмову в оплаті такого лікарняного. Тому оплату листка непрацездатності здійснюють за місцем роботи за сумісництвом.
На розрахунковий період (червень 2022 року — травень 2023 року) припадає 31 день тимчасової непрацездатності (з 1 по 31 березня 2023 року) по догляду за хворою дитиною, яка перебувала на стаціонарному лікуванні. Допомога по тимчасовій непрацездатності за сумісництвом не виплачувалася, оскільки виплату здійснив основний роботодавець.
У розрахунковому періоді працівнику нараховано заробітну плату у сумі 165000 грн.
Незалежно від того, оплачувалася тимчасова непрацездатність чи ні, дні хвороби слід виключити з розрахунку.
Середня зарплата визначається так:
165000 : (365 - 31) = 494,01 (грн).
Далі у загальному порядку визначають процентівку для оплати періоду тимчасової непрацездатності залежно від страхового стажу працівника та загальну суму лікарняних.
Як можна переконатися, неоплачений лікарняний лист привнесе свої нюанси до розрахунку середньої зарплати для всіх випадків її збереження. А як їх урахувати, ви тепер знаєте.
ВИСНОВКИ
- На думку ПФУ, з 01.01.2023 виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності за сумісництвом можлива лише після надання застрахованою особою рішення про відмову у призначенні страхової виплати за основним місцем роботи.
- Період неоплачуваної тимчасової непрацездатності відображають у табелі обліку використання робочого часу з кодом «НН» (або «27»).
- Період, коли лікарняний не оплачувався, не враховується до стажу, що дає право на щорічні основні та додаткові відпустки.
- Неоплачувана тимчасова непрацездатність виключається з розрахункового періоду під час обчислення середньої зарплати для оплати відпускних і лікарняних.
8. Неприбуткова організація та матдопомога працівникам: як не втратити неприбутковість?
Лист ДПСУ від 25.05.2023 № 1271/ІПК/99-00-21-02-02-06
Здійснення неприбутковою організацією (НУО) своїм працівникам виплат, передбачених Інструкцією №5, зокрема виплати матдопомоги несистематичного (разового) характеру (за сімейними обставинами, на поховання, лікування, оздоровлення дітей) у рамках виконання зобов'язань, встановлених колективним договором, не є порушенням НУО -умов і підстав для виключення з Реєстру НУО
Відомо, що неприбутковим організаціям для збереження неприбуткового статусу та перебування в Реєстрі НУО необхідно дотримуватись певних умов. Зокрема, НУО заборонено розподіляти отримані доходи (прибуток) між засновниками (учасниками), членами НУО, працівниками (крім оплати їхньої праці та ЄСВ) (п. 133.4 ПКУ).
А чи може неприбуткова організація виплачувати своїм працівникам матдопомогу? Чи не призведе це до втрати неприбуткового статусу та виключення з Реєстру НУО?
Систематична матдопомога (що включає ФОП). Оскільки НУО дозволено зарплатні витрати , то однозначно жодної загрози втрати неприбуткового статусу не виникне при виплаті НУО своїм працівникам матдопомоги, яка включається до фонду оплати праці (ФОП). У зв'язку з цим нагадаємо, що відповідно до п.п. 2.3.3 Інструкції № 5 * до ФОП (у складі заохочувальних та компенсаційних виплат) відноситься матеріальна допомога систематичного характеру , що надається всім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв'язку з екологічним станом, крім сум, зазначених у п. 3.31 цієї Інструкції). Причому на те, що виплата працівникам такої матдопомоги (з ФОП) не буде для НУО бути порушенням , вказували і податківці ( листи ДПСУ від 24.05.2022 № 626/ІПК/99-00-21-02-02-06, від 05.12.2019 № 1736/6/99-00-07-02 -02-15/ІПК, ДФСУ від 19.06.2018 № 2727/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 15.12.2017 № 3018/6/99-99-15-02-02- 15/ІПК ).
* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.
Але якщо колективним договором передбачена можливість виплати НУО своїм працівникам разової матдопомоги, наприклад, на поховання, оздоровлення дітей, весілля, народження дитини, у зв'язку з пошкодженням житла тощо? Чи вважатиметься виплата такої матдопомоги порушенням умов перебування в Реєстрі НУО? З таким запитанням звернулася НУО до податківців за ІНК.
Разова матдопомога (не включається до ФОП). Висновок податківців, озвучений у листі , що коментується , багатьох потішить. Однак, якщо ви проводите або плануєте проводити аналогічні виплати, не полінуйтеся, отримайте собі ІНК. Зараз пояснимо чому.
Основну аргументацію у коментованому листі побудовано податківцями не на ПКУ, КЗпП чи Законі про оплату праці, а на… Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 . У п.п. 1 п. 3 цього Положення зазначено, що у його тексті під терміном «виплати, пов'язані з оплатою праці» слід розуміти виплати, віднесені до ФОП, а також до інших виплат, що не належать до ФОП згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5.
Далі використовуючи визначення терміна «виплати, пов'язані з оплатою праці» з цього касового Положення , податківці роблять висновок , що (1) якщо колдоговором , укладеним на підприємстві, передбачена виплата певного виду разової матдопомоги, та (2) назва цієї матдопомоги згадується в Інструкції 5, то НУО можна сплачувати її своїм працівникам. При цьому не має значення, входить вона у ФОП чи ні. Порушення НУО-умов не буде.
У зв'язку з цим нагадаємо, що в Інструкції № 5 (серед неФОП-виплат) згадані:
- матдопомога разового характеру окремим працівникам за сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання ( п. 3.31 Інструкції № 5 );
- Соцдопомога та виплати за рахунок коштів підприємства, встановлені колективним договором (працівникам, які перебувають у відпустці з догляду за дитиною, на народження дитини, сім'ям з неповнолітніми дітьми) (п. 3.4 Інструкції № 5).
Якщо ж назва матдопомоги , яку бажаєте виплачувати, прямо не вказана в Інструкції 5, то у разі її виплати працівникові є ризик втратити неприбутковий статус і бути виключеним з неприбутковиків.
При цьому з положень коментованого листа можна дійти невтішного висновку, що, на думку податківців, перелік соціальних допомог і виплат, наведений у п.3.4 Інструкції №5, є повним . Саме тому призведе до порушення умов діяльності НУО виплата, наприклад, передбаченої колдоговором разової матдопомоги: матері-одиночці, яка одна виховує дитину; у зв'язку з пошкодженням житла чи весілля.
При цьому такі висновки податківці озвучували і раніше та визнавали можливість виплати НУО своїм працівникам разової матдопомоги, передбаченої Інструкцією №5 (згідно з колективним договором) окремим працівникам за сімейними обставинами, на лікування, поховання ( листи ДПСУ від 19.07.2022 № 1086/ІПК/9 00-21-02-02-06, від 24.05.2022 № 626/ІПК/99-00-21-02-02-06, від 14.07.2021 № 2751/ІПК/99-00-21-02-02- 06, від 05.05.2021 № 1833/ІПК/99-00-21-02-02-06 ).
Враховуючи наведене, щоб не переживати з приводу виплати матдопомоги своїм працівникам, радимо отримати аналогічну ІНК на свою адресу . Тим більше, що з питань, пов'язаних з матдопомогою, податківці так і рекомендують надходити всім НУО (див. БЗ 102.04 ).
Ще один важливий нюанс, який стосується колдоговорів . Прописані у колективному договорі гарантії є обов'язковими до виконання ст. 18 КзпПр). Тому якщо ваш колдоговор передбачає виплату матдопомоги, яка може позбавити вас статусу НУО, доведеться внести зміни до цього документа.
Зміна колективного договору – процедура тривала. Вона має проводитись відповідно до вимог Закону України «Про колективні договори та угоди» від 01.07.93 № 3356-ХІІ . Але є швидше рішення. Стаття 11 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ дозволяє роботодавцю з його ініціативи на період воєнного стану припиняти дію окремих норм колективного договору. Таким чином, роботодавець своїм наказом може призупинити дію відповідної норми, запустивши водночас процедуру внесення змін до колективного договору.
9. Мінфін затвердив нову форму авансового звіту та порядок його заповнення
Хоча змінені правила щодо підтвердження перебування у відрядженні почали діяти ще з 1 квітня, форму авансового звіту Мінфін оновив тільки тепер. Зокрема, удосконалено форму Звіту для його складання в е-формі
Мінфін Наказом від 09.05.2023 №239 (зареєстровано в Міністерстві юстиції 22 червня 2023 р. за №1037/40093) затвердив зміни до свого Наказу від 28.09.2015 №841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання". З текстом Наказу можна ознайомитися тут.
Наказом №239 затверджено:
- форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт - замість форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт;
- Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт - замість Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
Коли застосовувати нову форму?
Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування. Станом на 26 червня його ще не опубліковано в офіційних джерелах. Тож після офіційного опублікування Наказу №239 потрібно буде вже діяти за новими правилами та використовувати тільки нову форму звіту.
Чому змінюють форму авансового звіту?
Нагадаємо, що з 1 квітня 2023 року набрав чинності Закон №2888, який виклав у новій редакції п. 170.9 ПКУ, що визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Згідно з оновленим пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Тобто, наприклад, якщо ваш працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподатковуваного доходу за таким відрядженням у нього немає. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував на ці витрати (крім добових) готівку.
Але працівник може подати авансовий звіт після кожного відрядження, і роботодавець може від нього його вимагати.
Поки що діє стара форма авансового звіту. Тому можна діяти за старими правилами. Адже за «зайвий» авансовий звіт вас точно не оштрафують. Про це ми докладно писали тут.
А от після офіційного опублікування Наказу №239 потрібно буде вже діяти за новими правилами та використовувати тільки нову форму звіту.
Що зміниться у формі авансового звіту?
Наказом №239 удосконалюється чинна форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт у частині розширення можливостей використання різних видів підпису (підписання власноруч або з використанням електронного цифрового підпису відповідно до вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги»).
10. За неповернення або несвоєчасне повернення невикористаної підзвітної інвалюти штрафують
Якщо працівники не повертають у встановлений строк аванс, виданий в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, заборгованість стягують у сумі, що еквівалентна потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей. Те саме стосується інших випадків, коли іноземну валюту, одержану під звіт, не здають вчасно.
Заборговану суму перераховують у гривню за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості (ст. 2 Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.1995 № 217/95-ВР).
Окрім того, за приховування в обліку валютних та інших доходів посадових осіб підприємства можуть притягнути до адмінвідповідальності у вигляді штрафу від 136 до 255 грн (8—15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян) (ч. 1 ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Джерело: інформація на сайті ДПС у Дніпропетровській області
Яка передбачена відповідальність за неповернення (несвоєчасне повернення) невикористаної іноземної валюти, одержаної у підзвіт до каси підприємства чи до установи банку?
Головне управління ДПС у Дніпропетровській області звертає увагу на наступне.
Відповідно до ст. 2 Закону України від 06 червня 1995 року № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» із змінами та доповненнями заборгованість працівників підприємства, установи, організації у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної у підзвіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.
Крім того, відповідно до частини першої ст. 164 прим. 2 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07 грудня 1984 року № 8073-Х із змінами та доповненнями (далі – КУпАП) за приховування в обліку валютних та інших доходів посадові особи підприємства можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності у вигляді накладення штрафу в розмірі від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених у частині першій ст. 164 прим. 2 КУпАП тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
