Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 02.05.2023
1. У ПКУ нові строки зберігання документів
Законом №2970 для всіх юросіб, як для платників податку на прибуток, так і для «єдинників», запроваджено новий строк зберігання первинної документації та фінзвітності — 1825 днів, а для ФОПів строк зберігання залишився незмінним — 1095 днів.
Законом №2970, який 21 квітня підписано Президентом, передбачено збільшення строків зберігання первинних документів для платників податків. У тексті Закону №2970 є норми щодо цих змін ПКУ. Тому вже час розповісти докладно про нові правила.
Законом №2970 змінено п. 44.3 ПКУ, яким встановлено вимоги до платників податків щодо забезпечення зберігання первинних документів та документації, пов’язаної із декларуванням за податками та зборами.
Наголосимо, що в нормі ст. 121 ПКУ не зазначено конкретних строків, а відсилання є на ст. 44 ПКУ. Тобто штраф накладається за незберігання первинних документів у межах строків за ст. 44 ПКУ. А в ній уже йдеться про нові строки. Для всіх платників — 1825 днів, окрім ФОПів та ТЦУ і КІК.
За старими правилами
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів — для ТЦУ) з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Також документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, мали зберігатися не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
У разі ліквідації платника податків вищенаведені документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації для ТЦУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом терміни зберігання документів подовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
За новими правилами
Перелік документів, які треба зберігати, залишається незмінним. А от строки зберігання тепер такі:
— 2555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ й оподаткування прибутку КІК);
— 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами-«єдинниками». Але цей строк не поширюється на документи, до яких застосовується триваліший строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ;
— 1095 днів — для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ. Тобто для ФОПів строки зберігання первинних документів щодо їхньої діяльності залишаються незмінними;
— 1095 днів — для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, включаючи дозвільні документи.
Правила початку відліку строку зберігання
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховують з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складання якої використовують зазначені документи та/або інформацію, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії).
Ліквідація та зберігання
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації подовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
На які документи поширюються нові строки зберігання?
Нові вимоги щодо 1825–денного мінімального строку зберігання документів застосовуються до документів, які розроблено:
— до дня набрання чинності цим Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;
— починаючи з дня набрання чинності цим Законом;
— особою, стосовно якої на день набрання чинності цим Законом розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
— особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності цим Законом.
Закон набирає чинності з дня, наступного за днем його опублікування, крім окремих норм, але норма щодо внесення змін до п. 44.3 почне діяти з дня набрання чинності. Станом на 26 квітня його ще не опубліковано. Тож щойно його опублікують, з наступного дня почнуть діяти нові строки зберігання.
Тобто якщо, наприклад, Закон набере чинності з 1 травня 2023 року, то нові строки поширюватимуться на документи, які почали зберігатися ще з 1 травня 2020 року та строк щодо них мав би завершитися 1 травня 2023 року. Тож до 1 травня 2025 року їх потрібно буде зберігати.
Карантин та воєнний час
Нагадуємо, що карантин через COVID-19 та війна внесли свої коригування.
Строки зберігання документів на період дії карантину були подовжені. А наразі ще й війна, тож цей період також вилучається з граничного строку зберігання.
Зупинення строків
Для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім:
— дотримання строків реєстрації ПН, РК в ЄРПН, подання звітності, сплати податків та зборів;
— строків проведення камеральних перевірок, подання скарги на ППР, нарахування пені;
— строків проведення фактичних та документальних позапланових перевірок, подання скарги на ППР, рішення про санкції;
— строків здійснення заходів з погашення податкового боргу платників податків — СГ, які мають можливість своєчасно виконувати податкові обов’язки;
строків подання та розгляду скарг на рішення про відмову у реєстрації ПН/РК.
Відповідно до пп. 69.9 підрозділу 10 розділу XX ПКУ
А ще до 1 липня 2023 року (наразі саме така дата) діє мораторій на планові перевірки.
І якщо його не буде подовжено, то саме з цієї дати почнуть діяти звичайні умови з новим строком зберігання вже у 1825 днів. Але про всі ці нюанси ми ще розповімо в окремій статті.
Нормативна база
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
Закон №2970 — Закон України від 20.03.2023 №2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки».
2. Готівкові обмеження: що слід знати
В яких випадках діють обмеження в розрахунках готівкою? Як застосовувати обмеження при розрахунках зі звичайними та самозайнятими фізособами? Чи є обмеження на виплату зарплати або коштів для відрядження?
Відповідно до п. 6 розд. ІІ Положення №148, суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:
1) між собою — у розмірі до 10 000 (десяти тисяч) грн уключно;
2) з фізособами — у розмірі до 50 000 (п’ятдесяти тисяч) грн уключно.
Платежі понад зазначені граничні суми проводяться шляхом переказу коштів із рахунку на рахунок або внесення коштів до кас надавачів платіжних послуг для подальшого їх переказу на рахунки. Кількість суб’єктів господарювання та фізосіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується.
Легко запам’ятати, що це обмеження стосується розрахунків під час готівкової оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби.
А тепер перейдімо до інших варіантів розрахунків та випадків, у яких обмеження не діють.
Зарплата виплачується готівкою без обмежень!
Готівкові обмеження у розмірі 50 000 грн не поширюються на операції з виплати заробітної плати з каси підприємства.
Внески до статутного капіталу у готівці
Вимоги щодо обмеження готівкових розрахунків фізособи з підприємством, встановлені п. 6 розд. ІІ Положення №148, поширюються на розрахунки за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, що можуть бути оцінені в грошовій формі, в тому числі на внески до статутного фонду.
Виплата дивідендів у готівці
Вимоги щодо обмеження готівкових розрахунків фізособи з підприємством, установлені п. 6 розд. ІІ Положення №148, поширюються і на виплату суб’єктами господарювання дивідендів фізособам.
Готівка для відрядження
Обмеження щодо граничної суми готівкового розрахунку не поширюється на готівкові розрахунки, пов’язані з відрядженням працівника підприємства.
Але податківці наголошують, що готівкове обмеження у розмірі 10 000 грн поширюється на придбання таким працівником товарів, робіт або послуг в одного продавця-СГ протягом дня за рахунок коштів, виданих на відрядження.
Отримання та повернення позики
Положення №148 не визначає питання поширення його норм на операції між суб’єктом господарювання та фізособами з отримання та повернення поворотної фінансової допомоги.
Тому, наприклад, податківці рекомендують звертатися для отримання роз’яснення з порушеного питання до Національного банку України як до розробника Положення №148.
Цю проблему ми розглянули в «ДК» №36/2018, коментуючи індивідуальну податкову консультацію Головного управління ДФС у Сумській області від 14.08.2018 №3531/ІПК/18-28-14-06-31 («ДК» №36/2018), і навели при цьому позицію НБУ. На його думку, обмеження суми готівкових розрахунків діє у тому числі на видачу та повернення коштів під звіт, фінансової допомоги. Відтоді іншої думки НБУ не висловлював.
Тобто виходить, що отримувати і повертати в готівковій формі фіндопомогу підприємство має з урахуванням зазначених у Положенні №148 обмежень.
Запитання — відповідь
На які види готівкових розрахунків не поширюється обмеження щодо граничних сум готівкових розрахунків?
Обмеження щодо граничних сум готівкових розрахунків не поширюються на:
1) розрахунки суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;
2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;
3) використання готівки, виданої на відрядження;
4) виплати, пов’язані з оплатою праці;
5) використання готівкових коштів з фонду оперативно-розшукових (негласних слідчих) дій, створеного на виконання частини третьої ст. 24 Закону України «Про Національне антикорупційне бюро України» та частини четвертої ст. 17 розд. II Закону України «Про Державне бюро розслідувань».
Чи поширюються готівкові обмеження на розрахунки в касах банків?
Якщо ви вирішили заплатити за товари, роботи, послуги тощо за допомогою каси банку, то теж немає заборони у сумі готівки.
Адже обмеження граничної суми готівкового розрахунку 10 000 (50 000) грн не поширюється на розрахунки, які здійснюються платниками податків шляхом внесення готівки до каси банку для подальшого її переказу на рахунок отримувача.
Яка гранична сума готівкового розрахунку СГ з фізособою, яка має статус підприємця?
Базове правило таке: гранична сума розрахунків готівкою між СГ та звичайною фізособою протягом одного дня встановлена в розмірі 50 000 грн уключно. Але розрахунки між СГ обмежено в сумі 10 000 грн. І ФОП у цьому разі теж належить до СГ.
Проте у випадку з ФОПом має значення, за що проводяться розрахунки.
Якщо готівкові розрахунки СГ проводяться з фізособою, яка одночасно зареєстрована як ФОП, але те, за що платять, не пов’язане з її підприємницькою діяльністю, то на такі розрахунки теж поширюється обмеження у 50 000 грн.
Зверніть увагу: хай би якою була гранична сума, вона контролюється сукупно за день, і тут уже підстава для готівкової оплати не має значення.
Наприклад, якщо гранична сума 50 000 грн, але протягом одного дня отримати від однієї фізособи оплату за товар на суму 4 000 грн і фіндопомогу на суму 50 000 грн, то сукупно сума розрахунків — 54 000 грн, а отже, є перевищення.
Чи поширюється обмеження на розрахунки за допомогою платіжних карток?
Ні. Обмеження щодо граничної суми розрахунків не поширюється на розрахунки, які проводяться із застосуванням електронних платіжних засобів (платіжних карток).
Чи є обмеження у готівкових розрахунках з адвокатами та нотаріусами?
Якщо самозайнята особа не зареєстрована як ФОП, то на готівкові розрахунки з такою особою не поширюється обмеження у розмірі 10 000 грн. Водночас на розрахунки з такою особою поширюється обмеження у розмірі 50 000 грн.
Чи є штрафи за порушення готівкових обмежень?
На сьогодні діють лише адмінштрафи за таке порушення, проте вони немалі.
Відповідно до ст. 163-15 КУпАП порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на фізособу-підприємця, посадових осіб юрособи від 100 до 200 н. м. д. г. (від 1 700 до 3 400 грн).
Дія, передбачена частиною першою цієї статті, вчинена особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке саме порушення, призведе до накладення штрафу від 500 до 1 000 н. м. д. г. (від 8 500 до 17 000 грн).
Нормативна база
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 №8073-X.
Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
3. Медогляди працівників: чи буде додаткове благо
Підприємство займається проведенням технічних випробувань та досліджень. Для ведення такої діяльності потрібно мати ліцензію, яка потребує наявності медичних справок для всіх працівників від лікаря-нарколога та лікаря-психіатра. Чи буде проходження медогляду для отримання таких довідок додатковим благом для працівників?
Обов'язкові медогляди
Законодавство (у певних випадках) зобов'язує роботодавців забезпечувати проведення медоглядів працівників. Психіатричний та наркологічний медогляди якраз входять до переліку таких обов'язкових медоглядів.
Такі медогляди (психіатричний та наркологічний) проводяться:
- Відповідно до ст. 9 Закону України "Про психіатричну допомогу" від 22.02.2000 № 1489-III ;
- З урахуванням Переліку № 577 *. Зокрема, у ньому зазначено професії та роботи, під час виконання яких працівники повинні проходити психіатричний та наркологічний медогляди. А також види речовин та сировини, робота з якими потребує попереднього огляду лікаря-нарколога та лікаря-психіатра.
* Перелік медичних психіатричних протипоказань щодо виконання окремих видів діяльності (робіт, професій, служби), що можуть становити безпосередню опасность для особи або оточуючих, затверджених постановою КМУ від 10.05.2022 № 577 .
Результат огляду оформлюють у вигляді відповідного сертифікату.
Важливий аспект. Незважаючи на те, що психіатричний та наркологічний медогляд передбачені іншим (нетрудовим) законодавством, розглядаються вони в контексті можливості виконання працівниками своїх трудових обов'язків. Тому є підстави класифікувати їх як трудові медогляди.
Отже, робимо висновок: якщо працівники підприємства під час виконання своїх функціональних обов'язків використовують види сировини, речовин і матеріалів, робота з якими вимагає проходження психіатричного та наркологічного огляду, роботодавець зобов'язаний його провести.
Як правильно організувати трудовий медогляд працівників, читайте у статті « Трудові медогляди працівників: порядок проведення » // «Оплата праці», 2022, № 22.
Щодо оплати таких медоглядів, то зазначимо, що роботодавець повинен організувати та провести обов'язковий медогляд за власні кошти ( ст. 169 КЗпП ).
Але направити кошти на оплату медогляду він повинен безпосередньо медзакладу, який його проводитиме, а не самому працівнику. Чи виникне у цьому випадку дохід у працівника? Давайте з'ясуємо.
Що з ПДФО та ВЗ
Чи є дохід у працівника? Проходячи в закладі охорони здоров'я медогляд (наркологічний та психологічний), працівники отримують послугу. Оплачує таку послугу роботодавець.
Відповідно до п.п. "е"п.п. 164.2.17 ПКУ до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку (працівника) включається, зокрема, дохід, отриманий ним як додаткове благо у вигляді вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг).
Звичайно, можна посперечатися, кому саме потрібна ця послуга: працівнику чи роботодавцю. Адже результат отримання послуг – сертифікат, який дозволяє отримати/продовжити ліцензію роботодавцю. Але входячи з норм ПКУ можна стверджувати, що вартість медогляду працівника є додатковим благом. Але ж не всі блага, які отримує працівник від роботодавця, оподатковуються НДФЛ.
Звільняючі норми ПКУ. Відповідно до п.п. 165.1.19 ПКУ вартість послуг, що надаються як допомога на лікування та медичне обслуговування платника податку , в тому числі в частині витрат . А отже, й не оподатковується ПДФО .
* Закон України «Про захист населення від інфекційних хвороб» від 06.04.2000 № 1645-III .
Звісно, за наявності документів, що підтверджують понесені витрати (договорів, укладених між роботодавцем та медзакладом, платіжних та розрахункових документів тощо — див. категорію 103.15 ЗІР ).
Зверніть увагу! У п.п. 165.1.19 ПКУ :
— йдеться про оплату послуг, що надається як допомога на будь-яке медичне обслуговування . А отже, сюди можна віднести і оплату послуг з медичного огляду працівників;
— перелік медпослуг, на які надається допомога, не є вичерпним (у тому числі до нього потрапляють витрати на обов'язковий медогляд працівників);
— зроблено акцент на тому, що витрати роботодавця пов'язані саме з обов'язковим медоглядом працівників. А як ми з'ясували, у разі, що розглядається, медогляд працівників є обов'язковим.
Тому вважаємо, що
вартість трудового медогляду (наркологічного та психіатричного) не повинна включатися до загального місячного оподатковуваного доходу працівника. І як наслідок, не має оподатковуватися ПДФО
Водночас у додатку 4ДФ суму, витрачену на обов'язковий медогляд конкретного працівника, роботодавець повинен відобразити з ознакою доходу « 143 ».
І тільки якщо роботодавець відшкодовує працівникові вартість оплаченого ним попереднього медогляду, то сума такого відшкодування включається до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо та оподатковується НДФЛ на загальних підставах.
Фіскальна позиція контролерів. Маємо попередити. Іноді фіскали наполягають, що медпослуги, які прямо не згадані у п.п. 165.1.19 ПКУ є додатковим благом працівника.
Так, у своєму листі від 15.03.2019 № 1067/6/99-99-13-02-03-15/ІПК податківці заявили, що вартість трудових медоглядів, оплачених роботодавцем, є додатковим благом працівників.
Чому? Тому що у п.п. 165.1.19 ПКУ йдеться про обов'язкові профілактичні огляди працівників лише відповідно до Закону № 1645 . Тому саме їх вартість не потрапляє до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку. Отже, не оподатковується ПДФО.
Вартість інших медоглядів, оплачених роботодавцем (у тому числі психологічного та наркологічного), є додатковим благом працівників. Відповідно її слід оподатковувати ПДФО (із застосуванням «натурального» коефіцієнта) і зазначати в додатку 4ДФ Об'єднаної звітності з ознакою доходу « 126 ».
Водночас, у листі від 06.11.2017 № 2541/6/99-99-13-02-03-15/ІПК контролери зазначили, що вартість послуги з проведення щорічного профілактичного рентгенологічного дослідження працівників не оподатковується ПДФО. Але за умови, якщо дотримано вимог пп. 165.1.19 ПКУ (є документи, що підтверджують понесені роботодавцем витрати).
Більше, в роз'ясненні, розміщеному в категорії 103.02 ЗІР , податківці підтвердили, що вартість послуг, безкоштовно наданих працівникам у вигляді тестування на коронавірусну хворобу (COVID-19), включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу таких працівників як додаткове благо . Але! Тільки якщо роботодавцем не дотримано вимог п.п. 165.1.19 ПКУ (немає документального підтвердження).
З огляду на таку непостійну позицію фіскалів є ризик того, що при перевірці вони все ж таки наполягатимуть на оподаткуванні ПДФО вартості проведених медоглядів. Тому наша рада:
отримайте індивідуальну податкову консультацію щодо порядку оподаткування ПДФО тих медоглядів, які проходять ваші працівники. Тоді зможете спати спокійно
Військовий збір. Щодо ВЗ, то згідно з п.п. 1.7 п. 16 1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ , якщо доходи звільнені від оподаткування ПДФО, то й ВЗ їх не потрібно оподатковувати. Якщо сплачуєте ПДФО, то доведеться заплатити і ВЗ.
ВИСНОВКИ
- У п.п. 165.1.19 ПКУ є норма, яка звільняє від оподаткування медпослуги, які надані працівнику за рахунок роботодавця.
- На наш погляд, вартість медогляду (психологічного та наркологічного) працівників не має оподатковуватися ПДФО як додаткове благо за наявності документів, які підтверджують витрати, понесені роботодавцем.
- Оскільки фіскали часто розцінюють послуги, які прямо не вказані у п.п. 165.1.19 ПКУ , як додаткове благо, радимо заручитися індивідуальною податковою консультацією.
4. Щорічна додаткова відпустка: чи можна надати за двома підставами?
Для працівника підприємства у колдоговорі передбачено надання щорічних додаткових відпусток за роботу із комп'ютером тривалістю 4 к. дн. та за ненормований робочий день тривалістю 7 к. дн. Чи може працівник скористатися обома зазначеними відпустками?
«Комп'ютерна» відпустка
Відпустка за роботу на комп'ютері належить до щорічних додаткових відпусток за особливий характер праці. Вона надається на підставі п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки *. При визначенні права на цей відпустку слід відштовхуватися від Списку № 1290-2 **.
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР .
** Список виробництв, робіт, професій та посад працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервно-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних та геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, наведений у додатку 2 до постанови КМУ від 17.11.97 № 1290 .
Так, п.58 підрозділу «Інші види виробництв» розд. XXII цього Списку зазначено, що право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці мають працівники, які працюють на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах.
Ані посада, яку обіймає працівник, ані вид самого комп'ютера (монітора) на право працівника отримати додатковий відпусток не впливають
Про це зазначають фахівці Мінсоцполітики у своїх роз'ясненнях, наведених у аркушах від 21.09.2016 № 1344/13/84-16 та від 11.08.2014 № 348/13/116-14 (пор. 025279800).
Максимальна тривалість «комп'ютерного» відпустку — 4 календарні дні за відпрацьований робочий рік. А від її конкретної тривалості зазначають у колективному чи трудовому договорі.
До стажу роботи , що надає право на «комп'ютерну» відпустку, включають ( ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки ):
— година фактичної роботи з шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник занять у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для цієї професії або посади;
— годину щорічних основних та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці (робочі дні за графіком роботи підприємства (підрозділу), індивідуальним графіком роботи, що припадають на цей період);
— година роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.
Відпустка за «ненормованість»
Ненормований робочий день — це особливий режим робочої години, що встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості унормувати час їх трудового процесу ( п. 1 Рекомендацій № 7 *). На працівників з ненормованим робочим днем поширюється установлений на підприємстві режим робочої години. Проте за необхідності вони можуть виконувати роботу понад нормальну тривалість робочої години.
* Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджені наказом Мінпраці від 10.10.97 № 7 .
Як компенсацію за виконаний обсяг робіт, міру напруженості та складності та самостійності в роботі, необхідність періодичного виконання службових завдань понад установлену тривалість робочого часу таким працівникам надають щорічну додаткову відпустку на підставі п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки .
Максимальна тривалість відпустки за ненормованість — 7 календарних днів за відпрацьований робочий рік. А ось конкретну її тривалість (від 1 до 7 днів включно) залежно від займаної посади (виконуваної роботи) зазначають у колективному (трудовому) договорі з урахуванням години зайнятості працівника у цих умовах.
Відпустка за «ненормованість» надається пропорційно годині, відпрацьованій на роботі, посаді, що дають право на такий відпустку ( п. 8 Рекомендацій № 7 )
Періоди, що входять до стажу роботи, що дає право на відпустку за «ненормованість», ті ж самі, що й для «комп'ютерного» відпустку (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки ) .
Два відпустки одночасно
Як ми вже з'ясували, про щорічний додатковий відпустку за роботу з комп'ютером йдеться у п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки , а про щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день — п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки . Тобто це дві окремі підстави для надання щорічного додаткового відпустку за особливий характер праці.
Тому у роботодавця цілком доцільно виникає запитання: може ли працівник скористатися цим відпусткою за шкірою із наведених підстав?
На жаль, ні . Адже щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці, передбачена пп. 1 та 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки , надається за одним підставою, обраною працівником. Про це чітко зазначено у ч. 1 ст. 10 Закону про відпустки .
Тому якщо працівник має право на щорічний додатковий відпустку за ненормований робочий день, а також за роботу на комп'ютері, він може обрати лише одну з них. Аналогічного висновку в цій ситуації дійшли фахівці Держпраці в роз'ясненнях, розміщених на офіційному сайті ведомства .
Тому за наведених обставин працівник підприємства на власний вибір може скористатися щорічним додатковим відпусткою за роботу із комп'ютером або щорічним додатковим відпусткою за роботу в умовах ненормованого робочого дня. Як ми вже згадували, тривалість таких відпусток встановлюють у колективному договорі.
Логічно, що з боку працівника краще звернути ту з них, де йому належить більше днів відпочинку. Втім про своє бажання на конкретний вид додаткового відпустки за особливий характер праці він повинен зазначити в особистій заяві про її надання.
ВИСНОВКИ
- Конкретну тривалість (у межах максимально допустимої) щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці закріплюють у колективному або трудовому договорі.
- Якщо працівник одночасно має право на «комп'ютерний» відпустку та відпустку за «ненормованість», то він має обрати, яким самим відпусткою бажає скористатися.
5. Коли надавати відпустку працівнику, якого прийняли за переведенням
Через який час після переведення на інше місце роботи працівник може піти у щорічну відпустку?
Як у всіх працівників, право на щорічну відпустку повної тривалості у працівника настане через шість місяців роботи на підприємстві. Виняток — працівник належить до категорії тих, хто має право на відпустку повної тривалості до того, як відпрацює шість місяців (ч. 5 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).
Якщо працівник не використав за попереднім місцем роботи щорічної основної та додаткових відпусток повністю або частково й одержав за них грошову компенсацію, у перший рік роботи до настання шестимісячного терміну безперервної роботи на підприємстві має право на відпустку без збереження зарплати тривалістю до 24 календарних днів (п. 16 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки).
Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-IX з 19 липня 2022 року уніс зміни до Закону про відпустки і скасував:
- право працівника, якого звільняють за переведенням, перерахувати компенсацію за щорічну відпустку на нове підприємство;
- право працівника, прийнятого за переведенням, компенсацію за щорічну відпустку якого перерахували на нове підприємство, отримати щорічну відпустку повної тривалості до того, як безперервно відпрацює шість місяців.
Щорічну відпустку надавайте за графіком.
6. На який строк призначати уповноваженого із соціального страхування
На який строк обирати уповноваженого з нарахування виплат з тимчасової непрацездатності?
Законодавство не встановлює строків повноважень уповноваженого із соціального страхування.
Нагадаємо, що з 1 січня 2023 року уповноваженого із соціального страхування не обирають. Роботодавець призначає його наказом.
Рішення призначити страхову виплату ухвалює страхувальник або уповноважені ним особи (ч. 3 ст. 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV; далі — Закон № 1105).
Закон № 1105 не встановлює граничних строків, на які роботодавець призначає уповноваженого із соціального страхування. Тому працівник виконує функції уповноваженого із соціального страхування, допоки не звільниться з роботи або роботодавець не доручить цю роботу іншому працівнику.
7. Лікарняний запізнився: чи відмовляти в оплаті?
Чи оплачуються лікарняні за перші 5 днів тимчасової непрацездатності, якщо в табелі обліку робочого часу зазначено «НЗ»? Чому ПФУ відмовляється оплачувати лікарняні за наступні дні, якщо в табелі стоїть «НЗ»? З’ясуймо, як пояснює це сам ПФУ в листі від 30.03.2023 №12195-15368/У-03/8-2800/23.
Здавалося б, що після фактично скасування допомоги з тимчасової непрацездатності сумісникам роботодавців нічим здивувати вже неможливо. Аж ні, і коментований лист від ПФУ — доказ цього.
Фахівці ПФУ в цьому листі дійшли парадоксального висновку:
«На період, коли працівник не виходив на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних із ними обставин і за нього роботодавцем не сплачувався єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, він втрачає статус «застрахованої особи» й у випадку хвороби в цей період не набуває права на допомогу по тимчасовій непрацездатності з шостого дня непрацездатності».
Але спеціального умовного зазначення для такої причини відсутності на робочому місці в рекомендованій державою формі табеля немає. Тож до повернення працівника на роботу і надання пояснень, чому він був відсутній, його, як правило, табелюють з позначкою «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин (або «І» — інші причини неявок).
Зрозуміло, що за період нез’явлення зарплата працівникові не нараховується і підстав платити за цей період ЄСВ немає.
Тому, на думку ПФУ, хоча втрата зарплати і є, якщо працівника немає з нез’ясованих причин, але потім працівник виходить на роботу й надає паперовий листок непрацездатності (паперові лікарняні можуть видавати ще до закінчення дії воєнного стану), то, на думку фахівців ПФУ, такий лікарняний оплачуватися не має.
То на чому робити наголос — на табелі (до якого треба буде внести зміни!) чи на відсутності лікарняного в базі ПФУ?
Коли лікарняний не оплачуємо: прямі норми законодавства
У ст. 16 Закону №1105 зазначено, що допомога по тимчасовій непрацездатності не надається:
1) у разі одержання застрахованою особою травми або її захворювання під час вчинення нею кримінального правопорушення;
2) у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;
3) за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;
4) за час примусового лікування, призначеного за судовим рішенням;
5) у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних із таким сп’янінням;
6) за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням;
7) за період тимчасової непрацездатності, зазначений у листку непрацездатності, визнаному необґрунтованим.
Також застраховані особи, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності порушують режим, установлений лікарем, не виконують інструкцій, рекомендацій фахівців із реабілітації, необхідних для надання реабілітаційної допомоги відповідно до індивідуального реабілітаційного плану, погодженого цією особою, або не з’являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі лікарсько-консультативною комісією (далі — ЛКК) чи МСЕК, втрачають право на таку допомогу з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу по тимчасовій непрацездатності.
На перший погляд, тут зазначено вичерпний перелік, але фахівці ПФУ щодо підстав для відмови у виплаті допомоги з тимчасової непрацездатності мають свою думку.
Схожу ситуацію ми вже бачили у листі ПФУ від 22.02.2023 №2800-030401-8/9101 (див. «ДК» №12/2023), в якому зроблено дуже дивний висновок щодо оплати тимчасової непрацездатності та простою. Ми прокоментували його в статті «Коли оплачувати лікарняні суміснику» в «ДК» №12/2023.
ПФУ — про лікарняні за час простою
<...> У зв’язку з тим, що під час простою відбувається зупинення роботи, яке унеможливлює виконання роботи працівником, у нього у разі хвороби або травми, тривалість якої співпадає з часом простою, не настає стан тимчасової непрацездатності в цей період.
Отже, з огляду на зазначене застрахована особа в період перебування у простої, тобто в період зупинення, невиконання роботи, отримує компенсаційну виплату за невідпрацьований час у розмірі не нижче від двох третин тарифної ставки. У разі настання в застрахованої особи одного зі страхових випадків, визначених пунктами 1 — 9 частини першої статті 15 Закону, в період перебування її у простої не з вини працівника втрати заробітної плати не відбувається, а тому здійснювати виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності як компенсацію втраченого заробітку немає підстав. <...>
Лист ПФУ від 22.02.2023 №2800-030401-8/9101
Аргументація ПФУ щодо лікарняних за період нез’явлення з нез’ясованих причин
Фахівці в коментованому листі зазначили, що термін «застрахована особа» вживається у Законі №1105 у значенні, наведеному у Законі про ЄСВ.
Відповідно до пункту 3 частини першої статті 1 Закону про ЄСВ застрахована особа — це фізична особа, яка відповідно до законодавства підлягає загальнообов’язковому дер-жавному соціальному страхуванню і сплачує (сплачувала) та/або за яку сплачується чи сплачувався у встановленому законом порядку єдиний внесок.
Отже, право на допомогу по тимчасовій непрацездатності мають виключно застраховані особи, тобто для отримання права на зазначену допомогу працівникові необхідно набути статусу «застрахованої особи» в місяці настання страхового випадку шляхом сплати за нього роботодавцем єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування в строки та розмірах, визначених чинним законодавством.
На період, коли працівник не виходив на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних із ними обставин і за нього роботодавець не сплатив ЄСВ, він втрачає статус «застрахованої особи» й у випадку хвороби в цей період не набуває права на допомогу по тимчасовій непрацездатності з шостого дня непрацездатності.
Звісно, у відповідь можна сказати, що за працівника за основним місцем роботи роботодавець сплачує ЄСВ не менше ніж у мінімальному місячному розмірі! Тож був він частину місяця відсутній чи ні, а ЄСВ за нього сплачено.
От за цілий місяць прогулу ЄСВ, справді, не платять — про це йшлося, зокрема, в ІПК ДПСУ від 16.12.2021 №4683/ІПК/99-00-04-03-03-06.
Прогул цілий місяць — ЄСВ не платять
...п. 4 частини першої ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) прогул визначено як відсутність на роботі, в тому числі більше трьох годин протягом робочого дня, без поважних причин.
Відповідно до п. 24 Постанови Пленуму Верховного Суду України від 06.11.1992 № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» прогулом без поважної причини визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (наприклад, у зв’язку з поміщенням до медвитверезника, самовільне використання без погодження з власником або уповноваженим ним органом днів відгулів, чергової відпустки, залишення роботи до закінчення строку трудового договору чи строку, який працівник зобов’язаний пропрацювати за призначенням після закінчення вищого чи середнього спеціального учбового закладу).
Прогул, крім вимушеного прогулу, не оплачується, проте є однією з підстав для звільнення найманої особи з ініціативи роботодавця згідно з п. 4 частини першої ст. 40 КЗпП.
Отже, якщо працівнику за основним місцем роботи повний місяць не нараховувалася заробітна плата внаслідок прогулу (крім вимушеного прогулу), то у такому разі єдиний внесок не нараховується, оскільки відсутня база нарахування єдиного внеску. <...>
ІПК ДПСУ від 16.12.2021 №4683/ІПК/99-00-04-03-03-06
Тобто якщо працівник цілий місяць відсутній на роботі з нез’ясовних причин, а потім виявляється, що він хворів, то такий лікарняний не оплачується, бо за нього ЄСВ не сплачували, і він, на думку ПФУ, за цей період не є застрахованою особою.
І у ПФУ з’являється ще одна підстава для відмови у виплаті лікарняних, яка суперечить статті 16 Закону №1105. Одразу зазначимо, що ми з такою фіскальною позицією категорично не згодні.
Перші 5 днів та з шостого і далі: в чому різниця
У коментованому листі також проводять межу між лікарняними за кошти ПФУ та кошти роботодавця.
Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується ПФУ (шляхом фінансування роботодавців) застрахованим особам з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), незалежно від звільнення, припинення підприємницької або іншої діяльності застрахованої особи в період втрати працездатності, у порядку та розмірах, установлених Законом №1105.
Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності у випадках, зазначених у пунктах 1 і 7 частини першої статті 15 Закону №1105, здійснюється за кошти роботодавця у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України (наразі йдеться про Порядок №440).
І ось тут є нюанс: фахівці ПФУ кажуть, що на період, коли працівник не виходив на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних із ними обставин і за нього роботодавець не сплачував ЄСВ, він втрачає статус «застрахованої особи» й у випадку хвороби в цей період не набуває права на допомогу по тимчасовій непрацездатності з шостого дня непрацездатності.
А про роботодавців вони такого висновку не роблять!
Тобто на лікарняні за кошти ПФУ працівник претендувати не може (починаючи з шостого дня), а за кошти роботодавця лікарняні за перші 5 днів мають бути виплачені. Саме тай висновок напрошується з цього листа.
Давайте розглянемо, який вигляд це матиме, якщо дослухатися роз’яснення від ПФУ.
Приклад 1
Працівник не виходив на зв’язок весь січень 2023 року з нез’ясованих причин. Але у нього відкрито листок непрацездатності з 5 січня до 31 січня включно. Лікарняний «звичайний», захворювання загальне. Працівник не є особою з інвалідністю, основне місце роботи.
Отже, перші 5 днів, як випливає з листа ПФУ, маємо оплатити. Наприклад, сума лікарняних за перші 5 днів з 5 січня до 9 січня включно становить, 5 000,00 грн (розрахували за правилами, зазначеними у Порядку №1266). А якщо у працівника це місце роботи є основним і за період НЗ лікарняні за рахунок ПФУ не оплачують ось ці 5 000,00 грн, вони є меншими ніж 6 700, то за ст. 8 Закону про ЄСВ слід зробити доплату ЄСВ до розміру, не меншому за мінімальний.
Бухгалтер виплачує лікарняні, нараховує ЄСВ на лікарняні 1 100,00 грн (5 000 х 22%) і має обов’язок «дотягнути» ЄСВ до мінімальної зарплати в розмірі 374,00 грн (1 474,00 грн - 1 100,00).
То, звісно, враховуючи зазначене у листі ПФУ, людина вже стає застрахованою особою, й на оплату лікарняних починаючи з шостого дня також має право. Чи не так?
Виходить, висновки в листі ПФУ взагалі незрозумілі. Позаяк перші 5 днів оплачуємо і автоматично з’являється база нарахування ЄСВ, отже, людина є застрахованою особою.
І ще одне: а звідки ПФУ може знати, що людина була відсутня з нез’ясованих причин, якщо в ПФ така інформація не подається, а кадровик після появи лікарняних має в табелі обліку робочого часу замінити «НЗ» на «ТН»?
Це перші два аргументи, які можна навести ПФУ в разі відмови в оплаті лікарняного.
Приклад 2
Працівник відсутній з нез’ясованих причин починаючи з 15 грудня до 15 лютого. Потім виходить на зв’язок і надає бухгалтеру паперовий листок непрацездатності (він має на це право), при цьому пише пояснення, що не міг вийти на зв’язок через хворобу.
То як тут бути? Звісно, що лікарняний має бути оплачений повністю:
з 15.12.2022 до 19.12.2022 — за кошти роботодавця;
з 20.12.2022 і далі — за кошти ПФУ.
Чи на думку ПФУ за січень та лютий не потрібно оплачувати лікарняний, бо він за кошти ПФУ і в цей період немає нарахувань ЄСВ? Гаразд, у січні у працівника немає жодних нарахувань, бо він хворів. А от в лютому до 15 числа хворів, а потім вийшов на роботу. І тоді ж у лютому працівнику мали нарахувати лікарняні, і бездохідний січень стає дохідним. Але це типова ситуація, яка траплялася і до війни!
І якщо у лютому бухгалтер нарахував лікарняні та сплатив ЄСВ — за весь період, зазначений у листку непрацездатності, то як можна такого працівника викреслити з числа застрахованих осіб? У звітності з ЄСВ буде чітко зазначено, за які місяці сплачено ЄСВ.
Отже, вкотре листи ПФУ йдуть урозріз із нормами законодавства. Нагадаємо, що листи — це лише інформація та рекомендація. І якщо ПФУ відмовляє в оплаті лікарняних на підставі коментованого листа або під час перевірки його представники наполягатимуть на поверненні таких лікарняних і виплаті штрафу, слід звертатися до суду.
Окремий нюанс
А якщо немає записів про непрацездатність у реєстрі, який веде ПФУ на підставі даних від лікарів? Але ж зараз війна! І цілком може бути, що лікар не має можливості оформити електронний лікарняний — саме тому й дозволили застосовувати паперові листки непрацездатності до кінця війни. Тож, якщо ПФУ має сумніви у правомірності оплати, може вимагати показати оригінал такого листка, перевірити його складання. Але відмовити в оплаті — це було б надто жорстоко. Тим паче що зрозуміло: як тільки лікар відновить доступ до реєстру, інформація про такий листок у ПФУ з’явиться.
Допомога по вагітності та НЗ
Тут фахівці ПФУ зробили лояльні висновки.
Відповідно до частин першої та третьої статті 18 Закону №1105 допомога по вагітності та пологах надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке компенсує втрату заробітної плати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
У разі надання застрахованій особі відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у період простою підприємства, установи, організації не з вини застрахованої особи, щорічної (основної чи додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, додаткової відпустки у зв’язку з навчанням, творчої відпустки допомога по вагітності та пологах надається з дня виникнення права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
Частиною першою статті 23 Закону №1105 передбачено, що підставою для призначення допомоги по вагітності та пологах є листок непрацездатності, сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.
Статтею 17 Закону про відпустки визначено, що на підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.
Тож з огляду на зазначене Пенсійний фонд України виплатить працівниці декретні. На підставі листка непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» має бути надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами та допомогу по вагітності та пологах.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Порядок №440 — Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 №440.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.
8. Оплата лікарняних у 2023 році: що змінилося для роботодавців. Пам’ятка
9. Усі види відпусток без збереження зарплати: незамінна таблиця для кадровика
Умовно відпустки без збереження зарплати поділяють на такі, що надають:
- за бажанням працівника обов’язково;
- за погодженням сторін трудового договору.
У свою чергу відпустки за бажанням працівника поділяють на такі, які роботодавець надає обов’язково:
- щороку — для певних категорій працівників;
- за певних обставин.
Усього наразі існує понад 30 видів неоплачуваних відпусток. Було б зручно, якби інформацію про всі відпустки містив Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР. Насправді ж норми про деякі види відпусток «розкидані» по багатьох законах. Але я зібрала їх для вас в одній таблиці.
