Інформаційний бюлетень Київського міськкому профспілки енергетиків від 18.04.2023

1. Під час лікарняного був простій на підприємстві: як оплатити

ПФУ пояснив, як оплатити лікарняний, якщо тимчасова непрацездатність почалася до оголошення простою і продовжується після його закінчення.

У період перебування застрахованої особи у простої не з її вини працівник не втрачає зарплати. Тож немає підстав виплачувати допомогу з тимчасової непрацездатності як компенсацію втраченого заробітку (п. 1—9 ч. 1 ст. 15 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV; далі — Закон № 1105).

За дні хвороби або травми, що припадають на простій, за який працівникові нараховують і виплачують компенсаційну виплату в розмірі не нижче від двох третин тарифної ставки, роботодавець немає підстав призначати допомогу з тимчасової непрацездатності. Рішення про відмову працівникові у призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності ухвалюють на підставі частини першої статті 15 Закону № 1105. Адже в зазначеному періоді працівник не втрачає зарплати.

Якщо тимчасова непрацездатність почалася до оголошення простою чи продовжується після його закінчення, в період, коли за графіком працівник мав виконувати роботу, допомогу надають лише за дні до початку простою та після його закінчення — із дня, коли він мав би стати до роботи.

Джерело: лист ПФУ від 20.03.2023 № 2800-030402-8/14447 

 

2. Працівник повертається на роботу після військової служби: як оформити

Після звільнення з військової служби працівники повертаються на роботу. Хтось — після оголошення демобілізації, а хтось — вже зараз: за станом здоров’я, сімейними обставинами тощо. Як правильно допустити працівника до роботи — у статті.

Видайте наказ про вихід на роботу

Для того щоб стати до роботи після звільнення з військової служби, працівникові достатньо пред’явити роботодавцю військовий квиток із записом про звільнення зі служби. Законодавство не зобов’язує працівника писати заяву про бажання повернутися до роботи, як і роботодавця — видавати наказ. Проте видати наказ доцільно з огляду на таке:

• працівника увільнили від роботи наказом «на період проходження військової служби», тобто з відкритою датою, тож наказ про вихід на роботу припинить таке увільнення;
• період проходження військової служби з 19 липня 2022 року не зараховують до стажу роботи для щорічної основної відпустки. Дата виходу на роботу в наказі зафіксує дату, з якої почнете відлічувати стаж для відпустки;
• якщо до початку роботи необхідно провести інструктажі з охорони праці й техніки безпеки, пройти медогляд тощо, з наказу служба охорони праці дізнається, що працівник виходить на роботу;
• якщо на посаду працівника, який проходив військову службу, прийняли іншого працівника за строковим трудовим договором, дату звільнення строковика у зв’язку із закінченням строку трудового договору (п. 2 ст. 36 Кодексу законів про працю України; КЗпП) визначайте з огляду на дату виходу на роботу працівника, яку зазначили в наказі.

На тому, що наказ потрібен, наголошувало й Мінсоцполітики.

Чи допускати до роботи працівника, який звільнився зі служби, але у військовому квитку не має позначки про взяття на військовий облік

Так, не лише можна допустити, а й потрібно, якщо працівник прийшов на підприємство. Інакше роботодавець порушить конституційне право працівника на працю.

Законодавство забороняє приймати на роботу військовозобов’язаних, у військово-облікових документах яких немає позначок про взяття на військовий облік (п. 34 Порядку № 1487). Проте в цьому разі про прийняття на роботу не йдеться. Після звільнення з військової служби зникли підстави, на яких працівника увільнили від роботи, отже, працівник має право вийти на роботу, а роботодавець зобов’язаний допустити його до роботи.

Нагадайте працівникові, що він зобов’язаний у п’ятиденний строк після звільнення з військової служби прибути до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК), Центрального управління або регіональних органів Служби безпеки України чи підрозділу Служби зовнішньої розвідки України для взяття на військовий облік (ч. 11 ст. 26 Закону про військову службу). Якщо працівник не стане у п’ятиденний строк на військовий облік, поінформуйте листом про порушника правил військового обліку ТЦК, орган СБУ, підрозділ Служби зовнішньої розвідки (п. 34 Порядку № 1487).

Як вчинити, якщо працівник не одразу прийшов на підприємство після звільнення з військової служби

Насамперед отримайте письмове пояснення працівника про причину відсутності. Подальші дії залежать від того, чи визнає керівник підприємства причину відсутності поважною.

Якщо керівник визнає причину відсутності поважною:

• допустіть працівника до роботи наказом;
• позначте в табелі обліку використання робочого часу (далі — Табель) дні відсутності між датою звільнення з військової служби і датою виходу на роботу літерним кодом «І» (інші причини неявок) або цифровим — 30. Ці дні не оплачуйте.

Якщо керівник вирішить, що причина відсутності не поважна, позначте в Табелі дні відсутності між датою звільнення з військової служби і датою виходу на роботу літерним кодом «ПР» (прогул) або цифровим — 24. Роботодавець може оголосити працівникові догану або звільнити за прогул.

Звільніть строковика

Звільніть строковика у переддень виходу на роботу основного працівника, щоб строковий трудовий договір не трансформувався у безстроковий. Здавалося б, це неможливо. Адже працівник спочатку має прийти на підприємство і надати військовий квиток. Але рішення є. Працівникові, який звільнився з військової служби, надайте відпустку. На цей час продовжте строковий договір із працівником, який працює на його місці.

Працівникові, який звільнився з військової служби, можна надати відпустку, навіть якщо він не виходив на роботу ані на день.

Зазвичай трудові договори укладають із працівниками на невизначений строк. У разі коли трудові відносини не можна встановити на невизначений строк зважаючи на характер наступної роботи, або умови її виконання, або інтереси працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами, укладають строковий трудовий договір на визначений строк або на час виконання певної роботи (ст. 23 КЗпП).

За працівниками, призваними на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятими на військову службу за контрактом, зокрема, шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення зберігають місце роботи і посаду на підприємстві, в установі, організації, фермерському господарстві, сільськогосподарському виробничому кооперативі незалежно від підпорядкування та форми власності та у фізичних осіб — підприємців, у яких вони працювали на час призову (ч. 3 ст. 119 КЗпП).

На підставі заяви строковика та наказу про відпустку основному працівникові видайте наказ про продовження строку трудового договору (див. Додаток 2).

Звільніть строковика в останній день відпустки основного працівника. Складіть наказ про звільнення строковика за зразком.

 

3. Відмінність між благодійною та гуманітарною допомогою 

Як розрізнити благодійну та гуманітарну допомогу? Якщо в документах, актах приймання-передачі зазначено "передано гуманітарну (благодійну) допомогу", таку допомогу вважати благодійною чи гуманітарною чи на власний розсуд?

Гуманітарна допомога

Згідно з ст. 1 Закону про гуманітарну допомогу, гуманітарна допомога - цільова адресна безоплатна допомога в грошовій або натуральній формі, у вигляді безповоротної фінансової допомоги або добровільних пожертвувань, або допомога у вигляді виконання робіт, надання послуг, що надається іноземними та вітчизняними донорами із гуманних мотивів отримувачам гуманітарної допомоги в Україні або за кордоном, які потребують її у зв’язку з соціальною незахищеністю, матеріальною незабезпеченістю, важким фінансовим становищем, виникненням надзвичайного стану, зокрема внаслідок стихійного лиха, аварій, епідемій і епізоотій, екологічних, техногенних та інших катастроф, які створюють загрозу для життя і здоров’я населення, або тяжкою хворобою конкретних фізичних осіб, а також для підготовки до збройного захисту держави та її захисту у разі збройної агресії або збройного конфлікту. 

Гуманітарна допомога є різновидом благодійництва і має спрямовуватися відповідно до обставин, об’єктивних потреб, згоди її отримувачів та за умови дотримання вимог ст. 3 Закону "Про благодійну діяльність та благодійні організації". 

Звертаємо увагу, що мова йде саме про благодійництво, а не про благодійну допомогу.

Благодійна допомога

Зауважимо, що Закон про благодійну діяльність не дає визначення терміну «благодійна допомога», але наводить загальне визначення благодійної діяльності. 

Благодійна діяльність - добровільна особиста та/або майнова допомога для досягнення визначених цим Законом цілей, що не передбачає одержання благодійником прибутку, а також сплати будь-якої винагороди або компенсації благодійнику від імені або за дорученням бенефіціара (ст. 1 Закону про благодійну діяльність).

Проте ст. 3 Закону про благодійну діяльність чітко регламентує цілі та сфери благодійної діяльності, а ст. 5 даного Закону види благодійної діяльності.

 Відмінність

При цьому Закон про гуманітарну допомогу містить чітку ознаку для відрізнення гуманітарної допомоги від благодійної: певні безоплатно надані товари, роботи або послуги можуть бути визнані як гуманітарна допомога лише за рішенням уповноваженого державного органу (центральним органом виконавчої влади в даній сфері є Мінсоцполітики) - згідно з ст. 5 та ст. 6 Закону про гуманітарну допомогу.

А до спеціально уповноважених державних органів з питань гуманітарної допомоги, визначених ст. 4 Закону про гуманітарну допомогу, належать:

• центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері соціального захисту населення;
• Рада міністрів Автономної Республіки Крим;
• обласні, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації.

 Акт приймання-передачі

Відповідь на питання, як допомогу вважати благодійною чи гуманітарною, якщо в актах приймання-передачі зазначено "передано гуманітарну (благодійну) допомогу", розглядати конкретно товари як гуманітарну допомогу, можливо лише після ретельного вивчення конкретної інформації про них та визначення того, чи визнавались вони гуманітарною допомогою в офіційному порядку.

 

4.  Персональні дані: згода на обробку до і після звільнення

До законодавства про захист персональних даних входять Конституція України, Закон № 2297 та інші акти й міжнародні договори України, згоду на обов’язковість застосування яких надала Верховна Рада України.

Як можна обробляти

Обробку персональних даних проводять відкрито і прозоро із застосуванням засобів та у спосіб, що відповідають визначеній меті цієї обробки. Склад і зміст персональних даних мають бути відповідними, адекватними та ненадмірними стосовно визначеної мети їх обробки.

Персональні дані обробляють для конкретної та законної мети, яку визначають за згодою суб’єкта персональних даних, або — у випадках, передбачених законами України, — в порядку, що визначає законодавство.

Персональні дані обробляють у формі, яка дає змогу ідентифікувати фізособу, якої вони стосуються, і не довше, ніж це необхідно для законної мети, для якої їх збирали або надалі обробляли.

Підстави обробки персональних даних наведемо у Таблиці.

Зверніть увагу! 

Поширювати персональні дані без згоди суб’єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволено у випадках, визначених законом, і лише якщо це необхідно — в інтересах національної безпеки, економічного добробуту і прав людини.

Підстави обробки персональних даних

Мета	Суть
Збирання	Суб’єкта персональних даних повідомляють про володільця персональних даних, склад і зміст зібраних персональних даних, його права, мету збирання персональних даних та осіб, яким передають його персональні дані: • в момент збирання — якщо персональні дані збирають у суб’єкта персональних даних;  • в інших випадках — протягом 30 робочих днів з дня збирання персональних даних
Накопичення	Поєднання і систематизація відомостей про фізособу чи групу фізосіб або внесення цих даних до бази персональних даних
Зберігання	Забезпечення цілісності та відповідного режиму доступу до персональних даних
Поширення	Передача відомостей про фізособу за згодою суб’єкта персональних даних

Суб’єкт персональних даних має низку прав, зокрема:

• ·отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема, інформацію про третіх осіб, яким передають його персональні дані;
• ·отримувати відповідь про те, чи обробляють його персональні дані, а також зміст таких персональних даних не пізніш як за 30 календарних днів із дня надходження запиту, окрім випадків, передбачених законом;

Заборонено поширювати

-       персональні дані без згоди суб’єкта персональних даних 

-       пред’являти володільцю персональних даних вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних;

-       пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляють незаконно чи вони недостовірні;

-       захищати свої персональні дані від незаконної обробки і випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також захищати від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність і ділову репутацію фізичної особи;

-       відкликати згоду на обробку персональних даних тощо (ч. 2 ст. 8 Закону № 2297).

Чи має керівник право використовувати

Працівники суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, мають використовувати персональні дані лише відповідно до їхніх професійних (службових) або трудових обов’язків. Отже, керівник підприємства має право використовувати персональні дані, лише якщо це входить до його професійних або трудових функцій.

Працівники зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, що були їм довірені або стали відомі у зв’язку з виконанням професійних або службових чи трудових обов’язків, окрім випадків, передбачених законом.

Тому колишній роботодавець не мав права розголошувати персональні дані, які йому довірили або стали відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов’язків, окрім випадків, передбачених законом. Таке зобов’язання залишається чинним після того, як він припинив діяльність, пов’язану з персональними даними, окрім випадків, встановлених законом.

Видаляйте або знищуйте
у встановленому порядку персональні дані, зібрані з порушенням вимог законодавства.

Підставами для обробки персональних даних є, зокрема, згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних або дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцеві персональних даних відповідно до закону винятково для здійснення його повноважень (ст. 11 Закону № 2297).

Персональні дані видаляють або знищують, коли:

-       сплинув строк зберігання даних, визначений згодою суб’єкта персональних даних на їх обробку або законом;

-       припинилися правовідносини між суб’єктом персональних даних та їх володільцем чи розпорядником, якщо іншого не передбачає закон;

-       відповідний припис видає Уповноважений Верховної Ради України з прав людини (далі — Уповноважений) або визначені ним посадові особи секретаріату Уповноваженого;

-       набрало законної сили рішення суду щодо видалення або знищення персональних даних (ч. 2 ст. 15 Закону № 2297).

Отже, коли відкликають згоду на обробку персональних даних, будь-яка подальша обробка є незаконною. Виняток — випадки, коли окрім згоди є інші підстави для обробки персональних даних. У такому разі відкликання згоди не спричинює припинення обробки й автоматичного видалення персональних даних.

Як відкликати згоду на обробку

Відкликання згоди на обробку персональних даних адресують лише володільцеві персональних даних. Отже, надання згоди на обробку персональних даних за правовою природою є правочином у сенсі статті 202 Цивільного кодексу України (ЦК). Відмову від правочину вчиняють у такій самій формі, в якій вчинили правочин (ст. 214 ЦК).

Відкликати згоду можливо лише стосовно майбутньої обробки персональних даних, але не даних, які вже оброблені. Рішення та процеси, що були здійснені під час обробки персональних даних, не можна анулювати.

Після відкликання згоди суб’єкта персональних даних володілець персональних даних вже не має правових підстав зберігати персональні дані, якщо строки зберігання таких даних не визначені законодавством.

З-поміж засобів захисту персональних даних Закон № 2297 декларує звернення до Уповноваженого або до суду. Разом із цим виникає ще одна можливість для суб’єкта захищати свої права — шляхом звернення до володільця персональних даних. Логічно, що таке звернення з вимогою змінити зміст персональних даних або припинити їх обробку в разі допущення порушень закону слід застосувати насамперед.

Отже, щоб відкликати згоду на обробку персональних даних, колишній головбух має написати на ім’я їх володільця заяву про відкликання відповідної згоди. Законодавчо затвердженої форми такої заяви немає, тож подайте її у довільній формі.

Якщо звернення не дало бажаних результатів і колишній роботодавець продовжує порушувати права суб’єкта — оскаржте такі дії шляхом звернення до Уповноваженого або суду.

 

5. Платіжна інструкція замість платіжного доручення: вимоги та порядок заповнення

Ще минулого року Нацбанк затвердив Інструкцію № 163, яка набрала чинності з 1 грудня 2022 року. Регулятор зробив це на виконання вимог Закону про платіжні послуги.

Інструкція № 163 визначає, зокрема, основні реквізити платіжної інструкції та порядок її заповнення.

Попередня Інструкція № 22 втратила чинність із 01.08.2022.

Які вимоги до платіжних інструкцій

Інструкція № 163 упорядкувала документообіг щодо здійснення платіжних операцій. Тепер усі операції проводимо за допомогою платіжної інструкції.

Платіжна інструкція — це розпорядження ініціатора надавачеві платіжних послуг щодо виконання платіжної операції.

Ініціатор — особа, яка на законних підставах ініціює платіжну операцію. Така особа формує та/або подає відповідну платіжну інструкцію, в т. ч. із застосуванням платіжного інструменту. До ініціаторів належать платник, отримувач, стягувач, обтяжувач.

Надавач платіжних послуг — це банк, у якому відкритий рахунок  платника/отримувача/стягувача для виконання платіжних операцій. Надавачами платіжних послуг є банки та небанківські надавачі платіжних послуг (п. 6 Інструкції № 163).

Платіжна інструкція — замість платіжного доручення

Загальні вимоги до платіжних інструкцій знайдете в розділі І Інструкції № 163. Зокрема, ініціатор оформлює платіжну інструкцію:

• державною мовою;
• в електронній або паперовій формі. Форму, порядок надання платіжної інструкції, засоби дистанційної комунікації для ініціювання платіжних операцій передбачають в умовах договору між користувачем і банком;
• із реквізитами, передбаченими в пунктах 37 та 40 Інструкції № 163. Ініціатор може заповнювати реквізити платіжної інструкції латинськими літерами, якщо це дозволяють правила платіжної системи або внутрішні правила банку (п. 9, 10 Інструкції № 163).

Реквізити платіжної інструкції заповнюйте зважаючи на вимоги з додатка до Інструкції № 163 (табл.).

Правила платіжної системи або внутрішні правила банку можуть встановлювати додаткові реквізити, окрім перелічених вище.

Як банк виконує платіжні інструкції

Банк виконує платіжні інструкції у тій черговості, як вони надходять (окрім випадків, встановлених законом), та винятково у межах залишку коштів, що є на рахунку платника на момент надходження платіжної інструкції (окрім платіжних інструкцій стягувача).

Реквізит «Призначення платежу» має містити повну інформацію про платіж і документи, на підставі яких його здійснюєте

Банк може виконувати платіжні інструкції, використовуючи суми, що надходять на рахунок платника протягом операційного дня (поточні надходження), або за рахунок наданого платникові кредиту, якщо такі умови визначили у відповідному договорі (п. 8 Інструкції № 163).

При цьому банк:

• має право відмовитися прийняти до виконання платіжну інструкцію, якщо її реквізити заповнені з порушенням (п. 12, 27 Інструкції № 163);
• у той самий операційний день приймає до виконання платіжну інструкцію, яку отримав протягом операційного часу (п. 13 Інструкції № 163);
• приймає платіжну інструкцію до виконання протягом 30 календарних днів із дати, коли її склав ініціатор. Дату складання платіжної інструкції не враховують;
• має отримати згоду платника на виконання кожної платіжної операції. Порядок надання такої згоди визначають у договорі. Платіжну операцію вважають акцептованою після того, як платник надав згоду на її виконання (п. 17 Інструкції № 163).

Ініціатор має право відкликати платіжну інструкцію до того, як кошти спишуть із рахунку платника або до настання дати валютування платіжної інструкції. Відкликати платіжну інструкцію можете лише у повній сумі (п. 28 Інструкції № 163).

Платник несе відповідальність перед банком, що його обслуговує, за відповідність інформації, яку він зазначив у платіжній інструкції, суті платіжної операції умовам договору (п. 35 Інструкції № 163).

Банк несе відповідальність перед користувачами за невиконання або неналежне виконання платіжних операцій та умов укладених між ними договорів (п. 36 Інструкції № 163).

Які особливості заповнення платіжки на перерахування зарплати й оподатковуваного доходу

Платіжні інструкції на виплату оподатковуваного доходу банк приймає лише за умови, що податковий агент водночас подає:

• платіжну інструкцію на перерахування до бюджету ПДФО, утриманого із суми доходу; або

• платіжну інструкцію на зарахування коштів у сумі цього податку на єдиний рахунок, визначений у статті 35-1 Податкового кодексу України; або

• документальне підтвердження про їх сплату раніше.

Банк не перевіряє, чи правильно нарахували й чи своєчасно сплатили до бюджету податки та збори. За це відповідальний платник (п. 49 Інструкції № 163).

Коли перераховуєте дохід, із якого не утримуєте ПДФО, у реквізиті «Призначення платежу» платіжної інструкції зазначте, що дохід не підлягає оподаткуванню (п. 50 Інструкції № 163).

Під час виплати заробітної плати і прирівняних до неї виплат банк перевіряє:

• нарахування єдиного внеску (22%) — не менше ніж 22% суми зарплати;
• факт сплати ПДФО (18%) та військового збору (1,5%).

Період, за який виплачуєте заробітну плату, має відповідати періоду, за який сплатили податки.

Якщо в період воєнного стану сплатили меншу суму ЄСВ, аніж 22% суми заробітної плати і прирівняних до неї виплат, у реквізиті «Призначення платежу» платіжної інструкції зазначте фактично сплачену суму ЄСВ. Наприклад: «Зарплата за першу половину березня 2023 року, ЄСВ сплачено у сумі 2000,00 грн».

Коли ж ЄСВ сплатили авансом за майбутній період — зазначте реквізити платіжної інструкції (місяць сплати, суму, дату і номер), за якою сплатили ЄСВ раніше, в т. ч. через рахунок в іншому банку. Наприклад: «Зарплата за березень 2023 року, ЄСВ за березень 2023 року сплачено п/д № 1 від 09.01.2023 р. на суму 2000,00 грн»⁴.

 

6. Нові правила заповнення платіжок для сплати податків та ЄСВ: опубліковано наказ 

Наказ №148 опубліковано в «Офіційному віснику» 31 березня. Тобто його норми діють з 1 квітня. Але до 1 липня ще чинний старий порядок заповнення платіжок. ДПС також наголосила, що застосовувати старі правила можна до 1 липня

31 березня 2023 року опубліковано в «Офіційному віснику» №32 Наказ Мінфіну від 22.03.2023 р. №148, яким затверджено Порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу» платіжної інструкції під час сплати (стягнення) податків, зборів, митних, інших платежів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, внесення авансових платежів (передоплати), грошової застави, а також у разі їх повернення.

Про затвердження Порядку ми писали тут, а аналіз змін наводили в аналітиці. 

 Що змінилося?

Головною метою Наказу №148 є, зокрема, спрощення алгоритму заповнення реквізиту «Призначення платежу» платіжної інструкції платниками та органами виконавчої влади шляхом скорочення кількості його обов’язкових полів.
 Так, кількість обов’язкових полів, які заповнюються платниками у реквізиті «Призначення платежу» платіжної інструкції, зменшено до 2 полів – для платників на бюджетні/небюджетні/депозитний рахунки («Код виду сплати», «Додаткова інформація запису») та до 1 поля – для платників на єдиний рахунок («Додаткова інформація запису»).

Коли запрацюють нові правила заповнення платіжок?

За текстом Hаказу №148 він набирає чинності з дня його офіційного опублікування, але не раніше 1 квітня 2023 року, крім пункту 3 цього Наказу (скасування попереднього Порядку №666), який набере чинності з 1 липня 2023 року.
 Тож попередній Порядок №666 буде скасовано лише з 1 липня 2023 року. Наказ №148 опубліковано 31 березня, хоча про це інформація зʼявилася тільки тепер. 

Увага! До 1 липня можна заповнювати платіжки за старими правилами до 1 липня! ДПС підкреслила, що для всіх платників запроваджено перехідний період, який надає можливість до 01 липня 2023 року при сплаті податків, зборів, ЄСВ можна використовувати і старий формат реквізиту «Призначення, платежу». Про це читайте тут.

Банки ще також мають підготувати свої «Клієнт-Банк» або платіжні додатки для заповнення платежів за новими правилами.

Приклади для юросіб

• ·Приклад сплати ЄСВ

По-новому у реквізиті «Призначення платежу» зазначаємо:

101 сплата ЄСВ за І чи ІІ половину відповідного місяця

По-старому потрібно було заповнювати так:

*;101;30120659;єдиний внесок за лютий 2023 року;;;.

• ·Приклад сплати ЄП

По-новому у реквізиті «Призначення платежу» зазначаємо:

101 єдиний податок за І квартал 2023 року

По-старому потрібно було зазначати:

*;101;30120659;єдиний податок за І квартал 2023 року;;;

Нюанси для сплати податків третіми особами

Дивиться, наразі принаймні Приват, оновив платіжки. В них тепер є раквізит Фактичний відправник. Скоріш за все, по ньому буде орієнтуватися ДПС. 

Так от Фактичний отримувач – особа, яка в платіжній інструкції платника зазначена фактичним отримувачем коштів і якій із настанням відповідних підстав отримувач перерахує кошти на рахунок.

 Фактичний платник – особа, яка в платіжній інструкції платника зазначена фактичним платником і грошові зобов’язання якої виконує платник шляхом ініціювання платіжної операції зі свого рахунку.

 

7. Три+ кейси щодо авансових звітів, які спростять роботу бухгалтеру

Із 1 квітня 2023 року запрацювали зміни щодо коштів на відрядження або під звіт. Врахувати все допоможе публікація «Кошти на відрядження або під звіт: як оподатковувати з 1 квітня». А сьогодні теорію проілюструємо практикою.

Це практичні кейси  

КЕЙС 1

Розрахувалися платіжною карткою: коли звітувати

 СИТУАЦІЯ

Працівник придбав товар для потреб підприємства. Розрахувався корпоративною або особистою платіжною карткою. Чи потрібно складати авансовий звіт?

РОЗВ’ЯЗАНННЯ

Починаючи з 1 квітня 2023 року Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), платник податку обов’язково має скласти і подати у двох випадках:

• ·за наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми ПДФО;
• ·якщо використав готівку понад суму добових витрат, включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів (пп. 170.9.4 Податкового кодексу України; ПК).

На сайті Мінфіну оприлюднений проєкт наказу про внесення змін до правил заповнення авансових звітів. Тож матимемо новий бланк. Щойно документ оприлюднять, повернемося до нашої теми й обговоримо нюанси складання авансового звіту.

Тобто якщо працівник закупив товар, розрахувавшись платіжною карткою, без наслідків утримання ПДФО, авансовий звіт дозволено не подавати. Понесені витрати слід підтвердити до спливу наступного місяця після того, в якому працівник завершив відрядження або виконав цивільно-правову дію за дорученням особи, яка видала кошти під звіт (нова редакція пп. 170.9.3 ПК). Ба більше, відтепер ПК не розмежовує розрахунки корпоративними або особистими картками — правила однакові.

Із міркувань контролю коштів, систематизації підтвердних документів можете не відмовлятися від авансових звітів. Зафіксуйте це у розпорядчому акті. Тоді працівник має відзвітувати до кінця наступного місяця після того, в якому зробив закупку.

Декілька слів про строки. Як бачите, їх суттєво збільшили. Наприклад, працівник закупив товар і розрахувався за нього карткою 04.04.2023. Ще в березні він мав би 3 або 10 банківських днів, щоб відзвітувати про витрачання. Із квітня ж підтвердні документи або авансовий звіт мусить подати до кінця наступного місяця після того, коли витратив кошти з картки. Тобто до останнього робочого дня травня — 31.05.2023.

Ба більше, цей строк подовжують на один календарний місяць, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник розрахувався за допомогою платіжного інструменту, і надавач платіжних послуг списав кошти або електронні гроші за понесеними витратами пізніше за дату, коли платник завершує відрядження або закупівлю.

Звісно, це максимальні дати. Зовсім не обов’язково зволікати два місяці й не подавати документів. Та й здебільшого самому працівникові вигідно відзвітувати раніше — так він отримує компенсацію витрат і не матиме ризику, що з нього утримають ПДФО. І бухгалтерові добре — документи в надійному місці.

КЕЙС 2

Складаємо перелік документів або авансовий звіт: що долучити

СИТУАЦІЯ

Працівник повернувся з відрядження. Формує перелік підтвердних документів, а в деяких випадках — авансовий звіт. Яку підтвердну документацію долучити?

РОЗВ’ЯЗАННЯ

Усе залежить від понесених витрат. Основні — це добові, витрати на проїзд і проживання. Окрім того, працівникам компенсують супутні витрати — перевезення багажу, бронювання квитків, оформлення закордонних паспортів і віз, обов’язкове страхування тощо (пп. 170.9.1 ПК). Підтвердну первинку для кожного типу витрат знайдете у Таблиці.

КЕЙС 3

Невчасно подали авансовий звіт або перелік документів: які санкції

СИТУАЦІЯ

Працівник забарився із поданням авансового звіту або переліку підтвердних документів. Які будуть санкції? Чи передбачені штрафи для підприємства?

РОЗВ’ЯЗАННЯ

Через затримання авансового звіту або переліку підтвердних документів можливі санкції. Відповідатимуть і працівник, і посадові особи підприємства.

Працівник сплатить ПДФО —18% та військовий збір — 1,5% не поверненої вчасно суми (п. 163.1, 164.5, пп. 164.2.1 ПК). Якщо аванс видали у валюті, додатково оштрафуйте колегу на потрійну суму неповерненої валюти. Санкцію перерахуйте у гривню за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості (ст. 2, 3 Закону № 217).

Посадові особи підприємства ризикують сплатить штраф за порушення порядку проведення готівкових розрахунків:

• ·за перше порушення протягом року — від 100 до 200 нмдг¹ . Це еквівалент 1700—3400 грн;
• ·за повторне порушення протягом року — від 500 до 1000 нмдг, тобто 8500—17 000 грн (ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

¹ Неоподатковуваний мінімум доходів громадян — 17 грн.

КЕЙС-БОНУС

Працівник розрахувався карткою та приніс фіскальний чек. Його вже недостатньо?

Якщо під час відрядження чи господарської закупівлі працівник скористався особистою або корпоративною платіжною карткою, він має підтвердити понесені витрати випискою та/або відомостями з рахунку в електронній або паперовій формі. Документ має містити визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПК). Фіскальний чек також знадобиться — адже це розрахунковий документ. До нього слід додати виписку.

Працівникові не виплачували авансу на відрядження або під звіт. Чи обов’язково складати авансовий звіт для компенсації понесених витрат?

Ні, не обов’язково. Із 01.04.2023 авансовий звіт формують лише в разі перевитрати добових і нарахування ПДФО. У цьому випадку добових узагалі не виплачували, коштів на господарські потреби наперед не видавали, а компенсуєте їх постфактум.

Працівник надіслав листа поштою і надав касовий чек, у якому зазначено, що оплата відбулася карткою. Чи потрібна для компенсації витрат виписка?

Так, потрібні фіскальний касовий чек і виписка з рахунку працівника. Вона може бути паперовою або електронною.

Працівникові видали на відрядження аванс у розмірі суми добових. Проживання та проїзд підприємство оплатило безготівково з розрахункового рахунку. Додаткових витрат не було. Чи формувати авансовий звіт?

У цій ситуації авансовий звіт не обов’язковий, підтверджувати добові витрати працівник не зобов’язаний. Подбайте про договори, акти виконаних робіт, документи, що засвідчують намір встановити партнерські відносини, тощо.

Працівникові виплатили аванс на особисту платіжну картку в сумі добових. Проживання і проїзд він оплачував власними коштами. Чи потрібно подавати авансовий звіт і підтвердні документи?

Авансовий звіт не обов’язковий. Чеки на проїзд і проживання, оплачені карткою, потрібно доповнити випискою з рахунку.

Працівникові виплатили аванс на особисту платіжну картку в сумі добових, оплати проживання та проїзду. Аванс дорівнює фактичним витратам. Чи треба подавати авансовий звіт?

Ні, в такому разі достатньо подати підтвердні документи.

Працівникові виплатили аванс на особисту платіжну картку в сумі добових, оплати проживання та проїзду. Авансу не вистачило, і підприємство винне працівникові кошти. Чи треба подавати авансовий звіт?

Ні, в цій ситуації також достатньо подати пакет підтвердних документів, авансовий звіт не обов’язковий.

Працівникові переказали на особисту картку аванс на відрядження, але працівник не знімав готівку, а витрачав власні кошти. Чи формувати авансовий звіт?

Авансовий звіт не обов’язковий. Питання щодо виписки в описаній ситуації законодавчо не врегульоване. Тому щоб уникнути претензій контролерів, радимо отримати виписку про зарахування коштів на особистий рахунок працівника.

Працівник їде у відрядження службовим або власним авто. Строк відрядження — один день, повертається ввечері того самого дня. Як документально підтвердити перебування у відрядженні?

Оскільки немає квитків і документів на проживання, цих витрат не компенсуйте. Суму добових визначте згідно з наказом про відрядження та первинними документами (пп. 170.9.1 ПК). Це можуть бути договори, акти, документи про намір встановити відносини тощо. Якщо автомобіль службовий, працівник матиме подорожній лист із зазначенням маршруту, кілометражу і витрат пального. Додатково видайте працівникові копію наказу про відрядження із позначками «Вибув»/«Прибув». Нехай працівник попрохає у місці відрядження поставити на копії такі самі позначки.

Будівельне підприємство направляє працівників у відрядження на п’ять днів. Виплачує їм добові. Проїзд — власним або службовим авто, проживання — у побутових вагончиках на будівництві. Які документи підтвердять перебування у відрядженні?

Якщо підтвердних документів немає, зокрема, на проїзд або проживання, то їх працівникам не компенсуйте. Щодо добових — наказ, подорожній лист, акти виконаних робіт, документи, що засвідчують намір встановити відносини, тощо. Додатково — копія наказу із позначками «Вибув»/«Прибув».