1. Випробний строк під час війни і після

У період дії воєнного стану можна встановлювати випробний строк для всіх працівників, у тому числі внутрішньо переміщених та інших осіб, яких раніше це не стосувалося. Проте після війни повернуться довоєнні правила. Порівняймо ці два варіанти.

Випробування під час прийняття на роботу — це період, що встановлюється для перевірки відповідності працівника займаній посаді і виконуваній роботі. Протягом цього строку для новоприйнятого працівника за взаємною згодою (!) встановлюється додаткова, спрощена, підстава для звільнення, в разі якщо роботодавець з’ясує, що працівник роботі не відповідає.

Як це було до війни (і буде після)

Під час укладення трудового договору може бути обумовлено угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається (стаття 26 КЗпП). Умова про випробування має бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. У період випробування на працівників поширюється законодавство про працю.

Строк випробування, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням із відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, — шести місяців.

Строк випробування для робітників не може перевищувати одного місяця.

Проте до цього строку не зараховуються дні, коли працівник фактично не працював, незалежно від причини (стаття 27 КЗпП).

Отже, якщо під час випробування працівник, наприклад, захворів чи був відсутній на роботі з інших (поважних чи ні) причин, цей період тимчасової відсутності до проходження випробування не зараховується!

Підприємство не зобов’язане, а лише має право встановити випробування при прийнятті на роботу.  Тому, навіть якщо працівників приймають на однакові посади, для одних може встановлюватися випробування, а для інших — ні. Якщо роботодавець згоден прийняти працівника без випробування, — це його право.

Кого і коли приймають без випробування

Випробування не встановлюється при прийнятті на роботу:

— осіб, які не досягли вісімнадцяти років;

— молодих робітників після закінчення професійних навчально-виховних закладів;

— молодих спеціалістів після закінчення вищих закладів освіти;

— осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби; осіб з інвалідністю, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи;

— осіб, обраних на посаду; переможців конкурсного відбору на заміщення вакантної посади;

— осіб, які пройшли стажування при прийнятті на роботу з відривом від основної роботи; вагітних жінок;

— одиноких матерів, які мають дитину віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю;

— осіб, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців;

— осіб на тимчасові та сезонні роботи;

— внутрішньо переміщених осіб.

Випробування не встановлюється також при прийнятті на роботу до іншої місцевості та при переведенні на роботу на інше підприємство, в установу, організацію, а також в інших випадках, якщо це передбачено законодавством.

Абзац третій статті 26 КЗпП

Що змінилося під час війни?

Норми законодавства про працю в умовах воєнного стану діють з огляду на вимоги Закону №2136 (зі змінами та доповненнями). Відповідно до пункту 2 статті 2 зазначеного Закону, при укладенні трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.

У період дії воєнного стану можна встановлювати випробний строк для всіх працівників, у тому числі осіб з інвалідністю, неповнолітніх, вагітних жінок, одиноких матерів із дітьми до 14 років або дитиною з інвалідністю, внутрішньо переміщених та інших осіб, яких раніше це не стосувалося.

Внутрішньо переміщені особи

Перші зміни виникли після початку воєнних дій на території України, тобто задовго до лютого 2022 року і запровадження воєнного стану.

Так, Закон №1367 заборонив установлювати випробний термін для внутрішньо переміщених осіб.  Правовий статус таких осіб регулюється Законом про ВПО. Факт внутрішнього переміщення, згідно зі згаданим Законом (ст. 4), підтверджується довідкою про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи. Порядок оформлення і видачі довідки затверджено Постановою №509.

Внутрішньо переміщена особа

Внутрішньо переміщеною особою є громадянин України, іноземець або особа без громадянства, яка перебуває на території України на законних підставах та має право на постійне проживання в Україні, яку змусили залишити або покинути своє місце проживання у результаті або з метою уникнення негативних наслідків збройного конфлікту, тимчасової окупації, повсюдних проявів насильства, порушень прав людини та надзвичайних ситуацій природного чи техногенного характеру.

Абзац 1 ч. 1 ст. 1 Закону про ВПО

КЗпП не встановлює обов’язковості подання такого документа під час влаштування особи на роботу. Проте, на нашу думку, саме подання такої довідки раніше підтверджувало неможливість установити особі випробування під час прийняття на роботу.

Але і роботодавцям, і внутрішньо переміщеним особам варто пам’ятати, що із запровадженням воєнного стану ситуація змінилася. Про це повідомляє Держпраці у відповідь на запитання ВПО.

Статус ВПО не звільняє від випробування

…Норми законодавства про працю в умовах воєнного стану діють з урахуванням вимог Закону [№2136]. Відповідно до пункту 2 статті 2 зазначеного Закону, при укладенні трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.

Роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 08.08.2022

А що буде після війни?

Жодних перехідних норм щодо випробувань у Законі №2136 не встановлено. Отже, після закінчення дії воєнного стану норми КЗпП відновлюють свою звичайну дію.

Чи буде в Україні статус ВПО після закінчення війни і чи матимуть вони пільгу щодо випробувань, покаже час.

А тепер розгляньмо деякі інші категорії працівників, яким після війни знову не можна буде встановлювати випробування.

Прийняття за конкурсом

Після війни знову буде заборонено встановлювати випробування у разі прийняття на роботу за конкурсом.

Проте найчастіше конкурсний відбір застосовується саме на державній службі. І тут КЗпП суперечить Закону про держслужбу.

Закон про держслужбу в ст. 31 передбачає застосування конкурсу при призначенні на посаду й у ст. 35 встановлює можливість запровадження випробування строком від 1 до 6 місяців прийнятим на службу.

То можна буде встановлювати випробування чи ні?

Згідно зі ст. 5 цього самого Закону дія норм законодавства про працю поширюється на державних службовців у частині відносин, не врегульованих цим Законом. Тож для держслужбовців заборона встановлювати випробування не діятиме.

Жінки пільгових категорій

Звернімо увагу також на те, що після війни випробування не встановлюватимуть для вагітних жінок і одиноких матерів із дитиною до 14 р. чи дитиною з інвалідністю (до 18 р.). Законом не встановлено обов’язку інформувати про наявність цієї пільги до прийняття на роботу (що, в принципі, зроблено задля запобігання дискримінації), проте, якщо працівниця бажає скористатися пільгою, вона має довести своє право на неї. Якщо ж працівниця не повідомить про цей факт і добровільно погодиться на випробування та укладе трудовий договір із такою умовою, принаймні говорити про умисне порушення роботодавцем КЗпП не можна.

Строковий трудовий договір

Звернімо увагу на заборону встановлювати випробування для осіб, з якими укладається строковий договір строком до 12 місяців.

Знову ж таки, завдяки Закону №2136, з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту та браку робочої сили, у тому числі внаслідок фактичної відсутності працівників, які евакуювалися до іншої місцевості, перебувають у відпустці, простої, тимчасово втратили працездатність або місцезнаходження яких тимчасово невідоме, роботодавці можуть укладати з новими працівниками строкові трудові договори у період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника (ст. 2 Закону).

Тобто під час війни кількість строкових договорів буде більша, ніж зазвичай (хоча дозвіл без обмежень укладати такі договори стосується саме нових працівників, а не переведення на них тих, які вже працювали з роботодавцем).

Після закінчення війни укладені під час воєнного стану строкові договори не анулюються, а діятимуть до кінця. Проте укладати нові строкові договори можна буде вже не з усіма працівниками!

Принагідно нагадаємо, що загалом згідно зі ст. 23 КЗпП строковий трудовий договір можна укладати лише тоді, коли не можна укласти безстроковий (наприклад, якщо є робота, обмежена певним строком, або заміщається відсутній певний період працівник).

Якщо під час війни працівникам, яких беруть на роботу за строковим договором, встановити випробування можна, то після війни — ні.

Тож після війни підприємство знову не зможе встановити випробного терміну для працівника, якого приймає, приміром, на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами іншої працівниці.

Права та гарантії працівника під час випробування

Усупереч думці, що іноді трапляється, на працівника в період випробування повною мірою поширюється законодавство про працю: право на оплату праці, соціальне страхування, вихідні дні, відпустки.

Тож працівника, якому буде встановлено випробний термін, оформлюють на роботу на загальних засадах, про його прийняття подають повідомлення до ДПС. Крім того, як і зазначалося, випробування обумовлюється в наказі про прийняття на роботу, з яким працівник має бути ознайомлений і згоден. Для цього, як правило, умову про випробування прописують ще й у заяві про прийняття на роботу. Зразки формулювання таких документів наведено нижче.

Зразки формулювання документів

Зразок 1

Заява про прийняття на роботу з випробним строком

Прошу прийняти мене на роботу на посаду інженера інженерно-технічного відділу з 15 червня 2023 року з випробним строком 3 місяці.

Зразок 2

Наказ про прийняття на роботу з випробним строком

Іваненка С. С. прийняти на роботу на посаду інженера інженерно-технічного відділу з 15 червня 2023 року з посадовим окладом 15000 грн на місяць, встановивши випробний строк 3 місяці.

 

Зразок 3

Повідомлення про звільнення

Повідомляємо Вас, що у зв’язку з виявленою протягом строку випробування невідповідністю виконуваній роботі, на яку Вас прийнято, Ви будете звільнені 11 серпня 2023 р. за п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Зразок 4

Наказ про звільнення за результатами випробування

У зв’язку з виявленою протягом строку випробування, обумовленого при прийнятті на роботу наказом від 15 червня 2023 р. №43-к, невідповідністю Іваненка Сергія Сергійовича, інженера інженерно-технічного відділу, виконуваній роботі (доповідна записка начальника інженерно-технічного відділу Петренка С. П. від 5 серпня 2023 р.)

НАКАЗУЮ

Іваненка Сергія Сергійовича, інженера інженерно-технічного відділу, звільнити з займаної посади 11 серпня 2023 року за пунктом 11 частини першої ст. 40 КЗпП — встановлення невідповідності його виконуваній роботі протягом строку випробування.

Зразок 5

Формулювання запису до трудової книжки (робиться на вимогу працівника)

Звільнений у зв’язку зі встановленою невідповідністю виконуваній роботі протягом строку випробування, п. 11 ч. 1 ст. 40 КЗпП.

Як порахувати строк випробування

Як ми зазначили вище, до строку випробування не зараховуються дні, коли працівник фактично не працював, незалежно від причини. Це працює і під час війни, і працюватиме після неї.

Таке формулювання спрощує застосування випробування для роботодавця, він не має складати нових наказів і подовжувати строки роботи працівника з метою проходження ним випробування.

Проте, на наш погляд, воно є надто неконкретним. Наприклад, постає запитання: чи період міжзмінного відпочинку та вихідні дні враховуються до цього строку? Якщо, наприклад, робітник працює через день і дні, коли він не на зміні, слід вилучати зі строку випробування, то чи можна вважати, що термін випробування продовжується вдвічі? На нашу думку — ні, але докладних роз’яснень чи судової практики з цього питання наразі немає.

Загалом мінімального строку випробування немає, хоча на практиці він, як правило, становить 1 місяць.

Максимальний строк випробування не змінився (навіть під час війни). Він становить:

— для робітників — 1 місяць;

— для решти працівників — 3 місяці;

— в окремих випадках за погодженням із профкомом — 6 місяців.

Результат випробування

Закон, як і раніше, передбачає два результати випробування: задовільний (коли працівник пройшов випробування і продовжує працювати) і незадовільний (коли він не пройшов випробування і підлягає звільненню). У першому варіанті працівник просто продовжує працювати. Жодних спеціальних рішень чи якихось інших документів для завершення випробування не потрібно.

У другому випадку працівник підлягає звільненню, яке може бути проведене лише в суворій відповідності до визначеної законом процедури.

Звільнення за результатами випробування

З 12 червня 2016 року Законом №1367 частину 1 ст. 40 КЗпП було доповнено відповідним пунктом 11, і тепер звільнення за результатами випробування — це абсолютно точно звільнення у зв’язку з розірванням трудового договору з ініціативи роботодавця.

І порівняно з теперішніми умовами після війни ситуація кардинально зміниться.

Зверніть увагу!

У період дії воєнного стану допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку) із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або першим робочим днем після закінчення відпустки (ст. 5 Закону №2136).

Позаяк це звільнення з ініціативи роботодавця, то після війни звільнення за результатами випробування буде заборонене під час хвороби працівника або перебування його у відпустці (ч. 3 ст. 40 КЗпП). Тож, якщо в день звільнення працівник піде на лікарняний, він матиме формальну підставу для поновлення на роботі.

І ще: про звільнення за результатами випробування працівника письмово повідомляють за три дні (ч. 2 ст. 28 КЗпП). Ця норма діє і під час воєнного стану, про що роботодавці часто забувають і що дозволяє працівникові досить активно протистояти звільненню.

Щоб уникнути проблем, на час війни радимо скористатися нормами ч. 2 ст. 7 Закону №2136, яка дає право на альтернативні способи комунікації між працівниками та роботодавцем.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Не слід забувати, що при звільненні за результатами випробування треба провести з працівником повний розрахунок та видати йому трудову книжку в день звільнення. Повний розрахунок передбачає, зокрема, і виплату компенсації за невикористану відпустку — адже період роботи на випробному терміні входить до стажу, який дає право на відпустку.

Статтями 4 та 5 Закону №2136 встановлено особливості звільнення працівників у період дії воєнного стану. Водночас цими статтями не передбачено змін щодо розрахунку з працівниками під час звільнення.

Відповідні роз’яснення щодо розрахунків з працівником у разі звільнення Міністерство економіки України надало в листі від 17.05.2022 №4706-06/25215-07 (див. «ДК» №23/2022, коментар «ДК»).

У разі звільнення працівника під час дії воєнного стану всі суми, що належать йому від роботодавця (заробітна плата, компенсація за невикористану відпустку тощо), мають бути виплачені працівникові за кошти роботодавця з огляду на вимоги, встановлені статтею 116 КЗпП.

Підстава для звільнення

Звільнення за результатами випробування має бути обґрунтованим. Наголошуємо, що таке звільнення можливе лише в разі встановлення невідповідності працівника займаній посаді, на яку його прийнято, або виконуваній роботі протягом строку випробування. Тобто підставою для звільнення не можуть бути порушення трудової дисципліни, запізнення, поява на роботі в нетверезому стані й інші обставини, які є окремою підставою для звільнення і для яких законодавець установлює певну особливу процедуру.

Невідповідність займаній посаді або виконуваній роботі — це, як правило, відсутність необхідної освіти, підготовки або навичок, невідповідність продуктивності праці необхідним на підприємстві вимогам. Звичайно, що таку невідповідність має бути чимось підтверджено: доповідними записками, рапортами, заявами, даними первинного обліку тощо.

Це звільнення можна провести лише під час випробування, а не після його завершення. Згідно зі ст. 43-1 КЗпП, звільнення за результатами випробування не потребує згоди профкому.

Неможливість звільнення окремих осіб

Якщо особі було встановлено випробування неправомірно, то і звільнення за результатами випробування, на нашу думку, також буде неправомірним, навіть якщо роботодавець пізніше дізнався про наявність відповідного пільгового статусу в особи на момент прийняття на роботу.

Звісно, під час воєнного стану, коли випробування можна призначати при прийнятті на роботу будь-якого працівника, це питання роботодавців не хвилюватиме. А от після закінчення війни воно знову стане актуальним.

І ще: навіть під час війни треба враховувати певні колізії трудового законодавства — є працівники, яких легше взяти на роботу, ніж звільнити.

Один із випадків, коли неможливо буде звільнити особу за результатами випробування, — це коли на неї поширюється ст. 184 КЗпП, що встановлює додаткові гарантії для окремих жінок-матерів.

Віднесенням звільнення за результатами випробування до підстав, передбачених ст. 40 КЗпП, законодавець поширив на таке звільнення заборону, встановлену у ст. 184 КЗпП. Жінки пільгових категорій (вагітні жінки, жінки, що мають дитину віком до 3-х років, одинокі матері та деякі інші) не можуть бути звільнені з ініціативи адміністрації в будь-яких випадках.

Тому, навіть якщо підприємство, приймаючи на роботу особу, не знало, приміром, що вона є вагітною або одинокою матір’ю, а при звільненні виявилося, що вона належить до цих категорій, звільняти таку особу — протизаконно.

Чи мають жінки пільги щодо звільнення під час війни? Так, їхні права зі збереження робочого місця є значно більшими, ніж в інших працівників.

Випробування і призупинення трудового договору

Наразі призупинення дії трудового договору — це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором у зв’язку зі збройною агресією проти України, що унеможливлює для обох сторін трудових відносин виконання обов’язків, передбачених трудовим договором.

Тобто призупинення можливе у разі, якщо роботодавець не може організувати процес роботи і забезпечити працівника роботою, а працівник не може виконувати трудові обов’язки у зв’язку зі збройною агресією проти України (бойові дії у населеному пункті, тимчасова окупація, близькість до зони бойових дій, руйнування виробничих приміщень чи обладнання тощо з одночасною відсутністю працівника (виїхав, залишився на ТОТ, не виїхав із зони бойових дій тощо) або неможливістю виконувати роботу. Ініціатором призупинення може бути як роботодавець, так і працівник.

Але одне лишень бажання однієї зі сторін трудового договору (працівника або роботодавця) за відсутності об’єктивних обставин не може бути підставою для призупинення дії трудового договору.

Таке призупинення оформлюється наказом (розпорядженням) роботодавця, в якому обов’язково зазначається інформація, зокрема:

— про причини призупинення, у тому числі про неможливість обох сторін виконувати свої обов’язки, та спосіб обміну інформацією;

— строк призупинення дії трудового договору;

— кількість, категорії і прізвища, ім’я, по батькові (за наявності);

— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП і повідомили про це відповідний контролюючий орган та мають позначку в паспорті) відповідних працівників;

— умови відновлення дії трудового договору.

З наказом про призупинення дії трудового договору працівник, якого стосується цей наказ, має бути ознайомлений у будь-який обраний за згодою між роботодавцем та працівником спосіб комунікації.

Як таке призупинення впливає на встановлене працівникові випробування при прийнятті на роботу? Офіційних роз’яснень з цього питання не оприлюднено. А на думку автора, на час призупинення термін випробування подовжується, адже працівник у цей період фактично не працював.

 

2. Чи можна звільнити за угодою сторін «заднім числом».

22 травня 2023 року отримали поштою заяву працівника із проханням звільнити за угодою сторін 19 травня 2023 року. Чи може підприємство звільнити працівника 19 травня 2023 року, а розрахунок провести 23 травня 2023 року?

Ні. КЗпП не передбачає можливості звільнити працівника за угодою сторін «заднім числом». Розгляньмо на прикладі, чому не варто цього робити.

Угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП) — поширена підстава звільнення, зручна для сторін трудового договору. Трудові відносини можна припинити у прийнятний для сторін строк, навіть день у день.

Звільнення правомірне, якщо:

• сторони домовляться про цю підставу звільнення (за угодою сторін);
• погодять дату звільнення.

Такий правовий висновок містить абзац 1 пункту 8 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9.

Якщо роботодавець 22 травня отримав поштою заяву працівника про звільнення 19 травня, навряд чи цю дату узгодили раніше. Тому роботодавець не зо­бо­в’я­заний і не може погодити таку заяву, оскільки не зможе дотримати процедури звільнення.

Роботодавець зо­бо­в’я­заний у день звільнення:

• видати працівникові копію наказу/розпорядження про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (ст. 116 КЗпП);
• провести розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, якщо її зберігає працівник (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Якщо роботодавець з власної вини не виплатить належні звільненому працівникові суми у строки, що визначає стаття 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство має виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ч. 1 ст. 117 КЗпП). Так само, якщо роботодавець вчасно не видасть копію наказу/розпорядження про звільнення, мусить виплатити працівникові середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. 5 ст. 235 КЗпП).

Отже, якщо роботодавець видасть наказ про звільнення за угодою сторін «заднім числом», то не зможе в день звільнення, 19 травня, провести повний розрахунок і  видати чи надіслати копію наказу та повідомлення про нараховані та виплачені кошти. Наслідок — роботодавець зо­бо­в’я­заний виплатити працівнику середній заробіток з 19 травня по день фактичного розрахунку та видачі копії наказу про звільнення.

Якщо роботодавець отримав заяву із запізненням, зареєструйте її в Журналі реєстрації вхідних документів / Журналі реєстрації заяв з кадрових питань датою отримання. Надішліть працівнику письмову відповідь на його заяву про звільнення, в якій вкажіть, що не погоджуєте заяви, оскільки не можете дотримати процедури звільнення. Додатково запропонуйте написати нову заяву, в якій вказати дату звільнення з урахуванням часу, необхідного поштовому оператору, щоб доставити заяву роботодавцю.

Якщо з працівником є зв’язок, повідомте йому додатково, щоб він не чекав письмової відмови поштою, а вже відправив нову заяву про звільнення.

 

3. Чи забезпечувати роботодавцеві ноутбуками дистанційних працівників

Працівники працюють дистанційно. Чи повинен роботодавець забезпечити їх засобами для роботи, як-от ноутбуки? Чи виплачувати компенсацію працівникам, які використовують власне обладнання?

Так, роботодавець має забезпечити працівників робочими ноутбуками або виплачувати їм компенсацію за використання власних.

Порядок і строки забезпечення дистанційних працівників необхідними для роботи обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами, розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, порядок відшкодування інших по­в’я­за­них з виконанням дистанційної роботи витрат визначають трудовим договором про дистанційну роботу.

Якщо у трудовому договорі не визначили цих питань, то роботодавець забезпечує необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами, для того щоб працівник виконував свої обов’язки. Роботодавець організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує по­в’я­за­ні з цим витрати (ч. 7, 8 ст. 60-2 КЗпП).

Працівники, які використовують власні інструменти для потреб підприємства, мають право одержати компенсацію за їх зношування/амортизацію. Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо їх не встановили централізовано, визначає роботодавець і погоджує з працівником (ст. 125 КЗпП).

 

4. Допомога на поховання: формуємо заяву-розрахунок на порталі ПФУ

На підприємстві помер працівник. Свідоцтво про смерть надано, проте допомога на поховання через зрозумілі причини досі не виплачена. Чи не втратить дружина працівника право на отримання такої допомоги?

З таким запитанням до нас звернувся читач. Якщо ваше підприємство також опинилося в схожій ситуації, то вам стане в пригоді ця стаття.

Проблема ситуації. Вона тягнеться з 01.01.2023. Саме з цієї дати питаннями загальнообов’язкового державного соціального страхування замість ФСС почав опікуватися Пенсійний фонд. І якщо можливість подання заяви-розрахунку на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах була реалізована більш-менш оперативно, то отримати допомогу на поховання весь цей час було нереально. Пенсійники в усних консультаціях пропонували трішки зачекати з цим видом допомоги. Їхнє «трішечки» затягнулося на п’ять місяців. І ось тільки зараз на порталі ФПУ з’явилась можливість сформувати заяву-рахунок на отримання допомоги на поховання.

Алгоритм. Як діємо?

Крок 1. Заходимо в особистий кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Крок 2. У меню зліва обираємо вкладку «Заяви-розрахунки». Створюємо нову.

Крок 3. У формі заяви-розрахунку, що з’явилася на екрані, заповнюємо порожні поля, а в полі «Тип додатку ЗР» обираємо «Додаток 3».

Готово? Тоді обираємо «Продовжити…». З’являється таблиця з допомогою на поховання. Обираємо «Додати».

Крок 4. Заповнюємо поля форми, що пропонує програма. Зазначаємо відомості особи, яка буде отримувати допомогу, П. І. Б. працівника, на поховання якого надається допомога, та серію, номер свідоцтва про смерть.

Проставляємо суму допомоги на поховання. Наразі вона складає 4100 грн.

Цікавий момент. Якщо вказати неправильну суму допомоги, програма це відслідкує й при збереженні з’явиться повідомлення з інформацією-підказкою про розмір допомоги.

Крок 5. Натискаємо «Додати файл» й прикріпляємо скановані копії документів, на підставі яких призначено допомогу на поховання. Після додавання скан-копії обираємо «Продовжити».

За потреби сформовані відомості про допомогу на поховання можна відкоригувати. Якщо такої потреби немає, то обираємо «Зберегти».

Крок 6. Після збереження даних формуємо заяву-розрахунок — обираємо поле «Сформувати заяву-розрахунок». Документ відкриється у новому вікні. Його можна завантажити та роздрукувати. Якщо все добре, то обираємо «Підписати та відправити в ПФУ».

Накопичені призначення. Якщо ви призначали допомогу на поховання працівника, що надається відповідно до Закону № 1105*, рекомендуємо не затягувати з формуванням заяв-розрахунків та поданням їх до ПФУ.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Річ у тім, що відповідно до положень ч. 5 ст. 24 Закону № 1105 виплата допомоги на поховання здійснюється у разі, якщо звернення за її призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи.

На нашу думку, під зверненням слід розуміти саме звернення особи, що здійснювала поховання, за отриманням допомоги на поховання. Тобто для призначення допомоги на поховання від ПФУ така особа повинна звернутися до страхувальника або уповноважених ним осіб із соціального страхування не пізніше 6 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи. Якщо таке звернення відбулося у встановлені строки, то навіть якщо страхувальник надав заяву-розрахунок після спливу 6-місячного періоду, ПФУ повинен профінансувати таку заяву.

Чи такої ж думки дотримуються пенсійники з цього питання, наразі не відомо. Допускаємо, що вони можуть наполягати на тому, що саме страхувальник повинен встигнути звернутися до ПФУ з заявою-розрахунком на отримання фінансування не пізніше 6 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи.

 

5. Особливості оплати за договором добровільного медичного страхування

Роботодавець за договором ДМС застрахував своїх працівників. Оплата за договором 2 рази на рік по 50% від загальної вартості договору, рівними частинами. Які податки треба утримати з доходу застрахованого працівника? Якщо працівник звільниться, чи матиме він право і надалі користуватись медстраховкою? Що робити з медстраховкою у разі смерті працівника і чи треба коригувати витрати?

Згідно з пп. 14.1.52-1 ПКУ, договір добровільного медичного страхування – це договір страхування, який передбачає страхову виплату, що здійснюється закладам охорони здоров'я у разі настання страхового випадку, пов'язаного з хворобою застрахованої особи або нещасним випадком. Такий договір має також передбачати мінімальний строк його дії один рік та повернення страхових платежів виключно страхувальнику при достроковому розірванні договору.

 Які податки треба утримати з доходу застрахованого працівника?

Згідно з пп. «в» пп. 164.2.16 ПКУ, звільнено від оподаткування ПДФО сплачені внески роботодавцем-резидентом за свій рахунок, зокрема за договорами добровільного медичного страхування в межах 30% нарахованої заробітної плати такому працівнику.

Тобто при розрахунку 30 % граничної межі використовують заробітну плату, нараховану роботодавцем працівникові за місяць, у якому було фактично сплачено страховий платіж. При цьому не має значення, за який період сплачено такий платіж. Тож, якщо страховий платіж сплачується за авансом за півроку, то порівнюємо всю суму авансу із сумою заробітної плати, яка нарахована тільки у місяці здійснення такої оплати, і неважливо, що сума страхового внеску розрахована на півроку наперед.

Якщо сума внесків перевищуватиме зазначену межу (30%), то сума перевищення є оподатковуваним доходом у негрошовій формі (адже працівник отримує не грошові кошти, а страховий поліс).  При оподаткуванні ПДФО доходів у негрошовій формі на суму страхового внеску потрібно застосувати натуральний коефіцієнт (для ставки ПДФО 18% – 1,219512), оскільки під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, помножена на коефіцієнт (пп. 164.5 ПКУ). 

Крім того, цей дохід буде об’єктом оподаткування ВЗ (без натурального коефіцієнта) за ставкою 1,5% (пп. 1.2, 1.3 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ).

У додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ суми сплачених роботодавцем внесків на добровільне медстрахування як оподаткованої, так і пільгованої частини слід відображати за ознакою доходів «125».

 Якщо працівник звільниться, чи матиме він право і надалі користуватись медстраховкою? 

Так, матиме. Якщо в результаті припинення трудових відносин між роботодавцем і працівником строк дії договору ДМС не змінюється і такий договір не припиняється до завершення свого мінімального строку дії, визначеного пп. 14.1.52-1 ПКУ, то коригування, передбачене ст. 123-1 ПКУ, не застосовується.

Взагалі, у ПКУ не передбачено коригувань фінрезультату до оподаткування при перерахуванні страхових платежів за працівників за договорами добровільного медстрахування.

Коригування застосовується до договорів ДМС у тих випадках, якщо в результаті припинення (укладення) трудових відносин між роботодавцем і працівником договір добровільного медичного страхування перестав відповідати вимогам, передбаченим пп. 14.1.52-1 ПКУ, зокрема, якщо його перервали до закінчення мінімального терміну дії або уклали менше ніж на один рік.

 Що робити з медстраховкою у разі смерті працівника і чи треба коригувати витрати?

Зазвичай договір ДМС у розділі «Умови припинення дії договору страхування» передбачає пункт щодо припинення договору у разі смерті застрахованої особи. При цьому страховик має повернути платнику страхові платежі за період, що залишився до закінчення дії такого договору на умовах передбачених договором.

Також здійснюється коригування фінрезультату до оподаткування через припинення трудових відносин між роботодавцем і працівником у разі його смерті, згідно з ст. 123-1 ПКУ,  якщо договір ДМС перестане відповідати вимогам пп. 14.1.52-1 ПКУ.

 

6. Ліквідація юрособи: порядок знищення та передавання до архіву кадрових документів

 Якщо юридична особа припиняє свою діяльність шляхом ліквідації, порядок передавання та подальшого користування документами передбачте в розпорядчому документі / наказі про її припинення. Знищувати документи без попереднього схвалення акту та описів справ — незаконно, це призведе до відповідальності згідно із законодавством. Алгоритм роботи з документами на підприємстві, що ліквідується, — далі.

Проведіть попередню експертизу цінності документів

Стаття 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII забороняє знищувати документи без попередньої експертизи їхньої цінності.

Основні положення про проведення експертизи встановлює постанова КМУ «Про проведення експертизи цінності документів» від 08.08.2007 № 1004.

Порядок проведення експертизи цінності документів, зокрема, й вимоги, як юридичній особі організувати роботу зі знищення документів, встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Для того щоб організувати та провести експертизу цінності документів, керівник розпорядчим документом / наказом у юридичній особі утворює постійно чинну експертну комісію (ЕК) та затверджує положення про неї. Головою ЕК призначають, зазвичай, заступника керівника юридичної особи, а секретарем — працівника, який відповідає за архівну справу в юридичній особі.

Відберіть документи для знищення

Кожний вид документа має нормативно визначений строк зберігання. Основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання документів, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Спочатку за результатам експертизи цінності відберіть документи для знищення. Не знищуйте документів одразу.

Перед тим як проводити експертизу документів і вилучати документи для знищення, обо­в’я­зково проконсультуйтеся з відповідною архівною установою, до зони комплектування якої входить юридична особа, що ліквідується.

Складіть акт

За результатами відбору документів для знищення складіть акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Форму акту визначають Правила № 1000/5.

Зразок акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, — в Додатку.

До акту вносьте заголовки лише тих справ, строк зберігання яких закінчився відповідно до Переліку № 578/5 станом на 1 січня року затвердження акта. Враховуйте, що строки зберігання документів обчислюють не з дати документа, а з 1 січня року, який настане за роком завершення їх діловодством.

Якщо справу, яка має строк зберігання три роки, завершили діловодством у 2020 році, то вона повинна зберігатися протягом 2021, 2022 та 2023 років. І вилучати для знищення її можна лише після 1 січня 2024 року. А от справу з табелями обліку робочого часу, яка відповідно до статті 408 Переліку № 578/5 має однорічний строк зберігання, і яку завершили діловодством, приміром, у 2021 році, можна включати до акту про вилучення для знищення вже після 1 січня 2023 року.

Акт про вилучення документів для знищення, відповідно до вимог Правил № 1000/5, розгляньте на засіданні ЕК юридичної особи.

Подайте акт до архівної установи

Після того як ЕК розгляне та схвалить акт на засіданні, подайте його на розгляд та схвалення до ЕК архівного відділу районної держадміністрації або міської ради чи на погодження з експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву області або м. Києва. Подавайте акт у ЕПК того держархіву, у зоні комплектування якого перебуває юридична особа — тобто відповідно до адміністративно-територіального поділу.

Врахуйте, що архівна установа прийме до розгляду акт про вилучення для знищення документів тільки за умови, якщо склали описи справ, зокрема обо­в’я­зково — опис справ із кадрових питань / особового складу. Особливо це стосується юридичних осіб, що припиняються.

Може статися, що під час ліквідації вже відсутня ЕК юридичної особи. Архівна установа може ухвалити рішення, що відбір документів для знищення та складання відповідного акту провадитиме ліквідаційна комісія. Затверджуватиме акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, у цьому разі голова ліквідаційної комісії.

Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна (глава 3 розділу XV Правил № 1000/5).

Передайте документи на зберігання

У разі ліквідації юридичних осіб ліквідаційні комісії зо­бо­в’я­зані забезпечити впорядкування та збереженість документів, зокрема документів із кадрових питань / особового складу, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, по­в’я­за­них із обчисленням і сплатою податків і зборів / обо­в’я­зкових платежів, нарахуванням і виплатою зарплати працівникам, і за погодженням із архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.

Трудовий архів —

архівна установа сільської, селищної, міської ради, яка здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.

У разі припинення юридичної особи кошти на впорядкування документів, зокрема, й оправлення справ із кадрових питань у тверді обкладинки, їх оформлення, а також дострокове приймання до архівної установи тих документів, строки зберігання яких на момент припинення юридичної особи ще не закінчилися, подальше зберігання документів передбачають у кошторисі комісії, створеної для припинення юридичної особи.

За рекомендацією архівного відділу чи державного архіву документи з кадрових питань можуть передати до трудових архівів або до інших архівних установ.

Передаванню підлягають документи з кадрових питань, а також документи Національного архівного фонду, якщо установа — в так званому списку № 1* відповідної архівної установи.

* У кожній архівній установі складають так званий список № 1, який офіційно йменується «Список юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву)». До списку за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву включають найменування установ, котрі після визаченого законодавством строку (для юридичних осіб місцевого значення це, зазвичай, 5 років) повинні передати свої основні документи на постійне зберігання до державного архіву чи архівного відділу.

Рекомендуємо перед проведенням експертизи цінності документів голові ліквідаційної комісії офіційно звернутися до відповідної державної установи. Бажано з листом подати номенклатуру справ юридичної особи, відповідно до якої служба діловодства юридичної особи формувала справи.

 

7. Приклади заповнення платіжок на сплату податків та ЄСВ по-новому: інформація від ДПС

Територіальні податківці навели приклади заповнення реквізиту «Призначення платежу» платіжок на сплату податків та ЄСВ за новими правилами. Зокрема, слід зазначати код та назву податку з вказівкою про період сплати

Волинські податківці підкреслили, що на виконання вимог Закону «Про платіжні послуги», ПКУ, МКУ, Закону про ЄСВ, постанов НБУ № 163 та №93 та з метою мінімізації кількості обов’язкових полів реквізиту «Призначення платежу» платіжної інструкції, які заповнюються платниками та органами виконавчої влади, а також у зв’язку зі змінами, що відбулися у платіжній інфраструктурі України, зокрема запровадженням міжнародного стандарту ISO 20022 та використанням для виконання міжбанківських платіжних операцій системи електронних платежів нового покоління СЕП-4.0., Мінфін наказом від 22.03.2023 р. №148 затвердив Порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу» платіжної інструкції під час сплати (стягнення) податків, зборів, митних, інших платежів, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, внесення авансових платежів (передоплати), грошової застави, а також у разі їх повернення.

Hаказ №148 набрав чинності з 1 квітня 2023 року, крім пункту 3 цього наказу (скасування попереднього Порядку №666), який набере чинності з 1 липня 2023 року.

Цим наказом передбачено, що платники під час сплати податків, зборів, платежів, єдиного внеску з 1 липня 2023 року використовують виключно структурований формат реквізиту «Призначення платежу», який включає заповнення лише двох обов’язкових полів, а саме «Код виду сплати» та «Додаткова інформація запису».

До 1 липня 2023 року для всіх платників запроваджено перехідний період, який дасть можливість використовувати як старий так і новий формат реквізиту «Призначення платежу».

Порядок заповнення поля «Призначення платежу»

Приклади для юросіб	Приклади для ФОПів
• Приклад сплати ЄСВ	• Приклад сплати ЄСВ
По-новому у реквізиті «Призначення платежу» зазначаємо:  101 сплата ЄСВ за І чи ІІ половину відповідного місяця	По-новому у реквізиті «Призначення платежу» зазначаємо:  101 ЄСВ за І квартал 2023 року
По-старому потрібно було заповнювати так:  *;101;30120659;єдиний внесок за лютий 2023 року;;;.	По-старому потрібно було зазначати:  *;101;2271416551;сплата ЄСВ за І квартал 2023 року;;;
• Приклад сплати ЄП	• Сплата ЄП 1 та 2 групами
По-новому у реквізиті «Призначення платежу» зазначаємо:  101 єдиний податок за І квартал 2023 року	По-новому у реквізиті «Призначення платежу» зазначаємо:  101 єдиний податок за квітень 2023 року
По-старому потрібно було зазначати:  *;101;30120659;єдиний податок за І квартал 2023 року;;;	По-старому потрібно було зазначати:  *;101;2271416551;сплата єдиного податку за березень 2023 року;;;

 

8. Державна міграційна служба України змінила сервіс перевірки стану готовності документів

Відтепер за допомогою сервісу ДМС громадяни отримали можливість дізнатися і про відмову в оформленні того чи іншого документа. Для цього потрібно скористатися онлайн-сервісом «Перевірка стану оформлення документів»

Finance.ua розповідає, що відтепер за допомогою сервісу ДМС громадяни отримали можливість дізнатися і про відмову в оформленні того чи іншого документа.

Про це повідомляє пресслужба Державної міграційної служби України.

«Щоб дізнатися, на якій стадії виготовлення документи, українці активно користуються онлайн-сервісом «Перевірка стану оформлення документів» на офіційному сайті ДМС», – сказано в повідомленні.

За допомогою цього сервісу можна перевірити стан оформлення таких документів, як:

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• ID-картка;
• посвідка на тимчасове проживання;
• посвідка на постійне проживання;
• дозвіл на імміграцію в Україну;
• продовження строку перебування в Україні.

Важливо, що відтепер за допомогою цього сервісу українці отримали можливість дізнатися і про відмову в оформленні того чи іншого документа, а саме після перевірки на екрані буде висвітлюватися наступне повідомлення: «Відмовлено в оформленні документа (дата). Для отримання детальних роз’яснень рекомендуємо звернутися за місцем подачі документів».

«Стан оформлення документа можна перевірити вже з наступного дня після подання заяви до територіального підрозділу ДМС», – додали в міграційній службі.